Pan WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Poznań, dnia 2<f stycznia r. WOJEWODA WIELKOPOLSKI fwwksi*l«5 Urzfjd Wojewódzki ; FB-Y Pan Tadeusz Bąkowski Wójt Gminy Kiszkowo WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. 0 finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), w dniach od 3 do 11 grudnia 2012 r.. została przeprowadzona w Urzędzie Gminy Kiszkowo kontrola w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji celowych udzielonych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami oraz na realizację zadań własnych bieżących 1 inwestycyjnych oraz wykonania dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej. Czynności kontrolne przeprowadził, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego nr 667/12 z dnia 27 listopada 2012 r.. zespół kontrolerów w składzie: Monika Mochocka-Kuczma - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, jako przewodnicząca zespołu i Ewelina Basińska - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 22 listopada 2012 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie wykorzystania i rozliczenia środków publicznych przekazanych tej jednostce ze środków budżetu państwa w formie dotacji celowych, a także w obszarze terminowości przekazywania dochodów budżetowych zrealizowanych przez ww. jednostkę. al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , tax \vww.poznan.uvv.gov.pl. wojewoda.vvielkopolski@poznan.uw.gov.pl

2 Wojewoda Wielkopolski pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych ośmiu nieprawidłowości, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: brak zastrzeżeń w odniesieniu do terminowości rozliczenia przekazanych Gminie Kiszkowo dotacji w części niewykorzystanej do końca roku. wydatkowanie zgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotacji środków przekazanych ww. jednostce samorządu terytorialnego. przestrzeganie przez jednostkę kontrolowaną reguł dofinansowania jej zadań własnych bieżących i inwestycyjnych określonych odpowiednio: przepisem art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, dofinansowania. przepisami odrębnych ustaw oraz porozumieniami w sprawie terminowe przekazywanie składek na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające niektóre świadczenia z pomocy społecznej, niektóre świadczenia rodzinne oraz za osoby uczestniczące w zajęciach w centrum integracji społecznej, zgodność pomiędzy listami wypłat świadczeń i decyzjami wydawanymi w sprawach indywidualnych dotyczących ich przyznania, terminowe przekazywanie dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Prowadzenie ewidencji księgowej przez Urząd Gminy Kiszkowo z naruszeniem art. 24 ust. 1-4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152. poz ze zm.). 2. Nieopłacenie w terminie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego skutkujące zapłatą odsetek z tytułu ww. opóźnienia. 3. Przekazanie odpisów za zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z naruszeniem art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70. poz. 335 ze zm.). 4. Ujęcie w ewidencji księgowej wydatków poniesionych na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego w związku z realizacją zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , tax \vww.poznan.uvv.gov.pl. wojewoda.vvielkopolski@poznan.uw.gov.pl

3 3 klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów' i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). 5. Jednostkowy przypadek nieterminowego uregulowania zobowiązania przez Urząd Gminy Kiszkowo. 6. Brak wyodrębnionej ewidencji wykorzystania dla środków pochodzących z dotacji. 7. Realizację świadczeń rzeczowych w ramach programu wieloletniego,.pomoc państwa w zakresie dożywiania" niezgodnie z założeniami ww. programu. 8. Jednostkowy przypadek nieterminowego przekazania dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu opłat za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Ad. 1 Urząd Gminy Kiszkowo dokonał księgowania wydatków na koncie 130 w dacie innej niż data ich faktycznej realizacji. Nieprawidłowości dotyczyły: - dokonanego w dniu 6 czerwca 2011 r. przelewu składek ZUS - wydatki zaksięgowano na koncie 130 pod datą 3 czerwca 2011 r., - dokonanego w dniu 18 sierpnia 2011 r. przelewu zaliczki na podatek dochody oraz zapłaty zobowiązań z tytułu faktury VAT nr FP /008/11 i faktury VAT nr FV /EPH06/PRWJ/SFA/P/07/11-16 sierpnia 2011 r. wydatki zaksięgowano na koncie 130 pod datą Wykazany sposób ujęcia wydatków w ewidencji księgowej wskazuje, iż księgi rachunkowe ww. jednostki prowadzone są z naruszeniem przepisów art. 24 ustawy o rachunkowości. Przyczyną wykazanych nieprawidłowości zgodnie - z wyjaśnieniem Inspektora Urzędu Gminy Kiszkowo - była pomyłka przy księgowaniu. Ad. 2 W trakcie kontroli ustalono, iż składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego za świadczeniobiorcę w wysokości 928,92 zl za okres od października 2010 r. do kwietnia 2011 r. zostały opłacone w dniu 6 czerwca 2011 r.. podczas gd\ - zgodnie z przepisem art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205. poz ze zm.) - ww. składki za dany miesiąc winny być przekazane do 5 dnia następnego miesiąca. W związku 7 wykazanymi opóźnieniami Ośrodek Pomocy Społecznej w Kiszkowie został wezwany

4 4 do uregulowania należności z tytułu odsetek oraz kosztów upomnienia. W dniu 5 października 2011 r. Ośrodek przekazał kwotę zł, na którą złożyły się odsetki w wysokości zł oraz kwota 8,80 zł tytułem kosztów upomnienia. W celu określenia przyczyn powyższej nieprawidłowości Inspektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kiszkowie wyjaśnił: W dniu lOr. Pani (...) złożyła wniosek o ustalenie uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego w związku z opieką nad chorą córką. Do wniosku dołączono orzeczenie o niepełnosprawności z dnia r. Niepełnosprawność została ustalona od dnia r. (tj. od dnia złożenia wniosku do Starostwa Powiatowego). Świadczenie przysługuje od miesiąca w którym złożono wniosek 0 ustalenie niepełnosprawności - w tym przypadku od r. Wnioskodawczym dostarczyła dokumenty dotyczące naliczenia stażu pracy w miesiącu maju 201 lr. i dopiero w maju została zgłoszona do ZUS-u. Ze złożonych dokumentów wynikało, że uprawnienia do opłacania składek nabyła wraz z datą złożenia wniosku o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego. W trakcie rozmowy telefonicznej z ZUS w Gnieźnie ustalono zasady rozliczenia społecznych naliczonych za okres odx/2010r. do IV/2011r. składek Składki za okres od X/2010r. do IV/2011r. w kwocie 928,92 zł przekazano do ZUS w Gnieźnie łącznie ze składkami za maj 201 lr. Odsetki naliczone od kwoty składek 530,82 zł /podstawa składek ,-zł/ w kwocie 22,02 zł oraz koszty upomnienia w kwocie 8,80 zł dotyczą miesięcy X/201 Or. do 1/201 lr." Co do zasady nieopłacenie w terminie przez jednostkę sektora finansów publicznych składek na ubezpieczenie społeczne oraz niewykonanie w terminie zobowiązania, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat stanowią naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu odpowiednio: przepisu art. 14 pkt 1 i art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14. poz. 114 ze zm.). Z uwagi jednak na wykazaną powyżej wysokość nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenie społeczne oraz wysokość odsetek 1 kosztów upomnienia, opisane działania - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowią naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Ad. 3 Urząd Gminy Kiszkowo dokonał odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w dziale Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

5 5 - ubezpieczenia społecznego w łącznej kwocie 1.093,93 zł, z czego kwotę zł odpowiadającą 73,13 % równowartości odpisu odprowadził w dniu 31 maja 2011 r., natomiast pozostałą część odpisu w kwocie 293,93 zł przekazał w dniu 30 września 2011 r. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku. z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. W związku z powyższym do dnia 31 maja 2011 r. Urząd Gminy Kiszkowo powinien dokonać odpisów na kwotę nie niższą niż zł (75% równowartości odpisów). Przyczyną powyższej nieprawidłowości - zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez Skarbnika Gminy Kiszkowo - był błąd w wyliczeniach. Ad. 4 Ustalono, iż składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego w łącznej kwocie ,68 zł za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne zostały zaksięgowane w dziale Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, Składki na ubezpieczenie społeczne, podczas gdy należało je ująć w Świadczenia społeczne. Poproszony o wskazanie przyczyn ww. nieprawidłowości Skarbnik Gminy Kiszkowo wyjaśnił:.. Wydatki dotyczące opłaty składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne zaplanowano vi' paragrafie ,, Składki na ubezpieczenia społeczne " W objaśnieniach do paragrafu Świadczenia społeczne " zapisano, że paragraf ten obejmuje świadczenia społeczne na rzecz osób fizycznych i uszczegółowiono rodzaj wydatków. Wyszczególnienie nie obejmuje wydatków na opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne i vr związku z tym zaplanowano je w paragrafie 4110." Ad. 5 Ustalono, iż w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami w dziale Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego Urząd Gminy Kiszkowo nieterminowo uregulował zobowiązanie wynikające

6 6 z faktury VAT nr FP /001/11 (duplikat z dnia 1 lutego 2011 r.). Zgodnie z ww. fakturą termin płatności przypadał na dzień 25 stycznia 2011 r.. natomiast zapłaty dokonano w dniu 8 lutego 2011 r. Poproszony o wskazanie przyczyn powyższej nieprawidłowości wyjaśnienie złożył Inspektor Urzędu Gminy Kiszkowo: W związku z tym, że oryginał faktury nie wpłynął do tutejszego Urzędu zwrócono się telefonicznie do firmy Telekomunikacja Polska S.A. o ponowne dostarczenie dokumentu. W dniu r. otrzymano duplikat faktury, którą opłacono lr. Oświadczam, że odsetki od w/w zobowiązania nie zostały naliczone.'" Ad. 6 W trakcie kontroli stwierdzono, iż Urząd Gminy w Kiszkowie nie prowadził wyodrębnionej ewidencji księgowej środków wydatkowanych w ramach realizacji programu wieloletniego pod nazwą Pomoc państwa w zakresie dożywiania", podczas gdy obowiązek wyodrębnienia ewidencji księgowej w ww. zakresie wynikał z 6 porozumienia z dnia 14 stycznia 2011 r. pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim a Gminą Kiszkowo w sprawie realizacji programu. W celu określenia przyczyn powyższej nieprawidłowości wyjaśnienie złożył Skarbnik Gminy Kiszkowo: Gmina na mocy porozumienia zawartego z Wojewodą Wielkopolskim otrzymuje dotację na realizację zadania w zakresie dożywania. W ewidencji księgowej nie wyodrębniono wydatków realizowanych ze środków własnych i środków z dotacji. W projekcie planu dotacji otrzymanym od Wojewody nie jest ujęta dotacja na dożywanie. W projekcie budżetu Gmina planuje tylko środki własne. Informacje o kwotach dotacji Gmina u' ciągu roku otrzymuje kilkakrotnie i zgodnie z nimi wprowadza je do planu dochodów budżetowych, zwiększając jednocześnie plan wydatków. W 2011 r. pierwszą transzę otrzymano /*., natomiast obowiązkiem Gminy jest finansowanie dożywiania z dniem 1 stycznia. Dokonywanie wydatków wg wskaźnika wynikającego z porozumienia, ich ewidencja na wyodrębnionych kontach bez zaplanowanych kwot wydatków (z dotacji) nie może wystąpić i vr związku z tym całość wydatków księgowano na jednym koncie - łącznie ze środków w łasnych i środków z dotacji." Ad. 7 W trakcie kontroli ustalono, iż w ramach realizacji programu wieloletniego..pomoc państwa ir zakresie dożywiania" zakupione zostały - na podstawie faktury VAT nr 16/11 - produkty żywnościowe na łączną kwotę zł. w tym kawa o wartości zł. która

7 7 jako używka nie wpisuje się w katalog produktów odpowiadający realizacji celów ww. programu. Przyczyny stwierdzonej nieprawidłowości wyjaśnił Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Kiszkowie:.,Rachunek -wpłynął do OPS w dniu lr. Był to okres zimowy, przedświąteczny, vi' natłoku dodatkowych obowiązków związanych z zabezpieczeniem podopiecznym opalu na zimę, z przygotowywaniem świątecznych paczek dla podopiecznych OPS a także dla seniorów z terenu całej gminy - zakup kawy na rachunku został przeze mnie przeoczony i potwierdziłam zakup wszystkich artykułów z Programu Pomoc państwa ir zakresie dożywiania ". W związku z powyższym koszt realizacji programu powinien ulec zmniejszeniu o kwotę zł i wynosić zł. Z uwagi na fakt, iż wysokość dotacji celowej przekazanej na realizację w 2011 r. programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania" wyniosła zł, tj. mniej niż % kosztów realizacji programu, a udział środków własnych gminy ,95 zł, co stanowi więcej niż 28,30 % kosztów realizacji programu, zachowane zostały warunki dofinansowania programu określone porozumieniem zawartym z Wojewodą Wielkopolskim. Ad. 8 Co do zasady Urząd Gminy Kiszkowo przekazywał zrealizowane dochody na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego, w terminach określonych w art. 255 ustawy o finansach publicznych. Wyjątek stanowiły opłaty za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych pobranych w okresie od 11 do 20 września 2011 r. w wysokości zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 58,90 zł), które odprowadzono na ww. rachunek w dniu 13 października 2011 r., tj. 17 dni po terminie. W dniu 5 grudnia 2012 r. Inspektor Urzędu Gminy Kiszkowo wyjaśnił, że:,,( ) Dnia r. wpłynęła oplata 62 zł od LUKAS Bank S.A. Wrocław za udostępnienie danych osobowych dotyczących (...). Poinformowałam o tym kierownika USC. panią (...), która mi oświadczyła, że nie wpłynął jeszcze taki wniosek. Poprosiłam o poinformowanie mnie jeśli wpłynie wniosek i będzie mógł być załatwiony, żeby odprowadzić należną część do Urzędu Wojewódzkiego iv Poznaniu. (Nie odprowadzamy wpłat, dopóki nie wpłynie wniosek, bo już kilkakrotnie zdarzyło się. że wpłynęła opłata, a wniosek nie mógł być załatwiony w tutejszym Urzędzie i trzeba było opłatę zw rócić.) Wniosek w powyższej sprawie wpłyną! r..

8 8 byl załatwiony r.. opłatę rozliczono i odprowadzono r. czyli vr obowiązującym terminie." Co do zasady nieterminowe przekazanie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 6 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14. poz. 114 ze zm.). Z uwagi jednak na wysokość nieterminowo przekazanych dochodów, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W świetle powyższych ustaleń wnoszę o: 1. Dokonywanie księgowania wydatków w datach odpowiadających faktycznej ich realizacji. 2. Spowodowanie przekazywania składek na ubezpieczenie społeczne przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kiszkowie w terminach zakreślonych przepisami ustawy 0 systemie ubezpieczeń społecznych. 3. Dokonywanie odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w terminach 1 wysokości określonej przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 4. Poprawne księgowanie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne. 5. Dokonywanie wydatków ze środków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 6. Przestrzeganie postanowień porozumień zawieranych z Wojewodą Wielkopolskim w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania", zwłaszcza w zakresie ustalonego w porozumieniach obowiązku wyodrębnienia ewidencji księgowej środków wydatkowanych w ramach realizacji ww. programu oraz w obszarze oceny kwalifikowalności dofinansowywanych wydatków. 7. Dokonanie zwrotu odsetek od nieterminowo przekazanej na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa części dochodów pobranych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych odrębnymi ustawami. Ww. kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu NBP O/O Poznań nr

9 9 8. Przekazywanie pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie odrębnymi ustawami na rachunek bieżący dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego w terminach wskazanych przepisem art. 255 ustawy o finansach publicznych. Proszę o przekazanie informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem i al. Niepodległości 16' I Poznań, tel I fax I wojewoda.vvielkopolski@poznan.uw.gov.pl