PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 16/2014 z dnia 23.12.2014r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 31.12.2014r. do dnia 28.01.2015r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu Ośrodek, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( Dz. U. z 2013r. poz. 182 z późniejszymi zmianami). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późniejszymi zmianami ). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2014r. poz. 119 ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2014r. poz. 1053 z późniejszymi zmianami ). 7. Uchwała Nr XXXVII/491/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 19 grudnia 2013r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2014 rok. Podczas kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Małgorzata Szymańska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu oraz pozostali pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań objętych kontrolą 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2014r. poz. 1182 z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 1
STAN FAKTYCZNY USTALENIA KONTROLI I. Kierownictwo jednostki Ośrodek Pomocy Społecznej w Rudzińcu został utworzony na podstawie Uchwały Nr IX/37/90 Gminnej Rady Narodowej w Rudzińcu z dnia 27 lutego 1990r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Ośrodka Pomocy Społecznej. Na mocy powyższej Uchwały z dniem 01.03.1990r. utworzona została jednostka budżetowa Ośrodek Pomocy Społecznej. Kierownikiem Ośrodka jest Pani Małgorzata Szymańska zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 01.04.2007r. do nadal. Kierownik Ośrodka działa m.in. na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 29.12.2010r. - Zarządzenie Nr 312/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2010r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Głównym Księgowym Ośrodka jest Pani xxxxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 01.10.1998r. do nadal. Ośrodek mieści się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki 1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Rudzińcu jest jednostką budżetową i działa m.in. na podstawie: a) Ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej, b) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2013r. poz. 594 z późniejszymi zmianami ), c) Statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu załącznik do Uchwały Nr XXVIII/274/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30.03.2005r. w sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu Uchwała Nr XXX/398/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 23 kwietnia 2013r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Uchwały Nr XXVIII/274/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30 marca 2005r. w sprawie Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. d) Regulamin organizacyjny Ośrodka Zarządzenie Nr 5/2013 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 23.12.2013r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Podstawowym zadaniem Ośrodka jest zaspokajanie niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin znajdujących się w trudnych sytuacjach życiowych, w celu umożliwienia 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2014r. poz. 1182 z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
im bytowania w warunkach odpowiadających godności człowieka. Swym działaniem Ośrodek obejmuje obszar Gminy Rudziniec. Siedziba Ośrodka znajduje się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26. W okresie objętym kontrolą kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej była pani Małgorzata Szymańska. W Ośrodku zatrudnionych w okresie objętym kontrolą było 15 osób wykaz pracowników Ośrodka stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. 2. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Ośrodku jest kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Kierownik dysponuje środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 29.12.2010r. Księgi rachunkowe Ośrodka prowadzone są w siedzibie Ośrodka przez pracowników Ośrodka na podstawie Zarządzenia nr 8/2012 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej Rudziniec z dnia 10 sierpnia 2012r. w sprawie przyjęcia dokumentacji polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Dokumentacja polityki rachunkowości w Ośrodku obejmuje: zasady rachunkowości, instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych, instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz procedury zapewniające kontrolę pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w Ośrodku. 3. Uregulowania wewnętrzne w zakresie objętym kontrolą: a) Zarządzenie Nr 15/08 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej Rudziniec z dnia 22 grudnia 2008r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro. b) Zarządzenie nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej. c) Zarządzenie nr 4/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia procedur zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. d) Zarządzenie Nr 12/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie zasad samooceny pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. III. Plan finansowy i jego realizacja w zakresie wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych 1. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Ośrodku jest kierownik Ośrodka zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej Ośrodka jest plan jednostkowy Ośrodka Pomocy Społecznej 3
w Rudzińcu. Na podstawie Uchwały Nr XXXVII/491/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 19 grudnia 2013r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2014 rok, Kierownik Ośrodka wprowadził plan jednostkowy Ośrodka Zarządzenie Nr 1/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 stycznia 2014r. w sprawie ustalenia planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Ośrodku w łącznej kwocie 3 137 567,00 zł. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień 31.12.2014r. łączna kwota zaplanowanych wydatków Ośrodka wynosiła 3 838 745,00 zł. Ośrodek dokonał do dnia 31.12.2014r. wydatków na łączną kwotę 3 734 295,91 zł. co stanowiło 97,28 % planowanych wydatków. 2. Kontrolą objęto wydatki Ośrodka na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych w okresie od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. Wydatki na zakup materiałów i wyposażenia: a) Dział 851 Ochrona zdrowia, Rozdział 85153 Zwalczanie narkomanii - 4210 zakup materiałów i wyposażenia: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 stycznia 2014r. w sprawie ustalenia planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 1 999,99 zł. tj. zrealizowano plan w 99,99 %. b) Dział 851- Ochrona zdrowia, Rozdział 85154 Przeciwdziałanie alkoholizmowi, 4210 zakup materiałów i wyposażenia: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 18 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 stycznia 2014r. w sprawie ustalenia planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok 2014 W trakcie realizacji plan uległ zmianom: - w dniu 22.09.2014r. zmniejszono kwotę planu o 6 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 14/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 22.09.2014r. 2014, - w dniu 30.10.2014r. zwiększono kwotę planu o 7 345,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 19/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30.10.2014r. w sprawie zmiany planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok 2014, 4
- w dniu 16.12.2014r. Zwiększono kwotę planu o 7 311,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 23/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 16.12.2014r. Plan po zmianach wyniósł 26 656,00 zł., a wydano 26 655,18 zł. tj. 99,99 % kwoty zaplanowanej. c) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85205 Zadania w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, 4210 zakup materiałów i wyposażenia: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 1 000,00 zł. i w trakcie realizacji nie była zmieniana, a wydano 999,88 zł. co stanowiło 99,99 % kwoty zaplanowanej. d) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85212 Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 4210 zakup materiałów i wyposażenia: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 1 000,00 zł. W trakcie realizacji planu uległ on zmianie tj. zwiększono kwotę planu o 2 500,00 zł. w dniu 19.03.2014r. na podstawie Zarządzenia Nr 6/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 19.03.2014r. W sprawie zmiany planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na 2014 rok. Plan po zmianie wynosił 3 500,00 zł., a wydano 3 500,00 zł. tj. zrealizowano plan w 100 %. e) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85219 Ośrodki pomocy społecznej, 4210 zakup materiałów i wyposażenia: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków wyniosła 10 000,00 zł. W trakcie realizacji planu uległ on zmianie tj. zwiększono kwotę planu na podstawie Zarządzenia Nr 23/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 16.12.2014r. w sprawie zmian w planie jednostkowym Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok Plan po zmianie wynosił 13 000,00 zł., a wydano 12 998,02 zł. tj zrealizowano plan w 99,98 %. f) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85228 Usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze - 4210 zakup materiałów i wyposażenia: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 200,00 zł. W trakcie realizacji plan nie uległ zmianie, a wydano 198,39 zł. tj. 99,20 % kwoty zaplanowanej. g) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85295 Pozostała działalność 4210 zakup materiałów i wyposażenia: 5
Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 1 018,00 zł. W trakcie realizacji planu uległ on dwukrotnie zmianie tj. - w dniu 31.03.2014r. zwiększono kwotę planu o 1 440,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 7/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 31.03.2014r. - w dniu 16.12.2014r. zwiększono kwotę planu o 395,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 23/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 16.12.2014r. 2014 Plan po zmianach 2 853,00 zł., a wydano 2 264,88 zł. tj. 79,39 % kwoty zaplanowanej. h) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85295 Pozostała działalność 4217 zakup materiałów i wyposażenia: Pierwotny plan nie przewidywał wydatków w powyższej klasyfikacji budżetowej. W dniu 28.02.2014r. na podstawie Zarządzenia Nr 4/PF/2014 z dnia 28.02.2014r. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu w sprawie zmian w planie jednostkowym Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok 2014 ustalono kwotę planu w wysokości 20 000,00 zł. W trakcie realizacji plan uległ on zmianie tj. zmniejszono kwotę planu o 8 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 23/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 16.12.2014r. w sprawie zmian w planie jednostkowym Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok Plan po zmianie wynosił 12 000,00 zł., a wydano 10 286,45 zł. tj. 85,72 % kwoty zaplanowanej. Kwota wydatków na zakup materiałów i wyposażenia zrealizowana w okresie od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. wyniosła 58 902,79 zł. i stanowiła 1,53 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły 3 838 745,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień 31.12.2014r. oraz 1,58 % wydatków zrealizowanych na dzień 31.12.2014r. w kwocie łącznej 3 734 295,91 zł. Tabela wykazująca realizację planu finansowego w zakresie wydatków Ośrodka na zakup materiałów i wyposażenia w poszczególnych miesiącach na podstawie sprawozdań miesięcznych Rb- 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okresy od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. 6
Wydatki na zakup usług pozostałych: a) Dział 851 Ochrona zdrowia, Rozdział 85153 Zwalczanie narkomanii - 4300 zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 3 000,00 zł. W trakcie realizacji planu uległ on zmianie tj. zwiększono kwotę planu o 640,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 19/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30.10.2014r. w sprawie zmiany planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok Plan po zmianie wynosił 3 640,00 zł. i został zrealizowany w 100% tj. wydano 3 640,00 zł. b) Dział 851- Ochrona zdrowia, Rozdział 85154 Przeciwdziałanie alkoholizmowi, 4300 zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 19 500,00 zł. W trakcie realizacji plan był trzykrotnie zmieniany tj.: - w dniu 12.05.2014r. zmniejszono kwotę w planie o 300,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 9/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 12.05.2014r. - w dniu 22.09.2014r. zwiększono kwotę w planie o 5 000,00 zł na podstawie Zarządzenia Nr 14/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 22.09.2014r. - w dniu 30.10.2014r. zwiększono kwotę w planie 10 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 19/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30.10.2014r. w sprawie zmiany planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok Plan po zmianach wyniósł 34 200,00 zł. i został zrealizowany w 100% tj. wydano 34 200,00 zł. c) Dział 851- Ochrona zdrowia, Rozdział 85195 Pozostała działalność, 4300 - zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 87,00 zł. W trakcie realizacji plan był trzykrotnie zmieniany: - w dniu 31.07.2014r. zwiększono kwotę planu o 99,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 12/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 31.07.2014r. 7
- w dniu 10.10.2014r. zwiększono kwotę planu o 89,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 16/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10.10.2014r. 2014 - w dniu 17.11.2014r. zwiększono kwotę planu o 177,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 21/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 17.11.2014r. Plan po zmianach wynosił 452,00 zł., a wydano 362,93 zł. tj. zrealizowano plan w 80,29 %. d) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85205 Zadania w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, 4300 - zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 1 000,00 zł. i w trakcie realizacji nie była zmieniana, a wydano 986,76 zł. tj. zrealizowano w 98,68 % kwoty planowanej. e) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85206 Wspieranie rodziny, 4300 - zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 13 000,00 zł. W trakcie realizacji plan był dwukrotnie zmieniany: - w dniu 30.09.2014r. zwiększono kwotę planu o 2 500,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 15/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 30.09.2014r. w sprawie zmian w planie jednostkowym Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok - w dniu 28.11.2014r. zwiększono kwotę planu o 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 22/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 28.11.2014r. Plan po zmianach wyniósł 17 500,00 zł. i został zrealizowany w 100% tj. wydano 17 500,00 zł. f) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85212 Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 4300 - zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków w zakresie objętym kontrolą wyniosła 7 000,00 zł. W trakcie realizacji planu plan był trzykrotnie zmieniany: - w dniu 19.03.2014r. zwiększono kwotę planu o 4 292,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 6/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 19.03.2014r. 8
w sprawie zmiany planu jednostkowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok - w dniu 31.03.2014r. zmniejszono kwotę planu o 4 200,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 7/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 31.03.2014r. - w dniu 20.10.2014r. zwiększono kwotę planu o 1 500,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 17/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 20.10.2014r. Plan po zmianach wynosił 8 592,00 zł. i został zrealizowany w 100% tj. wydano 8 592,00 zł. g) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85219 Ośrodki pomocy społecznej, 4300 - zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków wyniosła 10 000,00 zł. W trakcie realizacji plan był dziesięciokrotnie zmieniany: - w dniu 31.03.2014r. zwiększono kwotę planu o 33,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 7/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 31.03.2014r. - w dniu 30.04.2014r. zwiększono kwotę planu o 17,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 8/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30.04.2014r. - w dniu 12.05.2014r. zmniejszono kwotę planu o 300,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 9/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 12.05.2014r. - w dniu 30.06.2014r. zmniejszono kwotę planu o 57,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 10/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30.06.2014r. - w dniu 21.07.2014r. zwiększono kwotę planu o 18,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 11/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 21.07.2014r. 9
- w dniu 20.10.2014r. zwiększono kwotę planu o 1 059,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 17/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 20.10.2014r. - w dniu 23.10.2014r. zwiększono kwotę planu o 18,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 18/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 23.10.2014r. - w dniu 28.11.2014r. zwiększono kwotę planu o 1 540,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 22/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 28.11.2014r. - w dniu 16.12.2014r. zwiększono kwotę planu o 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 23/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 16.12.2014r. - w dniu 31.12.2014r. zmniejszono kwotę planu o 500,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 24/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 31.12.2014r. Plan po zmianach wynosił 13 828,00 zł., a wydano 13 134,11 zł. tj. zrealizowano plan w 94,98 %. h) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85295 Pozostała działalność 4300 zakup usług pozostałych: Pierwotny plan nie przewidywał wydatków w powyższej klasyfikacji budżetowej. W dniu 24.01.2014r. na podstawie Zarządzenia Nr 2/PF/2014 z dnia 24.01.2014r. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu w sprawie zmian w planie jednostkowym Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu na rok 2014 ustalono kwotę planu w wysokości 500,00 zł. W trakcie realizacji plan nie zmienił się, a wydano 42,33 zł. tj. zrealizowano plan w 8,47 % i) Dział 852 - Pomoc społeczna, Rozdział 85295 Pozostała działalność 4307 zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków wyniosła 147 858,00 zł. W trakcie realizacji plan był pięciokrotnie zmieniony: - w dniu 28.02.2014r. zmniejszono kwotę planu o 77 980,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 4/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 28.02.2014r. 10
- w dniu 10.03.2014r. zmniejszono kwotę planu o 7 600,00 zł. na na podstawie Zarządzenia Nr 5/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10.03.2014r. - w dniu 31.07.2014r. zmniejszono kwotę planu o 18 928,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 12/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 31.07.2014r. - w dniu 30.09.2014r. zmniejszono kwotę planu o 547,00 zł. na podstawie Zarządzania Nr 15/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30.09.2014r. - w dniu 16.12.2014r. zwiększono kwotę planu o 13 880,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 23/PF/2014 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 16.12.2014r. w sprawie zmian w planie jednostkowym Ośrodka Pomocy Społecznej na rok Plan po zmianach wynosił 56 683,00 zł., a wydano 52 926,31 zł. tj. zrealizowano plan w 93,37 %. j ) Dział 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85295 Pozostała działalność 4309 zakup usług pozostałych: Kwota pierwotnie zaplanowanych wydatków wyniosła 3 479,00 zł. W trakcie realizacji planu nie ulegał on zmianom, a wydano 3 306,82 zł. tj. zrealizowano plan w 95,05 %. Kwota wydatków na zakup usług pozostałych zrealizowana w okresie od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. wyniosła 134 691,26 zł. i stanowiła 3,51 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły 3 838 745,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień 31.12.2014r. oraz 3,61 % wydatków zrealizowanych na dzień 31.12.2014r. w kwocie łącznej 3 734 295,91 zł. Tabela wykazująca realizację planu finansowego w zakresie wydatków Ośrodka na zakup usług pozostałych w poszczególnych miesiącach na podstawie sprawozdań miesięcznych Rb- 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okresy od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. 11
Łączna kwota wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych zrealizowana w okresie od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. wyniosła łącznie 193 594,05 zł. i stanowiła 5,04 % wszystkich zaplanowanych wydatków jednostki, które wyniosły 3 838 745,00 zł. zgodnie z planem finansowym na dzień 31.12.2014r. oraz 5,18 % wydatków zrealizowanych, które na dzień 31.12.2014r. wyniosły 3 734 295,91 zł. IV. Kontrola dokumentacji finansowej Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące wydatki Ośrodka na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych ( załącznik nr 4 do niniejszego protokołu stanowi analityka rachunków bankowych dla wydatków objętych kontrolą ) i stwierdzono, że: wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są zgodne z planem finansowym Ośrodka, wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są dokonywane na podstawie obowiązującego w Ośrodku regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro wyj. stanowi zakup konsoli do gier wraz z grami, telewizora oraz drobnego sprzętu AGD w łącznej kwocie 6 625,91 zł., co zdaniem kontrolującego było niezgodne z 1 pkt 5 ww regulaminu, który stanowi, że realizacja zamówień prowadzona w oparciu o niniejszy Regulamin powinna być dokonywana w sposób celowy i oszczędny w sprawie wyjaśnienia zachowania zasady celowości i oszczędności przy dokonywaniu powyższych zakupów zwrócono się w dniu 28.01.2015r. do Kierownika Ośrodka z żądaniem złożenia wyjaśnień na piśmie. Pismo z dnia 28.01.2015r. wraz z odpowiedzią Kierownika z dnia 29.01.2015r. stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są dokonywane terminowo wyj. stanowi zapłata Faktury VAT Nr 70140146 z dnia 31.01.2014r. w kwocie 578,00 zł. za zakup biletów wstępu do kina, płatna do dnia 14.02.2014r. została zapłacona w dniu 17.02.2014r. tj. 3 dni po terminie płatności ( na fakturze jest data wpływu do Ośrodka w dniu 17.02.2014r. ), dowody księgowe dokumentujące ponoszone wydatki są każdorazowo opisywane merytorycznie przez osobę upoważnioną, pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym przez pracownika Ośrodka i Głównego Księgowego Ośrodka, zatwierdzane do wypłaty przez Kierownika Ośrodka, stosowana jest prawidłowo klasyfikacja budżetowa przy wydatkach na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych wyj stanowi: 12
a) ujęcie w wydatkach Dział 851 Rozdział 85154-4210 kwoty 115,76 zł. tytułem zakupionych opasek identyfikacyjnych w dniu 19.05.2014r. oraz w wydatkach Dział 851 Rozdział 85154-4300 kwoty 22,00 zł. ( Faktura VAT Nr 1520140222 z dnia 19.05.2014r. ), podczas gdy z faktury wynika, że wydatki powinny być ujęte w kwocie 110,70 zł. w 4210 oraz 27,06 zł. w 4300 kopia ww faktury stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu, b) ujęcie w wydatkach rozdziału 85212 - Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, wydatku w kwocie 199,00 zł. na zakup telefonu bezprzewodowego w dniu 07.07.2014r. ( faktura VAT Nr 60133501 z dnia 07.07.2014r. w kwocie 199,00 zł.) podczas gdy z opisu oraz wskazań na fakturze wynika, że wydatek winien być ujęty w wydatkach rozdziału 85219 Ośrodki pomocy społecznej kopia ww faktury stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. c) ujęcie w wydatkach Dział 852 Rozdział 85219-4300 kwoty 88,00 zł. za badania profilaktyczne pracownika, podczas gdy zgodnie z obowiązującą klasyfikacja zakup usług zdrowotnych winien być ujmowany w wydatkach 4280 kopia faktury VAT nr FA/000549/2014 z dnia 05.05.2014r. stanowi załącznik nr 8 do niniejszego protokołu. W dniu 31.05.2014r. powyższy wydatek został prawidłowo zaksięgowany tj. ujęto w klasyfikacji w wydatkach Działu 852, Rozdział 85219-4280 Polecenie księgowania Nr 16 z dnia 31.05.2014r. d) ujęcie w wydatkach Dział 852 Rozdział 85295-4307 kwoty 50,00 zł. tytułem zakupu usługi dostępu do internetu, podczas gdy zgodnie z obowiązującą klasyfikacją ww wydatek winien być ujmowany w wydatkach 4357 kopia faktury VAT Nr 143/02/2014/I z dnia 27.02.2014r. stanowi załącznik nr 9 do niniejszego protokołu. e) ujęcie w wydatkach Dział 852 Rozdział 85295-4309 kwoty 70,00 zł. tytułem zakupu usługi wykonania badań lekarskich, podczas gdy zgodnie z obowiązującą klasyfikacją ww wydatek winien być ujmowany w wydatkach 4289 kopia faktur VAT Nr F/2/191/2014 z dnia 18.06.2014r. oraz Nr F/2/192/2014 z dnia 18.06.2014r. stanowi załącznik nr 10 do niniejszego protokołu. Ośrodek zaciągał zobowiązania w okresie objętym kontrolą w zakresie wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych na podstawie zawartych umów: 1. Umowa w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy 2014 zawarta w dniu 02.01.2014r. na realizację zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 02.09.1997r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zgodnie z kodeksem pracy w tym szkolenia pracowników. Umowa została zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 13
a DANTOM S.C. Danuta i Grzegorz Tomaszewscy z Gliwic na czas określony tj. od 02.01.2014r. do 31.12.2014r. Wartość umowy ustalono na 1 000,00 zł. + podatek VAT, płatną po wykonaniu poszczególnych szkoleń na podstawie faktury wystawionej przez firmę DANTOM w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. 2. Umowa Najmu Nr 2/2013 z dnia 22.08.2013r. Zawarta pomiędzy Zakładem Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu, a Ośrodkiem na najem lokalu o pow. 92,30 m² mieszczącego się w Rudzińcu przy ul. Opolskiej 8. Czynsz ustalono w wysokości 92,30 zł. + VAT miesięcznie, a płatność w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury. 3. Umowa nr 01/AL/2014 z dnia 02.01.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a Gabinetem psychoterapii psychodynamicznej i psychoterapii uzależnień w stronę wnętrza z Bytomia. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi udzielania indywidualnych porad terapeutycznych dla osób z problemami alkoholowymi oraz członków ich rodzin. Umowa została zawarta na czas określony tj. od 02.01.2014r. do 31.12.2014r. z wynagrodzeniem 70,00 zł. za każdą godzinę porady. 4. Porozumienie Nr 151/2713/2010 z dnia 14.07.2010r. zawarte pomiędzy Gminą Rudziniec, a Ośrodkiem na zasady rozliczania kosztów związanych z dostawą mediów tj. energii elektrycznej, ciepła, wody oraz odprowadzania nieczystości płynnych i stałych w zakresie oddanego w trwały zarząd lokalu użytkowego nr 3 o powierzchni użytkowej 77,90 m² położonego przy ul. Gliwickiej 26 w Rudzińcu. 5. Umowa o korzystanie z usług bankowych w banku spółdzielczym w Gliwicach dla klientów instytucjonalnych z dnia 07.01.2014r. zawarta pomiędzy Bankiem, a Ośrodkiem. Umowa została zawarta na czas określony tj. na okres od 07.01.2014r. do 06.01.2015r. 6. Umowa nr 1/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 24.03.2014r.zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 28.03.2014r. do Rudzińca ul. Opolska 8 z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 07.04.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 11.04.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 39/2014 z dnia 28.03.2014r. stanowią załącznik nr 11 do niniejszego protokołu. 7. Umowa nr 2/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 24.03.2014r.zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 26.03.2014r. do ZSET Gliwice, ul. Sikorskiego 132 z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym 14
po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 07.04.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 09.04.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 36/2014 z dnia 30.03.2014r. stanowią załącznik nr 12 do niniejszego protokołu. 8. Umowa nr 3/EFS/SZK/J.ANG/2014r z dnia 15.04.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a Śląską Fundacją Wspierania Przedsiębiorczości w Gliwicach, na przeprowadzenie szkolenia pn. Język angielski przygotowanie do matury w terminie 16.04.2014r. do 17.05.2014r. W umowie ustalono m.in., że zapłata w wysokości 2 000,00 zł., za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 27.05.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 02.06.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 14- FVS/0015 z dnia 19.05.2014r. stanowią załącznik nr 13 do niniejszego protokołu. 9. Umowa nr 4/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 21.04.2014r.zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 25.04.2014r. do Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Pawełkach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 07.05.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 11.05.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 51/2014 z dnia 27.04.2014r. stanowią załącznik nr 14 do niniejszego protokołu. 10. Umowa nr 5/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 03.06.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 06.06.2014r. do VII LO w Gliwicach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 09.06.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 20.06.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 85/2014 z dnia 08.06.2014r. stanowią załącznik nr 15 do niniejszego protokołu. 11. Umowa nr 6/EFS/SZK/ZDUN/2014 r z dnia 10.06.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a ZDZ w Katowicach OKZ Pyskowice, na przeprowadzenie szkolenia pn Zdun z elementami budowy kominków w terminie 12.06.2014r. do 18.07.2014r. Wynagrodzenie ustalono 15
w wysokości 2 500,00 zł. Faktura VAT 0059/PYSK/2014 z dnia 21.07.2014r. płatna w terminie 30 dni tj. zgodnie z zawartą umową. 12. Umowa nr 7/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 16.06.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 20.06.2014r. do Ruin Teatru Viktoria w Gliwicach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 25.06.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 27.06.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 96/2014 z dnia 23.06.2014r. stanowią załącznik nr 16 do niniejszego protokołu. 13. Umowa na świadczenie usług cateringowych nr 8/EFS/CATERING/2014 z dnia 20.06.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a Gastronomik w Rachowicach. W umowie ustalono, że wykonawca zrealizuje dwa zamówienia, a ich koszt nie przekroczy w przypadku zamówienia pierwszego kwoty 1680,00 zł. oraz w przypadku zamówienia drugiego kwoty 1300,00 zł. Zapłata nastąpi przelewem po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu podpisania protokołu potwierdzającego realizację umowy oraz złożenia prawidłowej faktury/rachunku w siedzibie OPS Rudziniec. Dopuszcza się częściową zapłatę po zrealizowaniu każdego zamówienia osobno. W wyniku kontroli stwierdzono, że zamawiający otrzymał dwie faktury: Nr 18/14 z dnia 25.06.2014r. na kwotę 1 680,00 zł. oraz Nr 24/14 z dnia 27.08.2014r. na kwotę 1 300,00 zł. tj. zgodnie z zawartą umową. Termin płatności został określony jednak niezgodnie z zawartą umową tj. 14 dni od daty wystawienia faktur w obu przypadkach. Kopia umowy oraz obu faktur stanowi załącznik nr 17 do niniejszego protokołu. 14. Umowa nr 9/EFS/SZK/KASA/2014 r z dnia 20.06.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a ZDZ w Katowicach OKZ Pyskowice, na przeprowadzenie szkolenia pn Obsługa kas fiskalnych z obsługą terminali płatniczych w terminie 23.06.2014r. do 25.06.2014r. Wynagrodzenie ustalono w wysokości 3 200,00 zł. Faktura VAT 0056/PYSK/2014 z dnia 26.06.2014r. płatna w terminie 30 dni tj. zgodnie z zawartą umową. 15. Umowa nr 10/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 03.07.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 10.07.2014r. do Cinema City w Gliwicach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku 16
w dniu 11.07.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 24.07.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 116/2014 z dnia 10.07.2014r. stanowią załącznik nr 18 do niniejszego protokołu. 16. Umowa nr 11/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 03.07.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 05.07.2014r. do Otmuchowa na wystawę pod nazwą Lato kwiatów, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 11.07.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 19.07.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 114/2014 z dnia 05.07.2014r. stanowią załącznik nr 19 do niniejszego protokołu. 17. Umowa nr 12/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 03.07.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 10.07.2014r. do ZOO w Opolu, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 11.07.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 24.07.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 117/2014 z dnia 10.07.2014r. stanowią załącznik nr 20 do niniejszego protokołu. 18. Umowa nr 13/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 14.07.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 18.07.2014r. do Cinema City w Gliwicach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 22.07.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 01.08.2014r. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 118/2014 z dnia 18.07.2014r. stanowią załącznik nr 21 do niniejszego protokołu. 19. Umowa na świadczenie usług cateringowych nr 14/EFS/CATERING/2014 z dnia 11.08.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a Gastronomik w Rachowicach. W umowie ustalono, że wykonawca zrealizuje dostawę cateringu dla max 350 osób /17,00 zł. w min.10 dostawach w okresie od 25.08.2014r. do 22.12.2014r., a ich koszt nie przekroczy łącznie kwoty 5 950,00 zł. Zapłata nastąpi przelewem po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni 17
od momentu podpisania protokołu potwierdzającego realizację umowy oraz złożenia prawidłowej faktury/rachunku w siedzibie OPS Rudziniec. W wyniku kontroli stwierdzono, że zamawiający otrzymał fakturę Nr 44/14 z dnia 22.12.2014r. na kwotę 5 500,01 zł. tj. zgodnie z zawartą umową. Termin płatności został określony na dzień 05.01.2015r. tj. niezgodnie z zawartą umową. Kopia ww umowy oraz faktury stanowi załącznik nr 22 do niniejszego protokołu. 20. Umowa nr 15/EFS/SZK/WÓZKI/2014 r z dnia 11.08.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a ZDZ w Katowicach OKZ Pyskowice, na przeprowadzenie szkolenia pn Kierowca Operator wózków widłowych oraz bezpieczna wymiana butli w terminie 18.08.2014r. do 09.10.2014r. w wymiarze 44 godzin. Wynagrodzenie ustalono w wysokości 6 000,00 zł. Faktura VAT 0079/PYSK/2014 z dnia 14.10.2014r. płatna w terminie 30 dni tj. zgodnie z zawartą umową. 21. Umowa nr 16/EFS/SZK/PEDAGOG/2014 r z dnia 04.09.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a ZDZ w Katowicach OKZ Pyskowice, na przeprowadzenie szkolenia pn Kurs pedagogiczny dla instruktorów i wykładowców praktycznej nauki zawodu uzyskanie uprawnień pedagogicznych rozp. MENiS w terminie 09.09.2014r. do 30.10.2014r. dla 2 uczestniczek. Wynagrodzenie ustalono w wysokości 1 600,00 zł. Faktura VAT 0083/PYSK/2014 z dnia 31.10.2014r. płatna w terminie 30 dni tj. zgodnie z zawartą umową. 22. Umowa nr 17/EFS/PRAWO JAZDY/2014 r z dnia 12.09.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a Ośrodkiem Szkolenia Kierowców L-Tom w Bojszowie, na przeprowadzenie Kursu prawa jazdy kat. B dla 5 uczestników w terminie od 12.09.2014r. do 18.12.2014r. Wynagrodzenie ustalono na kwotę 6 850,00 zł. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 22.12.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 7 dni. tj. niezgodnie z zawartą umową kopia umowy oraz Faktury Nr 1/2014 z dnia 22.12.2014r. stanowią załącznik nr 23 do niniejszego protokołu. 23. Umowa nr 18/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 20.10.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 25.10.2014r. do Kroczyc w celu wzięcia udziału w treningu kompetencji i umiejętności społecznych, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną w dniu 26.10.2014r. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 30.10.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 05.11.2014r. tj. niezgodnie z zawartą 18
umową kopia umowy oraz Faktury Nr 158/2014 z dnia 29.10.2014r. stanowią załącznik nr 24 do niniejszego protokołu. 24. Umowa nr 19/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 17.11.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 21.11.2014r. do Cinema City w Gliwicach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 08.12.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 30 dni tj. zgodnie z zawartą umową. 25. Umowa nr 20/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 24.11.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 28.11.2014r. do Klubu PAL-OS, w Rudzińcu, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 08.12.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 21 dni tj. niezgodnie z zawartą umową - kopia umowy oraz Faktury Nr 176/2014 z dnia 30.11.2014r. stanowią załącznik nr 25 do niniejszego protokołu. 26. Umowa nr 21/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 24.11.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 26.11.2014r. do DECORA Zakład Produkcyjny w Miechowie, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została wystawiona w dniu 30.11.2014r. ( brak daty wpływu do Ośrodka ), a termin płatności określony na fakturze to 14 dni tj. niezgodnie z zawartą umową - kopia umowy oraz Faktury Nr 173/2014 z dnia 30.11.2014r. stanowią załącznik nr 26 do niniejszego protokołu. 27. Umowa nr 22/EFS/TRANSPORT/2014 z dnia 08.12.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, 15.12.2014r. do Mysłowickiego Ośrodka Kultury w Mysłowicach, z miejscowości zamieszkania wraz z drogą powrotną. W umowie ustalono m.in., że zapłata za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 30 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 19.12.2014r., a termin płatności określony na fakturze 19
to 14 dni tj. niezgodnie z zawartą umową - kopia umowy oraz Faktury Nr 190/2014 z dnia 18.12.2014r. stanowią załącznik nr 27 do niniejszego protokołu. 28. Umowa nr 23/EFS/WIZAŻ/2014 z dnia 08.12.2014r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem, a F.U. HAZI z Niekarmi, na przeprowadzenie warsztatów wizażu Jak cię widzą, tak cię piszą w terminie 10 18 grudnia 2014r. dla 9 uczestników projektu Odnaleźć siebie w wymiarze od 1 do 3 godzin zegarowych dla jednego uczestnika wg potrzeb, przy czym maksymalna ilość godzin ogółem wynosi 20. W umowie ustalono m.in., że zapłata w kwocie 2 000,00 zł. za usługę nastąpi przelewem płatnym po wykonaniu usługi w terminie do 7 dni od momentu prawidłowo złożonej w siedzibie OPS Rudziniec faktury stwierdzono w trakcie kontroli, że faktura została złożona w Ośrodku w dniu 22.12.2014r., a termin płatności określony na fakturze to 7 dni tj. zgodnie z zawartą umową. Kontrolą objęto sprawozdania Rb 28 S miesięczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej za okres od 01.01.2014r. do 31.12.2014r. i stwierdzono, że są każdorazowo podpisane przez upoważnione osoby tj. głównego księgowego Ośrodka oraz Kierownika Ośrodka oraz są przekazywane do Urzędu Gminy Rudziniec terminowo tj. do 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a kwoty wykazane w sprawozdaniach w zakresie objętym kontrolą są zgodne z faktycznie poniesionymi wydatkami. Stwierdzono, że sprawozdanie za okres od 01.01.2014r. do 30.09.2014r. zostało sporządzone w dniu 09.10.2014r. lecz brak jest daty przekazania sprawozdania do Urzędu, co uniemożliwia stwierdzenie czy zostało złożone w terminie do 10.10.2014r. - kopia ww sprawozdania stanowi załącznik nr 28 do niniejszego protokołu. V. Kontrola w zakresie realizacji kontroli zarządczej w 2013 i 2014r. Zgodnie z art. 68 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ww ustawy, w dniu 4 stycznia 2010r. Kierownik Ośrodka ustalił Regulamin Kontroli Zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu Zarządzenie Nr 2/2010 z dnia 04.01.2010r. Zgodnie z postanowieniami 12 pkt 2 ww Regulaminu kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych, systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami. Zapis 15 pkt 4 ww Regulaminu stanowi natomiast, że: co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez Kierownika i Głównego 20
Księgowego. Kierownik Ośrodka wprowadził procedury zarządzania ryzykiem w Ośrodku w dniu 02.02.2010r. - Zarządzenie Nr 4/2010 z dnia 02.02.2010r. - Zarządzanie ryzykiem stanowi element kontroli zarządczej. Kierownik Ośrodka opracował rejestry zidentyfikowanych ryzyk w Ośrodku na następujących stanowiskach: pracownik administracyjny, Główny Księgowy, sekcje pomocy środowiskowej i profilaktyki uzależnień, sprzątaczka. W wyniku analizy ww rejestrów na rok 2013 i 2014 stwierdzono, że w większości realizowanych celów/zadań występuje duże ryzyko, rzadziej występuje ryzyko małe oraz umiarkowane. Kopia rejestrów zidentyfikowanych ryzyk stanowi załącznik nr 29 do niniejszego protokołu. W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ośrodku Kierownik wprowadził następujące procedury: a) Zarządzenie Nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, b) Zarządzenie Nr 4/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 2 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia procedur zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu, c) Zarządzenie Nr 5/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu, d) Zarządzenie Nr 6/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 marca 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego pracownika socjalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, e) Zarządzenie Nr 7/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 3 marca 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki Pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, f) Zarządzenie Nr 8/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli Głównego Księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu, g) Zarządzenie Nr 9/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 10 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia procedury uprawnień pracowniczych związanych z podróżami służbowymi po kraju, h) Zarządzenie Nr 11/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie organizacji, przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg i wniosków w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rudzińcu. 21
i ) Zarządzenie Nr 12/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 30 listopada 2010r. w sprawie zasad samooceny pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu. Na podstawie Zarządzenia Nr 12/2010 z dnia 30 listopada 2010r. Kierownik Ośrodka wydał pracownikom arkusze samooceny, które pracownicy wypełnili w terminie od 27 listopada do 4 grudnia 2013r. za rok 2013 oraz w terminie od 26 listopada do 4 grudnia 2014r. za rok W ramach samooceny systemu kontroli zarządczej za 2013 i 2014r. dokonywanej raz w roku przez Kierownika i Głównego Księgowego zgodnie z zapisami Zarządzenia nr 2/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rudzińcu z dnia 4 stycznia 2010r. Kierownik Ośrodka oraz Główny Księgowy dokonali weryfikacji stanu kontroli zarządczej za 2013 i 2014r. - tabele ilustrujące ww weryfikacje stanowią załącznik nr 30 do niniejszego protokołu. Ponadto na system kontroli zarządczej składają się również Statut Ośrodka oraz pozostałe uregulowania wewnętrzne, a także zakresy czynności pracowników Ośrodka. Na podstawie powyższych danych należy stwierdzić, że w Ośrodku funkcjonuje kontrola zarządcza zgodnie z wymogami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 08.05.2013r. do 15.05.2013r. została przeprowadzona w Ośrodku kontrola wydatków na składki na ubezpieczenie społeczne w części opłacanej przez pracodawcę oraz fundusz pracy. W wyniku przeprowadzonej kontroli Wójt Gminy w protokole kontroli z dnia 22.05.2013r. przekazał Kierownikowi Ośrodka do wykonania zalecenie pokontrolne. Kontrolą objęto realizację powyższego zalecenia pokontrolnego i stwierdzono, że Kierownik Ośrodka sporządził odpowiedź na zalecenie pokontrolne w dniu 27.05.2013r. - stwierdzono, że w odpowiedzi brak jest daty wpływu do Urzędu, co uniemożliwia stwierdzenie, czy odpowiedź wpłynęła do Urzędu w terminie 30 dni od dnia podpisania protokołu. Z odpowiedzi na zalecenie wynika m.in., że pracownik Ośrodka odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń oraz należnych składek od wynagrodzeń został zobowiązany do ich prawidłowego naliczania. W dniu 14.06.2013r. sporządzono i przesłano korekty deklaracji ZUS P DRA za miesiące luty, marzec, kwiecień 2013r. uwzględniające korekty składek na fundusz pracy w łącznej wysokości 66,95 zł. tj. zgodnie z zaleceniem pokontrolnym. Stwierdzono, że zalecenie zostało zrealizowane prawidłowo tj. zgodnie z odpowiedzią Kierownika Ośrodka z dnia 27.05.2013r. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Stosowanie w przypadkach opisanych w części IV niniejszego protokołu nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej w zakresie wydatków objętych kontrolą, co było niezgodne 22