Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 5 lutego 2014 r.

Transkrypt

1 Poznań. cinia2^lutego 2014 r. WOJEWODA WIELKOPOLSKI FB-V Pan Jacek Ibron Burmistrz Miasta i Gminy Mikstat N T R O L I Na podstawie art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli ir administracji rządowej (Dz. U. Nr 185. poz. 1092). w dniu 11 lutego 2014 r. została przeprowadzona w Urzędzie Miasta i Gminy Mikstat kontrola zadania publicznego w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2013.Asystent rodziny i koordynator pieczy zastępczej" realizowanego na podstawie umowy Nr PS z dnia 5 czerwca 2013 r. Czynności kontrolne przeprowadziła Katarzyna Troczyńska - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 72/14 z dnia 7 lutego 2014 r. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 5 lutego 2014 r. Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie realizację zadania publicznego przez Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Mikstacie oraz jego obsługę finansową przeprowadzoną przez Urząd Miasta i Gminy Mikstat. Ustalono, że w dniu 5 czerwca 2013 r. została zawarta pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim (Organem Zlecającym) a Miastem i Gminą Mikstat (Zleceniobiorcą) umowa Nr PS-iJ o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2013,Asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej". Zgodnie z umową Organ Zlecający zobowiązał się do przekazania na realizacje zadania środków finansowych w formie dotacji celowej w wysokości zł. Specyfikacja zadania została zawarta w opisie stanowiącym element przesłanego przez Zleceniobiorcę oświadczenia o przyjęciu dotacji. al. Niepodległości )3 Poznań, tel fax woje woda. wielkopolski '«ipoznan. u w. gov. pl

2 W przedmiotowym oświadczeniu Miasto i Gmina Mikstat zadeklarowało, iż wkład własny jednostki samorządu terytorialnego wyniesie zł. Wskazano także wymiar czasu pracy asystenta rodziny oraz okres jego zatrudnienia. W celu realizacji zadania Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Mikstacie zawarł dwie umowy zlecenia z asystentem spełniającym wymagania określone art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149. poz. 887 ze zm.). obecnie (Dz. U. z 2013 r poz. 135 ze zm.). z których pierwsza dotyczyła okresu od 10 stycznia do 30 kwietnia 2013 r., natomiast kolejna - od 1 maja do 31 grudnia 2013 r. W umowach określono - między innymi - uprawnienia oraz obowiązki asystenta rodziny, jego wynagrodzenie, godziny pracy oraz sposób zapłaty. Do ww. umów zawarto aneksy, którymi zmieniono postanowienia dotyczące miesięcznej wartości świadczonych usług oraz liczby rodzin, u których miały być świadczone usługi asystenta rodziny. Zobowiązano zleceniobiorcę do wykonywania zakreślonych umowami czynności w wymiarze nie przekraczającym 15 godzin dla jednej rodziny w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Ustalono, iż realizacja czynności powinna być potwierdzona w harmonogramie pracy z rodziną oraz dzienniku wizyt zawierającym informacje o godzinach, w których usługi były realizowane. Konfrontacja harmonogramów pracy z rodziną oraz dzienników wizyt w środowisku rodzinnym wykazała nieprawidłowość polegającą na wskazywaniu w danym dniu tożsamej godziny zakończenia wizyty u rodziny objętej pomocą i rozpoczęcia wizyty u kolejnej rodziny. Ww. zapisy nieodzwierciedlają stanu faktycznego, bowiem pomiędzy wizytami u kolejnych rodzin konieczne było przemieszczenie się asystenta rodziny do kolejnych świadczeniobiorców. Analiza dokumentów księgowych wykazała, że na realizację przedmiotowego zadania Miasto i Gmina Mikstat otrzymało dotację w kwocie zł. Koszt realizacji zadania wy niósł zł z czego z dotacji wydatkowano kwotę zł. Ustalono, że kwota środków własnych stanowiła 17.24% całkowitego kosztu realizacji zadania i wyniosła zł. Realizując zadanie Miasto i Gmina Mikstat poniosło wyłącznie wydatki w W ynagrodzenia bezosobowe. Ww. paragraf obejmuje wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub umów o dzieło, z wyjątkiem honorariów zaliczanych do paragrafu Kontrola wykazała, że wynagrodzenie asystenta rodziny wypłacano zgodnie z 6 ust. 2-4 przedmiotowych umów. W myśl ww. postanowień umownych wartość jednej godziny usługi wynosiła zł. Zleceniobiorca był uprawniony do wynagrodzenia zgodnie z kalkulacją: liczba zrealizowanych godzin usług x wartość jednej godziny brutto. W umowie wskazano. al. Niepodległości Poznań, tel tax wojewoda. wielkopolski@poznan.uw.gov.pi

3 iż miesięczna wartość usług świadczonych na jej podstawie nie może przekroczyć odpowiednio: kwoty zł brutto (na podstawie aneksu zł brutto) - w odniesieniu do umowy z dnia 10 stycznia 2013 r. i kwoty zł brutto (na podstawie aneksu zl brutto) - w odniesieniu do umowy z dnia 30 kwietnia 2013 r. W 6 ust. 5 przedmiotowych umów wskazano:..wynagrodzenie obejmuje również w szystkie koszty pośrednie i bezpośrednie Zleceniobiorcy, ir tym dojazdy do rodzin, podatki i szkolenia (...)". natomiast w ust. 6 dodano, że:.maksymalne wynagrodzenie, niezależnie od liczby rodzin oraz zakresu świadczonych usług nie może przekroczyć 3.000,00 zl brutto miesięcznie". Z przedłożonych kontrolerowi dokumentów księgowych wynika, że wynagrodzenia wypłacane asystentowi rodziny na podstawie przedmiotowych umów stanowiło iloczyn liczb> zrealizowanych w danym miesiącu godzin usług i wartości 1 godziny usługi brutto (20.00 zł). W konsekwencji ustalono, że tak skalkulowane i wypłacone wynagrodzenie nie obejmowało kosztów takich jak dojazdy do rodzin i szkolenia, tj. koszów, które zgodnie z 3 ust. 3 wskazanej na wstępie umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego nie mogły być dofinansowane z przekazanej gminie dotacji. W myśl przywołanego postanowienia umowy o dofinansowanie koszty takie jak: koszty delegacji, koszty dojazdu, koszty wyposażenia miejsca pracy zobowiązał się pokryć zleceniobiorca. W konsekwencji wszystkie koszty poniesione przez Gminę Mikstat w związku z realizacją umów zlecenia z asystentem rodziny były kosztami kwalifikowalnymi w rozumieniu umowy zawartej z Wojewodą Wielkopolskim. W oświadczeniu o przyjęciu dotacji Gmina Mikstat zadeklarowała - przy założeniu, iż koszty realizacji zadania wyniosą zl - wkład własny w kwocie 2.700,00 zl. Udział środków własnych miał wynieść 17.24% kosztów realizacji zadania. Faktyczne koszty realizacji zadania wyniosły zl. Beneficjent konsekwentnie rozliczył je w ten sposób, iż jednostka samorządu terytorialnego wydatkowała na realizację zadania ze środków własnych kwotę odpowiadającą założonemu na wstępie montażowi finansowemu. Z dokumentów księgowych że przedmiotowe zadanie zostało dofinansowane ze środków własnych gminy wynika, kwotą zl. Środki pochodzące z dotacji w kwocie zl zostały w całości wykazane w ij 4170 i poniesione, zgodnie ze wskazaną podzialką klasyfikacji budżetowej wyłącznie na wynagrodzenie asystenta rodziny obejmujące jedynie wartość usług świadczonych przez zleceniobiorcę (bez kosztów dojazdów, szkoleń, delegacji, kosztów wyposażenia miejsca pracy. tj. koszów, do których poniesienia zobowiązała się Gmina Mikstat). al. Niepodległości 16/ Poznań, tel fax wojewoda.wielkopolski/i?poznan.uw.gov.pl

4 Niewykorzystaną część dotacji w wysokości 661,80 zl, wraz z odsetkami bankowymi, zw rócono w dniu 10 stycznia 2014 r. Pozostałą kwotę niewykorzystanej dotacji w wysokości zl oraz odsetki bankowe przekazano na konto Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 27 stycznia 2014 r.. tj. 12 dni po terminie określonym w umowie. Od nieterminowo zwróconej datacji Urząd Miasta i Gminy Mikstat naliczył i przekazał w dniu 27 stycznia 2014 r. na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego odsetki obliczone jak od zaległości podatkowych w wysokości 6.39 zł. Kontrola wykazała, ze odsetki obliczono od dnia 17 stycznia 2014 r. i wpłacono w kwocie o 0.58 zł niższej niż należna. Ww. nieprawidłowość była spowodowana błędnym wprowadzeniem dat do systemu obliczającego kwotę zaległości. W dniu 10 stycznia 2014 r. Miasto i Gmina Mikstat złożyło do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdanie z wykorzystania dotacji na realizację zadania, w którym nie wykazano udziału środków własnych jednostki samorządu terytorialnego. W dniu 23 stycznia 2014 r. sporządzono korektę do ww. dokumentu. Wykazano w nim wynikający z ewidencji księgowej udział środków własnych w kosztach realizacji zadania. Dodatkowo Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mikstacie złożył oświadczenie z którego wynika, że asystent rodziny na bieżąco miał możliwość korzystania z materiałów biurowych, kserokopiarki, telefonu oraz drukarki będącej na stanie wyposażenia Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej. Szczegółowy przebieg przeprowadzonej kontroli został odzwierciedlony w liście sprawdzającej zaakceptowanej przez Pana Burmistrza w dniu 11 lutego 2014 r. - załącznik nr 1 do niniejszego sprawozdania. Biorąc pod uwagę wy kazane powyżej nieprawidłowości wnoszę o: - wnikliwą weryfikację zapisów zawartych w dzienniku wizyt w środowisku rodzinnym przedkładanych przez asystenta rodziny, celem wyeliminowania przypadków wykazywania w ww. dokumentach danych nieodzwierciedlających stan faktyczny. - dokonanie zwrotu na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego wskazanej w niniejszym sprawozdaniu kwoty odsetek z tytułu nieterminowego zwrotu niewykorzystanej części dotacji. Informuję. iż - zgodnie z przepisem art. 52 ust.5 ustawy o kontroli w administracji rządowej - przysługuje Panu Burmistrzowi, jako kierownikowi jednostki kontrolowanej al. Niepodległości Poznań, tel fax wwvv.poznan.uvv.gov.pl. wojewoda.wielkopolski poznan.uvv.gov.pl

5 prawo przedstawienia stanowiska do sprawozdania, w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania ww. dokumentu. Czynność ta nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli. Z poważaniem ] WOJ E WODA Yfi ELKG POLSKI Piotij Florek l u - - yimiiiśju Zal. 1 W...y-.fśi-iki rnta ^ ii. Niepodległości 16, Poznań, tel tax vvojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl 3 t, f z.