PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 13 lipiec 2012 r. nr kor. UM /2012 Grażyna Rosławska Dyrektor GIMNAZJUM NR 19 ul. GŁÓWNA GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 7 do 30 maja 2012 r. w Gimnazjum nr 19 w Gliwicach, przy ul. Głównej 30 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 30 kwietnia 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 18 czerwca 2012 r. Temat kontroli. przestrzegania przepisów i procedur dotyczących: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury oraz zapisy umów dotyczące: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy.

2 Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie wypłaty wynagrodzeń: wypłata wynagrodzenia za godziny zastępstwa doraźnego niezgodnie z 7 pkt. 2 uchwały nr XXIII/775/2009 Rady Miejskiej z dnia 19 marca 2009 r. w sprawie uchwalenia regulaminu ustalania wysokości dodatków motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczegółowych zasad ich przyznawania, sposobu obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz za godziny doraźnych zastępstw, wysokości i warunków wypłacania nagród dla nauczycieli w wyniku czego zawyżono wypłatę wynagrodzenia o kwotę 24,60 zł, ustalenie podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego z naruszeniem art. 4 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. z r nr 160 poz z późn. zm.) z uwagi na niewliczanie do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego części dodatku za wieloletnią pracę za dni nieobecności z powodu choroby oraz wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe wypłacone nauczycielom w miesiącu grudniu 2011 r. Zalecenie nr 1 Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom wynagrodzeń za 2011 r. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 2. Zaciągnięcie zobowiązań finansowych w 2011 r. na kwotę 1.494,11zł przy braku zabezpieczonych środków w planie finansowym, co narusza art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 157 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Nie dopuszczać do zaciągania zobowiązań finansowych nie mając zabezpieczonych środków w planie finansowym. 3. Prowadzenie ewidencji czasu pracy w sposób nie potwierdzający wypracowania norm czasu pracy oraz rozliczanie czasu pracy niezgodnie z obowiązującym Regulaminem pracy z dnia 18 listopada 2003 r. Zalecenie nr 3 Ewidencję czasu pracy prowadzić zgodnie z 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.) oraz obowiązującym Regulaminem pracy. 2

3 4. Złożenie miesięcznej deklaracji za luty 2011 r. oraz rocznej deklaracji DEK-R za 2011 r. po terminie wymaganym art. 21 ust. 2f ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z r nr 214, poz z późn. zm.) Zalecenie nr 4 Bezwzględnie przestrzegać terminów składania ww. deklaracji 5. Wystąpienie niezgodności w rozdziale między danymi wykazanymi w ewidencji księgowej na koncie 980 plan finansowy wydatków budżetowych a danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 30 kwietnia 2012 r. (w 4110 różnica wynosi 35,00 zł, w ,00 zł, w ,00 zł). Zalecenie nr 5 Ewidencję na koncie 980 prowadzić w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdania RB-28S zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej co wymagane jest 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20, poz.103). 6. Zbędne (nieoszczędne) wydatkowanie środków w ramach wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, na zakup ręczników na kwotę 710,95 zł i mydeł dla pracowników na kwotę 806,14 zł, które to świadczenia nie wynikają z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz regulacji wewnętrznych w których pracodawca określił, iż udostępnia pracownikom (w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych) do stałego korzystania środki higieny osobistej i w tym celu dokonywał zakupu mydeł i ręczników papierowych. Zalecenie nr 6 Środki publiczne wydatkować w sposób celowy i oszczędny zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1) ustawy 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157 poz z późn. zm.). 7. W zakresie przestrzegania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.): brak daty opracowania kosztorysu inwestorskiego, co uniemożliwia stwierdzenie czy przestrzegany jest art. 35 ww. ustawy, w ogłoszeniu o zamówieniu brak opisu sposobu dokonania oceny spełnienia wszystkich warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, tj. warunków dotyczących dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym 3

4 i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz sytuacji ekonomicznej i finansowej, brak zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, co narusza art. 12 ww. ustawy; jednostka zamieściła ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w trakcie kontroli tj r., w protokole z przebiegu postępowania brak elementów o których mowa w art. 96 ww. ustawy oraz w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r., nr 223, poz. 1458), tj. informacji o wykonawcach, cenach i innych istotnych elementach ofert, informacji o osobach wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Zalecenie nr 7 Nie dopuszczać do ww. nieprawidłowości. 8. W zakresie sposobu prowadzenia ewidencji podstawowych i pozostałych środków trwałych: w ewidencji analitycznej (księgi inwentarzowe) brak powoływania się na numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę przychodu lub rozchodu składników majątkowych, ujmowanie w ewidencji księgowej konta 011- środki trwałe i 013 pozostałe środki trwałe po stronie Wn ze znakiem minus wycofania środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, co jest niezgodne z zasadami określonymi w Polityce rachunkowości dla jednostki budżetowej wprowadzonej zarządzeniem nr 2/2010/2011 dyrektora z dnia 30 grudnia 2010 r. Zalecenie nr 8 Wyeliminować ww. nieprawidłowości w ewidencji środków trwałych. 9. Brak stosownych certyfikatów do zakupionych krzeseł, co wymagane jest 9 ust.3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). Zalecenie nr 9 Nabywać wyposażenie posiadające odpowiednie atesty lub certyfikaty. 10. Zawarcie w dniu 1 listopada 2009 r. umowy na instalację automatów na czas nieokreślony bez zgody organu nadzorującego oraz zawiadomienie organu nadzorującego ze znacznym opóźnieniem dnia 20 października 2011 r., co narusza art. 43 ust. 2 pkt 3) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce 4

5 nieruchomościami (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Zalecenie nr 10 Rozwiązać umowę na czas nieokreślony, nie zawierać umów na czas nieokreślony bez zgody organu nadzorującego, dokonywać zawiadamiania organu nadzorującego o oddaniu nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie zgodnie z ww. przepisami. 11. Przypadki dopuszczania do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, co narusza art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zalecenie nr 11 Skierowania na badania lekarskie wydawać pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem oraz nie dopuszczać do pracy pracowników bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 12. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przypadki niedotrzymania terminów prowadzenia szkoleń okresowych, co narusza 15 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z r. 2004, nr 180, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 12 Szkolenia okresowe przeprowadzać zgodnie z ww. przepisami. 13. W książkach obiektu budowlanego brak wpisów przeprowadzonych remontów w okresie użytkowania obiektu oraz danych identyfikacyjnych obiektu. Zalecenie nr 13 Książkę obiektu budowlanego prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., nr 120, poz. 1134), uzupełnić brakujące dane. 14. Brak potwierdzenia przekazania organowi prowadzącemu protokołów z przeprowadzonych kontroli zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do szkoły oraz podpisania protokołu przez osobę biorącą udział w kontroli co jest wymagane 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie 5

6 bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). Zalecenie nr 14 Przestrzegać ww. przepisów. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania w terminie do 31 sierpnia 2012 r. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w terminie do 31 sierpnia 2012 r. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 6