Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KG / Gliwice, dnia 22 lutego 2006 r. Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Pan mgr Piotr Badocha Dyrektor Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 5 W Gliwicach ul. Mewy 36. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) (32) dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 16 listopada 2005 r. do 30 listopada 2005 r. przy ul. Mewy 36 przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta KG /05 z dnia 14 listopada 2005 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 23 stycznia 2006 r., którego jeden egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Przedmiot kontroli. Kontrola dotyczyła sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych oraz realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych (jt. Dz.U z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) w roku 2005 w tym planowania i wykonania budżetu w zakresie płac, pochodnych od płac i zfśs. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Wydatkowanie środków w jednostce kontrolowanej odbywało się na podstawie dokumentów sporządzonych, sprawdzonych oraz zatwierdzonych zgodnie z obowiązującymi w jednostce kontrolowanej procedurami kontroli. Objęte kontrolą wydatki dokonywane były w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W 7,84% skontrolowanych przypadków stwierdzono dokonywanie płatności przed, a w 13,73% po terminie wynikającym z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W wyniku przeprowadzonej kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych stwierdzono, że na 57 wniosków sformułowanych w wystąpieniu pokontrolnym Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 25 listopada 2004 r. (znak KG /04): - zrealizowano lub przyjęto do realizacji 24 zalecenia, co stanowi 42,10% ogółu zaleceń, - zrealizowano z uwagami 16 zaleceń, co stanowi 28,07 ogółu zaleceń, - nie zrealizowano 15 zaleceń, co stanowi 26,32 % ogółu zaleceń, - nie można zweryfikować, z uwagi na niewystąpienie w okresie kontrolowanym kwestionowanych przypadków, 2 zaleceń, co stanowi 3,51% ogółu zaleceń.

2 Wnioski i zalecenia: Biorąc pod uwagę wyjaśnienia Dyrektora złożone w dniu 6 lutego 2006 r. poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Ponoszenie wydatków na cele i w wysokościach innych niż wynikające z planu finansowego art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) z uwagi na kwalifikowanie wydatków do niewłaściwych paragrafów: - w 2004 r. na łączną wartość1.639,31 zł, co stanowi 0,04 % wydatkowanych środków, - w 2005 r. na łączną wartość 3.625,04 zł, co stanowi 0,09 % planowanych środków na wydatki. Zalecenie nr 1 Wydatki ponosić na cele i w wysokościach wynikających z planu finansowego. 2. Brak uregulowań przyznawania odzieży ochronnej oraz indywidualnych kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego, które wymagane są 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z r nr 62 poz. 286 z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Z uwagi na złożone przez Dyrektora wyjaśnienie dotyczące opracowania regulaminu przydziału odzieży ochronnej oraz założenie ww. kart odstępuję od formułowania zalecenia. 3. Przypadki wydatkowania środków przed (powyżej 3 dni) jak i po ustalonym terminie płatności. Nieterminowe regulowanie zobowiązań tj. z naruszeniem art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych z tytułu zapłaty odsetek za zwłokę wobec: - Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej 1.266,73 zł sierpień 2004 r., - Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji 372,58 zł wrzesień 2004 r., - Górnośląskiego Zakładu Energetycznego 34,04 zł - w 2005 r. za faktury z 2004 r. Zalecenie nr 3 Podjąć działania zmierzające do ograniczenia zjawiska wydatkowania środków w terminach znacznie wyprzedzających ustalony termin płatności. Zobowiązania regulować w terminach płatności celem niedopuszczenia do naruszenia art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 249 poz. 2104). 4. Niewprowadzenie zarządzenia ustalającego wykaz obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych oraz dotyczącego zmian lub wycofania ze stosowania regulacji wewnętrznych i nieustalenie sposobu zapoznawania się pracowników z wprowadzonymi zarządzeniami. 2

3 Zalecenie nr 4 5. Brak parafowania stron nowo wprowadzonych wewnętrznych regulacji.. Zalecenie nr 5 6. Przypadki ujmowania w księgach rachunkowych dowodów księgowych nie spełniających wymagań zawartych w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 6 W księgach rachunkowych ujmować wyłącznie dowody księgowe spełniające wymagania zawarte w art. 21 i 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). 7. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono: - przypadki nieprzyporządkowania kosztów do danego okresu sprawozdawczego, - brak możliwości weryfikacji umorzenia środków trwałych z uwagi na nieprowadzenie kart środków trwałych, - ujmowanie operacji na niewłaściwych kontach księgowych np. należności z tytułu dochodów własnych na koncie 221 i 750, - do czerwca 2005 r. brak na dowodach księgowych wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację, - zaksięgowanie dowodu księgowego z pominięciem dekretacji - do czerwca 2005 r. na dowodach źródłowych stanowiących rozliczenie zaliczki, brak sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym. Zalecenie nr 7 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości. Założyć ewidencję umożliwiającą ustalenie poszczególnych umorzeń środków trwałych, zapisy na kontach prowadzić zgodnie z zakładowym planem kont. 8. Nieprawidłowe ustalenie zmiany funduszu na dzień 31 grudnia 2004 r. z uwagi na zwiększenie konta 800 o kwotę ogółem ,39 zł. Zalecenie nr 8 Zmiany stanu funduszu jednostki ustalać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z r nr 153 poz z późn. zm.). Dokonać weryfikacji wadliwie ustalonego funduszu. 9. Uchybienia w prowadzeniu akt osobowych pracowników polegające na przypadkach: - braku oświadczeń o ochronie danych osobowych, - braku daty złożenia oświadczeń o ochronie danych osobowych, - przyporządkowania oświadczeń o ochronie danych osobowych u jednych pracowników do części A u innych do części B, 3

4 - nieuwierzytelniania kserokopii dokumentów, - nadawania numerów aktom osobowym niezgodnie z wykazem akt. Zalecenie nr Brak potwierdzania sprawowania bieżącej kontroli na karcie obecności głównej księgowej. Zalecenie nr 10 Nie dopuszczać do powstawania ww. uchybień w prowadzeniu ewidencji czasu pracy. 11. Brak rozliczenia czasu pracy za miesiące od września do października 2005 r.. Zalecenie nr 11 Rozliczeń czasu pracy za poszczególne miesiące dokonywać na bieżąco. 12. Nieobjęcie rejestrem umów związanych z dostawą mediów. Zalecenie nr 12 Objąć rejestrem umów wszystkie zawierane przez jednostkę umowy. 13. Brak precyzyjnego określenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu umowy zlecenie. Zalecenie nr 13 W umowach zlecenie precyzyjnie określać podstawowe składniki stosunku umownego. 14. W zarządzeniu kierownika o przeprowadzeniu spisu z natury brak wyszczególnienia materiałów w magazynie. Zalecenie nr 15 W zarządzeniu kierownika jednostki o przeprowadzaniu spisu z natury wyszczególniać wszystkie rodzaje składników majątku podlegające spisowi w danym roku obrotowym. 15. W zakresie sporządzania dokumentacji inwentaryzacyjnej majątku: - brak zestawienia zbiorczego zawierającego wykaz składników majątkowych według stanu ewidencyjnego oraz faktycznego, - wadliwe wypełnienie arkuszy spisowych. Zalecenie nr 15 Nie dopuszczać do powstawania nieprawidłowości w zakresie sporządzania dokumentacji inwentaryzacyjnej. 16. Inwentaryzowanie wartości niematerialnych i prawnych poprzez spis z natury, co jest niezgodne z art. 26 ustawy o rachunkowości.. Zalecenie nr 16 Wartości niematerialne i prawne inwentaryzować zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 4

5 17. W zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych: - brak założenia kart środków trwałych dla ujawnionych budowli oraz zakupionych zestawów komputerowych, - niedokonanie korekty stawek umorzeniowych, - brak określenia symboli środków trwałych wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. z r nr 112 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 17 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia usunąć nieprawidłowości w dokumentacji prowadzonej dla środków trwałych. 18. Brak zweryfikowania zapisów na kontach 011 i 013. Zalecenie nr 18 Środki trwałe na dzień ujęcia w ewidencji kwalifikować do poszczególnych grup zgodnie z kryterium wartościowym określonym dla podstawowych lub pozostałych środków trwałych. Zweryfikować dotychczasowe zapisy na kontach 011 i Brak możliwości zweryfikowania zapisów na koncie 071 z uwagi na nieprowadzenie kart środków trwałych.. Zalecenie nr 19 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego założyć karty środków trwałych, a umorzenia naliczać zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jt. Dz.U. z r nr 54 poz. 654 z późn. zm.). 20. Nieprowadzenie gospodarki kasowej, mimo przyjmowania wpłat za żywienie gotówką. Zalecenie nr 20 Z uwagi na złożone przez Dyrektora wyjaśnienia wskazujące na usunięcie 21. Przypadki przekroczenia terminu rozliczenia zaliczki oraz braku na dowodach stanowiących rozliczenie zaliczki daty jej rozliczenia. Zalecenie nr 21 Zaliczki udzielać i rozliczać zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce oraz 19 i 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r., w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz.U. z r nr 23 poz. 190). 22. Niezgodne z ewidencją księgową sporządzanie sprawozdań budżetowych Rb-28 S miesięcznych za rok 2005 w rozdziałach i

6 Zalecenie nr 22 Sprawozdawczość budżetową sporządzać zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z r nr 170 poz. 1426). 23. Brak przekazania na konto Urzędu Miasta kwoty 600,00 zł stanowiącej dochód jednostki. Zalecenie nr 23 W terminie do 30 dni od daty otrzymania wystąpienia, dokonać zwrotu na konto Urzędu Miejskiego kwoty 600,00 zł. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dowodu wpłaty. 24. Brak kontroli należności w trakcie roku oraz nieprzestrzeganie zasad o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r.o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.). Zalecenie nr 24 W trakcie roku przeprowadzać kontrolę należności obejmującej przestrzeganie zasad, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 249 poz. 2104). 25. Do dnia kontroli brak zaksięgowania na koncie 011 ścianki wspinaczkowej przekazanej jednostce w dniu 18 sierpnia 2005 r. Zalecenie nr 25 Niezwłocznie ująć w ewidencji otrzymany środek trwały. 26. Brak ustalenia w formie pisemnej zasad i form przyjmowania odpłatności za korzystanie ze ścianki wspinaczkowej. Nieudostępnianie ścianki od września 2005 r. Zalecenie nr 26 Ustalić w formie pisemnej zasady i formy korzystania ze ścianki wspinaczkowej. 27. Realizacja umowy w zakresie umieszczania materiałów o charakterze reklamowym, co narusza zasady wynajmu powierzchni w placówkach oświatowo-wychowawczych z dnia 21 stycznia 2003 r. pismo nr ED 7144/1/1/3/DT. Zalecenie nr Brak bieżącej kontroli prawidłowości zapisów księgowych poprzez uzgadnianie zapisów na poszczególnych paragrafach kont 130 i 400. Zalecenie nr Niedokonanie na konto Urzędu Miasta zwrotu środków z tytułu refundacji prowizji bankowej z konta środków specjalnych w wysokości 420,54 zł.. 6

7 Zalecenie nr 29 W terminie do 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego dokonać zwrotu środków na konto budżetu Miasta. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dowodu wpłaty. 30. Nieterminowe odprowadzanie do sierpnia 2005 r. dochodów z tytułu odsetek bankowych do budżetu Miasta, co narusza zarządzenie Prezydenta Miasta nr PM z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie ustalenia harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu miasta na prawach powiatu Gliwice na 2005 r. Nieodprowadzanie dochodów z tytułu zwrotu kosztów za zużytą wodę przez Zarząd Ośrodków Wypoczynkowo-Turystycznych TUR w kwocie ,81 zł. w okresie od stycznia do czerwca 2005 r., co narusza zarządzenie nr PM 1821/04 Prezydenta Miasta z dnia 28 maja 2004 r. w sprawie zmiany Uchwały nr 3347/02 Zarządu Miasta Gliwice z dnia 9 lipca 2002 r. w sprawie wprowadzenia Wytycznych w sprawie stosowania jednolitych zasad (polityki) prowadzenia rachunkowości oraz Zasad gospodarki finansowej w jednostkach organizacyjnych Miasta Gliwice na prawach powiatu. Zalecenie nr 30 Przestrzegać wyznaczonych terminów odprowadzania dochodów jednostki do budżetu Miasta. Dokonać wpłaty środków na konto budżetu Miasta. Do odpowiedzi na wystąpienie dołączyć kopię dowodu wpłaty. 31. Wystąpienie zobowiązań wymagalnych na dzień 31 grudnia 2004 r. w kwocie ,52 zł mimo niezrealizowanych wydatków w wysokości ,21 zł.. Zalecenie nr 28 Nie dopuszczać do występowania zobowiązań wymagalnych. 32. Realizacja wypłat wynagrodzeń pracownikom administracji i obsługi za miesiąc lipiec 2005 r. w terminie wcześniejszym niż wynikający z Regulaminu Pracy. Zalecenie nr 32 W związku z przedstawionym aneksem do regulaminu wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami dotyczącymi terminu wypłaty wynagrodzeń, a stanowiącym załącznik do wyjaśnień dyrektora z dnia 6 lutego i wystąpieniem rozbieżności pomiędzy zapisami Regulaminu Pracy a wymienionym aneksem, doprowadzić do ujednolicenia i uszczegółowienia terminów wypłaty wynagrodzeń. 33. Niezgodności pomiędzy danymi wykazanymi w zbiorczej liście płac i w ewidencji księgowej na dzień 31 sierpnia 2005 r. w rozdziale w 4010 w kwocie 1.105,68 zł. Zalecenie nr 33 W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia wyjaśnić wymienioną różnicę. Dokonać weryfikacji danych we wszystkich rozdziałach. Zestawienie różnic wraz z przyczynami dołączyć do wystąpienia pokontrolnego. 34. Zawyżenie wydatków konta podstawowego o kwotę 1.854,47 zł tj. o zaliczki na podatek dochodowy i składki na ZUS od umów zleceń finansowanych z dochodów własnych.. 7

8 Zalecenie nr 34 Z uwagi na złożone przez dyrektora wyjaśnienie dotyczące zwrotu środków na konto podstawowe odstępuję od formułowania zalecenia. 35. Zaniżenie planowanego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w rozdziale i na 2005 r. według stanu na dzień 31 sierpnia 2005 r. o kwotę ,00 zł. Zalecenie nr 35 Dokonać weryfikacji odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2005 r. i dokonać odpowiednich korekt. Odpisu dokonywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami tj. ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z r nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z r nr 118 poz z późn. zm.). Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych oraz brak właściwego nadzoru ze strony kierownictwa nad pracownikami. W związku z tym należy wzmocnić nadzór, szczególnie w obszarze prowadzenia rachunkowości, ewidencjonowania środków trwałych, sporządzania sprawozdań budżetowych, kontroli należności, regulowania zobowiązań oraz wydatkowania środków publicznych. W związku z wystąpieniem nieprawidłowości noszących znamiona naruszeń dyscypliny finansów publicznych, o których mowa: - w art. 138 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz w związku ze zmianą przepisów w art. 11 ust 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z r nr 14 poz. 114), - w art. 138 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz w związku ze zmianą przepisów w art. 7 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z r nr 14 poz. 114), - w art. 138 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz w związku ze zmianą przepisów w art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z r nr 14 poz. 114), - w art. 138 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz w związku ze zmianą przepisów w art. 16 ust 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z r nr 14 poz. 114), informuję, że w sprawach tych (pkt 1, 3, 22, 30 niniejszego wystąpienia) będzie prowadzone dalsze postępowanie wyjaśniające. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. 8

9 Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 9