Sekretariat Optivum. Jak przygotować listę uczniów zawierającą tylko wybrane dane, np. adresy ucznia i jego opiekunów? Projektowanie listy

Transkrypt

1 Sekretariat Optivum Jak przygotować listę uczniów zawierającą tylko wybrane dane, np. adresy ucznia i jego opiekunów? Program Sekretariat Optivum ma wbudowane różne edytory, które umożliwiają przygotowywanie rozmaitych pism, także pism seryjnych, konstruowanie szablonów różnych list uczniów oraz budowanie filtrów, za pomocą których można szybko wyszukiwać uczniów spełniających określone kryteria. W poradzie tej pokażemy, jak przygotowywać szablon listy, która będzie zawierała adresy ucznia i jego opiekunów oraz jak przygotować na podstawie tego szablonu listę wybranych uczniów. Projektowanie listy Lista, która będzie zawierała adresy ucznia i jego opiekunów, może składać się na przykład z następujących kolumn: Lp., Uczeń, ucznia, Opiekun 1, opiekuna 1, Opiekun 2, opiekuna 2. W kolumnach tych powinny pojawiać się następujące dane: - w kolumnie Lp. numer porządkowy - w kolumnie Uczeń imię i nazwisko ucznia, - w kolumnie ucznia adres ucznia, - w kolumnie Opiekun 1 imię i nazwisko pierwszego opiekuna (matki), - w kolumnie opiekuna 1 adres pierwszego opiekuna (matki), - w kolumnie Opiekun 2 imię i nazwisko drugiego opiekuna (ojca), - w kolumnie opiekuna 2 adres drugiego opiekuna (ojca). Konstruowanie szablonu listy W szablonie listy musimy opisać jej kolumny, tj. nagłówek, szerokość, sposób wyrównania oraz rodzaj wyświetlanych danych. Możemy również wprowadzić tytuł listy. Wprowadzanie tytułu listy 1. Uruchom aplikację Sekretariat i w menu Narzędzia wybierz polecenie Edytor list wyświetli się okno Edytor list. 2. Kliknij puste pole nad tabelą i wpisz tytuł listy. Sformatuj go za pomocą przycisków na pasku narzędzi.

2 ucznia i jego opiekunów? 2/7 Opisywanie kolumn listy Kolumna Lp. 1. Kliknij dwukrotnie gałąź Inne/ Numer porządkowy wyświetli się formularz Kolumna. W polu Pole wprowadzone jest pole bazy danych związane z numerem porządkowym. 2. W polu Nagłówek wpisz nagłówek kolumny (tj. Lp.). 3. W polu Szerokość określ szerokość kolumny, w polu Położenie ustaw sposób wyrównywania wpisów w kolumnie. 4. Kliknij przycisk Akceptuj. Kolumna Uczeń 1. Kliknij dwukrotnie gałąź Uczeń (słuchacz)/ Imię1/ mianownik wyświetli się formularz Kolumna. W polu Pole wprowadzone jest pole bazy danych związane z imieniem ucznia.

3 ucznia i jego opiekunów? 3/7 2. Kliknij przycisk znajdujący się z prawej strony tego pola. 3. W oknie Dodaj pole kliknij gałąź Uczeń (słuchacz)/ Nazwisko/ mianownik, a następnie przycisk Akceptuj. 4. W oknie Kolumna w polu Nagłówek wpisz nagłówek kolumny (tj. Uczeń). 5. W polu Szerokość określ szerokość kolumny, w polu Położenie ustaw sposób wyrównywania wpisów w kolumnie. 6. Kliknij przycisk Akceptuj w tabeli pojawi się opis kolejnej kolumny listy. Kolumna ucznia 1. Kliknij dwukrotnie gałąź Uczeń/ Adres/ Wypełnij formularz Kolumna.

4 ucznia i jego opiekunów? 4/7 3. Zaakceptuj wprowadzone dane przyciskiem Akceptuj. Kolumna Opiekun 1 Ponieważ w bazie danych programu mogą znajdować się dane kilku opiekunów ucznia, dlatego zanim zaczniemy operować polami bazy danych opiekunów musimy wskazać, którego opiekuna mają one dotyczyć. Jeśli tego nie uczynimy, program domyślnie wybierze dane opiekuna pierwszego na liście. Kategorie danych, które u pojedynczego ucznia mogą wystąpić wielokrotnie, oznaczone są w panelu po lewej stronie niebieskim kolorem. Zawężanie zakresu wyboru danych opiekuna Zawęzimy dane opiekunów do danych matki. 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy gałąź Opiekun i z menu kontekstowego wybierz polecenie Wybierz zakres. 2. W oknie Wybierz zakres w polu Wg pola ustaw pozycję stopieńpokrew w polu Operator pozycję =, w polu Wartość wpisz matka. Wszystkie napisy (stałe wyrażenia tekstowe) występujące w definicjach zakresów danych należy ujmować w cudzysłowy, np. matka. Dane opiekunów można zawęzić również według pola płeć. Wówczas w polu Wartość należy ustawić pozycję żeńska lub męska. 3. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie przycisk Akceptuj. Zwróć uwagę, że obok nazwy gałęzi pojawiła się zastosowana reguła zawężająca.

5 ucznia i jego opiekunów? 5/7 Aby usunąć nałożone na gałąź zawężenie zakresu danych, należy skorzystać z polecenia Wyczyść zakres dostępnego w menu podręcznym. Definiowanie kolumny 1. Kliknij dwukrotnie gałąź Opiekun [ ]/Imię/ mianownik wyświetli się formularz Kolumna. W polu Pole wprowadzone jest pole bazy danych związane z imieniem matki. 2. Kliknij przycisk znajdujący się z prawej strony tego pola. 3. W oknie Dodaj pole zawęź dane gałęzi Opiekun do danych matki, a następnie wybierz gałąź Opiekun [ ]/ nazwisko i kliknij przycisk Akceptuj. 4. W oknie Kolumna w polu Nagłówek wpisz nagłówek kolumny (tj. Opiekun 1), w polu Szerokość określ szerokość kolumny, w polu Położenie ustaw sposób wyrównywania wpisów w kolumnie. 5. Kliknij przycisk Akceptuj w tabeli pojawi się opis kolejnej kolumny listy. Kolumna opiekuna 1 Kliknij dwukrotnie gałąź Opiekun [ ]/Adres/ , wypełnij formularz Kolumna i kliknij przycisk Akceptuj. Kolumna Opiekun 2 1. Zawęź zakres gałęzi Opiekun do danych ojca. Postępuj analogicznie, jak przy zawężaniu zakresu tej gałęzi do danych matki (w oknie Wybierz zakres w polu Wartość wpisz ojciec ). 2. Opisz kolumnę. Postępuj analogicznie, jak przy definiowaniu kolumny Opiekun 1. Kolumna opiekuna 2 Postępuj analogicznie, jak w wypadku kolumny opiekuna 1.

6 ucznia i jego opiekunów? 6/7 Sprawdzanie poprawności zbudowanego szablonu listy Po opisaniu wszystkich kolumn listy, sprawdź, czy szablon jest poprawnie skonstruowany, klikając ikonę na pasku narzędzi. Opisy kolumn listy oraz ich kolejność możesz zmieniać za pomocą operacji dostępnych w menu podręcznym. Zapisywanie szablonu 1. Kliknij ikonę na pasku narzędzi wyświetli się okno Zapisz szablon. 2. Podaj nazwę pliku i kliknij przycisk Zapisz. 3. Zapoznaj się z informacją, gdzie zostanie on zapisany i kliknij przycisk OK. Szablony list zapisywane są domyślnie w folderze: C:\ProgramData\VULCAN\Sekretariat Optivum\Szablony 4. Zamknij okno edytora list.

7 ucznia i jego opiekunów? 7/7 Sporządzanie listy na podstawie utworzonego szablonu Wykorzystamy utworzony szablon do sporządzenia listy uczniów. 1. W oknie Nasza szkoła wyświetl odpowiednią listę uczniów (np. listę uczniów wybranego oddziału). 2. Zaznacz uczniów, którzy powinni znaleźć się na przygotowywanej liście. 3. Kliknij przycisk Drukuj i wybierz pozycję Lista wg szablonu. 4. W oknie Otwórz szablon wskaż utworzony szablon listy i kliknij przycisk Otwórz wyświetli się szablon listy w oknie Edytor list. 5. Kliknij ikonę na pasku narzędzi, aby wyświetlić gotową listę. Jeśli chcesz zmienić właściwości wybranej kolumny listy, to: Kliknij przycisk na pasku narzędzi, aby ponownie wyświetlić szablon listy. Zmodyfikuj opis wybranej kolumny skorzystaj z poleceń menu podręcznego. Kliknij przycisk, aby wrócić do listy. 6. Zapisz listę, klikając przycisk na pasku narzędzi. 7. Wydrukuj listę, korzystając z ikony na pasku narzędzi.