Poznań, dnia r. FB-Y Pan. Wieńczysław Oblizajck Starosta Kolski

Transkrypt

1 Poznań, dnia r. WOJEWODA WIELKOPOLSKI FB-Y Pan Wieńczysław Oblizajck Starosta Kolski Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), w dniach od 23 stycznia do 7 lutego oraz 6 marca 2013 r. została przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Kole kontrola w zakresie wykorzystania dotacji celowych udzielonych z budżetu państwa na realizację zadań w dziale Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdział Komendy powiatowe Państwowej Straży Pożarnej i w dziale Działalność usługowa, rozdział Nadzór budowlany, realizacji i sposobu windykacji dochodów związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Czynności kontrolne przeprowadziła, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 14/13 z dnia 10 stycznia 2013 r., Agata Żabierek - inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, jako przewodnicząca zespołu kontrolerów oraz, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 78/13 z dnia 12 lutego 2013 r., Wiesława Nawrocka - Główny Księgowy w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Aleksandra Fojt - Zastępca Naczelnika Wydziału Finansów w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 8 stycznia 2013 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie wykorzystania i rozliczenia środków publicznych przekazanych jednostce kontrolowanej ze środków budżetu państwa w formie dotacji celowych w rozdziale i 71015, a także w obszarze realizacji i sposobu windykacji dochodów związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax wvvw.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uvv.gov.pl

2 2 Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych czterech nieprawidłowości i trzech uchybień, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: brak zastrzeżeń w odniesieniu do terminowości rozliczenia przekazanych Powiatowi Kolskiemu dotacji w części niewykorzystanej do końca roku, - terminowe regulowanie zobowiązań przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Kole, przeprowadzenie inwentaryzacji przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Kole w terminach i z częstotliwością określonych w art. 26 ust 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.). - brak zastrzeżeń w odniesieniu do poprawności przeprowadzonego przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Kole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Zakup samochodu operacyjnego do identyfikacji zagrożeń chemiczno - ekologicznych - przeprowadzenie windykacji należności Skarbu Państwa zgodnie z przepisem art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), - terminowe przekazywanie dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu wpływów z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości, wpływów z różnych opłat, przekształcenia prawa wieczystego użytkowania w prawo własności, nabycia gruntów Skarbu Państwa, odsetek z tytułu wieczystego użytkowania gruntu Skarbu Państwa, kar umownych. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Cztery przypadki dokonania wydatków publicznych przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole z uchybieniem terminu wynikającego z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 2. Dwa przypadki ujęcia w ewidencji księgowej przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole wydatków niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38. poz. 207 ze zm.).

3 3 3. Nieterminowe przekazywanie na rachunek bieżący dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych pobranych z tytułu opłat za dojazd związany z fałszywym alarmem, z tytułu kosztów upomnienia. 4. Jeden przypadek ujęcia w ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego w Kole dochodów w dacie wcześniejszej niż faktyczna data ich wpływu na konto ww. jednostki. Ad. 1 Stwierdzono cztery przypadki nieterminowego uregulowania zobowiązań pieniężnych przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole. Nieprawidłowości dotyczyły: - zobowiązania wynikającego z faktury VAT nr FP /001/12 na kwotę 115,35 zł. z terminem płatności do dnia 19 stycznia 2012 r., które zostało uregulowane w dniu 23 stycznia 2012 r., - zobowiązania wynikającego z faktury VAT nr FV-07288/EPH06/PRKN/SFA/P/12/l 1 na kwotę 342,65 zł, z terminem płatności do dnia 19 stycznia 2012 r.. które zostało uregulowane w dniu 23 stycznia 2012 r., - zobowiązania wynikającego z rachunku nr 22/W/2012 na kwotę zł. z terminem płatności do dnia 19 stycznia 2012 r., które zostało uregulowane w dniu 23 stycznia 2012 r.. - zobowiązania wynikającego z faktury VAT nr 124/OZ/2012 na kwotę 950,93 zł. z terminem płatności do dnia 12 października 2012 r., które zostało uregulowane w dniu 22 października 2012 r. Wyjaśniając przyczyny wykazanych nieprawidłowości Główna Księgowa Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Kole wskazała, że przyczyną, dla której wydatki z terminem płatności do dnia 19 stycznia 2012 r. dokonane zostały z uchybieniem terminu było:,.(...)przebywanie na dodatkowym urlopie macierzyńskim do dnia Płatność nastąpiła zaraz po powrocie moim do pracy. Termin zapłaty z datą ww. faktur nie spowodował żadnych odsetek.", natomiast - w odniesieniu do nieterminowego dokonania wydatku, którego termin płatności przypadał na dzień 12 października 2012 r. - wskazała, iż zobowiązanie zostało uregulowane po terminie ponieważ faktura została omyłkowo podpięta pod umowę (...). Termin zapłaty z dnia M>W. faktury nie spowodował żadnych odsetek ".

4 4 Ad. 2 W trakcie kontroli stwierdzono dwa przypadki ujęcia wydatków przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole w ewidencji księgowej niezgodnie z klasyfikacją budżetową, a mianowicie: - wydatek poniesiony na badanie lekarskie kontrolne (faktura VAT /12/PR z dnia 20 stycznia 2012 r.) został ujęty w Zakup usług pozostałych, podczas gdy należało go sklasyfikować w Zakup usług zdrowotnych, - wydatek poniesiony na konserwację kopiarki (faktura VAT XM/00612/12/FVS z dnia 15 maja 2012 r.) został ujęty w Zakup usług pozostałych, podczas gdy należało go sklasyfikować w Zakup usług remontowych. Poproszona o wskazanie przyczyn nieprawidłowości Główna Księgowa Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Kole wyjaśniła - w odniesieniu do wydatku poniesionego na badania lekarskie kontrolne, że: (...) płan finansowy na 2012 r. nie przewidywał wydatków na 4280, na którym ww. faktura powinna zostać ujęta (...)", natomiast wydatek na konserwację kopiarki został ujęty przez pomyłkę. (...) W roku 2013 wszelkie konserwacje będą ujmowane na 4270". Ad. 3 Kontrola ujawniła dwa przypadki nieterminowego przekazania na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu opłat za dojazd związany z fałszywym alarmem (dział 754. rozdział 75411, 0970), a mianowicie: - należną Skarbowi Państwa część dochodów budżetowych zrealizowanych na dzień 20 marca 2012 r. w kwocie 14,25 zł, stanowiącej 95% pobranych dochodów przekazano na ww. rachunek w dniu 12 kwietnia 2012 r., tj. 17 dni po terminie, - należną Skarbowi Państwa część dochodów budżetowych zrealizowanych na dzień 10 września 2012 r. w kwocie 15,20 zł, stanowiącej 95% pobranych dochodów przekazano na ww. rachunek w dniu 21 września 2012 r., tj. 4 dni po terminie. Ujawniono także jednostkowy przypadek nieterminowego przekazania dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu kosztów upomnienia (dział 754, rozdział ). Należną Skarbowi Państwa część dochodów budżetowych zrealizowanych na dzień 20 lipca 2012 r. w kwocie 8,36 zł, stanowiącej 95% pobranych dochodów przekazano na ww. rachunek w dniu 13 sierpnia 2012 r., tj. 19 dni po terminie.

5 5 Jednostka kontrolowana nie naliczyła i nie przekazała odsetek z tytułu nieterminowo odprowadzonych dochodów budżetowych. Wyjaśniając przyczyny wykazanych nieprawidłowości Naczelnik Wydziału Finansów Starostwa Powiatowego w Kole wyjaśnił, iż: (...) Termin przekazywania pobranych dochodów normuje art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), zgodnie z którym - zarząd jednostki samorządowej przekazuje pobrane dochody budżetowe według stanu środków określonego na: -10 dzień miesiąca w terminie do 15 dnia danego miesiąca, - 20 dzień miesiąca w terminie do 25 dnia danego miesiąca. Ponieważ ustawodawca nie rozstrzygnął literalnie w przywołanej wyżej regulacji zagadnienia, jaki rachunek pokazuje stan środków podlegających przekazaniu do budżetu państwa: budżet powiatu czy jednostki organizacyjnej (KPPSP w Kole), dlatego uznaliśmy, że dochody przekazane na rachunek budżetu powiatu w wyżej wymienionych terminach przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Kole dotyczyły okresu następnego". Co do zasady nieterminowe przekazanie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 6 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Z uwagi jednak na wysokość nieterminowo przekazanych dochodów, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Ad. 4 Ujawniono jeden przypadek ujęcia w ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego w Kole dochodów w dacie wcześniejszej niż faktyczna data ich wpływu na konto ww. jednostki. Nieprawidłowość dotyczyła dochodów pobranych 24 lipca 2012 r., które zaewidencjonowane zostały w dniu 17 lipca 2012 r. Opisane działania są sprzeczne z przepisem art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) W wyniku kontroli stwierdzono ponadto uchybienia polegające na: - niedostosowaniu przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole Zasad prowadzenia rachunkowości do aktualnych przepisów, tj. z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz ze zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z Nr 157 poz ze zm.).

6 6 - nierealizowaniu przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole postanowień 6 ust. 2 Regulaminu obiegu dokumentów w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Kole, które przewidują, iż wpływające faktury i rachunki powinny być opatrywane w biurze obsługi jednostki pieczątkę wpływu z datą, natomiast sprawdzenie merytoryczne przez kierownika jednostki powinno zostać dokonane w ciągu 3 dni, - braku spójności pomiędzy postanowieniami umów zawartych przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Kole a fakturami stanowiącymi podstawę uregulowania zaciągniętych zobowiązań w zakresie terminowości ich regulowania, a mianowicie: - zgodnie z 4 ust. 3 umowy z dnia 16 lipca 2010 r. na utrzymanie biuletynu informacji: Wynagrodzenie (...) płatne w terminie 14 dni na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę, nie później niż do dnia 6 stycznia 2012 roku", natomiast z faktury VAT nr 315/1/2012 z dnia 2 stycznia 2012 r. wynika, iż zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 16 stycznia 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 10 stycznia 2012 r.), - zgodnie z 6 ust. 5 umowy serwisowej z dnia 19 stycznia 2011 r.: Wynagrodzenie płatne jest do 10 dnia każdego miesiąca na podstawie faktury VAT (...)"'. natomiast: - z faktury VAT nr F/0016/01/2012 z dnia 2 stycznia 2012 r. wynika, że zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 16 stycznia 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 12 stycznia 2012 r.), - z faktury VAT F/0221/04/2012 z dnia 2 kwietnia 2012 r. wynika, że zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 16 kwietnia 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 11 kwietnia 2012 r.), - z faktury VAT F/0326/06/2012 z dnia 1 czerwca 2012 r. wynika, że zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 15 czerwca 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 13 czerwca 2012 r.), - z faktury VAT F/0507/09/2012 z dnia 3 września 2012 r. wynika, że zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 17 września 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 14 września 2012 r.), - z faktury VAT F/0569/10/2012 z dnia 1 października 2012 r. wynika, że zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 15 października 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 12 października 2012 r.), - z faktury VAT F/0706/12/2012 z dnia 3 grudnia 2012 r. wynika, że zobowiązanie powinno być uregulowane do dnia 17 grudnia 2012 r. (faktycznie zostało uregulowane w dniu 11 grudnia 2012 r.).

7 7 W świetle powyższych ustaleń, wnoszę o: 1. Dokonanie zwrotu odsetek od nieterminowo przekazanych na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnych Skarbowi Państwa części dochodów związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych odrębnymi ustawami. Ww. kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu NBP O/O Poznań nr Przekazywanie pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych odrębnymi ustawami na rachunek bieżący dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego w terminach wskazanych przepisem art. 255 ustawy o finansach publicznych. 3. Wzmocnienie mechanizmów kontroli zarządczej celem minimalizacji ryzyka nieterminowego przekazywania na rachunek dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych. 4. Dokonywanie wydatków publicznych przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 5. Wzmocnienie mechanizmów kontroli zarządczej przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole celem minimalizacji ryzyka nieterminowego zobowiązań jednostki. regulowania 6. Klasyfikowanie wydatków przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 7. Spowodowanie ujmowania dochodów w ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego w Kole w dacie ich faktycznego wpływu na rachunek ww. jednostki, zgodnie z przepisem art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330). 8. Dostosowanie przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kole Zasad prowadzenia rachunkowości do aktualnych przepisów powszechnie obowiązujących w obszarze rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych. 9. Dołożenie należytej staranności przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Kole w obszarze zachowania spójności pomiędzy postanowieniami

8 8 zawartych przez tę jednostkę umów a fakturami stanowiącymi podstawę uregulowania zaciągniętych zobowiązań. Proszę o przekazanie informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem WOJEWC ELKOPOLSKi P lorek Kierownik Odezwo Kontroli Finansom Marta Marciniak t f m 1 te Ącb (U al. Niepodległości pod!eeł< 16/ 18, Poznań, tel , fax