Starostwo Powiatowe Słupsk PROTOKÓŁ z kontroli realizacji planów wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w roku 2010. Nazwa jednostki kontrolowanej: DPS Machowinko Kierownik jednostki Marek Król Główny Księgowy Maria Ruła Osoba przeprowadzająca kontrolę Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR.III.0114-1-7/10 Starosty Słupskiego z dn. 13 kwietnia 2010. Kontrolę przeprowadzono w dniach 27.05 07.06.2010 r. Przedmiot i zakres kontroli Kontrola dotyczyła realizacji planów dochodów i wydatków oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w roku 2010. Wynik poprzedniej kontroli Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach 19-27.10.2009 r. i dotyczyła realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków przez jednostkę budżetową. Kontrolą objęto 5% wydatków jednostki z roku 2009, zgodnie z art. 187,
ust 3 ustawy z dn. 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W wyniku przeprowadzonej kontroli nie wydano zaleceń pokontrolnych. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu Dom Pomocy Społecznej w Machowinku (zwany dalej DPS ) jest samodzielną jednostką organizacyjną powiatu słupskiego, działającą w formie jednostki budżetowej. Siedzibą DPS jest Machowinko 3, 76-270 Ustka. Podstawą działania Domu są w szczególności poniższe akty prawne: Ustawa z dn. 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 ze zm.); Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dn. 19.10.2005 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. Nr 217, poz. 1837 ze zm.); Ustawa z dn. 19.08.1994 o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U. Nr 111, poz. 535 ze zm.); Ustawa z dn. 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. Nr 210, poz. 2135 ze zm.); Ustawa z dn. 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.); Statut i Regulamin Organizacyjny. DPS przeznaczony jest dla osób dorosłych oraz dzieci i młodzieży niepełnosprawnych intelektualnie (art. 56a, pkt. 4 ustawy o pomocy społecznej). W myśl regulaminu organizacyjnego DPS zapewnia mieszkańcom całodobową opiekę oraz zaspokaja ich niezbędne potrzeby bytowe, opiekuńcze i wspomagające, dostosowane do wymagań poszczególnych mieszkańców. Umożliwia także korzystanie z przysługujących świadczeń zdrowotnych, w tym specjalistycznych świadczeń psychiatrycznych z tytułu powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego, świadczy usługi pielęgnacyjne dostosowane do szczególnych potrzeb, rehabilitację leczniczą, socjoterapię, psychoterapię. Wydatki związane z zapewnieniem całodobowej opieki oraz zaspokojeniem, niezbędnych potrzeb bytowych i społecznych pokrywane są w całości przez DPS. Dyrektorem jednostki jest Pan Marek Król, zatrudniona na tym stanowisku od 16.10.2001 r. Uchwałą nr 9/2006 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 18.12.2006 r. udzielone zostało pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością DPS w Machowinku. Pełnomocnictwo zostało udzielone na czas nieokreślony. Natomiast Uchwałą nr 194/2008 Zarządu Powiatu Słupskiego z dn. 31.07.2008 r. Dyrektor DPS otrzymał pełnomocnictwo do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 2
Ustalenia kontroli Najistotniejsze zarządzenia Dyrektora regulujące działalność DPS w Machowinku: Zarządzenie nr 10/2009 z dn. 26.06.2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Okresowej Oceny Pracowników w DPS Machowinko; Zarządzenie nr 9/2009 22.06.2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzenia służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę; Zarządzenie nr 8/2009 z dn. 15.06.2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy w DPS w Machowinku; Zarządzenie nr 7/2009 z dn. 15.06.2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wynagradzania pracowników DPS Machowinko; Zarządzenie nr 6/2009 z dn. 01.03.2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu naboru na wolne stanowisko urzędnicze; Zarządzenie 4/2009 z dn. 16.02.2009 r. w sprawie zasad i istoty stosowanych zasad rachunkowości. Sposób sporządzenia oraz wprowadzenia w/w aktów nie budzi zastrzeżeń. Realizacja planu wydatków w 2010 r. Kwota wydatków na 2010 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr XXXIX/291/2009 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 29.12.2009 r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na 2010 r., ze zmianami. Plan oraz wykonanie na dzień 31.03.2010 r. wydatków jednostki za 2010 r. przedstawia tabela: Wydatki 2010 r. Wydatki Wykonanie Dział Rozdział Paragraf Plan Wykonanie planu (%) 851 3 000,00 760,48 25,35 85156 3 000,00 760,48 25,35 4130 3 000,00 760,48 25,35 852 2 160 972,00 749 781,76 34,70 85202 2 160 972,00 749 781,76 34,70 3020 5 000,00 39,53 0,79 4010 1 366 355,00 419 684,44 30,72 4040 113 700,00 108 181,94 95,15 4110 247 373,00 69 997,96 28,30 4120 36 262,00 9 579,46 26,42 4210 70 000,00 52 165,62 74,52 4220 128 402,00 37 590,95 29,28 3
4230 6 500,00 2 634,80 40,54 4260 60 000,00 25 899,13 43,17 4270 12 027,00 1 823,64 15,16 4280 1 500,00 90,00 6,00 4300 25 000,00 13 119,76 52,48 4350 1 170,00 468,48 40,04 4360 1 800,00 528,07 29,34 4370 4 000,00 1 324,94 33,12 4410 300,00 163,69 54,56 4430 7 000,00 1 439,00 20,56 4440 69 356,00 4 000,00 5,77 4500 200,00 131,00 65,50 4520 27,00 26,88 99,56 4700 2 500,00 632,00 25,28 4740 500,00 0,00 0,00 4750 2 000,00 300,00 15,00 Dochody Dochody Dział Rozdział Paragraf Należności Wykonanie 758 1 650,00 525,15 75814 1 650,00 525,15 0920 1 650,00 525,15 852 754 480,00 186 152,00 85202 754 480,00 186 152,00 0830 753 600,00 185 902,78 0920 100,00 0,00 0970 780,00 249,22 Razem: 756 130,00 186 677,15 Sprawozdania Rb-28S, Rb-27S, Rb-N i Rb-Z przekazane zostały w wymaganym terminie. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniach wydatki były zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną. Suma wydatków i zobowiązań nie przekroczyła planu finansowego. Kopia sprawozdania Rb-28S i Rb-27S na dzień 31.03.2010 r. oraz wydruki porównawcze z programu księgowego DPS stanowią załącznik nr 1 do protokołu. Przestrzeganie procedur dokumentowania wydatków W badanej jednostce sprawdzono prawidłowość dokonywania i dokumentowania wydatków. Dokumenty sprawdzone w trakcie kontroli zostały w sposób prawidłowy opisane pod względem zamówień publicznych i zakwalifikowane do wydatków strukturalnych. Podpisy złożone 4
przez upoważnione osoby pozwoliły stwierdzić, że wydatkowane środki poddane zostały procedurom kontroli wewnętrznej i że wydatkowane zostały w sposób celowy, oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów. Faktury zostały zadekretowane zgodnie z art. 21 ust. 6 ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Do faktur dołączony został wniosek o zaangażowanie środków budżetowych. Zapłaty za zobowiązania, badana jednostka regulowała w terminach wynikających z otrzymanych od dostawców faktur. Zamówienia publiczne W badanej jednostce sprawdzono prawidłowość przeprowadzenia przetargów nieograniczonych na dostawy powtarzające się okresowo oraz stosowanie procedur na usługi i dostawy poniżej 14.000 euro. Aneksem nr 3 do Zarządzenia nr 4/2007 z dn. 01.10.2007 r. Dyrektor DPS ustalił skład stałej komisji odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie procedur przetargowych oraz regulaminu Pracy Komisji przetargowej. Dnia 28.01.2010 r. sporządzony został plan zamówień publicznych na rok 2010. Zastrzeżenie budzi staranność przygotowania planu. Brak jest wskazania kwot wydatkowanych środków na wyodrębnione przedmioty zamówienia w roku poprzednim. Nie jest więc możliwe ustalenie, czy wartość zamówienia zaplanowana została w sposób prawidłowy, zgodnie z art. 34, ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) dalej: Pzp. Poza tym badana jednostka w planie wydatków na 2010 r. w 4220 Zakup środków żywności, zaplanowała środki w wysokości 128.402 zł. Z planu zamówień publicznych wynika, że wydatki na zakup środków żywności powinny wynieść w 2010 r.: Lp. Przedmiot zamówienia wartość netto w PLN wartość netto w Euro 1. Dostawa warzyw i owoców 22 000 5 731 2. Dostawa mięsa, wędlin i drobiu 52 065 13 562 3. Dostawa artykułów spożywczych 33 800 8 804 4. Dostawa pieczywa 12 300 3 204 5. Dostawa nabiału 85 000 22 141 Razem: 205 165 53 442 5
Prezentowana tabela przedstawia brak spójności pomiędzy planem finansowym a planem zamówień publicznych. Kopia planu zamówień publicznych na 2010 r. stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 1. Przetarg nieograniczony. Prawidłowość przeprowadzenia przetargu nieograniczonego w badanej jednostce sprawdzono na podstawie ogłoszenia nr 244715-2009 z dn. 15.12.2009 r. Przed ogłoszeniem przetargu komisja przetargowa złożyła wniosek o zawarcie umowy z potencjalnym dostawcą oleju napędowego na okres pół roku, ze względu na ograniczone środki budżetowe. Kopia wniosku stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Przetarg zawierał dwa zadania: Zadanie 1: dostawa oleju opałowego lekkiego w ilości do 20.000 l wartość 42.000 zł 10.832,84 euro netto, Zadanie 2: - dostawa oleju napędowego w ilości do 2.500 l, - dostawa benzyny bezołowiowej Pb-95 w ilości do 100 l, wartość zadania 8.700 zł 2.243,95 euro netto. Razem szacunkowa wartość zamówienia netto: 50.700 zł 13.076,78 euro Sposób sporządzenia dokumentacji przetargowej oraz terminy poszczególnych czynności wynikających z ustawy Pzp nie budzą zastrzeżeń. Protokół z postępowania o zamówienie publiczne i załączniki sporządzone zostały prawidłowo. Jedynie zastrzeżenie budzi fakt sporządzenia załącznika ZP-20 Karta indywidualnej oceny ofert, przez jednego członka komisji przetargowej Pana Witolda Gruchałę a nie przez wszystkich członków komisji. Ponadto wg umowy nr 2/10 z 15.01.2010 r. 1, pkt. 1: Dostawca zobowiązuje się do sukcesywnej dostawy Zamawiającemu oleju opałowego lekkiego do 20 tysięcy litrów w okresie od 15.01.2010 r. do 05.07.2010 r., w ilości nie mniejszej niż 3.000 l i terminach uzgadnianych przez strony telefonicznie. Natomiast na podstawie f-ry nr 302489 z dnia 13.05.2010 r. stwierdzono, że Zamawiający zamawia dostawy w ilości 2.000 l. Wg oświadczenia związane to było z sytuacją ekonomiczną badanej jednostki, jednak w chwili sporządzania umowy należało taką możliwość przewidzieć. Na dostawy w 2010 r. jednostka przeprowadziła dwa przetargi nieograniczone. Kontroli poddano zgodność zastosowanych cen wynikających z przeprowadzonych przetargów: f-ra 1725/FV, dostawa nabiału o wartości 621,65 zł, nr umowy 11/09 ceny zgodne, f-ra 302489, dostawa oleju opałowego lekkiego o wartości 5.780 zł, nr umowy 2/10 ceny zgodne. 2. Zamówienia małe do 14.000 euro. 6
Badana jednostka znaczną część zakupów usług i dostaw realizuje w oparciu o zapytania ofertowe lub rozeznanie cenowe. DPS nie posiada jednak opracowanych procedur postępowania w przypadku dokonywania zakupów, których wartość nie przekracza 14.000 euro. Art. 44, ust. 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) nakłada na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, dlatego aby udowodnić, że wydatki dokonywane są w sposób racjonalny niezbędne jest opracowanie dokumentacji postępowania przy małych zamówieniach. Na podstawie losowo wybranych faktur sprawdzono poprawność stosowania cen z zawartych umów na podstawie zapytania ofertowego: f-ra nr 58/03/2010, dostawa pieczywa o wartości 360,17 zł, nr umowy 8/2009 ceny zgodne, f-ra 157/HO/10, dostawa warzyw o wartości 101,75 zł, nr umowy 7/2009 ceny zgodne, f-ra 156/m/10, naprawa i konserwacja wind wartość usługi 1112,64 zł, nr umowy 5/2010 ceny zgodne, f-ra 32526, dostawa drobiu o wartości 195,79 zł, nr umowy 6/2009 ceny zgodne. Gospodarka kasowa Uregulowania dotyczące gospodarki kasowej zawiera instrukcja kasowa, wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora nr 4/2009 z dn. 16.02.2009 r. Wysokość pogotowia kasowego określa: Zarządzenie nr 16/2005 z dn. 30.06.2005 r. w sprawie ustalenie pogotowia kasowego dla funduszu socjalnego w wysokości 1.000 zł, Zarządzenie nr 9/2005 z dn. 02.05.2005 r. w sprawie pogotowia kasowego dla depozytów mieszkańców w wys. 4.000 zł, Zarządzenie nr 6/2005 z dn. 24.03.2005r. w sprawie pogotowia kasowego budżet 5.000 zł. Kontrolę kasy przeprowadzono na podstawie raportu kasowego nr: 15/2010 za okres od 21 do 31.05.2010 r. środki budżetu saldo 839,78 zł, D/15/2010 za okres od 21 do 31.05.2010 r. depozyty mieszkańców saldo 2.218,30 zł, 7
S/2/2010 za okres od 01 do 10.04.2010 r. środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych saldo 0 zł. Razem : 3.057,08 zł Stan gotówki w kasie był zgodny z saldem wynikającym z raportów kasowych i przedstawiał się następująco: nominał ilość szt. wartość 0,01 43 0,43 0,02 0 0,00 0,05 45 2,25 0,10 70 7,00 0,20 57 11,40 0,50 36 18,00 1 63 63,00 2 25 50,00 5 5 25,00 10 1 10,00 20 1 20,00 50 5 250,00 100 26 2 600,00 200 0 0,00 razem: 3.057,08 Stwierdzono, że dokonywane wypłaty gotówki z kasy są przeprowadzane na podstawie dowodów kasowych dopuszczonych w jednostce, sprawdzonych i zatwierdzonych przez upoważnione osoby oraz za pokwitowaniem osoby uprawnionej. Zachowana została chronologia zapisów i poprawność obrotów i sald, ciągłość sald raportów kasowych. Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia Wg stanu na dzień 27.052010 r. DPS zatrudniał 56 pracowników, w tym: dział administracyjny 5 osób, dział opiekuńczo terapeutyczny 37 osób, dział gospodarczy 14 osób. Wyrywkowej kontroli poddano akta osobowe i naliczenie wynagrodzeń pracowników: 1. Adam Złomańczuk zatrudniony na czas nieokreślony, na stanowisku: robotnik gospodarczy od dn. 01.04.1994 r. Na okres od 09.07.2009 do 24.07.2009 r. powierzone zostało okresowe wykonywanie pracy na stanowisku praczka. Badanie lekarskie z dn. 09.04.2008 wydano na okres do 09.04.2010 r., stwierdza brak przeciwwskazań do 8
zatrudnienia na stanowisku pracownik gospodarczy. Brak jest zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazać do pracy na stanowisku praczka (art. 229, 4 KP), zaświadczenia o szkoleniu BHP na nowym stanowisku (art. 237 3, 1 i 2 KP i 11 ust. 1 Rozporządzenia Ministra gospodarki i pracy z dn. 27 lipca 2004 r., Dz. U. Nr 180, poz. 1860 ze zm.), jak również brak jest informacji o zapoznaniu pracownika z ryzykiem zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz zasadach ochrony przed zagrożeniem (art. 226 KP). 2. Danuta Borowiec zatrudniona na czas nieokreślony na stanowisku praczka, od dn. 01.04.2005 r. Pracownikowi wypłacona została [ ]* w maju 2010 r. lista płac nr 42. [ ]* została prawidłowo. 3. Kinga Dworak zatrudniona na czas nieokreślony 11.03.1991 r. na stanowisku starsza pielęgniarka. Pracownik pełni obowiązki społecznego inspektora pracy od dn. 01.01.2002 r. Zakres obowiązków społecznego inspektora pracy został uaktualniony od dn. 01.12.2009 r. W związku z tym wypłacany jest dodatek specjalny [ ]*. Jakkolwiek wybór społecznego inspektora pracy przez działające jeszcze w 2002 r. przy DPS związki zawodowe nie było sprzeczne z ustawą z dn. 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (Dz. U. Nr 35, poz. 163, ze zm.), to jednak ustawa powstała w trosce o systematyczną poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w celu zapewnienia związkom zawodowym niezbędnych warunków do sprawowania skutecznej kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. Art. 6, ust. 1, pkt. 2 cytowanej ustawy zakłada kadencyjność pracy społecznego inspektora pracy, na okres 4 lat. Ponieważ kadencja wygasła 31.12.2005 r. jak również w DPS nie istnieją już związki zawodowe, które były uprawnione do określania regulaminu wyborów i przeprowadzania wyborów pracownika do sprawowania funkcji społecznego inspektora pracy, wydaje się bezzasadne w dalszym ciągu istnienie tej funkcji w DPS na mocy cytowanej ustawy. 4. Elżbieta Śliwkiewicz zatrudniona od 15.10.2009r., na czas nieokreślony od 15 kwietnia 2010 r., na stanowisku starszego księgowego. W aktach znajduje się zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej urzędnika samorządowego. Pracownikowi zostały powierzone obowiązki kasjera. W aktach znajduje się umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie od dn. 01.11.2009 r. oraz zapytanie o karalność z dn. 09.10.2009 r. z adnotacją: nie figuruje w kartotece krajowego rejestru karnego. 9
5. Lucyna Duszyńska zatrudniona na czas nieokreślony od dn. 01.01.2009 na stanowisku pokojowa. W aktach znajdują się wszystkie niezbędne dokumenty wynikające z przepisów Kodeksu pracy. 6. Helena Wargacka zatrudniona na stanowisku Kierownik działu opiekuńczo terapeutycznego, na czas nieokreślony od 01.12.1994 r. W aktach znajduje się arkusz oceny pracownika samorządowego z dn. 20.10.2009 r. z adnotacja: ocena pozytywna, oraz zapytanie o karalność z dn. 19.03.2002 r.: nie figuruje w kartotece karnej krajowego rejestru karnego. 7. Paweł Bajer zatrudniony na czas nieokreślony, na stanowisku technik fizjoterapii od dnia 24.02.2009 r. W aktach znajduje się oświadczenie o przejęciu odpowiedzialności materialnej za powierzony sprzęt rehabilitacyjny oraz zapytanie o karalność z dn. 26.08.2009 r. z adnotacją: nie figuruje w kartotece karnej krajowego rejestru karnego. Pracownik podpisał aneks do zakresu czynności z dn. 21.04.2010, w którym dodano punkt: Prowadzenie pojazdu zakładowego w sytuacjach uzasadnionych, na polecenie przełożonego. W aktach brak zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy kierowcy oraz zaświadczenia o przeszkoleniu z przepisów BHP obowiązujących na tym stanowisku. Poza wymienionymi wyjątkami, we wszystkich aktach znajdują się ważne badania lekarskie. Kopie dokumentów potwierdzone są za zgodność z oryginałem. Naliczone za miesiąc maj 2010 r. kwoty wynagrodzeń w/w pracowników są zgodne z angażami znajdującymi się w aktach osobowych. Wynagrodzenia zasadnicze, dodatki funkcyjne i stażowe zostały naliczone na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych. W aktach znajdują się zgody pracowników na przekazanie wynagrodzenia na indywidualne konto bankowe i dokonanie innych potrąceń należności np. za wyżywienie. Analizę poprawności naliczenia płac stwierdzono na podstawie list wynagrodzeń za maj 2010 r. od nr 37 do 42 z dn. 25.05.2010 r. Wypłata wynagrodzenia za m-c maj w kwocie: 74.908,44 zł przelana została na konta pracowników w dniu 26.05.2010, zgodne z wyciągiem bankowym nr 72. Podróże służbowe Jednostka sporządziła w terminie do 31.05.2010 r. polecenie wyjazdu służbowego dla 5 pracowników. Sposób dokumentowania i rozliczenia nie budzi zastrzeżeń. Zastrzeżenia budzi sam sposób sporządzenia dokumentu polecenia wyjazdu służbowego. Dokument nie zawiera wszystkich niezbędnych parametrów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących 10
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.). Brak jest określenia miejscowości rozpoczęcia podróży, celu wyjazdu służbowego oraz środka transportu właściwego do odbycia podróży. Kopia polecenia wyjazdu służbowego nr 3/2010 i 4/2010 stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Przepisy BHP Bezpieczeństwo i higiena pracy pracowników DPS zagwarantowane zostało w Dziale IX Regulaminu Pracy wprowadzonym Zarządzeniem nr 8/2009 z dn. 15.06.2009 r. Do Regulaminu dołączony został Załącznik nr 1 Ramowa tabela przydziału odzieży ochronnej, odzieży i obuwia roboczego oraz sprzętu ochrony osobistej. W związku z tym, że jednostka posiada własną pralnię, pracownicy nie otrzymują ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Fakt otrzymania odzieży ochronnej i ekwiwalentu za obuwie ochronne odnotowany został w kartotekach ewidencyjnych przydziału odzieży. Stwierdzono, że kartoteki prowadzone są niesystematycznie i niedokładnie. Brak jest udokumentowania przydziału odzieży ochronnej dla osób zatrudnionych na stanowiskach: technik fizjoterapii 3 osoby, instruktor ds. k-o 2 osoby, opiekun 3 osoby, starszy opiekun 1 osoba, kierownik działu gospodarczego 1 osoba, szef kuchni 1 osoba, kierowca 1 osoba, pomoc kuchenna 1 osoba, magazynier 1 osoba. Razem: 14 osób Przypomnieć należy, że fakt prowadzenia kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 268 ze zm.). Kopia ramowej tabeli przydziału odzieży ochronnej stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Osobą odpowiedzialną za stan realizacji przepisów BHP w badanej jednostce jest Pani Kinga Dworak, której powierzono m.in. obowiązki społecznego inspektora pracy. Jednak z wykazanym wcześniej bezzasadnym zatrudnieniem na w/w stanowisku, konieczne staje się zweryfikowanie 11
sposobu działania pracodawcy w związku ze sprawowaniem nadzoru nad realizacją przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w DPS i zatrudnienie specjalisty z tego tematu na podstawie przepisów wynikających z art. 237 11 KP. Emerytury pomostowe Problem emerytur pomostowych w DPS reguluje Zarządzenie Dyrektora Nr 21/2009 z dn. 31.12.2009 r. w sprawie ustalenia wykazu stanowisk pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Ewidencja pracowników na dzień 31.12.2010 r. stanowi załącznik do zarządzenia. Zakwalifikowanych zostało wg stanu na 31.12.2009 r. 40 pracowników. Stanowiska zostały zakwalifikowanych w sposób prawidłowy, zgodnie z ustawą z dn. 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. Nr 237, poz. 1656 ze zm.), jak również w sposób prawidłowy naliczone i przekazane do ZUS składki. Weryfikacji poprawności naliczenia dokonano na podstawie list płac za m-c maj 2010 r. Składki zostały opłacone w wysokości wynikającej z deklaracji ZUS DRA nr 01.05.2010 w dniu 05.05.2010 r. Kopia deklaracji stanowi załącznik nr 6 do protokołu. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Działanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych unormowane zostało w Regulaminie wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora nr 12/2008 z dn. 21.11.2008 r., który obowiązuje od 01.01.2009 r., oraz Aneksie nr 1 z dn. 19.03.2009 r. W dniu 29.03.2010 r. zostało sporządzone sprawozdanie z działalności Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2009 r. oraz projekt planu rzeczowo finansowego na 2010 r. Zgodnie z Uchwałą Nr 340/2009 Zarządu Powiatu Słupskiego z dnia 17 września 2009 r. dla pracowników sfery budżetowej przyjęto kwotę bazową do wyliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w wysokości 2.792 zł. Do planu wydatków na 2010 r. powinna zostać przyjęta kwota w wysokości 71.894,00 zł. Ze względu na ograniczone środki budżetowe na 2010 r. DPS zaplanował kwotę 69.356,00 zł. Jednak jako podstawę do przelania na konto Funduszu 75% środków w terminie do końca maja 2010 r., jednostka przyjęła prawidłowo obliczoną kwotę wynikającą z ustawy z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996, Nr 70, poz. 355 ze zm.) tj. 71.894,00x75% = 53.920,50 zł. Kontrolowana jednostka refunduje z rachunku podstawowego koszty opłat i prowizji związanych z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku ZFŚS. Ponieważ jednostka nie posiada zapisów regulujących sposób refundacji kosztów bankowych, winno się to odbywać każdorazowo po 12
sporządzeniu obciążenia przez bank. Jednak operacja ta dokonywana jest w sposób okazjonalny, po zsumowaniu okresowym kilku operacji. Wydruk karty wydatków do 4440 Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Inwentaryzacja Wewnętrzne regulacje procedur spisowych zawiera Instrukcja inwentaryzacyjna, która stanowi załącznik nr 10 do Zarządzenia nr 4/2009 z dn. 16.02.2009 r. w sprawie zakresu i istoty stosowania zasad rachunkowości. Sprawdzono poprawność przeprowadzania inwentaryzacji w badanej jednostce w 2009 roku, która została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia Wewnętrznego nr 16/2009 z dn. 16.11.2009 r. Na mocy zarządzenia powołanych zostało 11 trzyosobowych komisji inwentaryzacyjnych. Komisjom wydano druki spisowe od nr 350-429 dn. 17.11.2009 r., od nr 430-437 dn. 10.12.2009 r., oraz nr 438 dn. 31.12.2009 r., które zostały wpisane do książki druków ścisłego zarachowania z dn. 17.12.2007 r. Z zapisów komisji inwentaryzacyjnej można stwierdzić, że spis przeprowadzony został pomieszczeniami. Wszystkie arkusze podpisane zostały przez członków komisji. Przy spisie obecne były osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone mienie, które złożyły oświadczenia, że nie wnoszą zastrzeżeń do Zespołów Spisowych oraz wykazanych w trakcie inwentaryzacji składników mienia. Sporządzono szczegółowy protokół z wykonanych czynności w dn. 26.01.2010 r. oraz sporządzono rozliczenie spisanego majątku w wyniku, którego ustalono, że stan faktyczny jest zgodny ze stanem księgowym. Inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunku bankowym oraz należności przeprowadzono drogą potwierdzenia sald. Sposób przeprowadzenia i dokumentowania inwentaryzacji za 2009 r. nie budzi zastrzeżeń. Kopia Zarządzenia Wewnętrznego nr 16/2009 z dn. 16.11.2009 r. stanowi załącznik nr 8 do protokołu. Środki trwałe Ewidencja środków trwałych w DPS jest prowadzona ręcznie w księdze środków trwałych założonej dn. 01.01.2006 r., a księgowanie na koncie 011 Środki trwałe. Na dzień 07.06.2010 r. konto wykazywało saldo WN 2.057.583,69 i było zgodne z ewidencją prowadzoną w księdze inwentarzowej. Wydruk zestawienia obrotów i sald konta 011 stanowi załącznik nr 9 do protokołu. 13
Gospodarka magazynowa Plan kont w badanej jednostce przewiduje prowadzenie ewidencji analityczna do konta 310 Materiały: - 310 1 magazyn gospodarczy, - 310 2 materiały w przerobie, - 310 3 magazyn artykułów spożywczych darowizny, - 310 4 magazyn gospodarczy - darowizny - 310 6 materiały depozyty mieszkańców, oraz do konta 330 Towary magazyn artykułów spożywczych. Ewidencja magazynowa prowadzona jest przy wykorzystaniu programu komputerowego GM Danie, w którym badana jednostka wyodrębniła magazyny: - 01 magazyn spożywczy, - 02 magazyn materiałów, - 03 magazyn artykułów spożywczych - darowizny, - 04 magazyn materiałów - darowizny, - 05 magazyn artykułów spożywczych depozyty mieszkańców, - 06 magazyn materiałów depozytów mieszkańców. Stwierdzono, że ewidencja magazynowa zgodna jest z ewidencją księgową. Wydruk z programu księgowego i magazynowego wg stanu na dzień 30.04.2010 r. stanowi załącznik nr 10 do protokołu. Naliczenie odpłatności mieszkańców Sprawdzono losowo poprawność naliczenia odpłatności mieszkańców za pobyt w DPS za miesiąc kwiecień 2010 r.: Lp. Nazwisko i imię renta świadczenie opiekuńcze Razem 70% z otrzymywanych świadczeń naliczona odpłatność Uwagi 1. [ ]* 1 271,39 153,00 1 424,39 997,07 954,00 Ograniczenie zgodnie z ustawą o pomocy społecznej DZ. U. z 1998 Nr 664, poz. 414 ze zm. 2. [ ]* 780,33 153,00 933,33 653,33 676,11 korekta za III 2010-22,78 zł 3. [ ]* 1 095,61 153,00 1 248,61 874,03 841,67 Odpłatność mieszkańca przyjętego do DPS po 2004 r. 14
Dane przedstawione w tabeli pozwalają stwierdzić, że odpłatność za pobyt w DPS mieszkańców naliczona została w sposób prawidłowy. Do zestawienia tabeli posłużyły wydruki z kont analitycznych losowo wybranych mieszkańców, wg stanu za miesiące od stycznia do kwietnia 2010 r. Wydruki stanowią załącznik nr 11 do protokołu. Jednostka stosuje zwolnienia z opłat mieszkańców przebywających na urlopach poza DPS zgodnie z art. 63 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2009 r., Nr 175, poz. 1362, ze zm.). Zestawienie urlopowanych mieszkańców w 2010 r. stanowi załącznik nr 12 do protokołu. Jednostka naliczyła odsetki za I kw. 2010 r. od zaległości z tytułu odpłatności za pobyt w placówce mieszkańca [ ]*. Wysokość odsetek ustawowych na 2010 r. wynosi 13%, jednostka zastosowała stawkę 11,5%. Wyliczenia jednostki: 3.024,62x11,5%x90 dni= 85,77 zł. Winno być: 3.024,62x13%x90 dni= 96,95 zł. Obliczenia zastosowane przez DPS stanowią załącznik nr 13 do protokołu. Na tym kontrolę zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Dyrektora jednostki poinformowano o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. Dyrektora jednostki poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Kopia sprawozdania Rb-28S i Rb-27S na dzień 31.03.2010 r. oraz wydruki porównawcze z programu księgowego DPS. 2. Kopia planu zamówień publicznych na 2010 r. 15
3. Kopia wniosku o zawarcie umowy z potencjalnym dostawcą oleju napędowego na okres pół roku, ze względu na ograniczone środki budżetowe. 4. Kopia polecenia wyjazdu służbowego nr 3/2010 i 4/2010. 5. Kopia ramowej tabeli przydziału odzieży ochronnej, odzieży i obuwia roboczego oraz sprzętu ochrony osobistej. 6. Kopia deklaracji ZUS DRA nr 01.05.2010. 7. Wydruk karty wydatków do 4440 Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. 8. Kopia Zarządzenia Wewnętrznego nr 16/2009 z dn. 16.11.2009 r. 9. Wydruk zestawienia obrotów i sald konta 011 Środki trwałe. 10. Wydruk z programu księgowego i magazynowego wg stanu na dzień 30.04.2010 r. 11. Wydruki z kont analitycznych losowo wybranych mieszkańców, wg stanu za miesiące od stycznia do kwietnia 2010 r. 12. Zestawienie urlopowanych mieszkańców w 2010 r. 13. Obliczenia odsetek ustawowych od zaległych odpłatności mieszkańca sporządzonych przez DPS. Słupsk, dn. 23.06.2010 r. DYREKTOR Domu Pomocy Społecznej w Machowinku INSPEKTOR Joanna Harasimiuk mgr Marek Król.. jednostka kontrolowana. kontrolujący /* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 16