PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 20 kwiecień 2012 r. nr kor. UM /2012 SZKOŁA PODSTAWOWA NR 16 ul. KILIŃSKIEGO GLIWICE W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 18 stycznia 2012 r. do 20 lutego 2012 r. w Szkole Podstawowej nr 16 w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 16 stycznia 2012 r. Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 7 marca 2012 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania przepisów i procedur dotyczących: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury dotyczące: - bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, - organizacji pracy, natomiast nie są przestrzegane przepisy i procedury w zakresie: - dysponowania środkami budżetowymi, - gospodarowania mieniem.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Wydatkowanie w trakcie 2011 r. środków na wynagrodzenia, w wysokości wyższej od wynikającej z zatwierdzonych planów finansowych, co skutkowało istotnym przekroczeniem planów finansowych (m. in. o kwotę do ,10 zł), czym naruszono zasady określone w art. 44 ust 1 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Nie dopuszczać do wydatkowania środków, nie mając odpowiedniego zabezpieczenia środków w planie finansowym. 2. Zaciągnięcie w 2011 r. zobowiązań finansowych na kwotę 2.321,99 zł, przy braku zabezpieczonych środków w planie finansowym, czym naruszono zasady określone w art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Nie dopuszczać do zaciągania zobowiązań finansowych nie mając zabezpieczonych środków w planie finansowym. 3. Opłacenie składek za miesiąc lipiec 2011 r.: a) na Fundusz Pracy w wysokości niższej od należnej o kwotę 134,75 zł, co stanowi naruszenie przepisów art. 104 ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz.U. z 2008 r., nr 69, poz. 415 z późn. zm.) w związku z art. 29 ustawy budżetowej na rok 2011 z dnia 20 stycznia 2011 r. (Dz. U. z 2011 r., nr 29, poz. 150), b) na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości niższej od należnej o kwotę 274,74 zł, co stanowi naruszenie art. 79 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tj. Dz. U. z 2008 r., nr 164, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 3 Składki opłacać terminowo i w wysokościach wynikających z prawidłowego naliczenia. 4. W okresie objętym kontrolą jednostka nie naliczała przysługującego jej wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jt. Dz. U. z 2009 r., nr 205, poz z późn. zm.) oraz przysługującego jej zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu 2

3 terminowego wpłacania podatków na podstawie art. 28 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (jt. Dz. U. z 2005 r., nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Zalecenie nr 4 Przestrzegać art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Dokonać naliczenia należnego ww. wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz z późn. zm.): art. 20 ust. 2 w związku z przypadkami dokonywania zapisów nie opartych na dowodach księgowych, art. 21 ust. 1 - w związku z przypadkami ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych nie sprawdzonych pod względem merytorycznym, art. 23 ust. 1 - w związku z dokonywaniem zapisów w księgach rachunkowych w sposób pozwalający na późniejsze dopiski lub zmiany oraz art. 25 ust. 1 pkt 2) - w związku z poprawianiem błędów w zapisach księgowych z naruszeniem zasad określonych w ww. ustawie, art. 23 ust. 2 w związku z przypadkami braku w zapisach księgowych opisu ujętych operacji i wskazania kont przeciwstawnych, art. 24 ust. 2 w związku z przypadkami ujmowania w księgach rachunkowych operacji w sposób nie odzwierciedlający stanu rzeczywistego. Zalecenie nr 5 Podjąć działania mające na celu prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami. W szczególności stosować procedury i środki chroniące zapisy księgowe przed ich modyfikacją. 6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) brak ujęcia w ewidencji księgowej należności wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S za 2011 r. co narusza zapisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861), b) wykazanie w sprawozdaniach Rb-34S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r. kwot niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co stanowi naruszenie przepisów 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20, poz. 103). 3

4 Zalecenie nr 6 Wszystkie należności ewidencjonować na odpowiednich kontach, a w sprawozdaniach wykazywać dane zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 7. W zakresie ustalania, dochodzenia i pobierania należności: a) nienaliczanie i nieewidencjonowanie odsetek od nieterminowych płatności za korzystanie z posiłków oraz za wynajem pomieszczeń na koniec każdego kwartału, co narusza przepisy art. 40 ust. 2 pkt) 3 ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.), b) nieewidencjonowanie przychodów z tyt. zawartych umów najmu na koncie 201- rozrachunki z odbiorcami i dostawcami czym naruszono art. 40 ust. 2 pkt 2) ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 z późn. zm.), c) wystawienie faktur za najem w zaniżonej wysokości o kwotę ogółem 52,50 zł. Zalecenie nr 7 Odsetki od nieterminowych płatności naliczać i ewidencjonować zgodnie z ww. ustawą. Należności z tyt. zawartych umów najmu ewidencjonować na koncie 201. Naliczyć i wyegzekwować należności z tyt. najmu. 8. Przekroczenie rocznej kwoty wydatków na dodatki motywacyjne dla nauczycieli za 2011 r. o kwotę 1.758,40 zł w porównaniu do prawidłowego wyliczenia, co narusza ustalenia zawarte w piśmie zastępcy Prezydenta Miasta Gliwice nr ED/4317/6/10/KB z dnia 22 stycznia 2010 r. Zalecenie nr 8 W 2012 r. dostosować wydatki na dodatki motywacyjne do wytycznych organu prowadzącego określonych w piśmie zastępcy Prezydenta Miasta Gliwice nr ED/4317/44/11/KB z dnia 29 grudnia 2011 r. 9. Przypadki zawyżenia podstawy wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego w związku z wliczeniem: a) wypłaconych należności z tytułu przebywania pracowników na urlopie okolicznościowym oraz opiece nad dzieckiem, b) jednorazowej premii uznaniowej 4

5 co narusza art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z r. 1997, nr 160, poz z późn. zm.) Zalecenie nr 9 Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2011 r. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 10. Zaniżenie odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2011 r. o kwotę ,00 zł, co narusza art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z r nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.- Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.). Zalecenie nr 10 Wysokość odpisu ustalać zgodnie z obowiązującymi przepisami. 11. Zakwalifikowanie w 2011 r. wydatków na ogólną kwotę 3.672,60 zł do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, tj. z naruszeniem zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.) oraz zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie: szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników. Zalecenie nr 11 Wydatki klasyfikować zgodnie z ww. rozporządzeniem. 12. W zakresie terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań: a) dokonywanie wydatków z przekroczeniem terminów płatności (od 10 do 63 dni) w łącznej wysokości 2.058,50 zł, co narusza art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy o finansach publicznych, b) dokonywanie płatności zobowiązań więcej niż 1 dzień przed terminem ich wymagalności (od 2 do 13 dni) w łącznej wysokości ,63 zł, co narusza zasady wynikające z zarządzeń organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów i wydatków oraz nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 5

6 Zalecenie nr 12 Bezwzględnie przestrzegać obowiązujących terminów płatności. 13. Nieprzestrzeganie zasad planowania i realizacji harmonogramu wydatków określonych w zarządzeniach organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów i wydatków oraz nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów z uwagi m.in. na zamawianie środków w wysokościach innych aniżeli wynikają z realizowanych zobowiązań. Zalecenie nr 13 Bezwzględnie przestrzegać zasad planowania i realizacji harmonogramu wydatków. 14. Przypadki dokonywania wydatków i zaciągania zobowiązań bez zachowania wewnętrznych procedur kontroli finansowej: a) brak opisu dowodów księgowych, b) brak adnotacji z jakiej podziałki szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków będzie ponoszony wydatek oraz stopień wykorzystania środków finansowych w danym paragrafie i podanie wysokości planu, c) brak dokonywania przez główną księgową wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym (parafowania umów zawieranych przez szkołę), co narusza przepisy art. 54 ust. 1 pkt 3a) ustawy o finansach publicznych. Zalecenie nr 14 Dostosować zapisy dot. procedur kontroli do faktycznych potrzeb jednostki oraz bezwzględnie ich przestrzegać. 15. Nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych oraz prowadzenia ewidencji księgowej i ilościowo-wartościowej środków trwałych i księgozbioru bibliotecznego polegające m.in. na.: a) braku na kartach środków trwałych informacji dotyczących: daty przyjęcia środka trwałego do użytkowania, charakterystyki środka trwałego, w tym opisu części składowych, numerów dokumentów księgowych będących podstawą dokonania zapisów w ewidencji, wskazania grupy, podgrupy i rodzaju klasyfikacji środków trwałych rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz.U. z r nr 242, poz. 1622), b) braku odrębnych kart środków trwałych dla poszczególnych zespołów komputerowych, 6

7 c) przypadkach ewidencjonowania składników majątkowych niezgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/2010 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, d) braku uzgodnienia stanów wynikających z ewidencji ilościowo-wartościowej podstawowych, pozostałych środków trwałych, księgozbioru, wartości niematerialnych i prawnych z ewidencją księgową kont 011, 013, 014, 020 na dzień 31 grudnia 2011 r., co narusza art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości, e) braku zgodności pomiędzy ewidencją ilościowo wartościową księgozbioru prowadzoną w księdze księgozbioru a ewidencją księgową na dzień 31 grudnia 2010 r. oraz braku wyceny książek otrzymanych w drodze darowizny, co narusza art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, f) dokonaniu inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych poprzez spis z natury, co narusza art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, g) niedotrzymaniu ustawowego terminu przeprowadzenia inwentaryzacji podstawowych, pozostałych środków trwałych i księgozbioru, czym naruszono zasady określone w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 15 Wyeliminować ww. nieprawidłowości w ewidencji środków trwałych oraz księgozbioru. Przeprowadzić pełną inwentaryzację składników majątkowych jednostki według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. zgodnie z przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. 16. Brak informowania organu prowadzącego o zawartych umowach najmu, co narusza art. 43 ust. 2 pkt. 3) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz.U. z r. 2010, nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Zalecenie nr 16 Dokonywać zawiadamiania organu nadzorującego o oddaniu nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie zgodnie z ww. przepisami. 17. Przypadki braku wstępnego badania lekarskiego wymaganego art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz przekraczania wyznaczonych przez lekarza terminów dokonywania okresowych badań lekarskich przez pracowników. Zalecenie nr 17 Skierowania na badania lekarskie wydawać pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem oraz nie dopuszczać do pracy pracowników bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 7

8 18. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przypadki niedotrzymania terminów prowadzenia szkoleń okresowych, co narusza 15 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z r. 2004, nr 180, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 18 Szkolenia okresowe przeprowadzać zgodnie z ww. przepisami. 19. Prowadzona książka obiektu budowlanego nie spełnia wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., nr 120, poz. 1134) w uwagi na brak wszystkich wpisów dotyczących przeprowadzonych badań i kontroli stanu technicznego i remontów w okresie użytkowania obiektu a wpisy nie zawierają ważnych ustaleń zawartych w dokumencie będącym przedmiotem wpisu oraz danych identyfikujących osobę, która dokument wystawiła (imię i nazwisko, nr uprawnień osób przeprowadzających poszczególne kontrole). Zalecenie nr 19 Książkę obiektu budowlanego prowadzić zgodnie z ww. przepisami, uzupełnić brakujące dane. 20. W zakresie regulacji wewnętrznych stwierdzono następujące uchybienia: a) w obowiązującej polityce rachunkowości: nie podano informacji o wersji i dacie przyjęcia do stosowania programu księgowego QWANT i QWARK oraz nie opisano systemu informatycznego służącemu prowadzeniu ewidencji zbiorów bibliotecznych art. 10 ust. 1 pkt 3c) ustawy o rachunkowości, zapisy dotyczące zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątkowych pozostają w sprzeczności z zarządzeniem Prezydenta Miasta Gliwice nr 79/10 z dnia 15 grudnia 2010 r. np.: w zakresie zasad umarzania, ulepszania składników majątkowych, nie określono w jaki sposób będą oznaczane dla celów ewidencyjnych środki trwałe art. 10 ustawy o rachunkowości, nie opisano systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów art. 10 ust. 1 pkt 4) ustawy o rachunkowości, b) w aneksie do regulaminu premiowania pracowników samorządowych niebędących nauczycielami zatrudnionych w Szkole Podstawowej nr 16 nie określono kwoty funduszu premiowego na 2011 r. Zalecenie nr 20 Usunąć ww. uchybienia występujące w regulacjach wewnętrznych. 8

9 Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 9