Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne

Transkrypt

1 Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Plany Zamówień Publicznych

2 EG_LOG Plany Zamówień Publicznych Instrukcja Użytkownika. Instrukcja użytkownika 2

3 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja po systemie... 4 OPERACJE Uruchomienie formularza Obsługa planów zamówień publicznych w module Zakupy Otwarcie planu na dany rok Zakończenie planu na dany rok Wprowadzenie części planu przez Realizatora z generacją danych pierwszej wersji Przypisanie kodów CPV i CPC do pozycji lub zadania Łączenie pozycji w zadania Podpięcie pozycji jako zadanie istniejącej pozycji Wydruk wersji planu Utworzenie nowej wersji/korekty części planu Usunięcie wersji planu Zatwierdzenie wersji planu przez DZP Zatwierdzenie wersji planu przez DZP po akceptacji Rektora

4 Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. 4/25

5 Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Poprzedni rekord [ ] Następny rekord [ ] Ostatni rekord Edytor tekstu Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty użytkownika Pomoc [F1] Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. Operacje 5/25

6 2. Uruchomienie formularza Obsługa planów zamówień publicznych w module Zakupy. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Obsługa planów zamówień publicznych w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Plany \ Obsługa planów zamówień publicznych. Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. Użytkownik będzie miał wgląd do danych, do których otrzymał uprawneinie. 6/25

7 3. Otwarcie planu na dany rok. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie W bloku "Plan na rok" wywołujemy dodanie nowego rekordu (planu na dany rok) nowego planu poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W pustym polu oznaczonym kolorem żółtym podajemy rok planu. W polu 'Kurs EUR' podajemy kurs, po którym będą przeliczane wartości w planie. W polu 'Opis' można zamieścić dowolny opis/uwagi do planu. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. Po zapisaniu zmian zarejestrowany plan będzie posiadał status "Edycja". W statusie 7/25

8 edycji możliwe będzie rejestrowanie planów częściowych przez poszczególnych Realizatorów. 4. Zakończenie planu na dany rok. Lista Czynności: 1. Anulowanie W bloku "Plan na rok" wybieramy plan, który chcemy zakończyć poprzez ustawienie kursora w danym polu z rokiem. Z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Zmień stan planu'. W oknie 'Zmiana statusu planu' wybieramy status "Zrealizowany" po czym wybieramy przycisk [Zmień stan].. 8/25

9 5. Wprowadzenie części planu przez Realizatora z generacją danych pierwszej wersji Lista Czynności: 1 Wybranie planu W bloku "Plan na rok" wybieramy plan, który chcemy zakończyć poprzez ustawienie kursora w danym polu z rokiem. 2. Dodanie części planu W bloku "Części planów" ustawiamy kursor w polu 'Jednostka organizacyjna (realizator)'. Następnie wywołujemy dodanie nowego rekordu części planu poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) wybieramy: Rodzaj - rodzaj części planu (dostawy, usługi, roboty budowlane z rozwijanej listy ) Jednostka organizacyjna (realizator) - wybór jednostki org. będącej realizatorem z dostępnej listy wyboru. Listę uruchamiamy poprzez dwuklik prawym przyciskiem myszy w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór klawisza F9 W dalszej kolejności podajemy nazwę klasyfikacji w polu 'Klasyfikacja' na podstawie, której nastąpi wygenerowanie danych części planu. Wybór odbywa się poprzez wybór z dostępnej w polu listy wartości (dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór klawisza F9). UWAGA: Wybór klasyfikacji jednopoziomowej spowoduje wygenerowanie tylko pozycji planu. Wybór klasyfikacji dwupoziomowej spowoduje wygenerowanie pozycji z podziałem na zadania. Tworzenie klasyfikacji opisano w odrębnej instrukcji. W polu 'Opis' możliwe jest podanie dowolnego opisu/uwag do rejestrowanej części planu. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. 9/25

10 3. Wprowadzenie pierwszej wersji i generacja danych W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od'. Następnie wywołujemy dodanie nowego rekordu części planu poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) podajemy datę od kiedy obowiązuje dana wersja w polu 'Obowiązuje od' (w polu dostępny jest kalendarz po dwukliku myszką w pole lub ustawieniu kursora w polu i wyborze klawisza F9). W polu 'Opis' możliwe jest podanie dowolnego opisu/uwag do rejestrowanej wersji części planu. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. W celu wygenerowania danych dla pierwszej wersji wybieramy przycisk [Generuj pozycje]. 10/25

11 Po uruchomieniu generacji zostanie wywołane okno z komunikatem: Wybór opcji [Tak] rozpocznie generację pozycji. Wybór opcji [Nie] spowoduje przerwanie operacji. Po zakończeniu generacji pojawi się komunikat. W formularzu będą widoczne wygenerowane dane pozycje lub pozycje z zadaniami. 11/25

12 W zakładce "Przypisania" widoczne są pozycje zapotrzebowań rocznych lub wniosków, na podstawie których wygenerowano daną pozycję planu lub zadanie. 6. Przypisanie kodów CPV i CPC do pozycji lub zadania. Lista Czynności: 1. Wybór pozycji lub zadania Kody CPV i CPC przypisywane mogą być do pozycji lub zadania. Jeżeli pozycja planu nie posiada zadań to należy wybrać pozycję do której chcemy 12/25

13 przypisać kod CPC lub CPV. W zakładce "Pozycje" ustawiamy kursor na wybranej pozycji (oznaczenie wiersza kolorem żółtym). Jeżeli pozycja planu posiada zadania to należy wybrać pozycję a następnie zadanie w ramach wybranej pozycji, do którego chcemy przypisać kod CPC lub CPV. W zakładce "Pozycje" ustawiamy kursor na wybranej pozycji (oznaczenie wiersza kolorem żółtym). Następnie przechodzimy do zakładki "Zadania", gdzie wybieramy zadanie, do którego chcemy przypisać kody CPC lub CPV - ustawiamy kursor na wybranym zadaniu (oznaczenie wiersza kolorem żółtym). 2 Dodanie kodu CPV lub CPC Po wybraniu pozycji lub zadania przechodzimy do zakładki "Kody CPV.CPC". W zależności od kodu, który chcemy powiązać ustawiamy się kursorem w dowolnym 13/25

14 polu w bloku "Kody CPV" lub "Kody CPC". Następnie wywołujemy dodanie nowego rekordu (kodu) poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) wywołujemy listę dwuklikiem prawym przyciskiem myszy lub ustawiając kursor w polu i wybierając klawisz F9. Z listy wyboru wybieramy odpowiednią wartość. 14/25

15 Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. 7. Łączenie pozycji w zadania. Lista Czynności: 1. Uruchomienie operacji łączenia pozycji Pozycje nie posiadające zadań można połączyć w jedną nową pozycję jako zadania nowej pozycji. W tym celu dla wybranej wersji należy ustawić kursor w dowolnym polu w zakładce "Pozycje" i z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybrać opcję "Połącz pozycje". 15/25

16 2 Wybór pozycji W oknie "Łączenie pozycji planu" zaznaczamy znacznikami (klikniecie w pole ) pozycje, które chcemy połączyć. W polu "Nowy przedmiot zamówienia" podajemy przedmiot zamówienia dla nowotworzonej pozycji powstałej z połączenia pozycji istniejących. Po wybraniu pozycji wybieramy przycisk [Połącz]. 3 Wygenerowanie pozycji Zostanie utworzona nowa pozycja z podanym przedmiotem zamówienia a wskazane pozycje do połączenie będą tworzyć zadania nowej pozycji. 16/25

17 8. Podpięcie pozycji jako zadanie istniejącej pozycji. Lista Czynności: 1. Uruchomienie operacji łączenia pozycji Pozycje nie posiadające zadań można podpiąć jako kolejne zadanie istniejącej pozycji z zadaniami. W tym celu dla wybranej wersji należy ustawić kursor w dowolnym polu dla pozycji, którą chcemy podpiąć jako zadanie w zakładce "Pozycje" i z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybrać opcję "Podepnij 17/25

18 pozycję jako zadanie". Zostanie wywołana lista wyboru. 2 Wybór pozycji Z wywołanej listy wyboru należy wybrać pozycję, pod którą chcemy podpiąć daną pozycję jako zadanie. Po oznaczeniu pozycji na liście wybieramy przycisk [Wybierz]. 3 Dodanie nowego zadania Nastąpi dodanie wybranej pozycji jako zadanie do wskazanej pozycji na liście wyboru. 18/25

19 9. Wydruk wersji planu. Lista Czynności: 1. Wydruk W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od'. dla wiersza wersji, dla której chcemy dokonać wydruku. Następnie należy wybrać przycisk [Drukuj]. 19/25

20 Wyświetli się okno, w którym można: Wygenerować wydruk do pliku PDF przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Excel przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Word przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku HTML przez wybór przycisku. Uruchomić podgląd wydruku przez wybór przycisku [Uruchom]. Z okna podglądu wydruku możliwe jest wydrukowanie wniosku na drukarce poprzez wybór przycisku. 20/25

21 10. Utworzenie nowej wersji/korekty części planu. Lista Czynności: 1. Dodanie nowej W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od'. Następnie wersji wywołujemy dodanie nowego rekordu części planu poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) podajemy datę od kiedy obowiązuje dana wersja w polu 'Obowiązuje od' (w polu dostępny jest kalendarz po dwukliku myszką w pole lub ustawieniu kursora w polu i wyborze klawisza F9). Data obowiązywania musi być niż data poprzedniej wersji W polu 'Opis' możliwe jest podanie dowolnego opisu/uwag do rejestrowanej wersji części planu. Numer kolejny wersji zostanie automatycznie podpowiedziany w polu "Lp". Jeżeli nowa wersja jest korektą planu zamówień publicznych w polu "Nr kor." należy podać numer kolejny korekty. 21/25

22 Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. W celu wygenerowania danych dla nowej wersji wybieramy przycisk [Generuj pozycje]. 2 Generacja danych nowej wersji Po uruchomieniu generacji zostanie wywołane okno z komunikatem: Wybór opcji [Tak] rozpocznie generację pozycji. Usunięte zostaną wszystkie pozycje z bieżącej wersji, następnie przepisaną zostaną pozycje z wersji poprzedniej a następnie system uwzględni pozycje dokumentów zapotrzebowań lub wniosków, które nie były do tej pory uwzględniane w generacji. Wybór opcji [Nie] spowoduje przerwanie operacji. Po zakończeniu generacji pojawi się komunikat. W formularzu będą widoczne wygenerowane dane pozycje lub pozycje z zadaniami. 22/25

23 11. Usunięcie wersji planu. Lista Czynności: 1. Wybór wersji i uruchomienie akcji usuwania W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od' dla wiersza wersji, której dane chcemy usunąć. Następnie z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Usuń wersję'. Operacja jest dostępna jeżeli wersja posiada status "Edycja" i do wersji nie są wystawione wnioski. Po uruchomieniu operacji należy potwierdzić wykonanie operacji poprzez wybór przycisku [Tak] w oknie z komunikatem: 12. Zatwierdzenie wersji planu przez DZP. Lista Czynności: 1. Wybór wersji i zmiana statusu Po dostarczeniu przez Realizatora wersji papierowej DZP weryfikuje zgodność z wersją w systemie i w ramach zgodności danych zatwierdzana jest wersja części planu w systemie - zmiana statusu. W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od' dla wiersza wersji, dla której chcemy zmienić status. Następnie z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Zmień stan wersji'. 23/25

24 W oknie "Zmiana statusu wersji" wybieramy status "Zatwierdzony" po czym wybieramy przycisk [Zmień stan]. 13. Zatwierdzenie wersji planu przez DZP po akceptacji Rektora. Lista Czynności: 1. Wybór wersji i zmiana statusu Po akceptacji planów przez Rektora konieczne jest oznaczenie wersji każdej z części planów poprzez zmianę statusu na "Zaakceptowany przez Rektora". W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od' dla wiersza wersji, dla której chcemy zmienić status. Następnie z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Zmień stan wersji'. 24/25

25 W oknie "Zmiana statusu wersji" wybieramy status " Zaakceptowany przez Rektora " po czym wybieramy przycisk [Zmień stan]. 25/25