Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KAW-09145/5/11 Gliwice, 10 czerwiec 2011 r. nr kor. UM /2011 Prezydent Miasta Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax Pan Jerzy Jankowski Dyrektor Górnośląskiego Centrum Edukacyjnego Ul. Okrzei Gliwice W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW-09145/5/11 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax Biuro Obsługi Interesantów dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 10 do 23 marca i od 31 marca do 19 kwietnia 2011 r. w Górnośląskim Centrum Edukacyjnym w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW /11 z dnia 8 marca 2011 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 10 maja 2011 r. Przedmiot kontroli. Kontrola obejmowała przestrzeganie przepisów i procedur dotyczących: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury dotyczące: dysponowania środkami budżetowymi, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów.

2 Wnioski i zalecenia 1. W zakresie ustalania, pobierania i dochodzenia należności: ustalanie stawek za wynajem pomieszczeń niezgodnie z obowiązującym w jednostce cennikiem, wystawienie faktury niezgodnie z dokumentacją będącą podstawą jej wystawienia oraz brak wystawienia faktur za okresy objęte umową w wyniku czego należności z tyt. wynajmu pomieszczeń na koniec 2010 r. zaniżono co najmniej o kwotę 5.940,56 zł niż to wynika z prawidłowego obliczenia (po uwzględnieniu złożonych wyjaśnień), nienaliczanie i nieewidencjonowanie odsetek od nieterminowych płatności za wynajem pomieszczeń na koniec każdego kwartału, co narusza przepisy art. 40 ust. 2 pkt) 3 ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.); na podstawie skontrolowanych umów stwierdzono, że wg stanu na koniec 2010 r. jednostka zaniechała ustalenia odsetek za zwłokę w regulowaniu należności w kwocie 490,12 zł, niezaewidencjonowanie w księgach rachunkowych na koniec 2010 r. należności w kwocie 4.671,00 zł z tyt. praktycznej nauki zawodu, co narusza art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz z późn. zm.), brak dokumentu (umowy, harmonogramu, wykazu godzin) będącego podstawą wystawienia faktury, obieg informacji nie zawsze zapewnia terminowe i prawidłowe naliczenie należności. Zalecenie nr 1 Stawki wynajmu pomieszczeń ustalać zgodnie z cennikiem wynajmu pomieszczeń. Przypis należności ustalać na podstawie zawartych umów najmu i harmonogramów. Dokonać korekty błędnie wystawionych faktur oraz wystawić brakujące faktury za 2010 r. Odsetki od nieterminowych płatności naliczać i ewidencjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokonać naliczenia odsetek za zwłokę za 2010 r. od wszystkich nieuregulowanych należności oraz płatności uregulowanych po wymaganym terminie. W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody dotyczące danego roku obrotowego. 2

3 Pomieszczenia szkolne wynajmować wyłącznie na podstawie zawartych umów najmu, a faktury wystawiać na bieżąco na podstawie kompletnej dokumentacji źródłowej, potwierdzającej wystąpienie fakturowanych operacji gospodarczych. Zmienić sposób obiegu informacji, tak aby zapewnić terminowe i prawidłowe naliczanie należności. 2. Brak zawiadomienia organu nadzorującego, o oddaniu części nieruchomości w najem, co narusza przepisy art. 43 ust. 2 pkt 3) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Zalecenie nr 2 O każdym przypadku oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie powiadamiać organ nadzorujący. 3. Zapłata składek na ubezpieczenia społeczne zaniżonych o kwotę 327,45 zł, co stanowi naruszenie przepisów art. 18 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jt. Dz.U. z r. 2009, nr 205, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 3 Składki na ubezpieczenie społeczne naliczać i odprowadzać zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. W zakresie przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm).: brak wyposażenia niektórych pracowni w apteczki zaopatrzone w środki niezbędne do udzielania pierwszej pomocy i instrukcję o zasadach udzielania tej pomocy co wymagane jest 20 ww. rozporządzenia, brak regulaminu określającego zasady bezpieczeństwa i higieny pracy w jednej z pracowni co wymagane jest 26 ww. rozporządzenia, przypadki braku odpowiednich certyfikatów lub atestów dla zakupionego wyposażenia. 3

4 Zalecenie nr 4 Usunąć ww. uchybienia. Zakupu wyposażenia dokonywać zgodnie z 9 ust.3 ww. rozporządzenia. 5. Przypadki braku przeprowadzenia szkolenia wstępnego przyjętych pracowników oraz szkolenia okresowego, co narusza odpowiednio 10 i 15 ust. 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r., nr 180, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 5 Przestrzegać obowiązujących terminów przeprowadzania szkoleń wstępnych i okresowych. 6. W umowie z dnia 3 września 2010 r. dot. objęcia opieką zdrowotną pracowników, zawartej z Przedsiębiorstwem ELSIT sp. z o.o. (którego integralną częścią jest Przychodnia Lekarska Przedsiębiorstwa ELSIT ) brak: określenia obowiązków zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy dot. udostępniania dokumentacji wyników kontroli warunków pracy, w części odnoszącej się do ochrony zdrowia, zapewnienia udziału zleceniobiorcy w komisji bezpieczeństwa i higieny pracy działającej na terenie zleceniodawcy, określenia sposobu kontrolowania przez zleceniodawcę wykonywania postanowień umowy, co wymagane jest przez art. 12 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (jt. Dz. U. z 2004 r., nr 125, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Dokonać zmian w ww. umowie zgodnie z wymogami ustawy o służbie medycyny pracy. 7. Książki obiektu budowlanego dla poszczególnych obiektów nie spełniają wymogów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., nr 120, poz. 1134), co ustaliła kontrola przeprowadzona przez 4

5 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla miasta Gliwice i nałożyła mandat karny w wysokości 500,00 zł. Brak książek obiektów budowlanych dla odrębnych obiektów, tj. pawilon i budynek mieszkalny, wymaganych art. 64 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 243, poz.1623). Do dnia kontroli sytuacja nie uległa zmianie. Zalecenie nr 7 Uzupełnić wpisy w książkach obiektu budowlanego zgodnie z wymogami oraz założyć brakujące książki. 8. W księgach uczniów brak odnotowania daty ukończenia szkoły albo daty i przyczyny opuszczenia szkoły przez ucznia, z wyjątkiem przypadków kiedy uczeń skreślony jest decyzją Rady Pedagogicznej. Zalecenie nr 8 Księgi uczniów prowadzić zgodnie z wymogami 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2002 r., nr 23, poz. 225 z późn. zm.). 9. Nieaktualne zapisy regulacji wewnętrznych dot.: techniki prowadzenia ewidencji środków trwałych i wyposażenia; z regulacji wynika metoda tradycyjna w formie ksiąg papierowych faktycznie wykorzystywane jest oprogramowanie, informacji w polityce rachunkowości o stosowanej wersji oprogramowania (wymóg wynikający z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz z późn. zm.). podstawy prawnej wprowadzenia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych tj. powołanie się na rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zfśs (Dz.U nr 43 poz. 168 z późn. zm.) uchylone z dniem 18 marca 2009 r. 5

6 Zalecenie nr 9 Dokonać stosownych zmian w obowiązujących regulacjach wewnętrznych. 10. Przypadki braku: zakresów obowiązków nauczycieli lub ich aktualizowania, w związku ze zmianą wymiaru etatu, oświadczeń o odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone im składniki majątkowe. Zalecenie nr 10 Zgodnie z obowiązującymi standardami kontroli zarządczej, o których mowa w załączniku do Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., nr 15, poz. 84) dokumentować w formie pisemnej wszelkie zmiany dotyczące powierzenia określonych obowiązków i odpowiedzialności pracowników. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 6