Prezydent Miasta Gliwice

Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-18/05 Gliwice, dnia 22 marzec 2006 r. 2006-141459 Pani mgr Irena Lis Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 22 44-100 Gliwice ul. Żeromskiego 26 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 14 listopada 2005 r. do 1 grudnia 2005 r. przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG. 0914-0-18/05. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na : - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 23 lutego 2006 r., - wyjaśnieniach złożonych pismem PM22/0161/13/06 z dnia 2 marca 2006 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie 2004 i 2005 i obejmowała następujący zakres: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową oraz realizację zamówień, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako niezadowalająca. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Uchybienia w treści regulacji wewnętrznych oraz procedurach wdrażania przepisów zakładowych: a) Zakładowy Plan Kont wymienia konto 202 rozrachunki, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, (Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752), b) Regulamin kontroli wewnętrznej w harmonogramie kontroli wymienia jako składniki majątkowe przedmioty nietrwałe terminologia nieaktualna, c) Regulamin Pracy w rozdziale VII art. 28 ustala wymiar urlopu w wysokości ½ po przepracowaniu każdego następnego miesiąca,

d) Statut określa w 5 pkt 7, iż w placówce może działać rada rodziców, natomiast w 8 pkt 4 przesądza się o jej istnieniu wymieniając działającą w przedszkolu komisję do rozpatrzenia wniosków i skarg w składzie: przedstawiciel rady pedagogicznej i przedstawiciel rady rodziców, e) aneks nr 2 do procedur Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem celowości i gospodarności wprowadzony został z pominięciem zarządzenia dyrektora, ponadto aneks ten nie został podpisany przez dyrektora, f) w dokumencie Zakładowy Plan Kont przywołano błędny numer zarządzenia wprowadzającego regulację, niezgodny z powołanym rejestrem zarządzeń, g) brak załączników przywoływanych w treści Regulaminu wynagradzania dla pracowników nie będących nauczycielami, aneksy nr 1 z dnia 14 września 2004 r. i nr 2 z dnia 10 września 2005 r. ustalające wysokość dodatku za wychowawstwo nie precyzują od kiedy nowe zasady wypłacania ww. dodatku obowiązują. Zalecenie nr 1 Usunąć ww. uchybienia. Nowe przepisy zakładowe wprowadzać w oparciu o zarządzenia dyrektora podlegające rejestracji. 2. Zapisy niektórych regulacji wzajemnie się wykluczają, a mianowicie: a) Regulamin Pracy określa, iż wynagrodzenie pracownikom administracji i obsługi wypłaca się 28 dnia każdego miesiąca, Regulamin wynagradzania dla pracowników nie będących nauczycielami w 17 określa dzień wypłaty wynagrodzeń na ostatni dzień w każdym miesiącu, natomiast wg Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wypłaty dokonuje się w okresie od 22 do 28 każdego miesiąca, b) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów kwalifikuje do druków ścisłego zarachowania czeki gotówkowe i arkusze spisu z natury, natomiast Szczególne zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości wskazuje jako druki ścisłego zarachowania czeki gotówkowe i legitymacje ubezpieczeniowe. Zalecenie nr 2 Jednoznacznie określić zasady i terminy przeprowadzania operacji finansowych i kwalifikowania dokumentów do druków ścisłego zarachowania. 3. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych: - brak zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych dotyczących rozrachunków na koniec roku, - zapisy w księgach nie są dokonywane na bieżąco, operacje dotyczące konta podstawowego a mające miejsce w październiku 2004 r. ujęte zostały w księgach rachunkowych w styczniu 2005 r., natomiast dokonywane w grudniu 2004 r. w lutym 2005r, - dowody księgowe poprawiane są niezgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości. Wniosek nr 3 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.) nie dopuszczając do ww. nieprawidłowości. 4. Ewidencją właściwą dla druków ścisłego zarachowania nie objęto wymienionych w Szczegółowych zasadach gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości legitymacji ubezpieczeniowych. 2

W prowadzonej ewidencji brak potwierdzenia odbioru czeków zfśs, natomiast w rubrykach przychód i rozchód każdorazowo dokonywane są wpisy w rubryce przychodu, choć faktycznie dokonywany jest rozchód. Zalecenie nr 4 Prowadzoną ewidencję druków ścisłego zarachowania doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami procedur wewnętrznych. Bezwzględnie egzekwować potwierdzenie przez pobierającego faktu otrzymania czeku gotówkowego. 5. W zakresie kontroli wewnętrznej stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: - brak potwierdzenia przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów do wypłaty, (łączna wartość skontrolowanych i wydatkowanych środków niezgodnie z obowiązującymi procedurami kontroli wynosiła 87.988,95 zł i stanowiła 21,26 % ogółu wydatkowanych środków w roku 2004), - potwierdzanie przez pracowników przeprowadzenia kontroli po wydatkowaniu środków publicznych, - niewystawienie stosowanego w jednostce dokumentu zlecenie wypłaty do realizowanych wynagrodzeń pracowniczych za miesiąc listopad i grudzień 2004 r., oraz styczeń 2005 r., - brak dat przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz zatwierdzenia dokumentu do wypłaty. Zalecenie nr 5 Przestrzegać wymogów zakładowych regulacji określających zasady i formy przeprowadzania kontroli wewnętrznej wydatkowania środków publicznych. Wzmóc nadzór nad sposobem realizacji tej kontroli. 6. W prowadzonych aktach personalnych stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: - błędne przyporządkowanie dokumentów do poszczególnych części akt, - brak potwierdzenia przechowywanej dokumentacji za zgodność z oryginałem, - brak dat złożenia oświadczeń włączanych do akt, - numerowanie dokumentów niezgodnie z opisem zawartości poszczególnych części, - wypowiedzenie warunków pracy głównej księgowej z dnia 30 grudnia 2004 r. nie zawiera potwierdzenia faktu jego otrzymania przez pracownika, - w aktach administracji i obsługi brak potwierdzeń o przyznanych w 2004 r. nagrodach, - brak dokumentu uzasadniającego przyznanie pracownikowi urlopu okolicznościowego, - brak aktualnego zaświadczenia o niekaralności. głównego księgowego. Zalecenie nr 6 Akta personalne doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z r. 1996 nr 62, poz. 286 z późn. zm.) usuwając stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia. 7. Pracownicy obsługi nie złożyli oświadczeń wymaganych art. 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych. (jt.dz. U. z r. 2001 nr 142 poz. 1593 z późn. zm.). 3

Zalecenie nr 7 Wyegzekwować od pracowników ww. oświadczenia. Rozważyć konieczność wyciągnięcia odpowiedzialności dyscyplinarnej wobec pracowników, którzy nie złożyli oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej. 8. Ewidencja czasu pracy nie jest prowadzona na bieżąco i czytelnie. Nie podlega ona kontroli i podsumowaniu rocznemu. Stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia w postaci: - braku potwierdzenia obecności w pracy na dzień kontroli, - braku wskazania normatywnego czasu pracy dziennego i miesięcznego, - określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, - nieodnotowywania w zestawieniu miesięcznym ilości nieobecności w pracy z powodu choroby, - błędnego podliczenia dni wykorzystanego urlopu. Zlecenie nr 8 Ewidencję czasu pracy prowadzić w sposób rzetelny i kompletny. Wzmóc nadzór nad odnotowywaniem przez pracowników obecności w pracy oraz sposobem prowadzenia ewidencji czasu pracy. 9. Nieprawidłowości w sposobie przeprowadzenia i udokumentowania inwentaryzacji, a mianowicie: - nieponumerowanie arkuszy spisu z natury środków trwałych, - brak podziału na pola spisowe, co było wymogiem instrukcji inwentaryzacyjnej, - powołanie w skład komisji inwentaryzacyjnej osoby odpowiedzialnej za prawidłowość ewidencji składników majątkowych i magazyn opałowy, - przeprowadzenie inwentaryzacji programów komputerowych i licencji metodą spisu z natury zamiast drogą weryfikacji sald, - brak podpisów członków komisji inwentaryzacyjnej na zestawieniach zbiorczych arkuszy spisowych, - powtarzającą się numeracja arkuszy spisowych wykorzystanych podczas inwentaryzacji zapasów magazynowych. Zalecenie nr 9 Nie dopuszczać do powstawania wymienionych powyżej nieprawidłowości w przebiegu i przy dokumentowaniu procesu inwentaryzacji. 10. W prowadzonej ewidencji ilościowo- wartościowej (księgi inwentarzowe) stwierdzono następujące uchybienia: - brak określenia miejsca znajdowania się sprzętu, - niechronologiczność zapisów. Zalecenie nr 10 Uzupełnić brakujące dane w ewidencji. Ewidencję prowadzić w sposób chronologiczny. 11. W dokumentacji magazynowej dot. żywienia stwierdzono następujące uchybienia: - dokumenty magazyn wyda z czerwca i grudnia 2004 r. oraz stycznia 2005 r. nie zawierają podpisu dyrektora, co wymagane jest przez zakładową instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, - powtarzająca się numeracja dowodów magazyn wyda, - w zeszycie artykułów wydawanych do kuchni brak potwierdzenia odbioru towarów przez kucharkę, 4

- w dokumentach magazyn przyjmie czerwiec 2004 r. brak zatwierdzenia, natomiast w grudniu 2004 r., styczniu i maju 2005 r. brak dat zatwierdzenia dokumentu przez dyrektora, - numeracja dokumentów magazyn przyjmie w czerwcu 2004 r. nadawana była ręcznie pomimo prowadzenia ewidencji w programie komputerowym. Zalecenie nr 11 Dokumentację magazynu art. żywnościowych prowadzić prawidłowo eliminując stwierdzone uchybienia, wzmóc nadzór nad prowadzoną ewidencją. 12. W dokumentacji magazynowej dotyczącej opału stwierdzono: - na kartotekach brak wskazania dokumentu stanowiącego podstawę rozchodu i przychodu, - brak na dowodach zakupu informacji o przyjęciu opału na magazyn, - brak na dowodach zakupu potwierdzenia faktu ich sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym oraz daty sprawdzenia merytorycznego i zatwierdzenia przez dyrektora, - w księdze pracy kotłowni brak podpisu palacza od 1 września 2004 r. Zalecenie nr 12 W związku z likwidacją z dniem 1 października 2005 r. magazynu opałowego odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. 13. Udzielanie zaliczek niezgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami w tym: - stosowanie wniosków o zaliczkę niezawierających: zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora, określenia rodzaju udzielonej zaliczki (stała bądź okresowa), dat sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzenia zaliczki do wypłaty, - sprawdzanie pod względem merytorycznym wniosków przez intendenta nieupoważnionego wg procedur zakładowych do ww. czynności, - wyznaczenie terminu rozliczenia zaliczki niezgodnego z procedurami zakładowymi, - przypadki braku formalnego wniosku o pobranie zaliczki. Zalecenie nr 13 Przestrzegać regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce w zakresie udzielania pracownikom zaliczek. Niedopuszczać do powstawania ww. uchybień. 14. Nieprawidłowości w dokumentacji stanowiącej rozliczenie zaliczek, a mianowicie: - sprawdzanie dowodów pod względem merytorycznym przez intendenta, pracownika nieupoważnionego do ww. czynności procedurami wewnętrznymi - rozliczanie się przez pracownika niebędącego zgodnie z wnioskiem o zaliczkę zaliczkobiorcą, - brak przyporządkowania wydatków do poszczególnych paragrafów klasyfikacji klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, - brak dat sprawdzenia dokumentu pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzenia przez dyrektora do wypłaty środków pozostałych z rozliczenia, - nieokreślenie kwoty zaliczki i daty jej pobrania na rozliczeniu. Zalecenie nr 14 Zaliczki rozliczać zgodnie z wymogami zakładowych procedur, nie dopuszczać do powstawania ww. nieprawidłowości. 5

15. Brak w dokumentacji finansowej jednostki ostatecznej wersji sprawozdania Rb-30 sporządzonego na dzień 31 grudnia 2004 r. oraz formalnego zatwierdzenia przez kierownika jednostki dokonanych zmian w planach finansowych. Zalecenie nr 15 W dokumentacji jednostki przechowywać właściwe wersje sprawozdań budżetowych. Zatwierdzać pisemnie dopuszczone prawem zmiany w planach finansowych. 16. Kwalifikowanie realizowanych wydatków do niewłaściwych paragrafów. Łączna wartość nieprawidłowo zakwalifikowanych środków w 2004 r. wynosiła 522,50 zł, co stanowi 0,11 % wydatkowanych środków ogółem, natomiast łączna wartość nieprawidłowo zakwalifikowanych środków w 2005 r. wynosiła 1.261,81 zł, co stanowi 0,35 % wydatkowanych do 30 września 2005 r. środków ogółem. Przy podejmowaniu decyzji o uruchomieniu środków jednostka nie dysponowała w 2004 r. wystarczającymi środkami na paragrafach 4410 podróże służbowe krajowe i 4280 zakup usług zdrowotnych a w 2005 r. w paragrafach 3020 wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek oraz 4280 zakup usług zdrowotnych. Jednostka nie planowała w planie finansowym wydatków z 4240, 4280, 4410. Zalecenie nr 16. Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2004 nr 209 poz. 2142 z późn. zm.). Prowadząc gospodarkę finansową stosować art. 24 ust. 3 i art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z póżn. zm.). 17. Wydatkowanie środków na zapłatę podatku dochodowego od osób fizycznych w 2004 r.i 2005 r. przed ustalonym terminem płatności (powyżej trzech dni). Zalecenie nr 17 Podjąć działania eliminujące realizowanie płatności ze znacznym wyprzedzeniem ustalonych terminów. 18. W jednostce nie są prowadzone rejestry zawieranych umów cywilno-prawnych związanych z wydatkowaniem środków publicznych. Umowy nie są parafowane przez głównego księgowego jednostki. Zalecenie nr 18 Zawierane przez jednostkę umowy cywilnoprawne objąć rejestrem, nadając umowom numerację wynikającą z prowadzonej ewidencji. Zobowiązać głównego księgowego do realizacji zadań, o których mowa w art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.). 19. Nieprawidłowości w gospodarowaniu zakładowym funduszem świadczeń socjalnych: - brak preliminarza wydatków z funduszu opartego na zakładowym regulaminie, - nie składanie przez pracowników otrzymujących świadczenia świąteczne wymaganych regulaminem zfśs wniosków o ich przyznanie, - przyznawanie świadczeń rzeczowych pracownikom bez uzasadnienia ich szczególnie trudnej sytuacji materialnej, a emerytom w jednakowej wysokości, bez uwzględnienia ich sytuacji życiowej, materialnej, z pominięciem oświadczeń 6

o dochodach przypadających na członka rodziny, tj. z naruszeniem zapisów zakładowego regulaminu oraz ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zfśs (jt. Dz. U. z r. 1996 nr 70 poz. 335 z późn. zm.), - ustalenie wysokości świadczenia niezgodnie z zał. nr 3 do regulaminu zfśs określającego wysokość świadczeń w poszczególnych progach dochodowych, oraz pominięcie grup świadczeniobiorców osiągających dochody w poszczególnych przedziałach, - realizacja świadczenia rzeczowego w formie pieniężnej, - nieskorygowane błędy formalne we wnioskach składanych przez świadczeniobiorców, - listy przyznawanych świadczeń sporządzane są po dokonaniu wypłaty świadczeń z błędnym oznaczeniem na liście wypłat daty realizacji świadczeń, - stosowanie wzorów umów pożyczki niezgodnych z wymogami zał. nr 5 zakładowego regulaminu zfśs, - brak poręczeń zabezpieczających spłatę udzielonych pożyczek, co narusza rozdział VI pkt 4 regulaminu zfśs, - oprocentowanie pożyczek w wysokości niezgodnej z zakładowym regulaminem, tj. w wysokości 5 % zamiast w przedziale regulaminowym od 0 % do 3 %, - brak wypełnienia wszystkich punktów umowy m.in. określających termin zapłaty pierwszej raty, - umowa pożyczki mieszkaniowej dyrektora podpisana została ze strony pracodawcy przez osobę pełniącą funkcję społecznego zastępcy dyrektora. Zalecenie nr 19 Świadczenia socjalne przyznawać w oparciu o założenia zakładowego regulaminu, przestrzegając obowiązków wynikających z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zfśs (jt. Dz. U. z r. 1996 nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz obowiązujących w jednostce procedur kontroli. Umowę pożyczki mieszkaniowej przedstawiać do potwierdzenia pracodawcy (art. 103 Kodeksu Cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z r. 1964 nr 16 poz. 93 z poźn. zm.). 20.. Uchybienia w prowadzonych raportach żywieniowych: - niewydawanie z magazynu niektórych artykułów składających się na jadłospis, - brak podpisu kucharki na raportach dziennych, - wydawanie artykułów policzalnych w ilości niezgodnej z ilością osób żywionych. Zalecenie nr 20 Wzmóc nadzór w zakresie prowadzonego żywienia i dokumentacji z nim związanej, a w szczególności: - egzekwować potwierdzenie odbioru artykułów przez pracownika odpowiedzialnego, - artykuły żywnościowe wydawać zgodnie z jadłospisem dziennym oraz w ilościach wynikających z liczby osób objętych żywieniem w danym dniu. Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych oraz brak właściwego nadzoru ze strony kierownictwa nad pracownikami. W związku z tym należy wzmocnić nadzór, szczególnie w obszarze wydatkowania środków publicznych i prowadzenia dokumentacji księgowej i pracowniczej poprzez zwiększenie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników ustalonych procedur kontroli wewnętrznej obowiązujących w jednostce, 7

Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 8