Obszar Logistyka Wywołanie zapotrzebowania Instrukcja uŝytkownika
EG_LOG Wywołanie zapotrzebowania Instrukcja UŜytkownika. 2
Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE... 4 1. Podstawowa nawigacja po systemie... 4 2. Wyszukiwanie w listach wyboru.... 6 3. Tryb wyszukiwania... 7 OPERACJE... 11 4. Logowanie do systemu i przejście do modułu "Zakupy... 11 5. Rejestracja wywołania zapotrzebowania WYWZ... 12
Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach moŝna poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - moŝna poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniŝej znajduje się zestawienie operacji słuŝących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe - - - - [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są równieŝ przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie naleŝy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemoŝliwe, jeŝeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku naleŝy najpierw usunąć zaleŝne rekordy. 4/26
Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. JeŜeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Poprzedni rekord [ ] Następny rekord [ ] Ostatni rekord Edytor tekstu Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów naleŝy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy moŝna przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. JeŜeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz słuŝący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o uŝytkowniku, który te operacje wykonał. MoŜliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po uŝyciu tegoŝ przycisku. UmoŜliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty uŝytkownika Pomoc [F1] UmoŜliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umoŝliwiający stworzenie poŝądanego raportu, jeŝeli uŝytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc moŝe dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę moŝliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 5/26
2. Wyszukiwanie w listach wyboru. Lista Czynności: 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 2. Filtrowanie listy PrzewaŜnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola słuŝące filtrowaniu. W zaleŝności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz naleŝy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter moŝe mieć znaczenie przy filtrowaniu. 6/26
3. Zatwierdzenie wyboru Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na Ŝółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach moŝliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest moŝliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania moŝna w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości naleŝy wybrać przycisk lub klawisz F8. UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) moŝna szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. NaleŜy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyŝ w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz naleŝy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. 7/26
JeŜeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, Ŝe brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. PoniŜej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Zespół Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpo po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ezpiecz oraz racy naleŝy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ezpiecz%racy% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca naleŝy podać zapis np. %12-2012. UWAGA: wielkość liter moŝe mieć znaczenie przy filtrowaniu. 8/26
3. Wykonanie zapytania Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania naleŝy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/26
10/26
Operacje 4. Logowanie do systemu i przejście do modułu "Zakupy. Lista Czynności: 1. Logowanie do systemu i przejście do modułu Zakupy Po uruchomieniu aplikacji za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie stacji roboczej pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę uŝytkownika, hasło (pomiędzy polami moŝna przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. NaleŜy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. 11/26
5. Rejestracja wywołania zapotrzebowania WYWZ. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Generacja dokumentów w module Zakupy; wybór szablonu generacji Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Generacja dokumentów. Otworzy się formatka Generacja dokumentów wraz z otwartym oknem Szablony generacji, w którym wybieramy na liście pozycję ZAP -> ZAP Wywołanie zapotrzebowania. (wyboru potwierdzamy przyciskiem Wybierz ) Następnie otworzy się okno Generacje (dokument -> dokument) z pozycją ZAPR:WYWZ (wywołanie zapotrzebowania), wciskamy przycisk Wybierz 12/26
Wyświetli nam się lista towarów / usług, które zostały zapotrzebowane dokumentem lub dokumentami zapotrzebowania rocznego. (jest to lista towarów / usług, które mogą być generowane na pozycje wywołanego zapotrzebowania) 2. Wprowadzenie nagłówka wywoływanego zapotrzebowania Wciskamy przycisk Nowy nagłówek. 13/26
Nastąpi przejście na nagłówek wywoływanego zapotrzebowania w stanie edycji NaleŜy wypełnić pola: UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku naleŝy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Rodzaj dokumentu automatycznie podpowiada się WYWZ Wywołanie zapotrzebowania Osoba odpowiedzialna naleŝy wybrać pracownika składającego zapotrzebowanie. Dostępna w polu jest lista wyboru po dwukliku myszką w pole lub ustawianie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. Domyślnie podpowiadany jest pracownik przypisany do uŝytkownika. Jednostka org. naleŝy wybrać jednostkę org. składającą zapotrzebowanie. Dostępna w polu jest lista wyboru po dwukliku myszką w pole lub ustawianie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. Domyślnie podpowiadana jest jednostka przypisana do uŝytkownika. Realizator. naleŝy wybrać jednostkę org. Realizatora do której składane jest zapotrzebowanie. Dostępna w polu jest lista wyboru po dwukliku myszką w pole 14/26
lub ustawianie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. Rok budŝetowy w polu podajemy rok, na który następuje planowanie zakupów poprzez zapotrzebowanie. Uzasadnienie opisowe pole uzasadnienia zakupu (pole opcjonalne). Opis dodatkowy opis dotyczący całego dokumentu (pole opcjonalne). Po wprowadzeniu danych nagłówka wciskamy przycisk Zapisz i zamknij 3. Generacja pozycji wywoływanego zapotrzebowania Po wciśnięciu przycisku Zapisz i zamknij nastąpi powrót na formatkę Generacja dokumentów, gdzie będą widoczne pod pozycjami do generacji (UWAGA! Po wybraniu realizatora na nagłówku wywoływanego zapotrzebowania lista pozycji zostanie zawęŝona do pozycji które mogą być zrealizowane przez tego realizatora) : numer wewnętrzny, rodzaj dokumentu i data wystawienia wywołanego zapotrzebowania. Kolejnym krokiem jest wyszukanie pozycji, które mają znaleźć się na wywoływanym zapotrzebowaniu. W tym celu ustawiamy się na liście pozycji do generacji i uruchamiamy tryb 15/26
wyszukiwania (pola zmieniają kolor na niebieski) poprzez wciśnięcie klawisza F7 lub ikony na pasku ikon. Danej pozycji moŝemy szukać według indeksu pozycji, wpisując indeks w polu Indeks lub według nazwy pozycji, wpisując nazwę w polu Nazwa towaru lub usługi. UWAGA: Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Po nazwy pozycji wciskamy przycisk F8 lub ikonę na pasku ikon. JeŜeli szukana pozycja znajdowała się na liście towarów / usług do generacji, system wyjdzie z trybu wyszukiwania i ustawi się na tej pozycji 16/26
UWAGA: NaleŜy zwrócić uwagę czy wywoływana pozycja pochodzi z prawidłowego zapotrzebowania rocznego, stąd naleŝy zweryfikować m.in. wartość w polu Nr własny lub Data wystawienia. Ustawiamy się na pozycji którą chcemy przenieść na wywoływane zapotrzebowanie 1. w przypadku pozycji rozliczanych wyłącznie ilościowo, po ustawieniu się na tej pozycji w polu Ilość wpisujemy ilość danego towaru, który przenosimy na wywoływane zapotrzebowanie Następnie wciskamy przycisk znajdujący się z prawej strony pola Ilość. 17/26
Wówczas nastąpi przeniesienie (generacja) wybranej pozycji oraz ilości na pozycję wywoływanego zapotrzebowania 2. W przypadku pozycji rozliczanych wartościowo system będzie wymuszał podanie dodatkowo wartości w polu Wartość poprzez wcześniejsze wyświetlenie stosownego komunikatu. Po ustawieniu się na tej pozycji wpisujemy przenoszoną ilość w polu Ilość oraz wartość przenoszonej pozycji w polu Wartość. JeŜeli uŝytkownik nie wie czy pozycja jest rozliczana wartościowo to w momencie gdy nie poda on wartości w 18/26
polu Wartość a będzie próbował przenieść pozycję za pomocą przycisku to pojawi się stosowny komunikat o konieczności uzupełnienia pola wartość. Następnie wciskamy przycisk wywoływanego zapotrzebowania. Nastąpi wówczas przeniesienie (generacja) pozycji UWAGA: Dla uproszczenia wyszukiwania. MoŜemy równieŝ zawęzić listę pozycji do pozycji z danego cennika; w tym celu w polu Filtr wybieramy z listy uruchamianej przyciskiem pozycję Cennik Otworzy się wówczas okno Cenniki zawierające listę zdefiniowanych w systemie cenników. Na liście wybieramy dany cennik 19/26
Po wyborze cennika lista pozycji do generacji zawęzi się do pozycji będących w wybranym cenniku. Analogicznie postępujemy z kolejnymi pozycjami do generacji na wywoływane zapotrzebowanie. 4. Zatwierdzenie wywołanego zapotrzebowania Po przeniesieniu wszystkich pozycji na wywołane zapotrzebowanie wciskamy przycisk Przejdź do dokumentu 20/26
Nastąpi wówczas przejście na wywołane zapotrzebowanie Aby zatwierdzić wywołane zapotrzebowanie wciskamy ikonę na pasku ikon 21/26
Otworzy się wówczas okno z czynnością Zatwierdzenie do wykonania. Wciskamy przycisk Wybierz 22/26
Wywołane zapotrzebowanie zostanie zatwierdzone, jednocześnie pojawi się stosowny komunikat informujący o tym. Wciskamy przycisk Zamknij W momencie zatwierdzenia zapotrzebowania system nada dokumentowi numer zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a check-box Zatwierdzony zostanie zaznaczony 23/26
Wywołanie moŝemy wydrukować. Wydruk odbywa się za pomocą przycisku [Wydrukuj]. Po jego wybraniu otwiera się okno z opcją wydruku. 24/26
UWAGA: System automatycznie podpowiada wydruk na ekranie oraz szablon Ocean Genrap więc moŝna po otwarciu okna od razu wybrać przycisk [Wykonaj]. Po pierwsze wybieramy rodzaj wydruku: o Wydruk na drukarce o lub Wyświetlenie na ekranie. Następnie zaznaczamy znacznik Ocean GenRap i wybieramy nazwę szablonu wydruku Zapotrzebowanie roczne / wywołanie po czym wybieramy opcję [Wykonaj]. Nastąpi wydruk dokumentu. Znacznik powinien być zaznaczony domyślnie jeŝeli zostanie odznaczony to naleŝy go zaznaczyć. Za pomocą ikony moŝna wykonać wydruk na drukarkę. Okno podglądu moŝna zamknąć przyciskiem. 25/26
Rozmiar podglądu w oknie moŝna zmieć pod przyciskiem. Po zamknięciu okna z podglądem przyciskiem parametrów, które zamykamy przyciskiem [Zamknij]. powracamy do okna JeŜeli chcemy zakończyć pracę w oknie przeglądania dokumentów to wychodzimy z niego przyciskiem. Następnie powracamy do okna generacji, które równieŝ zamykamy przyciskiem. 26/26