Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KAW-0717/18/10 Gliwice, r. Prezydent Miasta Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 Tel Fax Pan Tomasz Rudzki Prezes Klubu Sportowego CARBO GLIWICE ul. Lekarska 5 nr kor. UM /2010 W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW-0717/18/10 Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 Tel Fax Biuro Obsługi Interesantów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 21 września do 11 października 2010 r. w Klubie Sportowym CARBO - GLIWICE przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW /10 z dnia 22 września 2010 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 25 października 2010 r. Przedmiot kontroli. Kontrola dotyczyła realizacji zadań zleconych przez Miasto Gliwice na podstawie umów: - KP/10/41200/33/206 z dnia 27 stycznia 2010 r. na realizację zadania publicznego w dziedzinie kultury fizycznej i sportu pn. Szkolenie sportowe dzieci i młodzieży w piłce nożnej, - KP/10/41200/33/1/207 z dnia 27 stycznia 2010 r. na realizację zadania publicznego w dziedzinie kultury fizycznej i sportu pn. Szkolenie sportowe dzieci i młodzieży sekcja szachowa.

2 Ocena działalności kontrolowanej jednostki. realizacja zadań z zakresu kultury fizycznej przebiega zgodnie z zawartymi umowami i złożonymi ofertami, otrzymane środki z dotacji są przeznaczone na realizację zadań, poza przypadkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, ewidencja księgowa prowadzona jest w oparciu o dowody źródłowe potwierdzające wystąpienie określonych operacji gospodarczych. Wnioski i zalecenia 1. Brak prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, co wymagane jest przez 6 zawartych umów. Zalecenie nr 1 Wprowadzić wyodrębnioną dokumentację finansowo księgową środków finansowych otrzymanych w ramach dotacji na realizację zadania. 2. Brak polityki rachunkowości, o której mowa w art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Opracować politykę rachunkowości określającą m. in. sposób prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby rozliczenia dotacji. 3. W trakcie realizacji zadania określonego umową nr KP/10/41200/33/206 z dnia 27 stycznia 2010 r., ale przed terminem sporządzenia i dostarczenia sprawozdania końcowego z realizacji zadania, wydatkowanie środków przekazanych w ramach dotacji na bieżącą działalność, tj. niezgodnie z przeznaczeniem określonym w zawartej umowie przez udzielającego dotację.

3 Zalecenie nr 3 Środki finansowe otrzymane w ramach dotacji wydatkować zgodnie z przeznaczeniem określonym w zawartej umowie. Dokonać zwrotu na rachunek bankowy dotacji środków niewykorzystanych na cele określone w umowie. 4. W złożonym sprawozdaniu częściowym do Wydziału Kultury i Promocji Miasta Gliwice stwierdzono: a) przypadek braku ujęcia w rozliczeniu wydatku na kwotę 275,96 zł opisanego, jako finansowanego ze środków udzielonej dotacji, b) 2 przypadki ujęcia rachunków do umów o dzieło w poczet rozliczenia ze środków własnych, zamiast jak to wynika z opisu w poczet rozliczenia ze środków dotacji, c) 3 przypadki ujęcia zobowiązań w poczet rozliczenia ze środków dotacji, zamiast jak to wynika z opisów dokumentacji źródłowej ze środków własnych, d) przypadek błędnego zapisu dotyczącego wysokości wydatkowania środków własnych (wpisano kwotę 139,40 zł, natomiast dokumentacja źródłowa wskazuje na kwotę 139,39 zł). Zalecenie nr 4 Opis dokumentów przedstawianych do rozliczenia dotacji doprowadzić do zgodności ze stanem faktycznym. 5. W zakresie wydatkowania środków pochodzących z dotacji na realizację zadań stwierdzono: a) brak opisów na dowodach księgowych dot. wskazywania osób otrzymujących odzież i obuwie sportowe, b) na indywidualnych kartotekach rozdysponowania sprzętu sportowego brak potwierdzenia podpisem odbioru odzieży i obuwia sportowego przez zawodników. Zalecenie nr 5 W zakresie wydatkowanych środków z dotacji zaleca się: a) na dowodach księgowych wskazywać osoby, którym przekazano ubiór sportowy, b) uzupełnić karty poszczególnych zawodników.

4 6. Przypadki braku opisania dokumentów finansowych (środki własne) rozliczanych w ramach dotacji w sposób wskazany we wzorze sprawozdania stanowiącym zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z r. 2005, nr 264, poz. 2207). Zalecenie nr 6 Dowody księgowe dokumentujące wydatki rozliczone w ramach dotacji opisywać jednolicie w sposób wskazany ww. rozporządzeniu. 7. Przypadki kwalifikowania w poczet rozliczenia udzielonej dotacji wydatków poniesionych przed zawarciem umowy oraz przed terminem rozpoczęcia realizacji zadań określonych w umowach: a) ze środków własnych na kwotę: 6.996,10 zł (sekcja piłki nożnej), 833,73 zł (sekcja szachowa), b) ze środków dotacji na kwotę: 1.891,99 zł (sekcja piłki nożnej), c) zaliczone w całości w poczet rozliczenia realizacji zadania, pomimo faktu, że wydatek jedynie częściowo dotyczy okresu realizacji zadania: ze środków udzielonej dotacji w wysokości: 658,77 zł (sekcja szachowa), 2.400,00 zł (sekcja piłki nożnej), ze środków własnych w wysokości: 4.509,79 zł (sekcja piłki nożnej). Zalecenie nr 7 Nie przedkładać do rozliczenia dotacji wydatków realizowanych przed zawarciem umów oraz przed terminem rozpoczęcia realizacji zadań określonych w umowach. W przypadku pkt 7 c) pomniejszyć wydatki proporcjonalnie w stosunku do okresu realizacji zadań wynikających z umów. 8. Na dokumentach księgowych brak numeru identyfikacyjnego oraz brak stwierdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz brak podpisu osoby odpowiedzialnej za te

5 wskazania, co narusza zasadę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 1,6 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (jt. Dz. U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 8 Przy kwalifikowaniu do ujęcia w ewidencji księgowej dokumentów związanych z realizacją dotowanych zadań przestrzegać ww. zasad. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński