Współpraca Integry z programami zewnętrznymi

Transkrypt

1 Współpraca Integry z programami zewnętrznymi Uwaga! Do współpracy Integry z programami zewnętrznymi potrzebne są dodatkowe pliki. MoŜna je pobrać z sekcji Download -> Pozostałe po zalogowaniu do Strefy Integra Support. 1. Pobieranie danych o towarach i usługach z programów zewnętrznych Informacje ogólne. Integra ma moŝliwość pobierania zamówień z programów zewnętrznych tj.: ESI[tronic], IC_Katalog, Katalog Fota. W czasie importu danych automatyczne tworzy ona karty towarów, których nie zdefiniowano jeszcze na magazynie. Przy pobieraniu do Integry zamówień, następuje przeszukiwanie lokalnego magazynu programu. JeŜeli w zamówieniach będą takie pozycje, które nie zostaną znalezione na magazynie, Integra automatycznie doda dla nich karty towarów. Dzięki temu, uŝytkownik zostaje zwolniony ze Ŝmudnego, ręcznego uzupełniania asortymentu swojego magazynu. Automatycznie zostanie wygenerowane takŝe zamówienie. Tworzenie zamówienia na tzw. braki wymaga tylko naciśnięcia przycisku Zamów na zakładce Towary na otwartym dokumencie sprzedaŝy. Nowością Integry jest baza cenowa. Zawiera ona ceny zakupu towarów u róŝnych dostawców. Aktualną wersję tej bazy moŝna ściągnąć z naszych stron www. W punkcie (1.2.1 Konfiguracja) przedstawiono sposób konfiguracji bazy cenowej w Integrze jako cennika. Podczas importu danych z programów zewnętrznych do kosztorysu, wszystkie towary są przenoszone do tego dokumentu. Inaczej jest w przypadku dokumentów sprzedaŝy. Tu na dokument trafiają tylko te towary, które są aktualnie dostępne w magazynie. Podczas edycji dokumentów sprzedaŝy lub kosztorysów jest moŝliwość automatycznego utworzenia zamówienia poprzez porównanie ilości towarów na dokumencie oraz aktualnych stanów magazynowych (klawisz Zamów na karcie Inne). Braki trafiają wtedy na zakładkę Zamówienia, gdzie następnie moŝemy ręcznie określić dostawców poszczególnych towarów Dołączanie zamówienia z katalogu FOTA Konfiguracja. Aby uruchomić moŝliwość importu danych z programu KatalogFOTA, w pierwszej kolejności naleŝy skonfigurować program. W tym celu z menu Administracja naleŝy wybrać pozycję Programy zewnętrzne (Rys. 1): [MG]Administracja->[PM]Programy zewnętrzne. Rys. 1 Dostęp do konfiguracji programów zewnętrznych. W oknie dialogowym które się pojawi, naleŝy nacisnąć klawisz Utwórz. Wyświetli się wówczas kolejne okno, z moŝliwością podania nazwy oraz typu programu zewnętrznego.

2 Aby wprowadzić bazę cenową Foty, naleŝy określić jej typ jako cennik i wpisać nazwę (nazwa moŝe być dowolna, tutaj Baza Cenowa). Aby wprowadzić katalog Foty, naleŝy określić jego typ jako katalog i analogicznie jak w poprzednim przypadku, wypełnić pole Nazwa (Rys. 2). Rys. 2 Główne ustawienia programów zewnętrznych. Kolejnym etapem jest konfiguracja stanowisk komputerowych, w tym celu z menu Administracja naleŝy wybrać pozycję Stanowiska komputerowe ([MG] Administracja->[PM] Stanowiska komputerowe). Przedstawia to Rys. 3. Rys. 3 Dostęp do konfiguracji stanowisk komputerowych. W oknie dialogowym które się pojawi, wybieramy interesujące nas stanowisko komputerowe i naciskamy klawisz Edytuj. Zostanie wówczas otworzone nowe okno do konfiguracji stanowiska komputerowego (Stanowisko komputerowe - Edycja). Następnie naleŝy przejść na zakładkę Programy zewn. i nacisnąć przycisk Dołącz. Rys. 4 PołoŜenie klawisza, za pomocą którego konfigurujemy na danym stanowisku programy zewnętrzne.

3 Okno które się pojawia, po wciśnięciu klawisza Dołącz przedstawia Rys. 5. NaleŜy teraz w pierwszej kolejności wybrać z listy rozwijanej nazwę programu (tutaj Baza Cenowa), wprowadzić jej lokalizację np. C:\INTEGRA_CEN.GDB i następnie podać katalog wymiany (w przypadku bazy cenowej nie będzie on wykorzystywany, moŝna podać dowolny, istniejący katalog z Państwa komputera). Rys. 5 Konfiguracja bazy cenowej jako programu zewnętrznego. W przypadku Katalogu Fota, naleŝy wskazać lokalizację pliku KatalogFotaP.exe oraz lokalizację katalogu wymiany (Rys. 6) czyli miejsca, w którym zapisywane są zamówienia z programu Katalog FOTA. Domyślnie jest to folder C:\Program Files\Fota\ZAMOW. Rys. 6 Okno ze skonfigurowanym Katalogiem FOTA Pobieranie zamówień. Po podłączeniu bazy cenowej i skonfigurowaniu w Integrze programu Katalog FOTA, moŝna przystąpić do zamawiania towaru za pośrednictwem tego katalogu. MoŜna go uruchomić z poziomu menu Integry, co przedstawia Rys. 7. Rys. 7 Menu dające moŝliwość uruchamiania programów zewnętrznych. Rys. 8 przedstawia okno programu Katalog FOTA. Po utworzeniu zamówienia w tym programie, naleŝy je wyeksportować do pliku. Aby to uczynić z menu Zamówienia wybieramy pozycję Eksport zamówienia (Rys. 8).

4 Zostaniemy wówczas poproszeni o podanie nazwy pliku zamówienia. MoŜe być nią dowolny ciąg znaków czyli: numer np. 001 lub tekst np. Jan Kowalski czy VW Golf. Rys. 8 Okno główne Katalogu FOTA. Aby dołączyć wyeksportowane zamówienie w dokumencie sprzedaŝy lub kosztorysie programu Integra, naleŝy przejść na zakładkę Inne i w obszarze Dane z programu zewnętrznego nacisnąć klawisz Dołącz. Rys. 9 Klawisz umoŝliwiający dołączenie danych z zamówień Katalogu FOTA. Zostaniemy wówczas poproszeni o wybranie pliku zamówienia; wybieramy plik który utworzyliśmy w programie Katalog FOTA i naciskamy klawisz Otwórz.

5 Rys. 10 Okno umoŝliwiające wybór pliku zamówienia. W przypadku braku części z zamówienia w magazynie lokalnym, Integra zapyta, czy chcemy przeszukać cenniki zewnętrzne (w tym przypadku będzie przeszukiwana baza cenowa)? JeŜeli tak, naciskamy odpowiedni klawisz (Rys. 11). Rys. 11 Okno umoŝliwiające przeszukanie cenników zewnętrznych. JeŜeli część z zamówienia zostanie znaleziona w choćby jednym zainstalowanym cenniku (w tym przypadku bazie cenowej), wyświetlone zostanie wówczas okno z informacją o cenie (Rys. 12). Aby wybrać wyszukaną pozycję, naleŝy kliknąć na niej dwa razy lewym klawiszem myszy. Rys. 12 Okno umoŝliwiające wybór dostawcy z bazy cenowej. Wybrana przez nas pozycja zostanie wówczas umieszczona w oknie proponowanych ofert. Aby dodać towar do programu Integra, naleŝy wybrać jedną z ofert (w tym przypadku jest tylko jedna), a następnie nacisnąć klawisz OK (Rys. 13).

6 Rys. 13 Wybór zaproponowanej przez program oferty. Wybrany towar zostanie wówczas umieszczony w zakładce Zamówienia otwartego dokumentu sprzedaŝy. Rys. 14 Widok zakładki zamówienia otwartego dokumentu sprzedaŝy (faktury VAT). Przy zapisie takiego dokumentu program zapyta nas, czy chcemy utworzyć nowe zamówienie? Po naciśnięciu klawisza Tak zostanie utworzone nowe zamówienie do dostawcy FOTA. Uwaga! Aby zamówienie było poprawnie zapisywane w bazie programu, musi być uprzednio zdefiniowany kontrahent o nazwie FOTA (wpis w polu Nazwa Rys. 15) z zaznaczoną opcją Dostawca. Podgląd ustawień takiego dostawcy przedstawiono na Rys. 15.

7 Rys. 15 Podgląd ustawień kontrahenta (dostawcy) FOTA Dołączanie zamówień z ESI[tronic]. Konfiguracja programu ESI[tronic] w Integrze jak i dołączanie zamówień przebiega analogicznie jak dla Katalogu FOTY. Pierwszym krokiem jest podanie nazwy i typu programu zewnętrznego w oknie przedstawionym na Rys. 2, do którego dostęp mamy z: [MG]Administracja->[PM]Programy zewnętrzne. Następnie naleŝy przejść do konfiguracji stanowisk komputerowych [MG]Administracja->[PM]Stanowiska komputerowe (Rys. 3). W oknie Stanowiska komputerowe Edycja naleŝy nacisnąć przycisk Dołącz. Przykładowe ustawienia dla programu ESI[tronic] przedstawia Rys. 16. Rys. 16 Okno ze skonfigurowanym programem ESI[tronic]. W pole Plik programu wpisano ścieŝkę dostępu do pliku uruchomieniowego ESI[tronic]. Pozwala to na uruchamianie tego katalogu z menu Program. Pole Katalog wymiany zawiera folder, w którym ESI umieszcza zamówienia tzn. gdzie zapisuje Kartę pracy. Podgląd tej karty przedstawia Rys. 17. Po wpisaniu numeru zlecenia

8 Rys. 17 Podgląd Karty pracy programu ESI[tronic]. i identyfikatora montera (Monter) utworzoną kartę pracy moŝna zapisać do pliku przez naciśnięcie klawisza Wysyłanie. W tym przypadku ESI[tronic] utworzy plik z rozszerzeniem.esi w katalogu E:\ESI\Auftrag. Wygenerowane zamówienie moŝna dołączyć do dokumentu sprzedaŝy z karty Inne, przez naciśnięcie klawisza Dołącz (po uprzednim wybraniu programu ESI[tronic] z rozwijanej listy), analogicznie do tego co przedstawia Rys. 9. W efekcie ukaŝe się okno z moŝliwością wyboru pliku zamówienia (Rys. 18). Rys. 18 Okno za pomocą którego moŝna wybrać plik zamówienia z karty pracy. Po naciśnięciu klawisza Otwórz Integra sprawdza, czy towary z zamówienia znajdują się na magazynie lokalnym. W przypadku braku części z zamówienia na tym magazynie, Integra zapyta, czy chcemy przeszukać cenniki zewnętrzne? JeŜeli tak, naciskamy odpowiedni klawisz (Rys. 11). W tym momencie ukazuje się okno z Rys. 12 dające moŝliwość wyboru dostawcy z bazy cenowej. Po dwukrotnym kliknięciu na wybranej pozycji zobaczymy okno podsumowujące z Rys. 13. Po naciśnięciu klawisza OK przejdziemy do karty Zamówienia dokumentu sprzedaŝy (Rys. 14). Przy zapisie takiego dokumentu program zapyta nas, czy chcemy utworzyć nowe zamówienie? Po naciśnięciu klawisza Tak zostanie utworzone nowe zamówienie do dostawcy RBPL.

9 NaleŜy pamiętać, Ŝe kontrahent RBPL musi być wcześniej załoŝony w bazie kontrahentów Integry i zdefiniowany jako dostawca. Jest to sytuacja analogiczna do tej, przedstawionej w przypadku zamawiania towarów od dostawcy FOTA. W opisanym wyŝej przykładzie pobierano plik zamówienia do dokumentu sprzedaŝy. Plik zamówienia w analogiczny sposób moŝna pobrać takŝe do Kosztorysu. W kaŝdym z przypadków Integra daje moŝliwość wydrukowania pobranego zamówienia. W najnowszej Integrze wyeliminowano problem związany z importem usług z karty pracy programu ESI[tronic]. W przypadku, gdy pobierane usługi nie są związane z Ŝadną grupą, są one automatycznie importowane do grupy Podstawowe w grupie głównej ESI[tronic] Dołączanie plików zamówień z programu ICKatalog. Dołączanie plików zamówień z ICKatalog u przebiega tak samo jak w przypadku Katalogu FOTA czy programu ESI[tronic]. W pierwszej kolejności naleŝy dodać program zewnętrzny Rys. 1, nadać mu nazwę (np. ICKatalog), a następnie skonfigurować go na stanowisku komputerowym (Rys. 3, Rys. 4 i Rys. 6). Po poprawnym przeprowadzeniu konfiguracji, ICKatalog moŝna uruchomić z menu Integry (Rys. 19). Rys. 19 Nowa pozycja w menu Program umoŝliwiająca uruchomienie ICKatalog u. Rys. 20 Otwarte zamówienie w programie IC_Katalog. Rys. 20 przedstawia program IC_Katalog z otwartym oknem zamówienia. Po naciśnięciu klawisza Do pliku otwarte zamówienie zostanie zapisane na dysku, w wybranym przez uŝytkownika katalogu. Katalogiem tym

10 powinien być folder zdefiniowany w konfiguracji programów zewnętrznych ([MG]Administracja->[PM]Stanowiska komputerowe->[przycisk]edytuj->[zakładka]programy zewn.->[przycisk]dołącz/edytuj) w polu Katalog wymiany (Rys. 21). Rys. 21 Konfiguracja IC_Katalogu na stanowisku komputerowym. Następnie w celu pobrania towarów z pliku zamówienia, wystarczy przejść na kartę Inne otwartego dokumentu sprzedaŝy lub kosztorysu, wybrać w obszarze Dane z programu zewnętrznego pozycję z listy rozwijanej ICKatalog i wcisnąć przycisk Dołącz. Dalej postępowanie jest takie samo jak w przypadku dołączania plików zamówień z programów ESI[tronic] czy KatalogFOTA. W tym przypadku równieŝ powinniśmy pamiętać, Ŝe kontrahent InterCars powinien być juŝ zdefiniowany w Integrze jako dostawca.