dotyczące usługi hotelowo-gastronomicznej wraz z wynajęciem sali szkoleniowej

Transkrypt

1 Opole r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/03/2015 dotyczące usługi hotelowo-gastronomicznej wraz z wynajęciem sali szkoleniowej 1. OZNACZENIE PROJEKTU: w ramach projektu Modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający: Opolskie Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, Opole, ul. Damrota 4/35-36; tel , fax w biuro@ocwip.pl KRS: NIP: REGON: Osoba do kontaktów: Wojciech Witoń w.witon@ocwip.pl Godziny pracy: poniedziałek piątek 8:00-16:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy 2. OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja z dnia , Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków, str Zasada konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). 3. LOKALIZACJA WYKONANIA USŁUGI: obiekt położony na terenie: Gminy Brzeg lub Skarbimierz 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowo-gastronomiczna wraz z wynajęciem sali szkoleniowej dla 20 osób zgodnie ze specyfikacją : noclegi dla 20 osób w terminie r. w pokojach: 6 pokoi 1 osobowych i 7 pokoi 2 osobowych [pokoje jedno i dwuosobowe - z oddzielnymi łóżkami, z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka) z dostępem do ciepłej wody]. W przypadku braku możliwości podzielenia uczestników pomiędzy pokoje dwuosobowe, np. z powodu nierównego podziału wg płci, wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe Wyżywienie dla 20 osób w terminie r. - 1 dzień: obiad + kolacja (ciepłe dania) + jedna przerwa kawowa; - 2 dzień: śniadanie (szwedzki stół) + obiad + jedna przerwa kawowa. Specyfikacja posiłków:

2 Obiad składać się ma z dwóch dań, deseru i napoju. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi. Kolacja składać się ma z dwóch dań ciepłych, zimnych przystawek, gorącego napoju oraz soku i wody przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich, wegańskich), o których wykonawca zostanie poinformowany w dniu realizacji usługi. Przerwa kawowa ma składać się z: gorącego napoju (kawa, herbata), soku, wody, ciasteczek. Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania zamawiającego. wynajęcie sali szkoleniowej w terminie r. Wynajem sali szkoleniowej powinien być zgodny z poniższymi kryteriami : - odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, - sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać min. 20 miejsc siedzących przy stołach (18 uczestników + trener + obsługa), - sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy oraz trener będą zakwaterowani, - łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), - ekran lub przynajmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika, - flip-chart, - zapewnienie ogrzewania pomieszczenia, - odpowiednia odległość od źródeł hałasu, - Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż. Oferent zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 21 C. - zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu). Specyfikacja obiektu: - obiekt musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, - zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników i trenera, Kod CPV Hotelarskie usługi noclegowe ; Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków ; Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji obejmujące najem sali konferencyjnej 5. TERMIN WYKONANIA USŁUGI: Usługa hotelowo-gastronomiczna wraz z wynajęciem sali szkoleniowej będzie realizowana w terminie od do r.

3 6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wynajmujący, którzy: a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadanie takich uprawnień; b) Dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wynajmującego z postępowania. Ofertę Wynajmującego wykluczonego uważa się za odrzuconą. 7. WYŁĄCZENIE PODMIOTÓW POWIĄZANYCH Z ZAMAWIAJĄCYM Z UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli. 8. KRYTERIA WYBORU OFERTY: Kryteria wyboru oferty stanowią: - cena: 100% ( max 100 pkt. ), Sposób przyznawania punktacji: najniższa oferta spełniająca warunki formalne otrzyma 100 pkt., kolejna odpowiednio 5 pkt., mniej. Nie dopuszcza się możliwości powierzenia przez Oferenta zamówienia podwykonawcom. Po otrzymaniu Państwa oferty zastrzegamy sobie możliwość dokonania wizji lokalnej przed rozstrzygnięciem zapytania ofertowego oraz podpisaniem umowy. W przypadku przekroczenia kwoty, jaką Zamawiający dysponuje na sfinansowanie zamówienia, dopuszcza się negocjacji oferowanej ceny. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Oferentowi, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę. 9. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert, 3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 20% od kwoty którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia), 4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

4 10. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub w przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu w negocjacjach lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 11. DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY Zamawiający oczekuje, że oferta będzie zawierała opis proponowanego przedmiotu zapytania oraz jego cenę brutto za nocleg, wyżywienie, wynajem sali. Należy wypełnić załącznik 1, załącznik 2, załącznik OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Wojciech Witoń, nr tel.: ; w.witon@ocwip.pl 13. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Ofertę wraz załącznikami należy przesłać pocztą elektroniczną na adres w.witon@ocwip.pl, bądź dostarczyć osobiście do siedziby biura. W odpowiedzi na ofertę należy podać cenę brutto za 1 usługę (tj. cenę brutto za wyżywienie, cenę brutto za nocleg, cenę brutto za wynajem Sali). Oferty należy przesyłać w terminie do roku do godz Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Oferty muszą posiadać ceny brutto uwzględniające wszystkie koszty Wykonawcy. Sposób płatności za wykonanie ww. usług przelew na konto w ciągu 14 dni po przedłożeniu faktury/rachunku. 14. Załączniki: - załącznik nr 1 Wzór: Formularz oferty - załącznik nr 2 Wzór: Oświadczenie o braku powiązań - załącznik nr 3 Wzór: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu r. Wojciech Witoń (data i podpis Zamawiającego) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia.

5 Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY. /pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ dnia /miejscowość/ Do Opolskie Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, ul. Damrota 4/35-36, Opole w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/03/2015 z dnia 5 marca 2015 r. /nazwa i adres Wykonawcy/ numer telefonu....numer faksu ... REGON..NIP.. 1. Oświadczamy, że oferujemy przedmiot zamówienia za następującą cenę: Oferta na usługę hotelowo-gastronomiczną wraz z wynajęciem sali szkoleniowej w ramach Projektu Modelowe rady Działalności Pożytku Publicznego POKL H69/13-00 Lp. Nazwa usługi Wartość netto Noclegi Wyżywienie Wynajem sali szkoleniowej Stawka podatku VAT Wartość podatku VAT Cena brutto OGÓŁEM X Cena oferty musi obejmować wartość przedmiotu zamówienia oraz podatek VAT (o ile wynika to z właściwych przepisów), a także uwzględniać ewentualne zmiany w stawce VAT cena brutto jest stała. Cena zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. UWAGA! CENY ZAOKRĄGLONE DO DWÓCH MIEJSC PO PRZECINKU.

6 2. Oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU ZE STRONY WYNAJMUJĄCEGO: Imię i nazwisko stanowisko Numer telefonu:. nr faksu.. /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wynajmującego/

7 Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE o braku powiązań kapitałowych i osobowych. /pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ dnia /miejscowość/ Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: usługę hotelowogastronomiczną wraz z wynajęciem sali szkoleniowej w ramach projektu Modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego zapytanie ofertowe nr 1/03/2015 oświadczam, że Wynajmujący, którego reprezentuję, nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy przyjęciu, iż przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemnie powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wynajmującego a Wynajmującym polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli... /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wynajmującego/

8 Załącznik nr 3 OŚWIADCZENIE o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. /pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ dnia /miejscowość/ Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: usługę hotelowogastronomiczną wraz z wynajęciem sali szkoleniowej w ramach projektu Modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego zapytanie ofertowe nr 1/03/2015 z dnia 5 marca 2015 r. Ja/my niżej podpisany/i działających w imieniu i na rzecz: (imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Wynajmującego) (nazwa Wynajmującego) Oświadczam/y, że: a) Posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia. b) Dysponuję/emy potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. c) Znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia... /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wynajmującego/