coffee Instrukcja do systemu Warszawa, wrzesień 2008

Transkrypt

1 Instrukcja do systemu coffee Warszawa, wrzesień 2008 Instytut Studiów Programistycznych 1

2 Spis treści 1. Uruchamianie systemu...3 Logowanie do systemu coffee...3 Logowanie do systemu coffee Rejestracja osobowa do systemu coffee...4 Panel wyboru konferencji...4 Panel wyboru konferencji...4 Panel Dane konta...4 Panel Dane konta...4 Panel Dane osobowe...4 Panel Dane osobowe...4 Panel Opłaty rejestracyjne...4 Panel Opłaty rejestracyjne...4 Panel Opłaty dodatkowe...4 Panel Opłaty dodatkowe...4 Panel Zakwaterowanie...5 Panel Zakwaterowanie...5 Panel Płatność...5 Panel Płatność...5 Panel Preferencje faktur...5 Panel Preferencje faktur...5 Panel Podsumowanie...5 Panel Podsumowanie Rejestracja wieloosobowa do systemu obsługi konferencji coffee...6 Dane instytucji...6 Dane instytucji...6 Rejestracja grupowa...6 Rejestracja grupowa...6 Płatności...6 Płatności...6 Preferencje faktur...6 Preferencje faktur...6 Panel Podsumowanie...6 Panel Podsumowanie Opis modułów uczestnika...8 Dane rejestracyjne...8 Dane rejestracyjne...8 Historia wiadomości...9 Historia wiadomości...9 Wyślij streszczenie...10 Wyślij streszczenie...10 Własny harmonogram...11 Własny harmonogram...11 Instytut Studiów Programistycznych 2

3 1.Uruchamianie systemu W celu uruchomienia systemu coffee uruchamiamy przeglądarkę internetową, wpisujemy w pasku adresu adres do aplikacji i zatwierdzamy przyciskiem enter na klawiaturze. Pojawi się panel logowania do systemu. Logowanie do systemu coffee Aby zalogować się do systemu naleŝy w pole: Login: wpisać nazwę uŝytkownika podaną podczas rejestracji, Hasło: Wpisać hasło uŝytkownika podane podczas rejestracji, Po wypełnieniu pól dane zatwierdzamy przyciskiem enter na klawiaturze. W przypadku problemów z zalogowaniem naleŝy sprawdzić połączenie sieciowe lub skorzystać z systemu przypominania hasła. Po kliknięciu Kliknij tutaj pojawi się pole do którego naleŝy wpisać adres poczty elektronicznej podany podczas rejestracji. Instytut Studiów Programistycznych 3

4 2.Rejestracja osobowa do systemu coffee Obok panelu logowania znajduje się opcja pozwalająca na zarejestrowanie nowego uczestnika, po naciśnięciu przycisku Rejestruj pojawi sie pierwszy panel logowania. Po zarejestrowaniu i zalogowaniu do systemu moŝna edytować dane które zostały podane podczas rejestracji. Panel wyboru konferencji W tym panelu wybieramy konferencję w której chcemy uczestniczyć. Po wybraniu interesującej nas konferencji naciskamy przycisk Rejestruj. JeŜeli jest jedna konferencja zostaniemy automatycznie przeniesieni do panelu Dane konta. Panel Dane konta NaleŜy wybrać z listy charakter uczestnictwa w konferencji. W zaleŝności od wybranego charakteru uczestnictwa w konferencji ilość paneli rejestracyjnych moŝe być róŝa. Na dole okna wyświetlana jest ilość paneli rejestracyjnych. Następnie podajemy adres poczty elektronicznej i hasło. Po zakończeniu rejestracji dane zostaną przesłane na adres podany w danych konta. Po uzupełnieniu danych naciskamy przycisk Dalej. Panel Dane osobowe NaleŜy wypełnić wszystkie dane dotyczące uczestnika. W przypadku braku danych na temat instytucji z listy wybieramy opcję Inna i wypełniamy formularz. JeŜeli w konferencji będziemy brali udział z osobą towarzyszącą moŝna ją dodać w ostatniej części panelu. Po uzupełnieniu danych naciskamy przycisk Dalej. Panel Opłaty rejestracyjne NaleŜy zaznaczyć dotyczące nas opłaty rejestracyjne. JeŜeli bierzemy udział w konferencji z osobą towarzyszącą opłaty dla niej równieŝ będą aktywne. Po zaznaczeniu dotyczących nas elementów naciskamy przycisk Dalej. Panel Opłaty dodatkowe W panelu opłaty dodatkowe znajdują się opłaty za imprezy towarzyszące oraz inne opłaty nie zdefiniowane w opłatach rejestracyjnych i nie są one obowiązkowe. JeŜeli bierzemy udział w konferencji z osobą towarzyszącą opłaty dla niej równieŝ będą uwzględniane. Po zaznaczeniu Instytut Studiów Programistycznych 4

5 dotyczących nas elementów naciskamy przycisk Dalej. Panel Zakwaterowanie Na panelu zakwaterowanie moŝemy zarezerwować nocleg na czas trwania konferencji. Po wybraniu hotelu wyświetlone zostaną rodzaje pokojów. Pod datą noclegu znajduje się informacja o ilości wolnych miejsc/pokoi. W przypadku pokoju wieloosobowego zaznaczając opcję Zamknij pokój rezerwujemy całą jego powierzchnię. Rezerwacja noclegu za pośrednictwem rejestracji nie jest obowiązkowa. Po wybraniu pokoju i terminu naciskamy przycisk Dalej. Panel Płatność NaleŜy zaznaczyć metodę płatności która będzie dla nas najwygodniejsza. W zaleŝności od rodzaju płatności dostępne formy mogą być róŝne. Mamy do wyboru przelew bankowy, online i kartę kredytową. Po zaznaczeniu dotyczących nas elementów naciskamy przycisk Dalej. Panel Preferencje faktur W panelu tym moŝemy określić preferencje faktur. W celu określenia płatnika naleŝy nacisnąć przycisk Dodaj. Następnie określić typ nabywcy, do wyboru są dwie opcje Instytucja i Osoba fizyczna/działalność gospodarcza. Z listy naleŝy wybrać Nazwę instytucji / firmy. JeŜeli podczas wypełniania Danych osobowych wypełniliśmy dane instytucji automatycznie będą one dostępne w rozwijanej liście. JeŜeli ich nie dodaliśmy naleŝy wybrać pozycję -Inny- i wypełnić formularz. Po określeniu płatnika naciskamy przycisk Akceptuj. Po dodaniu płatnika naleŝy dodać płatności przy uŝyciu przycisku Dodaj. MoŜna dodać grupy płatności lub pojedyncze pozycje. Po zdefiniowaniu faktur naciskamy przycisk Dalej. Panel Podsumowanie W panelu podsumowanie mamy wgląd we wszystkie dane które podaliśmy podczas rejestracji. Dzięki temu moŝemy sprawdzić czy nie zostały podane błędne dane. W celu zakończenia rejestracji naleŝy zaznaczyć adnotację WyraŜam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia r. o ochronie danych osobowych, Dz.U nr 133 poz i naciskamy przycisk Dalej. Po zakończeniu rejestracji na skrzynkę poczty elektronicznej podanej jako login zostanie przesłany mail w który znajdować się będą dane z podsumowania. Dane z panelu podsumowanie moŝna wydrukować naciskając przycisk Drukuj dane, w celu przejścia do panelu logowania naleŝy nacisnąć przycisk Dalej. Instytut Studiów Programistycznych 5

6 3.Rejestracja wieloosobowa do systemu obsługi konferencji coffee Dane instytucji Na tym panelu panelu naleŝy wybrać instytucję oraz oddział z listy. W przypadku braku danych na temat instytucji z listy wybieramy opcję Inna i wypełniamy formularz. Po uzupełnieniu danych wciskamy przycisk Dalej. Rejestracja grupowa Na samej górze panelu znajduje się lista osób zarejestrowanych. Na panelu naleŝy wypełnić dane konta uczestnika. Następnie trzeba wypełnić jego dane osobowe oraz wybrać opłaty rejestracyjne. Po wypełnieniu naleŝy wcisnąć Dodaj kolejną osobę, aby dodać ją do osób zarejestrowanych. Jeśli dodamy wszystkie osoby wciskamy przycisk Dalej. Płatności Na tym panelu znajduje się suma wszystkich opłat rejestracyjnych za wszystkich uczestników z rejestrowanej grupy. Preferencje faktur W panelu tym moŝemy określić preferencje faktur. W celu określenia płatnika naleŝy nacisnąć przycisk Dodaj. Następnie określić typ nabywcy, do wyboru są dwie opcje Instytucja i Osoba fizyczna/działalność gospodarcza. Z listy naleŝy wybrać Nazwę instytucji / firmy. JeŜeli podczas wypełniania Danych osobowych wypełniliśmy dane instytucji automatycznie będą one dostępne w rozwijanej liście. JeŜeli ich nie dodaliśmy naleŝy wybrać pozycję -Inny- i wypełnić formularz. Po określeniu płatnika naciskamy przycisk Akceptuj. Po dodaniu płatnika naleŝy dodać płatności przy uŝyciu przycisku Dodaj. MoŜna dodać grupy płatności lub pojedyncze pozycje. Po zdefiniowaniu faktur naciskamy przycisk Dalej. Panel Podsumowanie W panelu podsumowanie mamy wgląd we wszystkie dane które podaliśmy podczas rejestracji. Dzięki temu moŝemy sprawdzić czy nie zostały podane błędne dane. W celu zakończenia rejestracji naleŝy zaznaczyć adnotację WyraŜam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia r. o ochronie danych osobowych, Dz.U nr 133 poz oraz WyraŜam zgodę na przetwarzanie moich danych Instytut Studiów Programistycznych 6

7 osobowych w celach marketingowych przez Uniwersytet Jagieloński i naciskamy przycisk Dalej. Po zakończeniu rejestracji na skrzynkę poczty elektronicznej podanej jako login zostanie przesłany mail w który znajdować się będą dane z podsumowania. Dane z panelu podsumowanie moŝna wydrukować naciskając przycisk Drukuj dane, w celu przejścia do panelu logowania naleŝy nacisnąć przycisk Dalej. Instytut Studiów Programistycznych 7

8 4.Opis modułów uczestnika Dane rejestracyjne W panelu Dane rejestracyjne znajdują się informacje które podawaliśmy podczas rejestracji. Wszystkie informacje w tym panelu moŝna edytować co umoŝliwia zmianę danych lub poprawienie błędów popełnionych podczas rejestracji. Wyświetla dane które podawaliśmy w panelu Dane osobowe podczas rejestracji. W przypadku wprowadzania zmian aby je zatwierdzić naleŝy nacisnąć przycisk Zapisz zamiany. MoŜna równieŝ wycofać swoją rejestrację z udziału w konferencji naciskając przycisk Anuluj rejestrację. Wyświetla dane które podawaliśmy w panelu Zakwaterowanie podczas rejestracji. Po wybraniu hotelu wyświetlone zostaną rodzaje pokojów. Pod datą noclegu znajduje się informacja o ilości wolnych miejsc/pokoi. W przypadku pokoju wieloosobowego zaznaczając opcję Zamknij pokój rezerwujemy całą jego powierzchnię. W przypadku wprowadzania zmian aby je zatwierdzić naleŝy nacisnąć przycisk Zapisz zamiany. W celu rezygnacji z wprowadzania zmian naciskamy przycisk Anuluj. Otwiera szereg zakładek związanych z płatnościami za konferencje i imprezy towarzyszące oraz umoŝliwia wprowadzanie zmian lub definiowanie preferencji faktur. Po wejściu w zakładkę Płatności i faktury otrzymujemy dostęp do panelu z rozliczeniami. Znajdują się w nim opłaty które musimy uiścić wraz z informacją jaką kwotę juŝ uregulowaliśmy. MoŜna równieŝ dokonać wpłaty za pośrednictwem płatności elektronicznych po naciśnięciu przycisku Zapłać on-line. W celu wydrukowania płatności naleŝy nacisnąć przycisk Drukuj opłaty. Wyświetla dane które podawaliśmy w panelach Opłaty rejestracyjne i Opłaty dodatkowe podczas rejestracji. W przypadku wprowadzania zmian aby je zatwierdzić naleŝy nacisnąć przycisk Zapisz zamiany. W celu rezygnacji z wprowadzania zmian naciskamy przycisk Anuluj. W panelu tym moŝemy edytować preferencje faktur juŝ zdefiniowanych oraz zdefiniować je jeŝeli tego nie zrobiliśmy podczas rejestracji. W celu określenia płatnika naleŝy nacisnąć przycisk Dodaj. Następnie określić typ nabywcy, do wyboru są dwie opcje Instytucja i Osoba fizyczna/działalność gospodarcza. Z listy naleŝy wybrać Nazwę instytucji / firmy. JeŜeli podczas wypełniania Danych Instytut Studiów Programistycznych 8

9 osobowych wypełniliśmy dane instytucji automatycznie będą one dostępne w rozwijanej liście. JeŜeli ich nie dodaliśmy naleŝy wybrać pozycję -Inny- i wypełnić formularz. Po określeniu płatnika naciskamy przycisk Akceptuj. Po dodaniu płatnika naleŝy dodać płatności przy uŝyciu przycisku Dodaj. MoŜna dodać grupy płatności lub pojedyncze pozycje. Po zdefiniowaniu faktur naciskamy przycisk Zapisz preferencje. Otwiera panel z listą naszych faktur wygenerowanych przez organizatora. W górnej części listy znajduje się pole wyszukiwania po nabywcy. Oraz filtr faktur składający sie z czterech elementów: wszystkie wyświetla wszystkie wystawione faktury; Pro forma wyświetla faktury wystawione pro-forma; Zaliczkowa wyświetla faktury zaliczkowe; Końcowa - - wyświetla faktury końcowe; Po wybraniu faktury z listy otworzy się podgląd dokumentu z moŝliwością wydruku. SłuŜy do powrotu do głównych zakładek panelu Dane rejestracyjne. Po wejściu w zakładkę mamy moŝliwość przeglądania streszczeń swoich jak równieŝ innych uczestników konferencji. W przypadku naszych streszczeń mamy moŝliwość usuwania ich jeŝeli znajdują się one w grupie streszczeń oczekujących na finalizację. Aby usunąć streszczenie naciskamy przycisk Usuń streszczenie. Pozwala na przeglądanie informacji przesyłanych przez organizatora konferencji. Wyszukiwanie moŝna ograniczyć czasowo przełączają opcję z Wszystkie na Ograniczony i wybierając interesujący nas przedział czasowy. MoŜna równieŝ skorzystać z wyszukiwania po tematach wiadomości. Po wpisaniu w pole wyszukiwania interesującej nas frazy zatwierdzamy przyciskiem Szukaj. płatności. Wyświetla wszystkie informacje rejestracyjne wraz z informacjami na temat Historia wiadomości Panel Historia wiadomości daje nam dostęp do wiadomości wysyłanych przez organizatora konferencji. Pozwala na przeglądanie informacji przesyłanych przez organizatora konferencji. Wyszukiwanie moŝna ograniczyć czasowo przełączają opcję z Wszystkie na Ograniczony i wybierając interesujący nas przedział czasowy. Instytut Studiów Programistycznych 9

10 MoŜna równieŝ skorzystać z wyszukiwania po tematach wiadomości. Po wpisaniu w pole wyszukiwania interesującej nas frazy zatwierdzamy przyciskiem Szukaj. Wyślij streszczenie Panel Wyślij streszczenie daje nam dostęp do wszystkich streszczeń oraz mamy moŝliwość dodawania własnych prac. Po wejściu w zakładkę mamy moŝliwość przeglądania streszczeń swoich jak równieŝ innych uczestników konferencji. W przypadku naszych streszczeń mamy moŝliwość usuwania ich jeŝeli znajdują się one w grupie streszczeń oczekujących na finalizację. Aby usunąć streszczenie naciskamy przycisk Usuń. Wybierając zakładkę Wyślij streszczenie lub wybierając z listy streszczenie czekające na finalizację otrzymujemy dostęp do zakładek definiujących streszczenia. Na kaŝdej z zakładek mamy moŝliwość podglądu streszczenia co daje nam pełną kontrolę nad treścią. Wyświetla dane informacyjne na temat streszczenia. Dzięki tej zakładce wiemy jakie elementy musimy uzupełnić w celu Finalizacji streszczenia. Z zakładki tej moŝemy równieŝ usunąć zapisane streszczenie przy uŝyciu przycisku Usuń streszczenie. Przycisk Kontynuuj przenosi nas do kolejnej zakładki. Na zakładce Autorzy i instytucje uzupełniamy dane w formularzu dotyczące autora publikacji oraz instytucji z której pochodzi. Po wypełnieniu pól w celu zatwierdzenia naciskamy przycisk Dodaj autora. Jego dane pojawią się na liście autorów streszczeń. Aby usunąć autora po lewej stronie na liście autorów znajduje się przycisk Usuń. Po dodaniu kilku autorów moŝna ustawić kolejność wyświetlania ich danych przy uŝyciu przycisków góra/dół z prawej strony listy autorów. Przycisk Kontynuuj przenosi nas do kolejnej zakładki. Określamy nimi charakterystykę streszczenia co pozwala bez otwierania go dowiedzieć się jaką tematykę porusza treść. Przycisk Kontynuuj przenosi nas do kolejnej zakładki. Jest to najwaŝniejsza część panelu streszczenia zawierająca treść dokumentów. Streszczenia są ograniczone przez organizatorów ilością znaków w tytule i ilością słów w treści. Przycisk Kontynuuj przenosi nas do kolejnej zakładki. Pozwalają na ustawienie dodatkowych funkcji przed prezentacją. MoŜna dodać pliki związane ze streszczeniem. Naciskając przycisk Przeglądaj otwiera się okno wybierania pliku,po wybraniu pliku naciskamy przycisk Otwórz. Po wybraniu preferencji związanych z typem prezentacji określeniu urządzeń wykorzystywanych przy prezentacji moŝna dodać notatkę na temat preferencji dotyczących sprzętu. Instytut Studiów Programistycznych 10

11 JeŜeli jest to nowe streszczenie moŝna je zapisać uŝywając przycisku Zapisz streszczenie. Po zapisaniu na kaŝdej zakładce definiującej streszczenie będzie moŝna je zapisywać. Po zapisaniu odblokowuje się opcja Finalizacji streszczenia po wybraniu której streszczenie zostaje wysłane do recenzenta. Własny harmonogram Po zalogowaniu mamy dostęp do terminarza konferencji w którym moŝemy zdefiniować własne uczestnictwo w konkretnych częściach. Pozwala to na lepszą organizację czasu w trakcie konferencji. W celu stworzenia własnego harmonogramu naleŝy na wybranym elemencie z harmonogramu nacisnąć lewym przyciskiem myszy. Zostanie on oznaczony kolorem w zaleŝności od jego funkcji. Aby otworzyć podgląd konkretnego dnia konferencji naleŝy nacisnąć lewym przyciskiem myszy na interesującej nas dacie. W celu powrotu do wyświetlania całego harmonogramu naleŝy nacisnąć zakładkę Powrót. Pozwala na podgląd zdefiniowanego przez nas harmonogramu uczestnictwa w konferencji. Aby otworzyć podgląd konkretnego dnia konferencji naleŝy nacisnąć lewym przyciskiem myszy na interesującej nas dacie. W celu powrotu do wyświetlania całego harmonogramu naleŝy nacisnąć zakładkę Powrót. Instytut Studiów Programistycznych 11