Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KG / Gliwice, dnia 28 września 2006 r. Pani Mgr Irena Młodawska Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 13 w Gliwicach ul. Elsnera 25 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) (32) WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach: od 15 grudnia 2005 r. do 20 stycznia 2006 r w Szkole Podstawowej nr 13 w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG /06 z dnia 1 grudnia 2005 r. wraz z upoważnieniem z dnia 13 grudnia 2005 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 4 września 2006 r. Przedmiot kontroli Kontrola prowadzona była jako kontrola wyrywkowa i dokumentalna i obejmowała: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową wraz z realizacją zamówień publicznych, - gospodarowanie środkami specjalnymi oraz dochodami własnymi, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako zadowalającą. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych: - w regulacjach wewnętrznych jednostki brak opisu zasad księgowania operacji dotyczących zaangażowania na kontach zespołu 9, tj. brak określenia dowodów księgowych będących podstawą dokonywania zapisów, - brak określenia w regulacjach wewnętrznych jednostki zasad obiegu i przechowywania oryginałów rachunków wystawianych przez zleceniobiorców z tytułu umów cywilnoprawnych. Zalecenie nr 1. Ustalić i wprowadzić w życie brakujące regulacje.

2 2. W zakresie rachunkowości: a) kartoteki magazynowe magazynu artykułów spożywczych: - nie zawierają wskazania numerów dowodów księgowych, a jedynie numery własne dowodów źródłowych, na podstawie których dokonywany jest obrót magazynowy, - nie są oznaczone nazwą jednostki oraz nazwą komputerowego programu przetwarzania danych w którym prowadzona jest ewidencja, b) obciążanie konta 011 i uznawanie konta 800 wydatkami o charakterze remontowym, c) brak ewidencji zaangażowania dochodów własnych na koncie 996 (Dz. U. z r nr 128 poz. 1069). Zalecenie nr 2. Wzmóc nadzór nad prowadzeniem rachunkowości w jednostce (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości i uchybień, a w szczególności: - zapewnić powiązanie dowodów księgowych z ewidencjami analitycznymi, poprzez wskazywanie w ewidencjach numerów dowodów księgowych pod którymi zaksięgowano operacje gospodarcze, - na wydrukach dokumentacji magazynowej umieszczać dane identyfikacyjne jednostki oraz nazwę komputerowego programu przetwarzania danych w którym prowadzona jest ewidencja, - operacje księgować zgodnie z obowiązującymi przepisami (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - Dz. U. z r nr 142 poz. 1020), ujawnioną wartość majątku w księgach zmniejszyć o naliczone koszty remontowe, - zaprowadzić ewidencję księgową na koncie W zakresie operacji gotówkowych realizowanych w jednostce występuje możliwość dokonywania dyspozycji środkami na rachunkach bankowych w formie tradycyjnej (nieelektronicznej) oraz elektronicznej bez udziału i wiedzy dyrektora i głównej księgowej jednostki. Zalecenie nr 3. Zablokować możliwość dysponowania środkami na rachunkach bankowych bez udziału kierownictwa jednostki. 4. Przypadki przekazywania w 2004 r. dochodów budżetowych na konto Urzędu Miasta Gliwice niezgodnie z terminami wynikającymi z zarządzenia Prezydenta Miasta nr PM- 1635/04 z dnia 8 marca 2004 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr PM -1352/03 Prezydenta Miasta z dnia 30 grudnia 2003 r. w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice na rok Zalecenie nr 4. Dochody budżetowe odprowadzać na konto Urzędu Miasta Gliwice zgodnie z terminami wynikającymi z zarządzeń Prezydenta Miasta Gliwice. 2

3 5. W zakresie prawidłowości wydatkowania środków publicznych: a) nieliczne przypadki zaklasyfikowania wydatków realizowanych w ramach jednostki budżetowej, środków specjalnych oraz dochodów własnych do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej (rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - Dz. U. z r nr 68 poz. 634 z późn. zm., rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - Dz. U. z r nr 209 poz z późn. zm.), b) jednostka przekazała w 2005 r. środki w wysokości 6.663,00 zł na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie mając zabezpieczonych środków na ten cel w planie finansowym jednostki (formalna zmiana w planie budżetowym w rozdziale paragrafie 4440, tj. zwiększenie planu o ww. kwotę nastąpiła w dniu następnym po wykonaniu opisanej operacji), c) w drugim kwartale 2004 r. jednostka wydatkowała środki budżetowe niezgodnie z harmonogramem wynikającym z zarządzeń Prezydenta Miasta nr PM-1352/03 oraz PM-1635/04 (art. 29 ust. 4 ustawy o finansach publicznych), tj. zrealizowane wydatki wynosiły 55,30% planowanych wydatków (próg do 55%). Zalecenie nr 5. Wzmóc nadzór nad wydatkami realizowanymi przez jednostkę, a w szczególności: a) wydatki klasyfikować do poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych z dnia (Dz.U. z r nr 107 poz. 726 z późn. zm.), b) środki publiczne wydatkować: - do wysokości wynikającej z planu finansowego; prowadzić bieżącą ocenę realizacji planu finansowego i potrzeb finansowych jednostki w celu dokonywania zmian w planie finansowym, przed wydatkowaniem środków, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, - zgodnie z harmonogramami wydatków ustalanymi przez organ prowadzący na dany rok budżetowy. 6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej. a) pojedyncze różnice pomiędzy danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach budżetowych (Rb 28 S w Rozdziale w paragrafie 427w zakresie wydatków oraz Rb-34 za 2005 r. w rozdziale w paragrafie darowizn), a ewidencją księgową, nie wpływające i nie zniekształcające w istotny sposób sprawozdawczości jednostki, b) w sprawozdaniach Rb-N (o stanie należności jednostki) jednostka wykazywała należności wymagalne środka specjalnego i dochodów własnych, co było niezgodne z zasadami prezentacji danych w sprawozdaniach Rb-N wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zalecenie nr 6. Wzmóc nadzór nad sprawozdawczością jednostki. Sprawozdawczość jednostki prowadzić zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r nr 115 poz. 781), w szczególności nie dopuszczać 3

4 do występowania niezgodności pomiędzy danymi wykazywanymi w sprawozdaniach, a ewidencją księgową. 7. W zakresie ewidencji i terminowości regulowania zobowiązań i należności: a) jednostka nieterminowo regulowała w 2004 i 2005 r. bieżące zobowiązania tj. z naruszeniem art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.), regulując zobowiązania z przekroczeniem terminu płatności oraz ze znacznym wyprzedzeniem terminu płatności (powyższe nie skutkowało uszczupleniem środków publicznych w związku z zapłatą odsetek), b) kontrola należności w 2005 r. nie obejmowała przestrzegania zasad, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, w roku 2005 nie ustalono i nie zaksięgowano odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu umów najmu zawartych przez jednostkę,(należne odsetki od nieterminowych wpłat byłyby mniejsze od kosztów ich egzekucji). Zalecenie nr 7. Zobowiązania jednostki regulować zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r nr 249 poz z późn. zm.). W ramach nadzoru nad terminowością regulowania należności ustalać i ewidencjonować odsetki od nieterminowych wpłat. Ich ewentualnego umorzenia dokonywać na podstawie pisemnej decyzji dyrektora po spełnieniu warunków do ich umorzenia. 8. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych. - ogłoszenie o przetargu nie zawiera informacji o terminie związania ofertą, co stanowi naruszenie art. 41 pkt. 11 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z roku 2004 nr 19, poz. 177 z późn. zm.). - żądanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dokumentów dotyczących podwykonawców, co pozostaje w sprzeczności z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2004 r. nr 71 poz. 645) oraz stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. - żądanie w SIWZ umowy regulującej współpracę podmiotów występujących wspólnie, która nie jest niezbędna dla przeprowadzenia postępowania, a nadto jej żądanie pozostaje w sprzeczności z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2004 r. nr 71 poz. 645). - dokonanie zmiany umowy w zakresie przedmiotu zamówienia poprzez wykonanie robót zamiennych i dodatkowych z uwzględnieniem upustów dla osiągnięcia pożądanego efektu, pozostawiając jednak to samo wynagrodzenie umowne, co oznacza naruszenie art. 140 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie, uchybienie posiada charakter jedynie formalny, a zmiana była korzystna dla zamawiającego. Zalecenie nr 8. Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r.2004 nr 19 poz. 177 z późn. zm.) 4

5 i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 9. W zakresie umów cywilnoprawnych obowiązujących w jednostce. a) przypadki nie objęcia rejestrem niektórych umów obowiązujących w jednostce, b) w treści niektórych umów nie doprecyzowano, za jakie okresy przysługuje usługodawcom ustalone wynagrodzenie. Zalecenie nr 9. Zweryfikować i uzupełnić rejestry umów cywilnoprawnych. W treści umów wskazywać, za jakie okresy przysługuje usługodawcom ustalone wynagrodzenie. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 5