(PM36) Wnioski i zalecenia. L W zakresie sprawności organizacyjnej 1. "Polityka rachunkowości jednostki oraz Instrukcja gospodarowania majątkiem zawie

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW G'iwiœ 25.01, 2315 ` l IIlIIIIlIIIIllIIIIIllIIlllIllIIlIII Pani Bogusława Nieckarz. Przedszkole Miejskie nr 36 ul. Sztabu Powstańczego 56C Gliwice LILZwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.g iwice.p W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE PoKONTROLNśdotyczące kontroli przeprowadzonej od 27 października do 20 listopada 2015 r. w Przedszkolu Miejskim nr 36 w Gliwicach, przy ul; Sztabu Powstańczego 56C przez pracowników _wydziału Kontroli 'i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 17 grudnia 2015 r. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora zatrudniona była pani Bogusława Nieckarz. ', Temat kontroli - p - Ewidencja i" inwentaryzacja` środków tnnałych' oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zgodność gospodarowania finansami z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. D2.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.), przestrzeganie polecenia służbowego 5/14. Zakres kontroli Kontrolą objęto: ' a) środki trwałe (bez budynków ibudowli) oraz wartości niematerialne i prawne 0 wartości bilansowej ,10 zł, b) należności Z tytułu _. opłat za korzystanie ze stołówki szkolnej i z wychowania przedszkolnego o łącznej wartości 3.801,00 zł, c) wydatki o łącznej wartości ,86 zł. I, :E Metropolia nä? Silesia» Ocena działalności kontroiowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą poza wyjątkami opisanymi w dalszej części wystąpienia jednostka przestrzegała obowiązujących przepisów iprocedur, zapewniła wiarygodność sprawozdań budżetowych i finansowych oraz ochronę zasobów poprzez nadzór nad użytkowanym mieniem.

2 (PM36) Wnioski i zalecenia. L W zakresie sprawności organizacyjnej 1. "Polityka rachunkowości jednostki oraz Instrukcja gospodarowania majątkiem zawierają zapisy niezgodne z pkt 3 i 19a zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice 2 dnia 15 grudnia 2010 r. z późn. zm. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku oraz wydatków majątkowych przez miejskie jednostki organizacyjne. 2. W Instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki znajdują się zapisy niezgodne z przyjętą powszechnie praktyką przeprowadzania inwentaryzacji dot. osób uprawnionych do kontroli prawidłowości przeprowadzenia spisu z natury. W dokumencie wskazano, że osobami takimi mogą być członkowie komisji inwentaryzacyjnej. Zalecenia nr 1-2 Wprowadzić zmiany do regulacji wewnętrznych. 3. Brak powierzenia pracownikowi w formie pisemnej obowiązków w zakresie ustalania egzekwowania opłat za pobyt i wyżywienie dzieci w przedszkolu. Zalecenie nr 3 Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z r poz. 84), powierzyć pracownikowi odpowiedzialność w ww. zakresie. 4. Błędny sposób naliczania odsetek z tytułu odpłatności za pobyt i wyżywienie dzieci w przedszkolu. Zalecenie nr 4 Zapewnić prawidłowe naliczanie odsetek. 5. W zawieranych umowach zlecenie brak określenia terminu wypłaty wynagrodzenia. Zalecenia nr 5 Nie dopuszczać do występowania ww. sytuacji w przyszłości. 6. W regulacjach wewnętrznych jednostki ujęto zapisy dot. odpłatności za wyżywienie pracowników jednostki. Zgodnie z wyjaśnieniemkierownika jednostki pracownicy nie korzystają z żywienia w placówce. Zalecenie nr 6 _ W związku z podjęciem skutecznych działań korygujących w obszarze opisanym w- pkt. 7 nie dopuszczać do ww. sytuacji w przyszłości. LW zakresie przestrzegania przepisów i procedur 7. Naruszenie zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.) w: a) art. 3 ust. 1 pkt. 14) - w związku z zakwaliñkowaniem do wartości niematerialnych i prawnych aktualizacji oprogramowania, oprogramowania systemowegooraz brakiem ujęcia w ewidencji oprogramowania Qwant, Qwark zakupionego w 2001 r.,

3 (PM35) b) art. 10 ust. 1 pkt 3c) - w związku z brakiem wskazania w polityce rachunkowości programu płacowego OPTIVUM, ' c) art. 12 ust. 2 pkt 1) i pkt 4) i art. 15 ust. 5 - w związku z brakiem zamknięcia ksiąg rachunkowych dotyczących roku 2013 i 2014, ci) art. 18 ust. 2 - w związku z brakiem sporządzenia zestawienia said inwentaryzowanej grupy składników aktywów na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, e) art. 26 ust. 1 pkt 3) - w związku z przeprowadzeniem inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w 2014 r. w postaci spisu z natury, f) art w związku z brakiem ujawnienia i wyjaśnienia różnic między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych po przeprowadzonej inwentaryzacji w 2012 r., I 9) art. 28 ust. 2 - w związku z wyceną 2 środków trwałych w cenie zakupu zamiast w cenie nabycia, _ 11) art. 32 ust. 1 ~ w związku z ujęciem w ewidencji majątkowej dwóch wydatków na kwotę 7.490,00 zł i dokonywaniem od nich odpisów amortyzacyjnych przed całkowitym rozliczeniem inwestycji i przyjęciem kompletnego środka trwałego do używania.. ` 8. Naruszenie zasad określonych w rozporządzeniu Rady_ Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Srodków Trwałych, w- związku z niewłaściwym zakiasyiikowaniern środków trwałych. 9. Naruszenie zasad określonych w poleceniu służbowym nr 5/14 Prezydenta Miasta Gliwice 2 dnia 20 marca 2014 r. z późn. zm. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo - księgowych w miejskich jednostkach budżetowych, o których mowa w: r a) ust. 1 pkt 2b b w związku z brakiem umieszczania na dowodach księgowych dat zatwierdzenia wydatków do wypłaty, b) ust. 1 pkt 1d i 1f~ w związku z brakiem działań zapewniających: - zamykanie ksiąg rachunkowych na zasadach określonych ustawą o rachunkowości, = ' - kompletną archiwizację ksiąg rachunkowych. 10. Naruszenie zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) w:. ' a) art. 42 ust. 5 - wzwiązku z ustaleniem należności z tytułu opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego w zawyżonej wysokości 0 kwotę 24,00 zł, b) art. 44 ust. 3 pkt 3 - w związku z 4 przypadkami dokonania wydatków po wymaganym terminie płatności, w 1 przypadku zapłaty naliczonych odsetek dokonała główna księgowa ze środków własnych; łączna wartość zapłaconych zobowiązań po terminie nie przekraczała kwoty, o której mowa w przepisach o naruszeniu dyscypiiny finansów publicznych, `c) art. 54 ust. 1 - w związku z brakiem pisemnego potwierdzenia przez główną księgową kontroli finansowej 12 umów.. _. 11.Naruszenie zasad określonych w załączniku nr 1 do zarządzenia organizacyjnego nr-58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów - w związku z 15 przypadkami dokonywania wydatków ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności na ogólną kwotę ,48 zł. 12. Naruszenia zasad określonych w zarządzeniu dyrektora jednostki z dnia 14 kwietnia 2014 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień do 30 tys. euro w Przedszkolu Miejskim nr 36 w Gliwicach - w związku z przypadkiem nieprzestrzeganiem w pełni zasad przeprowadzenia udokumentowanej analizy rynku przy wyborze wykonawcy. 13.Naruszenie zasad określonych w piśmie ED w związku z przypadkami nieprzekazania w ustalonym terminie wpływów z tyi:. opłat za pobyt dziecka w przedszkolu z rachunku dochodów wydzielonych na rachunek budżetu. 14. Naruszenie zasad określonych w. zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 Prezydenta Miasta z dnia 3 września 2010 r. zpóżniejszymi zmianami w sprawie zapisów 3

4 _ KAW (PM36) określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne '- z uwagi na brak w Gumowach wymaganych zapisów. 15.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 70/08 Prezydenta Miasta z dnia 21 sierpnia 2008 r. z późniejszymi zmianami w sprawie zasad udzielania zgody na obrót wierzytelnościami wynikającymi z zamówień publicznych iumów zawieranych przez jednostki organizacyjne Miasta Gliwice nieposiadające osobowości prawnej - z uwagi na brak w 3 umowach wymaganych zapisów. 16.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice 2 dnia 15 grudnia 2010 r. z późniejszymi zmianami w związku z: a) zakwaliñkowaniem do niewłaściwego paragrafu wydatków na łączną kwotę 9.772,69 zł oraz na niewłaściwym koncie majątkowym wydatków na kwotę 5.024,00 zł, b) ujęciem na koncie majątkowym 011 wydatku remontowego na kwotę ,00 zł, c) brakiem zaewidencjonowania na koncie 013 wydatków na łączną kwotę 861,56 zł o wartości jednostkowej poniżej 500,00 zł. Zalecenia nr Podjąć dzialania zapewniające przestrzeganie obowiązujących przepisów i procedur oraz zawartych umów. 2. W związku z przypadkiem, o którym mowa w pkt?3) dokonać prawidłowej klasyñkacjiwartości niematerialnych i prawnych oraz korekty na koncie W związku z przypadkiem, o którym mowa w pkt 7b) uzupełnić Politykę rachunkowości o dane określone w art. 10 ust. 1 pkt 3c) ustawy o rachunkowości. 4. Skorygować naliczenie oplat, o których mowa w pkt 10a). 5. W związku z przypadkami o których mowa w pkt: 79, 16, zaewidencjonować wydatki w prawidłowej wysokości oraz dokonać korekty na odpowiednich kontach majątkowych. III. W zakresie wiaugodności sprawozdań' 17.W.zakresie zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego - konto 998, przypadki: ' - a) braku bieżącego prowadzenia ewidencji, b) prowadzenia ewidencji na podstawie niewłaściwych dowodów księgowych (faktur częściowych zamiast zawartych umów określających wartość ;zamówienia), V Zalecenie nr 17 Zapisów w księgach rachunkowychpokonywać zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy zdnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. zr. 2013, poz. 330 zpóźn. zm.) 1' z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. wsprawie szczegółowych zasad rachunkowości [...] (j.t. Dz. U. z r poz. 289). IV. W zakresie ochrony zasobów 18. Przypadki ñzycznego oznaczania środków trwałych: a) w sposób nie gwarantujący trwałości nadanego numeru inwentarzowego, b) tym samym numerem inwentarzowym różnych składników majątku, c) niepełnym numerem inwentarzowym. Zalecenia nr 18, Dokonać właściwego oznaczenie środków trwałych w jednostce. 4

5 (PM35) 19.Przypadki braku na dokumentach OT podpisu osoby przyjmującej środek trwały na stan oraz osoby, której powierza się pieczę nad przyjętym środkiem trwałym, Zalecenie nr 19 Uzupełnić brakujące zapisy na dokumentach oraz nie dopuszczać do ww. sytuacji w przyszłości. Od oceny, wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie osposobie realizacji zaleceń pokontrolnych (odnoszące się do poszczególnych wniosków) należy przedłożyć do wydziału Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające sposób wykonania zaleceń pokontrolnych o numerach 1, 2 oraz 7-16 pkt 2, 3, 4 i 5. Żup. Prez cieni:: Miasto Se ewiosio An rzal Karasiński