Comarch Egeria Konfiguracja magazynu Wersja 6.0

Transkrypt

1 Comarch Egeria Konfiguracja magazynu Wersja 6.0 Instrukcja Użytkownika

2

3 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 WSTĘP... 4 Podstawowa nawigacja w aplikacji... 4 KONFIGURACJA... 7 Założenie jednostki org. stanowiącej magazyn w strukturze organizacyjnej... 7 Obiekty aplikacje... 8 Założenie magazynu... 9 Uprawnienia Profile Konfiguracja automatów dekretujących dla dokumentów magazynowych... 16

4 Wstęp Podstawowa nawigacja w aplikacji W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola Tab, Enter - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola Schift+Tab - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku Ctrl+Page Down Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku Ctrl+Page Up Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Lewo, Prawo Klawisze kierunkowe Góra, Dół Home/End - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch

5 sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj F10 Wstaw rekord F6 Usuń Shift+F6 Wyczyść Shift+F4 rekord rekord Kopiuj rekord F4 Kopiuj pole F3 Wprowadź zapytanie F7 Wykonaj zapytanie F8 Zlicz rekordy zapytania Shift+F2 Poprzedni blok Ctrl+Page Up Następny Ctrl+Page Down Pierwszy rekord Poprzedni rekord Następny rekord Ostatni rekord blok Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.

6 Edytor tekstu Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Filtr Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Zmień oddział Jeżeli firma posiada oddziały to możliwe jest wyświetlanie danych w kontekście konkretnego oddziału wybranego z listy ukazującej się po użyciu przycisku. Raporty użytkownika Pomoc F1 Wyjście Ctrl+q Lista wartości F9 Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą.

7 Konfiguracja Założenie jednostki org. stanowiącej magazyn w strukturze organizacyjnej Aby móc dodać nowy magazyn w module Gospodarka Magazynowa najpierw należy zdefiniować nową jednostkę w strukturze organizacyjnej. W tym celu należy przejść do modułu Centralny Słownik Systemu. Przechodzimy do formularza Struktura organizacyjna firmy (CENTRALNY SŁOWNIK SYSTEMU INNE STRUKTURA ORGANIZACYJNA FIRMY). Celem zdefiniowania struktury należy dodać nowy rekord (F6), jako obiekt nadrzędny. Po dodaniu rekordu pojawi się okno: 1. Menu Inne/Struktura organizacyjna firmy; Obiekt - edycja Należy kolejno wypełnić pola: Kod - kod definiowanej jednostki, Skrót - skrót nazwy definiowanej jednostki, Nazwa - nazwa definiowanej jednostki, Rodzaj dostępna lista rodzajów obiektów, Opis - opis do definiowanego obiektu. Jeśli definiowana jednostka ma być nadrzedną względem pozostałych które będą zdefiniowane w kolejnym kroku, w liscie wartości jednostek nadrzędnych, znajdującej się w dolnej części okna, należy wybrać opcję Brak. Jeśli jednak będzie to obiekt podrzedny z listy wartosci należy wybrać

8 jednostke która będzie do niego nadrzędna. Np. definiowany jest dział ksiegowy który jest podrzęny w stosunku do działu finansowego. Po wypełnieniu wszystkich pól należy zatwierdzić rekord przez przycisk [Zatwierdź]. Po powrocie do formularza Struktura organizacyjna firmy należy zmienić wartość pola Stan definicji z Nowa na Zatwierdzona. Obiekty aplikacje Na zakładce Obiekty aplikacje można definiować powiązania między jednostkami organizacyjnymi a aplikacjami. 1. Struktura organizacyjna firmy; Obiekty - aplikacje Po wejściu na zakładkę Obiekty - aplikacje w polu Symbol wpisujemy symbol aplikacji ręcznie lub wybieramy z dostępnej listy po naciśnięciu klawisza F9. Pole Pełna nazwa uzupełniane jest automatycznie. W momencie powiązania jednostek z aplikacjami, listy z jednostkami organizacyjnymi zostały ograniczone do jednostek przypiętych dla danej aplikacji. UWAGA: W przypadku tworzenia jednostki org. mającej stanowić magazyn należy powiązać tworzony obiekt z aplikacją Gospodarka Magazynowa (GM).

9 Założenie magazynu W module Gospodarka Magazynowa nowy magazyn konfigurujemy na podstawie założonej jednostki org. w strukturze, w formularzu Magazyny (GOSPODARKA MAGAZYNOWA KONFIGURACJA MAGAZYNY). Tutaj definiujemy nowe magazyny oraz zmieniamy stan lub definicje istniejących. Zakładka Magazyny i dokumenty służy do: umiejscowienia magazynu w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa (przypisanie do określonej jednostki organizacyjnej, w polu Kod jednostki dostępna jest lista zdefiniowanych w systemie jednostek organizacyjnych), wyboru metody wyceny rozchodu towarów, przypisania przestrzeni lokalizacji magazynowych (miejsc w magazynie, gdzie towary mogą być przechowywane), przypisania rodzajów dokumentów, które będą używane na magazynie. Po uzupełnieniu powyższych danych należy zmienić stan definicji na Zatwierdzony, co uaktywni nowy magazyn w systemie. 1. Definicje magazynów Check-box Lokalizacje służy do zaznaczenia, czy na wybranym magazynie będzie obsługa lokalizacji. Zaznaczenie powoduje automatycznie to, że przy dodawaniu towaru w kartotece towarowej, obowiązkowe staje się wypełnienie pola Lokalizacja. Check-box Dodawanie towarów do kartoteki służy do wskazania, czy towary wprowadzone w Centralnym Słowniku Systemu, mają być automatycznie dodane do kartoteki towarowej wybranego magazynu. Check-box Generacja partii służy do wskazania, czy dla przyjmowanych towarów, mają być automatycznie generowane partie.

10 Check-box Zablokowany informuje o tym, czy dany magazyn jest zablokowany, czy nie. Na zablokowanym magazynie nie można wystawiać nowych dokumentów magazynowych, ani zmieniać stanu już istniejącym dokumentom. Blokowania (lub odblokowania) magazynów dokonujemy przyciskiem [Zablokuj/Odblokuj]. Blokowanie magazynów dostępne jest wyłącznie dla użytkowników posiadających funkcję użytkową GM_MAG_BLOKOWANIE. Aby dokonać zmian w definicji magazynu w trakcie pracy należy najpierw zmienić stan jego definicji na Nowy, następnie dokonać modyfikacji, zatwierdzić zmiany i na koniec ponownie zmienić stan definicji na zatwierdzony. Dodatkowo należy dokonać ustawień w polach definiowalnych skonfigurowanych dla magazynów, które dostępne są z poziomu menu narzędziowego po wybraniu przycisku ustawieniu kursora w bloku Magazyny. po wcześniejszym 2. Magazyn Pola definiolwane Pole Adresy - powiadomienia służy do wskazania adresów mailowych, na które mają być wysyłane powiadomienia typu mail po przekroczeniu limitów magazynowych. Pole Użytkownicy - powiadomienia służy do wskazania nazw użytkowników, na które mają być wysyłane powiadomienia systemowe typu Egeria po przekroczeniu limitów magazynowych. Pole Nr magazynu w KG służy do wskazania numeru kolejnego magazynu w planie kont w ramach konta lub W polu dostępna jest lista wyboru. Pole Realizator OB_ID służy do wskazania identyfikatora jednostki realizatora prowadzącego dany magazyn. Pole Realizator OB_NAZWA służy do wskazania nazwy jednostki realizatora prowadzącego dany magazyn. W polu dostępna jest lista wyboru.

11 Pole Realizator OB_KOD służy do wskazania pełnego kodu jednostki realizatora prowadzącego dany magazyn. W polu dostępna jest lista wyboru. Pole PZ tylko z ZOB? służy do wskazania czy przy przyjęcia na dany magazyn mogą być dokonywane bez generacji z faktury zakupu czy też dokumenty PZ muszą być generowane z faktury zakupu. 3. Magazyn Stany dla dokumentów Zakładka Stany dla dokumentów służy do definicji stanów, w jakich mogą znajdować się dokumenty. Możliwe stany należy określić dla każdego rodzaju dokumentu, jak również jego korekty. Pole Nr Od stanu służy do wyboru, od jakiego stanu dokumenty maja być numerowane. W polu Il. Kopii podaje się ilość drukowanych kopii i podpisy, jakie mają pojawiać się na wydrukach dokumentów. (UWAGA: opcja dotyczy wydruków standardowych/predefiniowanych wykonanych w Oracle Reports). Na wydruku każdego dokumentu magazynowego znajduje się pięć ramek, dla których należy zdefiniować właściwe podpisy, np. wydał, przyjął, wagowy, księgowy, magazynier itp. Pole Stany w CSS informuje użytkownika, jaki jest aktualnie stan definicji wybranego towaru w module Centralny Słownik Systemu. Check box Podepnij stany dla rodzajów oraz przyciski [Dodaj rodzaje], [Usuń rodzaje z magazynu], [Dodaj stany dla rodzajów], [Usuń stany dla rodzajów] ułatwiają użytkownikowi przydzielanie rodzajów dokumentów oraz ich stanów w magazynie.

12 Uprawnienia W formularzu Uprawnienia do magazynów (GOSPODARKA MAGAZYNOWA KONFIGURACJA UPRAWNIENIA) zawarty jest zestaw uprawnień, co do konkretnego magazynu i użytkownika profilu oraz operacji na nich przeprowadzanych. Ustawieniami tej grupy zajmują się konsultanci lub administrator systemu. Uprawnienia mogą być przypisanego bezpośrednio do danego użytkownika lub do profilu stanowiącego grupę użytkowników. Profile definiuje się w formularzu Profile dostępu do magazynów (GOSPODARKA MAGAZYNOWA KONFIGURACJA PROFILE). Definiowanie profili opisano w odrębnym rozdziale. Formatka do konfiguracji uprawnień do magazynów wygląda następująco: 4. Uprawnienia do magazynów (opcja 1) Na formatce Uprawnienia do magazynów w bloku Magazyny wskazujemy magazyn do którego będziemy następnie nadawać uprawnienia. Wybrany magazyn podświetlony jest żółtym kolorem. W bloku poniżej wybieramy użytkownika/profil (lub użytkowników/profile), któremu nadamy uprawnienia do wcześniej wybranego magazynu. O wyborze użytkownika/profilu (lub użytkowników/profilu) decyduje check-box (lub check-boxy) znajdujący się obok nazwiska. Możemy również zaznaczyć lub odznaczyć wszystkich użytkowników przyciskami:. Przycisk [Wg użytkowników] umożliwia nam inny sposób nadawania uprawnień do magazynów. Po naciśnięciu formatka wygląda następująco:

13 5. Uprawnienia do magazynów (opcja 2) W tej sytuacji najpierw wskazujemy użytkownika/profil (użytkownik/profil podświetlony żółtym kolorem), a następnie zaznaczany jeden lub kilka check-boxów umieszczonych obok interesujących nas magazynów. Przycisk ma teraz nazwę [Wg magazynów]. Naciśnięcie powoduje zmianę widoku formatki (rys. Uprawnienia do magazynów opcja 1), a tym samym zmianę sposobu nadawania uprawnień. Zakładka Uprawnienia do operacji pozwala ustalić, który użytkownik będzie miał uprawnienia do operacji na konkretnym rodzaju dokumentu w kontekście wybranego magazynu. 6. Uprawnienia do operacji (opcja 1) Sposób nadawania uprawnień do operacji może być wykonywany na dwa sposoby.

14 Pierwszy sposób Jeśli na pierwszej zakładce nadawaliśmy uprawnienia wg magazynów, wówczas nadawanie uprawnień do operacji będzie przebiegało w następujący sposób: w polu Kod magazynu wpisany jest magazyn w kontekście którego nadajemy uprawnienia, czyli magazyn zaznaczony na pierwszej zakładce (pole nieedytowalne), poniżej w bloku wybieramy użytkownika, jeśli obok wybranego użytkownika zaznaczony jest check-bok (czyli na pierwszej zakładce nadaliśmy uprawnienia temu użytkownikowi), wówczas aktywny staje się blok Rodzaje dokumentów, w bloku tym zaznaczamy check-boxy obok tych rodzajów dokumentów, którym będziemy nadawać uprawnienia do poszczególnych operacji, oczywiście w kontekście wybranego magazynu i użytkownika, zaznaczenie check-boxa Zarządzanie numerem pozwala na wykonywanie operacji: nadawania numeru zgodnego ze wzorcem, usunięcia numeru itp., po zaznaczeniu rodzaju dokumentu, uaktywniamy blok Stany dokumentów, zawierający wszystkie możliwe operacje wykonywane na danym dokumencie, zaznaczenie check-boxa Wprow. obok danego stanu, pozwala na wprowadzenie dokumentu w taki właśnie stan, zaznaczenie check-boxa Wyc. obok danego stanu, pozwala na wycofanie dokumentu z tego właśnie stanu. Drugi sposób 7. Uprawnienia do operacji (opcja 2) Jeśli na pierwszej zakładce nadajemy uprawnienia wg użytkowników, wówczas nadawanie uprawnień do operacji będzie wyglądało nieco inaczej, tzn: w polu Użytkownik wpisany jest użytkownik, którego zaznaczyliśmy na pierwszej zakładce (pole nieedytowalne), w bloku Kod magazynu wybieramy magazyn,

15 jeśli obok wybranego magazynu zaznaczony jest check-box (czyli na pierwszej zakładce nadaliśmy użytkownikowi uprawnienia do tego magazynu), wówczas aktywny staje się blok Rodzaje dokumentów, dalszy przebieg nadawania uprawnień do operacji wygląda analogicznie jak podczas nadawania uprawnień sposobem pierwszym. Profile W formularzu Profile dostępu do magazynów (GOSPODARKA MAGAZYNOWA KONFIGURACJA PROFILE) definiowane są profile uprawnień czyli grupy użytkowników, do których przypisywane są poszczególne uprawnienia do magazynów, poszczególnych rodzajów dokumentów i operacji wykonywanych na dokumentach. Przyciskiem lub klawiszem F6 dodajemy nową nazwę profilu (dodatkowo opcjonalnie opis). Następnie zapisujemy wprowadzone zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. Aby przypisać pracownika do profilu wybieramy przycisk [Dodaj wybranych], po czym w liście oznaczamy checkboxami konkretne wartości i wybieramy przyciskiem [Wybierz]. 8. Profile dostępu do magazynów Dostępne są następujące skonfigurowane profile skonfigurowane na etapie wdrożenia to: MAGAZYNIER_MWY dedykowany dla magazyniera magazynu Wydawnictwa MAGAZYNIER_MKS dedykowany dla magazyniera magazynu Księgarni MAGAZYNIER_MDZ - dedykowany dla magazyniera magazynu Działu Zaopatrzenia MAGAZYNIER_MPR - dedykowany dla magazyniera magazynu materiałów promocyjnych

16 PODGLAD_WSZYSTKIE_MAG profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na wszystkich magazynach PODGLAD_MWY profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na magazynie Wydawnictwa PODGLAD_MKS profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na magazynie Księgarni PODGLAD_MDZ - profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na magazynie Działu Zaopatrzenia Aby nadać odpowiednie uprawnienia do profilu lub dla użytkownika bez przypisanego profilu (indywidualnie) należy uruchomić formularz Uprawnienia do magazynów (GOSPODARKA MAGAZYNOWA KONFIGURACJA UPRAWNIENIA). Konfiguracja automatów dekretujących dla dokumentów magazynowych Konfigurację automatów dekretujących przeprowadza się w module Księga Głowna w formularzu Automaty dekretujące (KSIĘGA GŁÓWNA DEFINICJE AUTOMATY DEKRTUJĄCE). Definiowanie nowych magazynów wymaga modyfikacji automatów dekretujących w przypadku, gdy dokumenty zatwierdzane na magazynach powinny być automatycznie zadekretowane. W bloku Rodzaje należy odszukać dany rodzaj dokumentu, a następnie zmodyfikować kod PL/SQL w polu Kod, w taki sposób, aby w przypadku, wystawiania dokumentu na nowo utworzonym magazynie odpowiednio ustalać konto księgowe. Przeważnie należy odszukać w kodzie warunek odpowiadający za ustalenie danego segmentu konta magazynu materiałów lub wyrobów gotowych i dodać alternatywny zapis uzależniony od kodu utworzonego magazynu. 9. Konfiguracja automatów dekretujących