/ii hi ( Marek Górczewski Wójt Gminy Osiek Mały WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA WIELKOPOLSKI Poznań, dnia } czerwca 2013 r. Za dowodem Uraczenia FB-Y.431.33.2013.1 Pan 0 7. 03. 2013 /ii hi ( Marek Górczewski Wójt Gminy Osiek Mały WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowe] (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), w dniach od 6 do 17 maja 2013 r. została przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Osieku Małym kontrola w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji celowych udzielonych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami oraz na realizację zadań własnych bieżących i inwestycyjnych, a także w obszarze wykonania dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w 2012 r. Czynności kontrolne przeprowadziła, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 197/13 z dnia 25 kwietnia 2013 r., Agata Żabierek - inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V.431.33.2013.1 z dnia 23 kwietnia 2013 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie wykorzystania i rozliczenia środków publicznych przekazanych tej jednostce ze środków budżetu państwa w formie dotacji celowych, a także w obszarze terminowości przekazywania dochodów budżetowych zrealizowanych przez ww. jednostkę. Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych czterech nieprawidłowości i dwóch uchybień, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: - brak zastrzeżeń w odniesieniu do terminowości rozliczenia przekazanych Gminie Osiek Mały dotacji w części niewykorzystanej do końca roku, al. Niepodległości 16/ 18,61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66, fax 61-854-11-50 www.poznan.uw.gov.pl, e-mail: wojewoda.wielkopolski@poznari.uw.gov.pl

2 - przestrzeganie przez jednostkę kontrolowaną reguł dofinansowania jej zadań własnych bieżących i inwestycyjnych określonych odpowiednio: przepisem art. 128 ust. 2 ustawy 0 finansach publicznych. przepisami odrębnych ustaw oraz porozumieniami w sprawie dofinansowania, w zakresie wydatków zrealizowanych w rozdziałach: 85214. 85219. 85295 i 85415, - wypłata dofinansowania zakupu podręczników w ramach Rządowego programu pomocy uczniom ir 2012 r. - Wyprawka szkolna" zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników (Dz. U. z 2012 r., poz. 706). W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Jednostkowy przypadek dokonania wydatku publicznego przez Urząd Gminy w Osieku Małym z uchybieniem terminu wynikającego z wcześniej zaciągniętego zobowiązania. 2. Jednostkowy przypadek nieterminowego dokonania wydatku publicznego przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Osieku Małym. 3. Dwa przypadki ujęcia w ewidencji księgowej przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Osieku Małym wydatków niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów 1 rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). 4. Nieterminowe przekazywanie na rachunek bieżący dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu opłat za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, z tytułu funduszu alimentacyjnego oraz kosztów upomnienia. Ad. 1 Kontrola ujawniła jednostkowy przypadek nieterminowego uregulowania zobowiązania pieniężnego przez Urząd Gminy w Osieku Małym. Ustalono, że zobowiązanie wynikające z faktur} VAT nr FV-02094/G0400/10/KN/SFA/P/04/12 na kwotę 2.697,65 zł z terminem płatności do dnia 21 maja 2012 r. zostało uregulowane w dniu 24 maja 2012 r. Kontrahent nie naliczył odsetek z tytułu opóźnionej płatności. Poproszony o wskazanie przyczyny wykazanej nieprawidłowości pracownik jednostki kontrolowanej oświadczył, iż nieterminowe dokonanie wydatku miało miejsce (...)

3 r powodu przeoczenia terminu płatności w związku z nieobecnością w pracy chorobą osoby dokonującej polecenia przelewu ". /spowodowaną Ad.2 Stwierdzono jednostkowy przypadek nieterminowego dokonania wydatku ze środków publicznych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Osieku Małym. Kontrola wykazała, że zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr 1920/12/FVS na kwotę 392,37 zł z terminem płatności do dnia 16 kwietnia 2012 r. zostało uregulowane w dniu 17 kwietnia 2012 r. Kontrahent nie naliczył odsetek z tytułu opóźnionej płatności. Jako przyczynę wykazanej nieprawidłowości Główny Księgowy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Osieku Małym wskazał, (...) niedopatrzenie". Ad. 3 W trakcie kontroli stwierdzono dwa przypadki ujęcia wydatków w ewidencji księgowej przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Osieku Małym niezgodnie z. klasyfikacją budżetową. Nieprawidłowości dotyczyły dwóch wydatków poniesionych na konserwację kopiarki (faktura VAT 12810217 z dnia 20 lutego 2012 r. i faktura VAT 12811086 z dnia 16 listopada 2012 r.), które zostały ujęte w 4300 - Zakup usług pozostałych, podczas gdy należało je sklasyfikować w 4270 - Zakup usług remontowych, Wyjaśniając przyczynę wykazanych nieprawidłowości Główny Księgowy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Osieku Małym wskazał: (...) zastosowano klasyfikację budżetową 4300, ponieważ przeprom>adzone usługi naprawy, konserwacji, regulacji i diagnostyki tych urządzeń związane były z ich przeglądem okresowym ". Ad.4 ' Kontrola ujawniła przypadki nieterminowego przekazania na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych. Nieprawidłowości dotyczyły: 1) dochodów pobranych z tytułu opłat za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych zrealizowanych na dzień 20 kwietnia 2012 r. - należną Skarbowi Państwa część dochodów w kwocie 29,45 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 26 kwietnia 2012 r.. tj. 1 dzień po terminie,

4 2) dochodów pobranych z tytułu funduszu alimentacyjnego oraz odsetek od funduszu alimentacyjnego, a mianowicie: - należne Skarbowi Państwa dochody budżetowe zrealizowanych na dzień 20 stycznia 2012 r. w kwocie 860,43 zł z tytułu odsetek przekazano na ww. rachunek w dniu 31 stycznia 2012 r tj. 6 dni po terminie, - należne Skarbowi Państwa dochody budżetowe zrealizowane na dzień 10 lutego 2012 r. w kwocie 49,57 zł z tytułu odsetek przekazano na ww. rachunek w dniu 21 lutego 2012 r., tj. 6 dni po terminie, 20 marca 2012 r. w kwocie 416,94 zł, stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 120,07 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 30 marca 2012 r.,tj. 4 dni po terminie, 20 kwietnia 2012 r. w kwocie 657,91 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 97,71 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 30 kwietnia 2012 r., tj. 5 dni po terminie, 10 maja 2012 r. w kwocie 49,86 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 1,25 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 maja 2012 r., tj. 16 dni po terminie, 20 maja 2012 r. w kwocie 1.962,22 zl stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 45,75 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 maja 2012 r., tj. 6 dni po terminie, 10 czerwca 2012 r. w kwocie 127.28 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 7,58 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 29 czerwca 2012 r tj. 14 dni po terminie. 20 czerwca 2012 r. w kwocie 539.89 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 15,26 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 29 czerwca 2012 r., tj. 4 dni po terminie, 10 lipca 2012 r. w kwocie 4.516,56 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz

5 dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 813,04 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 27 lipca 2012 r tj. 11 dni po terminie, 20 lipca 2012 r. w kwocie 332,50 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 7,34 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 27 lipca 2012 r., tj. 2 dni po terminie, 20 lipca 2012 r. w kwocie 95,76 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 28,80 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 lipca 2012 r tj. 6 dni po terminie, 10 sierpnia 2012 r. w kwocie 518,90 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 32,89 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 sierpnia 2012 r., tj. 15 dni po terminie. 20 sierpnia 2012 r. w kwocie 512,51 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 17,12 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 sierpnia 2012 r tj. 4 dni po terminie, 10 września 2012 r. w kwocie 171,94 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 12,53 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 27 września 2012 r., tj. 10 dni po terminie, 20 września 2012 r. w kwocie 695,65 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 31,97 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 27 września 2012 r., tj. 2 dni po terminie. 10 października 2012 r. w kwocie 1.087,13 żł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 8,31 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 października 2012 r., tj. 16 dni po terminie. 20 października 2012 r. w kwocie 158,81 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochody pobrane z tytułu odsetek w kwocie 13,59 zł przekazano na ww. rachunek w dniu 31 października 2012 r., tj. 6 dni po terminie.

6 Jako przyczyny wykazanych nieprawidłowości pracownik jednostki kontrolowanej wskazał - w odniesieniu nieterminowo przekazanych dochodów pobranych z tytułu opłat za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych - przeoczenie, natomiast w pozostałym zakresie wyjaśnił, iż:., (...) Nieterminowość przekazywania w/wym dochodów przez Gminę na r-k Wojewody wynika z nieterminowego przekazywania dochodów z jednostki GOPS na r-k Gminy. (...) Obsługa księgowa GOPS była prowadzona w sposób: - w okresie od m-ca 1-111/12 przez pracownika UG, - w okresie od m-ca IV-XII/12 w GOPS przez zatrudnionego księgowego. W okresie prowadzonej obsługi w UG pracownik odpowiedzialny za prowadzenie księgowości GOPS przebywał na zwolnieniu lekarskim w związku z czym nowo przyjęta księgowa musiała wyprowadzić księgi również co do zaległości. Dodatkowo w okresie od m-ca VI- VII/12 sama przebywała na ZM>ołnieniu lekarskim. Od m-ca XII/12 dochody z r-ku GOPS na r-ek Gminy są przekazywane terminowo ", oraz (...) Do chwili kontroli nie było wydanego Zarządzenia przez Wójta w formie pisemnej, pracownicy byli powiadomieni ustnie o obowiązku przekazywania w terminie dochodów do Gminy"'. Ujawniono ponadto przypadek nieterminowego przekazania należnej Skarbowi Państwa część dochodów budżetowych zrealizowanych na dzień 20 listopada 2012 r. w kwocie 250.81 zł stanowiącej 60% pobranych dochodów oraz dochodów pobranych z tytułu odsetek w kwocie 14.14 zł. Ww. dochody przekazano na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego w dniu 14 grudnia 2012 r.. tj. 18 dni po terminie. Jako przyczynę wykazanej nieprawidłowości pracownik jednostki kontrolowanej wskazał:,.(...) sytuacja Mynikla z przeoczenia terminu odprowadzania w/wym dochodów na r-k Wojewody, spowodowane to było z nałożeniem dodatkowych obowiązków w związku z nieobecnością pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim ". Na podstawie analizy dochodów zrealizowanych z tytułu funduszu alimentacyjnego stwierdzono, iż Urząd Gminy w Osieku Małym nie przekazywał na rachunek dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego kosztów upomnień. Uznawano je za dochody własne gminy. Należne Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych zrealizowanych na dzień 10 czerwca 2012 r. oraz na dzień 20 lipca 2012 r. w kwotach po 8.36 zł odpowiadających 95% pobranych dochodów nie przekazano na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego. Poproszony o wskazanie przyczyn wykazanej nieprawidłowości pracownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, iż: Gmina otrzymuje w/wym dochody od jednostki jako dochód

7 własny, który nie jest sklasyfikowany jako dochód Wojewody i jest wykazywany łr sprawozdaniu Rh 27S (...) na podstawie sprawozdania z jednostki GOPS ". Nieprzekazanie w terminie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 6 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W wyniku kontroli stwierdzono ponadto uchybienia polegające na: - wykazywaniu w podstawach prawnych decyzji administracyjnych dotyczących wypłaty jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka, zasiłku pielęgnacyjnego, świadczenia pielęgnacyjnego wydawanych przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Osieku Małym przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 sierpnia 2009 r. ii' sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. Nr 129. poz. 1058), podczas gdy ww. akt prawny został uchylony z dniem 8 września 2012 r.. - niewyodrębnieniu w ewidencji księgowej wydatków dokonywanych w ramach środków własnych w dziale 801 - Oświata i wychowanie, rozdział 80195 - Pozostała działalność. W świetle powyższych ustaleń, wnoszę o: 1. Dokonywanie wydatków ze środków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 2. Spowodowanie terminowego dokonywania wydatków przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Osieku Małym. 3. Spowodowanie poprawnego ujmowania wydatków w ewidencji księgowej przez ww. jednostkę. 4. Dokonanie zwrotu kosztów upomnień oraz odsetek od nieterminowo przekazanych na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnych Skarbowi Państwa części dochodów związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych odrębnymi ustawami. Ww. kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu NBP O/O Poznań nr 17 1010 1469 0005 8922 3100 0000.

8 5. Przekazywanie pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych odrębnymi ustawami na rachunek bieżący dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego w terminach wskazanych przepisem art. 255 ustawy o finansach publicznych. 6. Wzmocnienie mechanizmów kontroli zarządczej celem minimalizacji ryzyka nieterminowego dokonywania wydatków ze środków publicznych i związanego z nim ryzyka powstania obowiązku zapłaty odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania zobowiązań, a także ryzyka nieterminowego przekazywania na rachunek dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych. 7. Powoływanie w podstawach prawnych decyzji administracyjnych aktów prawnych obowiązujących w dacie wydawania rozstrzygnięć. 8. Wyodrębnienie w ewidencji księgowej wydatków dokonywanych w ramach środków własnych w dziale 801 - Oświata i wychowanie, rozdział 80195 - Pozostała działalność. Proszę o przekazanie informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem Kierownik Outiiiału Koi Finansowej www.poznan.uw.gov.pl, www' nn7n : e-mail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl Marta Marciniak