Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KAW /08 Gliwice, dnia 16 grudzień 2008 e Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Pani mgr Marlena Pieczara Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 29 w Gliwicach ul. Sikornik 48 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 16 do 20 czerwca 2008 r. w Przedszkolu Miejskim nr 29 w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW /08 z dnia 3 czerwca 2008 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 28 listopada 2008 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2008 r. oraz gromadzenia środków publicznych z tyt. odpłatności za przedszkole w 2007 r. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Wydatkowanie środków oraz zaciąganie zobowiązań w 2008 r. odbywało się zgodnie z obowiązującymi procedurami. Wszystkie objęte kontrolą wydatki były celowe z punktu widzenia funkcjonowania jednostki. W związku z powyższym ww. obszary funkcjonowania jednostki nie wymagają poprawy. W trakcie kontroli ujawniono: - przypadki regulowania zobowiązań z przekroczeniem terminów ich wymagalności, - przypadki niewłaściwej klasyfikacji przychodów w 2007 r.,

2 - przypadki nie stosowania się jednostki do obowiązujących przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości, - przypadki nienaliczania odsetek od nieterminowego regulowania zobowiązań na rzecz przedszkola przez kontrahentów z tytułu odpłatności za przedszkole, - przypadki błędów w naliczaniu odpłatności za usługi świadczone przez przedszkole, - przypadki nieprzestrzegania zasad wynikających z uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.) w zakresie ustalania i wprowadzania zmian w odpłatności za usługi świadczone przez przedszkole oraz ustalania odpłatności za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę pobytu dziecka w przedszkolu poza godzinami określonymi przez opiekuna w zawartej z przedszkolem umowie. W związku z powyższym funkcjonowanie ww. obszarów wymaga poprawy. Wnioski i zalecenia. 1. Na 66 objętych kontrolą operacji finansowych zrealizowanych w 2008 r. w 7 przypadkach jednostka uregulowała zobowiązania z przekroczeniem terminu ich wymagalności (dotyczy wydatków z tytułu zakupu: prenumeraty, dostawy wody, odprowadzenia ścieków, monitoringu budynku, na łączną kwotę 2.032,62 zł). Powyższe narusza zasady określone w art. 35 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r nr 249 poz z późn. zm.). Na dzień przeprowadzenia kontroli nie stwierdzono ujemnych skutków finansowych dla jednostki z tytułu nieterminowego uregulowania zobowiązań (w postaci naliczenia odsetek przez kontrahentów). Zalecenie nr 1. Zobowiązania regulować zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r nr 249 poz z późn. zm.). 2. Przypadki zaklasyfikowania w 2007 r. przychodów do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej (powyższe dotyczy pozostałych przychodów z tytułu czynszu najmu i obsługi wyborów na łączna kwotę 3.479,33 zł), co narusza zasady wynikające z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 2

3 Zalecenie nr 2. Przychody klasyfikować zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 3. Ewidencjonowanie na koncie 760 przychodów z działalności operacyjnej jaką jest świadczenie usług przez przedszkole. Zalecenie nr 3. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z r nr 142 poz z późn. zm.) przychody z tytułu odpłatności za przedszkole ewidencjonować na koncie Prowadzone księgi pomocnicze dotyczące rozrachunków z tyt. odpłatności za przedszkole (ewidencje naliczeń i zapłat dla poszczególnych dzieci prowadzone w komputerowych systemach przetwarzania danych Ewidencja dzieci firmy Mirage Technology i Microsoft Office Excel) nie spełniają art. 13 i 23 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.), tj.: z ewidencji tych nie wynika określenie rodzaju i numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę zawartych w niej zapisów oraz data dokonania zapisu i data operacji której zapis dotyczy, ewidencja prowadzona w programie Excel nie zapewnia: automatycznego trwałego oznaczenia nazwą (pełną lub skróconą) jednostki której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania danych, automatycznego wyraźnego oznaczenia co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, automatycznej kontroli ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów lub sald, automatycznego numerowania stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz sumowanie na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowy, automatycznej programowej ochrony danych oraz zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. 3

4 Zalecenie nr 4. W związku z art. 17 ww. ustawy sposób prowadzenia ewidencji naliczeń i zapłat z tyt. odpłatności za przedszkole (dla poszczególnych dzieci) dostosować z dniem 1 stycznia 2009 r. do przepisów wynikających z ww. ustawy. 5. Brak odzwierciedlenia w ewidencji księgowej jednostki (w ramach księgi głównej) naliczenia przez jednostkę odsetek od nieterminowego regulowania zobowiązań przez kontrahentów z tytułu odpłatności za przedszkole w miesiącach listopadzie i grudniu 2007 r. (art. 20 ust. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Zalecenie nr 5. Księgi rachunkowe jednostki prowadzić zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 6. Przypadki nienaliczania odsetek od nieterminowych płatności z tytułu usług świadczonych przez przedszkole. Zalecenie nr 6. Naliczać i egzekwować odsetki od nieterminowego regulowania zobowiązań z tytułu odpłatności za przedszkole. 7. Przypadek dokonania przez rodziców zmian w korzystaniu z usług przedszkola bez zachowania terminów wynikających z 3 pkt 5 i 6 uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.). Zalecenie nr 7. Zmian w opłatności za przedszkole dokonywać z zachowaniem dwutygodniowego terminu karencji i od 1 dnia następnego miesiąca po zgłoszeniu zmiany. 8. Przypadki: stosowania stawek odpłatności za przedszkole niezgodnych z 3 pktu 7 w związku 3 pkt 3 uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach 4

5 z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.), tj. brak naliczania w pierwszym półroczu 2007 r. podwójnej stawki za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę pobytu dziecka w przedszkolu poza godzinami określonymi przez opiekuna w zawartej z przedszkolem umowie, błędnego naliczania odpłatności za usługi świadczone przez przedszkole. Zalecenie nr 8. Wszelkich naliczeń odpłatności oraz potrąceń dokonywać na podstawie ewidencji obecności dzieci. Bezwzględnie przestrzegać uchwały nr XXXIV/849/2005 Rady Miejskiej w Gliwicach z 14 lipca 2005 r. w sprawie ustalenia opłat za świadczenia w przedszkolach prowadzonych przez Miasto Gliwice (z późn. zm.) w zakresie naliczania odpłatności. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5