Inwentaryzacja. Inwentaryzacja spis kroków

Transkrypt

1 Inwentaryzacja spis kroków Inwentaryzacja w Systemie DMS... 2 Krok 1 Wejście w moduł Inwentaryzacja... 2 Krok 2 Dodanie nowej inwentaryzacji... 3 Krok 3 Utworzenie kart spisu... 5 Krok 4 Wydruk kart spisu... 8 Krok 5 Uzupełnianie kart spisu... 9 Krok 6 Dokumenty róŝnicowe IN+ oraz IN Krok 7 Zatwierdzenie inwentaryzacji Spis ekranów Dostosowano do wersji 1.29 Systemu DMS

2 Inwentaryzacja w Systemie DMS Przed rozpoczęciem inwentaryzacji naleŝy bezwzględnie zapoznać się z całością opisu oraz schematu działania tego procesu w systemie DMS. UWAGA: Po ustaleniu terminu inwentaryzacji naleŝy skontaktować się z działem HelpDesku w celu wyłączenia następującej w godzinach nocnych aktualizacji systemu DMS na serwerze. Datę planowanej inwentaryzacji naleŝy potwierdzić wysyłając wiadomość (dms@jbr.pl) co najmniej kilka dni wcześniej, a następnie kontaktując się telefonicznie ( ) na dzień przed inwentaryzacją. NaleŜy mieć świadomość, iŝ praca w systemie DMS nie jest moŝliwa w godzinach nocnych przeznaczonych na automatyczne procesy zachodzące w systemie takie jak aktualizacje, odświeŝanie oraz tworzenie kopii zapasowych systemu. W przypadku braku przesłania informacji o prowadzonej inwenturze nie będzie, więc moŝliwe rejestrowanie danych w systemie w godzinach nocnych. Inwentaryzacja (karty spisowe) jest przygotowywana na podstawie aktualnego (w momencie generowania inwentaryzacji) stanu magazynowego. Wygenerowanie inwentaryzacji blokuje wszelkie ruchy przyjęć na magazynie, na którym utworzono inwentaryzację. Ruchy wydań mogą być równieŝ zablokowane, co jest zaleŝne od wybranej opcji przy otwieraniu inwentaryzacji. Oferujemy świadczenie indywidualnej opieki poza godzinami pracy na czas przeprowadzania inwentaryzacji. W celu uzyskania szczegółowych informacji prosimy o kontakt z działem pomocy technicznej pod numerem ( ). Krok 1 Wejście w moduł Inwentaryzacja W oknie głównym Systemu DMS wybieramy z menu Moduły -> Magazynu części -> Inwentaryzacja (Ekran 1). Następnie wybieramy magazyn, na którym chcemy przeprowadzić inwenturę (Ekran 2) i przechodzimy do modułu Inwentaryzacja (Ekran 3). Ekran 1. Fragment okna głównego systemu DMS 2/19

3 Ekran 2. Okno wyboru magazynu części Ekran 3. Okno modułu inwentaryzacji Krok 2 Dodanie nowej inwentaryzacji Przed dodaniem nowej inwentaryzacji naleŝy zatwierdzić lub usunąć wszystkie niezatwierdzone dokumenty przyjęcia i wydania na magazynie objętym inwentaryzacją. W przeciwnym wypadku nie będzie moŝliwe rozpoczęcie inwentaryzacji. Aby dodać nową inwentaryzację klikamy przycisk Inwentaryzacja (Ekran 4). w oknie modułu 3/19

4 Ekran 4. Okno modułu inwentaryzacji W otwartym oknie dodawania inwentaryzacji (Ekran 5) naleŝy: a) wybrać odpowiedni rodzaj liczenia na kartach spisu dla wpisywanej ilości: - bez drugiego liczenia tylko jedna kolumna przeznaczana na ilość spisaną; - dopuszczalne drugie liczenie - dwie kolumny przeznaczane na ilość spisaną, druga jest opcjonalna do uzupełniana; - wymuszane drugie liczenie dwie kolumny przeznaczane na ilość spisaną, obie muszą zostać uzupełnione (np. dwie odrębne grupy liczące). b) zablokuj wydania na magazynie zaznaczenie opcji blokuje tworzenie wydań na tym magazynie. Odznaczenie pozwala na tworzenie wydań z magazynu, co naleŝy jeszcze potwierdzić przy tworzeniu kart spisu. Po określeniu powyŝszych warunków klikamy przycisk (Ekran 5). 4/19

5 Ekran 5. Okno dodawania inwentaryzacji Krok 3 Utworzenie kart spisu Aby wygenerować karty spisu naleŝy rozwinąć funkcje menu Operacje i wybrać opcję Generuj karty spisu (Ekran 6). Zostanie otwarte okno parametrów dla rejestrowanych kart spisu (Ekran 7). Ekran 6. Okno modułu inwentaryzacji 5/19

6 Ekran 7. Okno generowania kart spisu Uwzględniane stany magazynowe jakie stany magazynowe mają zostać uwzględnione na kartach spisu: wszystkie (niezerowe i zerowe) czy tylko niezerowe. Jeśli wybierzemy wszystkie stany naleŝy dodatkowo uzupełnić datę, od jakiej będą uwzględniane stany zerowe. Wybór lokalizacji określamy czy tworzone karty spisu mają zawierać towary z wszystkich lokalizacji, czy teŝ tylko z wybranych (z moŝliwością ich wyfiltrowania). JeŜeli interesują nas jedynie wybrane lokalizacje naleŝy je zaznaczyć w oknie wyboru wielokrotnego. Grupowanie określamy, według jakich warunków maja być rozbijane pozycje na kartach. Domyślnie dana część jest zawsze rozbijana na poszczególne pozycje w przypadku róŝnego producenta i/lub róŝnej jednostki miary i/lub róŝnej lokalizacji. MoŜemy dodatkowo rozbijać pozycje wg cen zakupu i/lub dostawców. PoniŜej zostały wyszczególnione poszczególne rozbicia pozycji wg wybranych warunków. 6/19

7 Rozbicie wg (producent / lokalizacja / jm) Ekran 8. Fragment okna karty spisu Rozbicie wg dostawców (producent / lokalizacja / jm / dostawca) Ekran 9. Fragment okna karty spisu Rozbicie wg cen zakupu (producent / lokalizacja / jm / cena zakupu) Ekran 10. Fragment okna karty spisu Rozbicie wg cen zakupu i dostawców (producent / lokalizacja / jm / dostawca / cena zakupu) Ekran 11. Fragment okna karty spisu Karty spisu określamy: - dla jakiej ilości pozycji mają zostać połączone karty spisowe z sąsiednich lokalizacji; - jaka ma być maksymalna ilość pozycji na karcie spisowej; PokaŜ stan na kartach - na kartach spisowych zostanie dodana kolumna z aktualnym stanem magazynowym dla danej pozycji. Zablokuj wydania - zaznaczenie opcji blokuje tworzenie wydań na określonych lokalizacjach na tym magazynie. Opcja jest nieaktywna, jeśli przy otwieraniu inwentaryzacji nie odznaczyliśmy opcji Zablokuj wydania na magazynie. Aby utworzyć karty spisowe klikamy przycisk (Ekran 7). Po wygenerowaniu kart zostanie wyświetlone okno informujące o utworzeniu kart spisowych (Ekran 12). 7/19

8 Ekran 12. Okno informujące o utworzeniu kart spisowych Krok 4 Wydruk kart spisu MoŜemy wydrukować wybrane w inwentaryzacji karty spisu (Ekran 13) lub teŝ wszystkie Karty spisu jednocześnie (Ekran 14). Ekran 13. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 14. Fragment okna modułu inwentaryzacji W oknie podglądu wydruku kart spisu przy uŝyciu klawisza F2 (lub wchodząc przez menu Plik -> Parametry wydruku) moŝemy określić dodatkowe opcje wydruku, m.in. sortowanie pozycji według lokalizacji (Ekran 15). 8/19

9 Ekran 15. Fragment wydruku karty spisu Krok 5 Uzupełnianie kart spisu Karty spisu moŝemy uzupełniać wybierając pojedynczą kartę (Ekran 16) lub otwierając wszystkie karty w jednym oknie -> funkcja dostępna w menu Operacje (Ekran 17). Ekran 16. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 17. Fragment okna modułu inwentaryzacji Widok wszystkich kart w jednym oknie, przy włączonym auto zapisie danych (zapisywanie na bieŝąco i odświeŝanie danych w widoku), pozwala na jednoczesną pracę wielu operatorów (Ekran 18). W kolumnie Ilość spis. wpisujemy ilość spisaną podczas inwentaryzacji. Jeśli utworzyliśmy karty z rozbiciem wg cen zakupu i/lub dostawcy, będziemy musieli 9/19

10 odpowiednio wpisać ilość dla poszczególnych pozycji. Zalecamy pracować na włączonym auto zapisie. Kolumna Ilość sprz. Będzie dostępna wyłącznie, gdy mamy włączoną moŝliwość wydawania części z magazynu. UWAGA!!! Jeśli zostaną wydane części z magazynu ilość spisana musi zawierać równieŝ ilość wydaną z magazynu. Np. ilość faktyczna na magazynie to 2 szt, wydano 1 szt, to w polu ilość spisana naleŝy wpisać 3 szt. Ekran 18. Okno wszystkich kart w jednym oknie Funkcje poszczególnych przycisków w oknie edycyjnym karty spisu: - dodanie pozycji nieujętej na karcie spisu; - podgląd podstawowych informacji o danej pozycji; - włączamy ciągły zapis wprowadzanych danych; - podgląd obrotów i rezerwacji danej pozycji; - wydruk otwartej karty lub kart spisu; - odświeŝenie widoku okna karty spisu; - zamknięcie okna karty spisu. Istnieje moŝliwość przepisania ilości w DMS dla poszczególnych pozycji w karcie spisowej za pomocą odpowiedniej funkcji (Ekran 19). Przykładowo: wpisujemy najpierw tylko niedobory i nadwyŝki, a ilości zgodnie uzupełniamy ilością ze stanu w DMS. 10/19

11 Ekran 19. Fragment okna wszystkich kart w jednym oknie W oknie edycji karty lub wszystkich kart w jednym oknie po lewej stronie moŝemy wybrać dodatkowe opcje widoku, np. pokazywać tylko te pozycje, które wykazują róŝnice (niedobory i nadwyŝki) (Ekran 20). Ekran 20. Okno wszystkich kart w jednym oknie Aby zmodyfikować wpisaną ilość dla danego indeksu moŝemy wcisnąć klawisz F4 lub wybrać odpowiednią opcję Edycja pozycji z menu: Karta spisu (Ekran 21). 11/19

12 Ekran 21. Fragment okna wszystkich kart w jednym oknie Krok 6 Zatwierdzenie kart spisowych Aby zatwierdzić kartę spisu naleŝy najpierw uzupełnić ilość spisaną dla wszystkich pozycji. Karty moŝemy zatwierdzić pojedynczo wraz z uzupełnieniem spisujących (Ekran 22) lub wszystkie jednocześnie, a później uzupełnić spisujących modyfikując kartę (Ekran 23). Ekran 22. Okno modułu inwentaryzacji 12/19

13 Ekran 23. Fragment okna modułu inwentaryzacji Krok 7 Dokumenty róŝnicowe IN+ oraz IN- Po zatwierdzeniu wszystkich kart spisowych i weryfikacji inwentaryzacji, aby wygenerować dokumenty róŝnicowe naleŝy z menu Operacje wybrać opcję Generuj dokumenty róŝnicowe (IN+, IN-) (Ekran 24). Po wygenerowaniu dokumentów zostaniemy poinformowani stosownym komunikatem (Ekran 25). Ekran 24. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 25. Okno komunikatu 13/19

14 Po uŝyciu tej operacji, jeśli wystąpiły róŝnice między stanem magazynowym, a zatwierdzonymi kartami spisu, na magazynie objętym inwentaryzacją zostaną utworzone niezatwierdzone dokumenty róŝnicowe: - IN+ na magazynie części przyjęcia; - IN- na magazynie części wydania. Jeśli dana pozycja była nadwyŝką w DMS, a na stanie jest zrobiona rezerwacja, to dokument IN- nie zostanie utworzony i dostaniemy komunikat informujący o tym fakcie (Ekran 26). Po usunięciu rezerwacji ponownie uruchamiamy opcję generowania dokumentów róŝnicowych IN+ IN- (Ekran 24). Ekran 26. Okno komunikatu Wartość utworzonych niezatwierdzonych dokumentów IN+ i IN- powinna być zgodna z wartością nadwyŝek i niedoborów na oknie inwentaryzacji (Ekran 27). Jeśli wartości są zgodne naleŝy zatwierdzić te dokumenty róŝnicowe (Ekran 28, Ekran 29). Jeśli wartości nie są zgodne lub chcemy zmodyfikować jeszcze ilości w kartach moŝemy usunąć dokumenty róŝnicowe i odtwierdzić karty spisowe. 14/19

15 Ekran 27. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 28. Okno dokumentu IN+ 15/19

16 Ekran 29. Okno dokumentu IN- Krok 8 Zatwierdzenie inwentaryzacji Po zatwierdzeniu dokumentów róŝnicowych IN+ oraz IN- naleŝy zatwierdzić inwentaryzację klikając w oknie modułu Inwentaryzacji przycisk (Ekran 30), następnie przycisk i potwierdzamy przyciskiem w wyświetlonym oknie potwierdzenia (Ekran 31). 16/19

17 Ekran 30. Okno modułu inwentaryzacji Ekran 31. Okno potwierdzenia Jeśli zaznaczyliśmy opcję Wydrukuj po zatwierdzeniu to po zatwierdzeniu wydrukujemy OMC-90 Wydruk inwentaryzacji (Ekran 33) lub moŝemy później z okna modułu inwentaryzacji (Ekran 32). 17/19

18 Ekran 32. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 33. Okno podglądu wydruku OMC-90 18/19

19 Spis ekranów Ekran 1. Fragment okna głównego systemu DMS... 2 Ekran 2. Okno wyboru magazynu części... 3 Ekran 3. Okno modułu inwentaryzacji... 3 Ekran 4. Okno modułu inwentaryzacji... 4 Ekran 5. Okno dodawania inwentaryzacji... 5 Ekran 6. Okno modułu inwentaryzacji... 5 Ekran 7. Okno generowania kart spisu... 6 Ekran 8. Fragment okna karty spisu... 7 Ekran 9. Fragment okna karty spisu... 7 Ekran 10. Fragment okna karty spisu... 7 Ekran 11. Fragment okna karty spisu... 7 Ekran 12. Okno informujące o utworzeniu kart spisowych... 8 Ekran 13. Fragment okna modułu inwentaryzacji... 8 Ekran 14. Fragment okna modułu inwentaryzacji... 8 Ekran 15. Fragment wydruku karty spisu... 9 Ekran 16. Fragment okna modułu inwentaryzacji... 9 Ekran 17. Fragment okna modułu inwentaryzacji... 9 Ekran 18. Okno wszystkich kart w jednym oknie Ekran 19. Okno wszystkich kart w jednym oknie Ekran 20. Okno wszystkich kart w jednym oknie Ekran 21. Fragment okna wszystkich kart w jednym oknie Ekran 22. Okno modułu inwentaryzacji Ekran 23. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 24. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 25. Okno komunikatu Ekran 26. Okno komunikatu Ekran 27. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 28. Okno dokumentu IN Ekran 29. Okno dokumentu IN Ekran 30. Okno modułu inwentaryzacji Ekran 31. Okno potwierdzenia Ekran 32. Fragment okna modułu inwentaryzacji Ekran 33. Okno podglądu wydruku OMC /19