Obszar Księga Główna. Harmonogramy księgowań. Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Obszar Księga Główna Harmonogramy księgowań Instrukcja użytkownika

2 Spis treści SPIS TREŚCI... 2 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja po systemie... 3 OPERACJE Harmonogramy Księgowań Utworzenie Harmonogramu Księgowań... 8

3 Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: 3

4 Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Poprzedni rekord [ ] Następny rekord [ ] Ostatni rekord Edytor tekstu Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty użytkownika Pomoc [F1] Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. 4

5 Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 5

6 Operacje 2. Harmonogramy Księgowań Użytkownik ma możliwość tworzenia dowolnych harmonogramów księgowań, które służą do przeksięgowywania Rozliczeń Międzyokresowych Kosztów. Bardzo korzystnym jest fakt, iż harmonogramy mogą być tworzone automatycznie z modułu Należności Zobowiązania. Harmonogram składa się z następujących elementów: numeru dokumentu daty dokumentu - domyślnie datą tą jest data systemowa; kwoty - jest to całkowita kwota harmonogramu przewidziana do rozharmonogramowania na poszczególne raty (w przypadku tworzenia harmonogramu z poziomu NZ proponowaną kwotą jest kwota brutto dokumentu pomniejszona o odliczony VAT); liczby rat; opis raty czego dotyczy dana rata; akcji jest to skrót opisujący rodzaj operacji, jaka ma być automatycznie wykonana przez harmonogram. Dostępne są następujące akcje: 6

7 PTK Pytaj, twórz, księguj, PTW Pytaj, twórz, weryfikuj, PT Pytaj, twórz, TK Twórz, księguj, TW Twórz, weryfikuj. Akcja P (Pytaj) - oznacza, iż z nadejściem planowanego terminu wykonania operacji przewidzianej w harmonogramie w momencie uruchomienia Księgi Głównej użytkownik zostanie poinformowany o planowanej akcji harmonogramu i zapytany, czy ma ona zostać wykonana. W przypadku braku zgody na wykonanie akcji, podczas powtórnego uruchamiania KG system będzie ponawiał zapytanie, aż do momentu wykonania akcji. Akcja T (Twórz) - oznacza, że system tylko utworzy dowód księgowy o numerze wg poniższego wzorca: symbol_rejestru / nr_harmonogramu / liczba_porządkowa_raty Akcja K (Księguj) - oznacza, że po utworzeniu dowodu zostanie on zaksięgowany Akcja W (Weryfikuj) - oznacza, że po utworzeniu dowodu zostanie on poddany weryfikacji. użytkownik uprawniony nazwa użytkownika któremu podczas uruchamiania KG zostanie wyświetlony komunikat o ewentualnej planowanej akcji harmonogramu. Podczas automatycznej generacji terminów harmonogramu kwota raty obliczana jest poprzez podzielenie całkowitej kwoty harmonogramu przez liczbę rat, przy czym pierwsza rata jest ratą dopełniającą. 7

8 2. Utworzenie Harmonogramu Księgowań Lista Czynności: Użytkownik po zalogowaniu się do systemu, przechodzi do modułu NZ Dokumenty Zobowiązania Następnie odnajduje dokument dla, którego chcemy wygenerować harmonogram księgowań (wybrałam jeden przykładowy dokument na bazie testowej). Przechodzimy na zakładkę [Dekrety], następnie ustawiając się kursorem na dowolnym koncie księgowym, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy operację Uruchom harmonogramy 8

9 Wywołanie operacji przeniesie użytkownika do nowego bloku, gdzie należy uzupełnić pola do wygenerowania harmonogramu. Użytkownik musi uzupełnić następujące pola: - liczba rat wpisujemy ręcznie liczbę rat np rodzaj dokumentu wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9, najczęściej będzie wybierany dokument PK - akcję - wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9 - Konto WN - wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9 - Konto MA - wybieramy z listy dostępnej po dwukliku lub można ją wywołać poprzez klawisz F9 - można również wskazać uprawnionego użytkownika, którego wybieramy z dostępnej listy po dwukliku lub poprzez wywołanie listy klawiszem F9. Uprawnionemu użytkownikowi zostanie wyświetlony komunikat o ewentualnej planowanej akcji harmonogramu 9

10 Po uzupełnieniu w/w pól naciskamy [Generuj terminy]. Pojawi się komunikat z zapytaniem czy chcemy utworzyć harmonogramy, co potwierdzimy naciskając [TAK] W tabeli Terminy harmonogramu użytkownik zobaczy wszystkie utworzone terminy zgodnie z ilością rat wskazywaną w polu Liczba rat W ostatnim kroku użytkownik musi nacisnąć przycisk [Wykonaj akcję], który stworzy odpowiednią akcję dla wygenerowanego harmonogramu księgowań. 10

11 Wykonanie akcji potwierdzamy wyborem [TAK] dla komunikatu Czy rzeczywiście wykonać akcję PT. Pojawia się komunikat informujący użytkownika, że dowód został pomyślnie utworzony. Użytkownik w momencie uruchomienia Księgi Głównej zostanie poinformowany o planowanej akcji harmonogramu i zapytany, czy ma ona zostać wykonana. W przypadku braku zgody na wykonanie akcji, podczas powtórnego uruchamiania KG system będzie ponawiał zapytanie, aż do momentu wykonania akcji (do momentu gdy użytkownik nie naciśnie przycisku TAK dla pojawiającego się komunikatu). Utworzony dokument będzie można zobaczyć z poziomu KG Księguj Księgowanie. Jeśli nie zapamiętało się całego numeru, można próbować wyszukać np. podając w polu Nazwa dok. sam początek numeru czyli PK/ZD% 11

12 Ponieważ dla przykładowego harmonogramu została wybrana akcja twórz i pytaj, to dokument został tylko utworzony, nie będzie on zatwierdzony. Harmonogramy będą tworzone automatycznie dla każdego miesiąca zgodnie z ilością podanych rat. Również automatycznie będą generowane komunikaty pytające o dokument harmonogramu zgodnie z wybraną akcją (czyli będzie pytał o jego utworzenie, weryfikację czy zaksięgowanie). 12