Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KG /06 Gliwice, dnia 24 stycznia 2007 r Pani mgr Jadwiga Mazurek Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 39 ul. Obrońców Pokoju 4 w Gliwicach Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) pm@um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 6 lutego do 24 lutego 2006 r. przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG /06 z dnia 2 lutego 2006 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole z dnia 17 lipca 2006 r. podpisanym w dniu 9 października 2006 r. oraz w aneksie z dnia 6 listopada 2006 r. Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) (32) Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli i obejmowała następujący zakres: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową wraz z realizacją zamówień publicznych, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako nieprawidłową. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. W zakresie regulacji wewnętrznych stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: a) Zakładowy Plan Kont ze zmianami: wymienia w opisie kont zespołu 1 Szkołę Podstawową nr 11, wskazuje konto 083, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r nr 153 poz z późn. zm.), określa konto magazyn opałowy i środków czystości pomimo, iż jednostka nie prowadzi gospodarki magazynowej w tym zakresie, nie wskazuje analityki do konta 201. b) Regulamin wynagradzania pedagogów wskazuje terminy wypłat dodatków płacowych (funkcyjny, wychowawstwo, opiekun stażu, motywacyjny) oraz

2 wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźnych zastępstw niezgodnie z art. 39 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r nr 118 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Usunąć wymienione powyżej nieprawidłowości i uchybienia doprowadzając regulacje wewnętrzne do stanu zgodnego z wymogami przepisów prawa i stanem faktycznym. 2. W zakresie prowadzonych ksiąg rachunkowych stwierdzono: dekretacja poszczególnych dowodów księgowych nie wskazuje kwot podlegających ujęciu na wskazanych kontach księgowych, dokonywanie korekt błędnych zapisów księgowych niezgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.), wprowadzanie do ksiąg rachunkowych zapisów korygujących niezgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy wskazanej powyżej, brak zgodności dekretacji na dowodzie księgowym z zapisami dokonywanymi w księgach rachunkowych, przypadki braku ewidencji faktur dotyczących zakupu towarów i usług na koncie rozrachunków, przypadki braku bieżącego ujęcia w księgach operacji dot. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, np. operacje dotyczące stycznia 2005 r. ujmowane były w marcu 2005 r., a odnoszące się do marca i kwietnia 2005 r. księgowane były w maju 2005 r. Zalecenie nr 2 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.) nie dopuszczając do ww. nieprawidłowości. 3. Ujmowanie na kontach 130, 231 wartości niezgodnych z zestawieniami zbiorczymi do list płac za miesiące kwiecień i październik 2005 r. Powyższe nie wpłynęło na wysokość wynagrodzenia wypłaconego poszczególnym pracownikom. Zalecenie nr 3 Realizowane wydatki płacowe wykazywać w księgach rachunkowych w wartościach wynikających z dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę dokonywanego wydatku. 4. Wykazana w księgach zmiana funduszu jednostki w roku 2004 została ustalona w sposób nieprawidłowy, z uwagi na fakt ujęcia w ewidencji otrzymanych darowizn zbiorów bibliotecznych, co narusza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 18 grudnia 2001 r. (Dz. U. z r nr 153 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 4 Operacje wpływające na zmiany funduszu jednostki księgować na koncie 800 zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 5. Zawyżenie w sprawozdaniu finansowym sporządzonym na dzień 31 grudnia 2004 r. stanu aktywów i pasywów poprzez wykazanie w aktywach 2

3 w pozycji należności krótkoterminowe i pasywach w pozycji zobowiązania krótkoterminowe odsetek od zgromadzonych środków na rachunku środków specjalnych, których jednostka na dzień 31 grudnia 2004 r. nie odprowadziła na konto dochodów budżetowych. Zalecenie nr 5 W sprawozdaniu finansowym wykazywać jedynie faktycznie istniejące pasywa i aktywa. 6. W zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania stwierdzono: brak określenia dat wydania druków we wszystkich ewidencjach, brak podpisu osoby odbierającej druki (w ewidencji legitymacji szkolnych, kart rowerowych i motorowerowych), w protokołach zniszczeń świadectw szkolnych brak określenia sposobu zniszczenia druków. Zalecenie nr 6 Ewidencje druków ścisłego zarachowania prowadzić starannie eliminując ww. uchybienia. 7. W zakresie kontroli wewnętrznej stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: liczne przypadki braku potwierdzania przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej (dotyczące głównie roku 2004) oraz zatwierdzenia wydatków do wypłaty przez główną księgową i dyrektora, brak dat sporządzenia, sprawdzenia i zatwierdzenia do wypłaty list prac za miesiące styczeń i październik 2005 r., przypadki dokonywania kontroli merytorycznej przez osobę nieupoważnioną wg procedur zakładowych do takiej czynności, realizowanie wydatków tytułem ubezpieczenia majątku jednostki na podstawie umów, w których w imieniu ubezpieczającego występują pracownicy nieupoważnieni do dokonywania czynności w sprawach zwykłego zarządu, przypadek wypłaty stypendium uczniowskiego w kwocie zawyżonej o 10,00 zł. Zalecenie nr 7 Przestrzegać w jednostce obowiązujących procedur kontroli wewnętrznej. Dokonać zwrotu kwoty zawyżonego stypendium uczniowskiego na konto dochodów budżetowych Miasta Gliwice poprzez konto dochodów jednostki, załączając do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dowód wpłaty ww. należności. 8. W prowadzonych aktach osobowych pracowników stwierdzono: zamieszczanie podań o przyjęcie do pracy w części B zamiast A, brak ponumerowania niektórych dokumentów, nieaktualizowanie kwestionariuszy osobowych w związku ze zmianą danych objętych zapisami w tym dokumencie, dublowanie się numeracji dokumentów, nadawanie numeracji niezgodnej z opisem poszczególnych części akt, brak deklaracji o odpowiedzialności materialnej pracowników prowadzących gospodarkę magazynową, brak świadectw potwierdzających posiadane wykształcenie, brak dat przyjęcia zakresów obowiązków. 3

4 Zalecenie nr 8 Akta personalne pracowników prowadzić zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z r nr 62 poz. 286 z późn. zm.) usuwając ww. nieprawidłowości i uchybienia. 9. W ewidencji czasu pracy stwierdzono: indywidualne karty obecności nie wskazują wymiaru etatu, brak potwierdzenia obecności w pracy w niektórych dniach, nieczytelne poprawki w zapisach ewidencyjnych, błędne podliczanie normatywnego czasu pracy w rocznej ewidencji czasu pracy niektórych pracowników, potwierdzanie wykonania obowiązków służbowych przez główną księgową w czasie, w którym zgodnie z ewidencją czasu pracy była ona nieobecna w pracy. Zalecenie nr 9 Ewidencję czasu pracy prowadzić w sposób rzetelny nie dopuszczając do powstawania ww. nieprawidłowości. 10. W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych stwierdzono: inwentaryzacją nie objęto magazynu artykułów żywnościowych zarówno na dzień 31 grudnia 2004 r. jak i 31 grudnia 2005 r.(wartość wg ewidencji księgowej w 2004 i 2005 r. wynosiła 0,00 zł), dokumentacja inwentaryzacyjna pozostałych składników majątkowych zawierała poniższe uchybienia: brak parafowania arkusza spisu z natury, błędne wskazanie daty przeprowadzenia spisu, brak parafowania zestawień zbiorczych przez członków komisji inwentaryzacyjnej i głównego księgowego, czego wymaga zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna. Zalecenie nr 10 Przestrzegać art. 26 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacją obejmować wszystkie składniki majątkowe, a dokumentację inwentaryzacyjną sporządzać w sposób staranny i zgodny z wewnętrznymi uregulowaniami. 11. W zakresie ewidencji środków trwałych stwierdzono: przyjmowanie na stan poszczególnych środków trwałych z pominięciem dokumentu OT, zamieszczanie na środkach trwałych niekompletnych oznaczeń numerycznych. Zalecenie nr 11 Uzupełnić ww. braki. 12. W prowadzonej ewidencji ilościowo wartościowej pozostałych środków trwałych stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: pozycje rozchodu (w przypadku likwidacji) są powtórzeniem kolejnej pozycji przychodu likwidowanego sprzętu, pozostawianie niezapisanych rubryk, brak określenia miejsca znajdowania się sprzętu, dokonywanie poprawek bez parafy osoby korygującej, 4

5 zamalowywanie wcześniejszych zapisów, nieczytelne poprawki i zalepianie uprzednich zapisów, brak wyceny niektórych składników majątkowych, brak numerów fabrycznych sprzętu technicznego, niezachowywanie chronologicznej kolejności wpisów przychodów i rozchodów, błędne podliczenie stanu wartościowego. Zalecenie nr 12 Ewidencję ilościowo wartościową pozostałych środków trwałych prowadzić rzetelnie eliminując powyższe nieprawidłowości i uchybienia. Uzupełnić ww. braki. 13. W ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych stwierdzono: pozostawianie wolnych, niezapisanych rubryk, wykazywanie rozchodu jako przychód, niepodawanie ilości przychodu. Zalecenie nr 13 Wyeliminować ww. nieprawidłowości i uchybienia. 14. Niespełnienie przez pracodawcę warunków określonych w art Kodeksu Pracy przy powierzaniu pracownikom mienia z obowiązkiem zwrotu. Zalecenie nr 14 Zapewnić pracownikom warunki pracy umożliwiające skuteczne przeniesienie na nich odpowiedzialności za powierzone mienie. 15. W zakresie gospodarki materiałowej stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: ewidencja kartotekowa w 2004 r.: nie zawiera oznaczenia nazwą jednostki oraz rokiem obrotowym, którego dotyczy, nie zawiera kolejnej numeracji stron, na jednej kartotece prowadzone są zapisy dotyczące dwóch lat, numeracja kartotek niezgodna jest z prowadzonym indeksem kartotekowym, kartoteki prowadzone są na rok szkolny a nie obrotowy, dokonywanie zapisów w sposób nieczytelny, liczne skreślenia, zamazywania wcześniejszych zapisów, zestawienia przychodów i rozchodów za m-c styczeń i luty 2004 r. nie były oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej, datą sporządzenia, podpisem intendenta i kierownika świetlicy, a od marca 2004 r. do grudnia 2005 r. niesporządzano zestawień przychodów i rozchodów, niezgodność zapisów na dowodach zakupu z zapisami na kartotekach żywnościowych, występowanie rozbieżności pomiędzy niektórymi zapisami na kartotekach magazynowych z zapisami na dokumentach rozchodu (raport żywieniowy). Zalecenie nr 15 W związku z faktem, iż jednostka zaprzestała prowadzenia magazynu żywnościowego odstępuję od wydania w tym zakresie zaleceń pokontrolnych. 5

6 16. Zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów zachodzi możliwość realizacji dyspozycji bankowych bez udziału dyrektora lub jego zastępcy. Zalecenie nr 16 Dokonać zmian w zakresie upoważnień do realizacji dyspozycji na rachunku bankowym eliminując możliwość wykonywania operacji finansowych w formie tradycyjnej i elektronicznej bez udziału dyrektora lub jego zastępcy. Doprecyzować procedurę dokonywania operacji bankowych w systemie elektronicznym wykluczając możliwość dokonywania akceptacji wstępnej i ostatecznej przez tę samą osobę. 17. W zakresie przyznawania i rozliczania zaliczek stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: wnioski o zaliczkę: brak określenia rodzaju udzielonej zaliczki (stała bądź okresowa), brak oznaczenia wniosków nazwą jednostki organizacyjnej oraz stanowiskiem służbowym zaliczkobiorcy, brak określenia sposobu i terminu wypłaty zaliczki, brak wskazania terminu rozliczenia zaliczki i zgody zaliczkobiorcy na potrącenie z wynagrodzenia kwoty nierozliczonej, rozliczenia zaliczek: brak wskazania imiennie zaliczkobiorcy, rozliczanie dowodami potwierdzającymi wydatkowanie środków przed pobraniem zaliczki, brak wskazania kwot do wypłaty bądź do zwrotu tytułem rozliczanej zaliczki, przekroczenie terminu rozliczenia zaliczki wskazanego we wniosku o jej udzielenie, brak potwierdzenia wypłaty kwoty do zwrotu wynikającej z rozliczanej zaliczki, rozliczanie zaliczek z pominięciem stosownego dokumentu bądź jednocześnie z wnioskiem o pobranie zaliczki. Zalecenie nr 17 Przestrzegać wewnętrznych procedur w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek gotówkowych. 18. W zakresie gromadzenia dochodów budżetowych stwierdzono: błędne zaewidencjonowanie dochodów w księgach rachunkowych poprzez ujęcie wpłat na zimowisko, należności z tytułu najmu pomieszczeń oraz zwrotów wydatków za rozmowy telefoniczne w niewłaściwym paragrafie klasyfikacji budżetowej, odprowadzanie dochodów w latach na konto dochodów Urzędu Miasta w terminach niezgodnych z zarządzeniami Prezydenta Miasta w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice. Zalecenie nr 18 Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r nr 107 poz. 726 z późn. zm.). Dochody budżetowe odprowadzać na konto dochodów Urzędu Miasta w terminach wynikających z zarządzeń Prezydenta Miasta. 6

7 19. W zakresie wynagrodzeń pracowniczych stwierdzono: niearchiwizowanie danych płacowych w komputerowym systemie płacowym, brak zgodności pomiędzy zestawieniami zbiorczymi składników płacowych wypłacanych w latach wynikających z programu płacowego a ich zaewidencjonowaniem w księgach rachunkowych, wypłacanie wynagrodzeń pracownikom administracyjno obsługowym niezgodnie z terminami określonymi w Regulaminie Pracy a pedagogom z naruszeniem terminów określonych w art. 39 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r nr 118 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 19 Zapewnić archiwizowanie danych płacowych oraz zgodność danych programu płacowego z ewidencją ksiąg rachunkowych. Wynagrodzenia pracownicze wypłacać zgodnie z zakładowym Regulaminem Pracy oraz z ustawą z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r nr 97 poz. 674). 20. Kwalifikowanie wydatków w 2004 i 2005 r. do niewłaściwych paragrafów i rozdziałów. Łączna wartość nieprawidłowo zakwalifikowanych środków stanowiła 0,13 % wydatkowanych w 2004 r. środków ogółem oraz 0,05 % wydatkowanych środków w 2005 r. Zalecenie nr 20 Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 21. Regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne oraz dostaw i usług ze znacznym wyprzedzeniem terminu płatności. Zalecenie nr 21 Podjąć działania zmierzające do ograniczenia zjawiska wydatkowania środków w terminach znaczne wyprzedzających ustalony termin płatności. 22. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych, stwierdzone w skontrolowanym postępowaniu: umieszczenie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zapisu, że postępowanie będzie prowadzone z zastosowaniem preferencji krajowych polegających na przeliczeniu ceny wg zasad określanych w 1 ust. 2,3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz. U. z r nr 140 poz. 776); podczas gdy zapis taki jest sprzeczny z obowiązującymi przepisami z zakresu udzielania zamówień publicznych, a powołane wyżej rozporządzenie straciło swą aktualność, używanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określenia oferent, które nie posiada oparcia w ustawie Prawo zamówień publicznych (jt.dz.u. z r nr 164 poz 1163), gdyż zostało zdefiniowane jako wykonawca, 7

8 informacja o wyniku, skierowana do wykonawcy, który wygrał przetarg, nie zawiera wskazania ceny za jaką wybrano jego ofertę, co stanowi naruszenie art. 92 ustawy jw., nie sporządzenie protokołu postępowania, a jedynie dokumentacji podstawowych czynności, co stanowi naruszenie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 marca 2004 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, (Dz. U. z r nr 71 poz. 645), zaniechanie wykluczenia wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych i przypadki zaniechania odrzucenia ofert na podstawie art. 89 ust. 1 pkt.1 i 5 tejże ustawy, pomimo że wykonawca nie dołączył do oferty dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku udziału w postępowaniu i winien być wykluczony z postępowania na podstawie jw. lub też oferta wykonawcy jest sprzeczna z ustawą, a to z kolei musi stanowić podstawę do odrzucenia ofert na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 1 i 5 ustawy jw., zaniechanie wdrożenia procedury określonej w art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych w okolicznościach gdy w postępowaniu wpłynęły 3 oferty, z czego dwie podlegały odrzuceniu, a prowadzone było ono w trybie zapytania o cenę, a tym samym zaistniała okoliczność, w której zamawiający jest zobowiązany wdrożyć procedurę uzupełnienia dokumentów, co stanowi naruszenie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Powyższe uchybienia nie mają wpływu na wynik postępowania. Zalecenie nr 22 Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (jt. Dz.U. z r nr 164 poz.1163) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. 23. W zakresie funkcjonowania środków specjalnych stwierdzono: nie zatwierdzanie przez kierownika jednostki dokonywanych przesunięć w ramach poszczególnych paragrafów, wykazanie w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej poprzez wykazanie w sprawozdaniu Rb-32 na koniec 2004 r. w pozycji przychody i wydatki (w ramach środków specjalnych dot. rozdziału 85412) kwoty 430,20 zł oraz w pozycji wydatki (w ramach środków specjalnych gromadzonych z tytułu darowizn) kwoty 400,00 zł nie znajdujących pokrycia w ewidencji księgowej, prowadzona ewidencja księgowa nie umożliwiła wyodrębnienia wydatków dotyczących środków specjalnych, gromadzonych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (tj. Dz. U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.), wydatkowanie środków bez podstawy prawnej polegające na przekazywaniu na rachunek bankowy wydatków jednostki, w celu finansowania bieżącej działalności w przypadku nie wystarczających środków na koncie działalności podstawowej, przypadki ujęcia w księgach zrealizowanych wydatków niezgodnie z obowiązującą klasyfikacją dochodów i wydatków, dokonywanie licznych poprawek i skreśleń w listach obecności, stanowiących podstawę naliczenia odpłatności za obiady, stwierdzono przypadek braku zawarcia umowy z tytułu najmu pomieszczeń oraz braku karty analitycznej dla kontrahenta, 8

9 regulowanie należności z tytułu zawartych umów na najem pomieszczeń niezgodnie z terminami płatności określonymi w umowach; od zaległości jednostka nie naliczała odsetek, brak ujęcia w księgach należności na koniec roku 2004 z tytułu najmu pomieszczenia zgodnie z zawartą umową nr 17/2004 na kwotę100,00 zł, uzyskane w styczniu 2005 r. dochody z tytułów objętych środkami specjalnymi jednostka odprowadziła na konto dochodów Miasta Gliwice w kwocie wyższej niż wynikająca z ewidencji księgowej. Zalecenie nr 23 W związku z uchwałą Rady Miejskiej nr XXVII/715/2005 z dnia 27 stycznia 2005 r. o likwidacji środków specjalnych odstępuję od wydania zaleceń pokontrolnych. 24. W zakresie funkcjonowania dochodów własnych stwierdzono: brak formalnego zatwierdzania przez kierownika jednostki zmian w planach finansowych, wydatkowanie środków bez podstawy prawnej polegające na przekazywaniu na rachunek bankowy wydatków jednostki, w celu finansowania bieżącej działalności w przypadku nie wystarczających środków na koncie działalności podstawowej, przekazanie na rachunek dochodów własnych niewykorzystanych środków z konta podstawowego w kwocie 1.169,39 zł, przeznaczanie środków w wysokości 4.023,92 zł na wynagrodzenia bezosobowe, co było niezgodne z uchwałą Rady Miejskiej nr XXVII/715/2005 z dnia 27 stycznia 2005 r. o utworzeniu dochodów własnych. Zalecenie nr 24 Zmiany w planie finansowym dochodów własnych dokonywać na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki. Środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku dochodów własnych wydatkować zgodnie z przeznaczeniem określonym w uchwałach Rady Miejskiej. Wydatki publiczne ponosić na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki z uwzględnieniem zmian zatwierdzonych przez organ prowadzący. Przelaną bez upoważnienia kwotę 1.169,30 zł z konta podstawowego na rachunek dochodów własnych zwrócić z konta dochodów własnych poprzez konto dochodów jednostki na rachunek dochodów Urzędu Miasta Gliwice. Do sprawozdania z realizacji zaleceń dołączyć kserokopię przelewu. Naliczać odsetki od nieterminowo regulowanych należności. Ich ewentualnego umorzenia dokonywać na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki wydanej zgodnie z posiadanymi upoważnieniami. 25. Wykazanie w sprawozdaniu budżetowym Rb-N na dzień 31 grudnia 2005 r. należności wymagalnych w kwocie niższej od wynikającej z ewidencji księgowej, różnica wynosiła 897,76 zł, a w sprawozdaniu Rb-N na dzień 31 grudnia 2004 r. należności w kwotach niezgodnych z ewidencją księgową. Zalecenie nr 25 Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z r nr 113 poz. 770) sporządzając sprawozdania rzetelnie wyłącznie w oparciu o dane wynikające z bieżąco prowadzonej ewidencji księgowej. 9

10 26. Zawierane umowy cywilnoprawne nie są kolejno numerowane, numeracja nie wynika z prowadzonego rejestru. Zalecenie nr 26 Zawieranym umowom cywilnoprawnym nadawać numerację wynikającą z prowadzonych rejestrów umów. 27. Jednostka nie prowadzi na bieżąco zapisów na kontach pozabilansowych: 996 Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych i 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, a ewidencja szczegółowa do konta 996 nie jest prowadzona. Zalecenie nr 27 Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r nr 142 poz. 1020). 28. W zakresie gospodarowania zfśs stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: nieterminowe przekazanie II raty odpisu podstawowego na zfśs za rok 2005 r., brak preliminarza wydatkowania środków z funduszu wymaganego zakładowym regulaminem, w zakresie przyznawanych świadczeń socjalnych: stosowanie wniosków o udzielenie zapomogi do różnego rodzaju świadczeń socjalnych, różnicowanie świadczeń w zależności od wymiaru zatrudnienia w jednostce, nie uwzględniając sytuacji materialnej i życiowej świadczeniobiorcy, dokonywanie nieparafowanych poprawek w zawieranych umowach pożyczek mieszkaniowych, brak jednolitego sposobu naliczania odsetek od udzielonych pożyczek, poręczanie pożyczek mieszkaniowych niezgodnie z wymogami zakładowego regulaminu, dopuszczając do poręczania większej ilości pożyczek niż dwie przez danego pracownika, przyznanie zapomogi socjalnej z pominięciem decyzji komisji socjalnej, wyrażonej w protokole zgodnie z zakładową procedurą. Zalecenie nr 28 Bezwzględnie przestrzegać ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zfśs (jt. Dz. U. z r nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz zakładowego regulaminu eliminując nieprawidłowości i uchybienia w wydatkowaniu środków funduszu. Środki tytułem odpisu na zfśs przekazywać w ustawowych terminach. 29. W zakresie prowadzonej dokumentacji żywieniowej stwierdzono: niesporządzenie raportów za okres od 20 października do 31 grudnia 2004 r., niezamieszczanie dat sporządzenia dziennych raportów w 2005 r., błędne oznaczenie stron kartotekowych w raportach żywieniowych, występowanie rozbieżności pomiędzy składem dziennych jadłospisów oraz ilością wydawanych artykułów ze stanem liczebnym osób żywionych i rodzajem posiłków. 10

11 Zalecenie nr 29 Z uwagi na przekazanie z dniem 1 stycznia 2006 r. obsługi żywienia firmie cateringowej odstępuję od wydania zalecenia pokontrolnego. Przyczyną powstałych nieprawidłowości był brak stosowania przez kierownictwo jednostki obowiązujących standardów w zakresie kontroli wewnętrznej oraz przyjęcie niewłaściwych zasad gospodarowania środkami publicznymi. W związku z powyższym należy wzmóc nadzór nad realizacją procedur kontroli wewnętrznej oraz wprowadzić monitoring płatności, umożliwiający terminowe zabezpieczenie niezbędnych środków na regulowanie zaciągniętych zobowiązań. Z uwagi na nieprawidłowości noszące znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, opisane w pkt 24 tiret 4 będzie prowadzone odrębne postępowanie. Anuluje się wystąpienie pokontrolne z dnia 23 listopada 2006 r. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 11