PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, nr kor. UM /2013 Pani Małgorzata Nikiel - Czyż SZKOŁA PODSTAWOWA NR 23 ul. SIKORNIK GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax boi@um.gliwice.pl Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 13 maja 2013 r. do 7 czerwca 2013 r. w Szkole Podstawowej nr 23 w Gliwicach, przy ul. Sikornik 1 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 10 maja 2013 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 8 listopada 2013 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Małgorzata Nikiel - Czyż. Temat kontroli Wydatkowanie środków budżetowych oraz ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W zakresie objętym kontrolą w jednostce: 1) wydatkowanie środków budżetowych w 2012 r. odbywało się: na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r r. nr 157 poz z późn. zm.), z zachowaniem procedur kontroli finansowej, 2) ewidencja i inwentaryzacja majątku trwałego prowadzona była na zasadach określonych przepisami: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r nr 152 poz z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) Dz.U. z r nr 128 poz. 861 z późn. zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji środków trwałych (Dz. U. z r nr 242 poz. 1622), zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku za wyjątkiem przypadków opisanych we wnioskach.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Zaciągnięcie w 2012 r. zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia wynikającego z Wieloletniej Prognozy Finansowej miasta na kwotę ,- zł. Zalecenie nr 1 1. Zobowiązania na realizację przedsięwzięć zaciągać zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem przez Prezydenta Miasta. 2. Przestrzegać zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 66/11 (załącznik nr 3) Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 19 września 2011 r. (z późn. zm.) w sprawie procedury planowania i dokonywania zmian w Wieloletniej Prognozie Finansowej i budżecie miasta oraz zasad opracowywania planów finansowych i dokonywania w nich zmian. 2. W zakresie regulacji wewnętrznych a) powołanie w Instrukcji inwentaryzacyjnej uchylonego i nie dotyczącego jednostki aktu prawnego, b) Polityka Rachunkowości : - przewiduje umarzanie zakupionych licencji na oprogramowanie w sposób inny niż zasady określone przez organ prowadzący, - nie w pełni reguluje zasady ewidencji majątku trwałego, c) w tabeli stanowisk pracy, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych nie określono warunków zatrudnienia dla osób z wyższym wykształceniem, d) procedury kontroli finansowej nie wymagają - weryfikacji zaciąganych zobowiązań za zgodność z Wieloletnią Prognozą Finansową, - parafowania przez głównego księgowego zawieranych umów, Zalecenie nr 2 Dokonać odpowiednich zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki. 3. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu podstawowych środków trwałych polegające na: - braku sporządzenia dokumentów OT (przyjęcia środka trwałego) dla środków trwałych zakupionych w 2012 r. - braku ujęcia w ewidencji konta 080 inwestycje kosztów dotyczących zakupu i usługi montażu tablicy wyników, - ujęciu w inwentarzu środka trwałego o zaniżonej wartości, w związku z pominięciem kosztów jego montażu, - braku rozdzielenia ewidencjonowanych w inwentarzu środków trwałych umarzanych jednorazowo oraz tych których umorzenie rozłożone jest w czasie, - prowadzeniu jednej kartoteki środka trwałego dla kilku różnych obiektów inwentarzowych jednocześnie, - braku wskazania w indywidualnych kartach środków trwałych informacji pozwalających na jednoznaczną identyfikację przedmiotu i osób za nie odpowiedzialnych, - zakwalifikowaniu środka trwałego do niewłaściwej grupy rodzajowej, - przyjęciu stawki umorzeniowej niezgodnej z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 3 Uzupełnić braki występujące w dokumentacji oraz skorygować nieprawidłowe zapisy w ewidencji majątkowej. Przestrzegać przepisów: - art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z r r., poz. 330 z późn. zm.), - rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622), - ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z r nr 74 poz. 397 z poźn. zm.) w zakresie określonych w nich stawek amortyzacyjnych, - zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, - obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych. 2

3 4. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu pozostałych środków trwałych polegające na: - braku przyjętego w księgach inwentarzowych podziału środków trwałych według grupy, podgrupy i rodzaju, - ujęciu w ewidencji ilościowo wartościowej jako pojedynczego przedmiotu inwentarzowego pomocy dydaktycznych otrzymanych przez jednostkę w ramach projektu Stawiam na naukę. Zalecenie nr 4 Przestrzegać przepisów: - rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622) w zakresie symboli oznaczeń środków trwałych określonych w załączniku do rozporządzenia, - pkt 1, 4, 9 zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 79/10 Prezydenta Miasta z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, oraz obowiązujących w jednostce wewnętrznych ustaleń dotyczących ewidencjonowania majątku. Dokonać korekty prowadzonej ewidencji. 5. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu księgozbioru polegające na: - braku powiązania ewidencji analitycznej księgozbioru z kontem księgi głównej, w zakresie dotyczącym wskazania oznaczenia dowodu księgowego stanowiącego podstawę ujęcia w ewidencji księgowej, - przypadkach braku wyceny ujętych w ewidencji książek pochodzących z darowizny. Zalecenie nr 5 Uzupełnić braki występujące w prowadzonej ewidencji. 6. W jednostce brak dokumentu potwierdzającego legalność wykorzystywanej wersji programu do obsługi finansowo księgowej i programu płacowego. Zalecenie nr 6 Udokumentować prawo do legalnego użytkowania stosowanego w jednostce oprogramowania. 7. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu wartości niematerialnych i prawnych polegające na: braku ujęcia w ewidencji niektórych wykorzystywanych licencji przez jednostkę, ujęciu w ewidencji kolejnych wersji tego samego oprogramowania, systemów operacyjnych oraz książek w wersji elektronicznej, braku odpisania wartości programów, których jednostka nie użytkuje, braku wskazania w ewidencji informacji pozwalających na jednoznaczną identyfikację oprogramowania. Zalecenie nr 7 W prowadzonej ewidencji uzupełnić brakujące informacje oraz skorygować nieprawidłowe zapisy. 8. Brak na dzień 31 grudnia 2012 r. zgodności pomiędzy wartością majątku zaewidencjonowaną na koncie 020, a jego wartością wynikającą z ewidencji pomocniczej. Zalecenie nr 8 Ewidencję pomocniczą do konta 020 prowadzić zgodnie z art.16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 9. Brak dochowania wymaganego przepisami terminu i częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych gr. 1-2 (budynki, obiekty inżynierii lądowej) oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zarządzenie i przeprowadzenie ostatniej inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych nieprawidłową metodą. Zalecenie nr 9 Inwentaryzację środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przeprowadzać zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości (jt. Dz.U. 2013, poz. 330 z późn. zm.). 3

4 10. W dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji przypadki: braku wskazania wszystkich składników majątku, które winny zostać objęte inwentaryzacją, braku wskazania terminu przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, braku wskazania osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji, braku oświadczeń osób odpowiedzialnych za stan składników majątku objętych spisem, sporządzenia arkuszy spisu z natury niezgodnie z zasadami wynikającymi z regulacji wewnętrznych oraz przyjętym w jednostce wzorem formularza spisowego, braku parafowania dokumentów przez członków komisji likwidacyjnej. Zalecenie nr 10 Nie dopuszczać do wyżej opisanych uchybień. 11. Uchybienia w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek - przypadki wydatkowania środków niezgodnie z celem udzielonej zaliczki, - przypadek zatwierdzenia zaliczki przez głównego księgowego zamiast dyrektora szkoły, - przypadek udzielenia kolejnej zaliczki pracownikowi, który nie rozliczył się z poprzedniej zaliczki. Zalecenie nr 11 Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości 12. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych: - ewidencja pomocnicza prowadzona do kont zespołu 0 nie jest dostosowana do sprawozdawczości finansowej, - przypadki niechronologicznego ujęcia w księgach rachunkowych zaangażowania wydatków budżetowych, - w ewidencji konta 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego - brak ujęcia wartości umów, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym, - brak ewidencji szczegółowej do konta 231 pozwalającej na uzgodnienie sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową w szczegółowości wynikającej z klasyfikacji budżetowej, - przypadki wprowadzania do ewidencji księgowej korekt niezgodnie z dokumentem źródłowym. Zalecenie nr 12 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w: art. 24 ust. 3 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013, poz 330 z późn. zm.), rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). 13. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S na koniec 2012 r. dotyczące zobowiązań nie były zgodne z ewidencją księgową. W zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 13 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z r nr 20 poz.103). 14. Przypadki braku na dokumentach stanowiących podstawę wydatkowania środków: - zatwierdzenia operacji przez kierownika jednostki, - daty zatwierdzenia wydatku, - opisu w zakresie podstawy prawnej dokonania wydatku, - wskazania przez głównego księgowego właściwej podziałki klasyfikacji budżetowej, z której będzie ponoszony wydatek. 4

5 Zalecenie nr Kontrolę finansową przeprowadzać zgodnie ze wskazówkami o których mowa w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r., nr 15, poz. 84). 2. Przestrzegać polecenia służbowego nr 3/05 (pkt 1b i 2a) Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo księgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej. 15. Brak przeprowadzenia przez głównego księgowego wstępnej kontroli zawieranych umów. Zalecenie nr 15 Umowy zawierać po dokonaniu przez głównego księgowego czynności, o których mowa w art. 54 ust. 1 pkt. 3 oraz art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( j.t. Dz.z r nr 885 z późn. zm.). 16. Przypadek niezgodności pomiędzy zapisami w karcie wynagrodzeń, a listą płac. Zalecenie nr 16 Karty wynagrodzeń prowadzić w sposób odzwierciedlający stan faktyczny. 17. Na 219 przypadków objętych kontrolą w jednym przypadku uregulowano zobowiązanie z przekroczeniem ustalonego terminu płatności. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 17 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.3 pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 885 z późn. zm.). 18. Na 219 przypadków objętych kontrolą w jednym przypadku uregulowano zobowiązanie ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności. Zalecenie nr 18 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 8/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 19. Zaklasyfikowanie do niewłaściwej podziałki klasyfikacji budżetowej wydatku na zakup rolki do kserokopiarki. Łączna wartość środków niewłaściwie wydatkowanych nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 19 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 157 poz z późn. zm 20. W zakresie udzielania zamówień publicznych: brak niektórych danych wymaganych przepisami w sporządzonych protokołach z przebiegu postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zamieszczenie w protokole z posiedzenia komisji przetargowej informacji niezgodnych ze stanem faktycznym (powyższe nie miało wpływu na wynik postępowania), w oświadczeniu o braku lub istnieniu przesłanek do wyłączenia z udziału w postępowaniu - błędne wskazanie roli jaką pełnił składający oświadczenie, na posiedzeniu komisji przetargowej podczas otwarcia ofert nie podano pełnego zakresu wymaganych informacji tj. adresu wykonawców oraz terminu wykonania zamówienia, opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, 5

6 brak wezwania wykonawcy do uzupełnienia brakującego dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku udziału w postępowaniu. Zalecenie nr 20 Przestrzegać przepisów art. 26 ust. 3, art. 29 ust.1, art. 86 ust. 4, art. 96 ust. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (jt. Dz. U. z r poz. 907 z poźn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Nie dopuszczać do wyżej opisanych nieprawidłowości. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 6