Kontrola księgowania

Transkrypt

1 Kontrola księgowania Opcja dostępna tylko w wersji Ala Max W związku z Rozporządzeniem Ministra Finansów, zmieniającym przepisy dotyczące sposobu rozliczania kosztów uzyskania przychodów w programie Ala wprowadzono funkcjonalność Kontroli kosztów. Aby była ona dostępna, należy w Ustawieniach, na zakładce Rozrachunki włączyć opcję Obsługa rozrachunków i kasy. UWAGA! Po włączeniu obsługi rozrachunków, zalecamy aby w Ustawieniach na zakładce Katalogi ustawić Katalog rozrachunków zgodny z katalogiem bazy danych firmy. Po ustawieniu katalogów i kliknięciu na <Zamknij>, wyświetli się informacja, aby zamknąć i uruchomić ponownie program Ala. Gdy włączymy program, wyświetli się pytanie czy skopiować dane z poprzedniej lokalizacji rozrachunków klikamy na <Tak>. W przypadku gdy ścieżki do w/w katalogów nie będą zgodne, program poinformuje użytkownika o tym.

2 W programie Ala okno Kontrola księgowania/wyksięgowania wyświetlane jest: automatycznie przy zamykaniu miesiąca jeżeli w zamykanym miesiącu występują dokumenty do wyksięgowania lub zaksięgowania (użytkownik może wyłączyć automatyczne wywołanie opcji przy zamykaniu miesiąca, odznaczając parametr Pokazuj okno księgowania przy zamykaniu miesiąca w menu Ustawienia zakładka Rozrachunki), po kliknięciu na ikonę w oknie Księga, po wybraniu w oknie Księga opcji z menu kontekstowego. Okno Kontrola księgowania/wyksięgowania podzielone jest na trzy zakładki:

3 1. Dokumenty do wyksięgowania zawiera listę dokumentów, które należy wyksięgować z kosztów. Są to dokumenty kosztowe wyszukane przez program, które w danym miesiącu są po terminie zapłaty i nie są spłacone bądź spłacone częściowo. Dokument staje się dokumentem po terminie, jeżeli: termin zapłaty jest krótszy niż 60 dni, a w danym miesiącu upływa 30 dni od terminu zapłaty, termin zapłaty jest dłuższy niż 60 dni, a w danym miesiącu upływa 90 dni od daty zaliczenia w koszty (zaksięgowania). 2. Dokumenty do zaksięgowania zawiera listę dokumentów, które wcześniej zostały wyksięgowane i w danym miesiącu zostały spłacone w całości lub w części i mogą zostać ponownie zaksięgowane w koszty. 3. Dokumenty wyksięgowane zawiera listę wszystkich dokumentów, które aktualnie są wyksięgowane z kosztów i czekają na zapłatę. I. Przykład zastosowania opcji dla dokumentów wprowadzonych do księgi bez zapisu do rejestru VAT: 1. Wprowadzamy zakup w styczniu 2013 roku i klikamy na przycisk <Bez rejestru>. 2. W oknie Informacje o zapłacie w polu Kwota zapłaty wpisujemy częściową wpłatę dokumentu lub usuwamy kwotę zapłaty. Ustalamy termin zapłaty i klikamy na <Zapisz>.

4 UWAGA! Termin zapłaty będzie decydować o miesiącu, w którym może nastąpić wyksięgowanie. 3. W oknie Rozrachunków widoczne jest powstałe zobowiązanie. 4. Rozliczamy firmę, aby przejść do miesiąca, w którym utworzony dokument jest po terminie (w podanym przykładzie zamykamy styczeń i luty, ponieważ termin płatności upłynął r., czyli wyksięgowanie nastąpi w marcu). 5. W menu Księgowość Księga przychodów i rozchodów klikamy na ikonę, która wyświetli okno Kontrola księgowania/wyksięgowania dokumentów. Na zakładce Dokumenty do wyksięgowania widoczne są niespłacone dokumenty, które są po terminie.

5 6. Użytkownik może wyksięgować wybrane (poprzez wcześniejsze zaznaczenie ich klawiszem <Insert>) lub wszystkie dokumenty znajdujące się na zakładce Dokumenty do wyksięgowania. Aby wyksięgować dokumenty, należy kliknąć na przycisk <Wyksięguj> spowoduje to, że program zapyta czy wyksięgować dokument i po kliknięciu na <Tak> otworzy się okno Wyksięgowanie kosztów. Użytkownik w oknie tym może dodatkowo zdecydować czy pokazać okno księgi w trakcie operacji wyksięgowania. Po kliknięciu na <Zapisz> program wystornuje dokument z księgi oraz zapisze go w zakładce Dokumenty wyksięgowane. UWAGA! Jeżeli zaznaczymy parametr Podczas operacji pokaż okno edycji Księgi, to w oknie księgi widoczna będzie opcja: Wyksięgowanie/ponowne zaksięgowanie kosztów, która ma być zaznaczona.

6 7. Zakładka Dokumenty wyksięgowane:

7 8. Wyksięgowanie takie widoczne jest również w oknie Księgi: 9. Zamykamy marzec. 10. W kwietniu spłacamy wcześniej wyksięgowany dokument w części lub w całości. W menu Rozrachunki Należności i zobowiązania klikamy prawym klawiszem myszy na danej pozycji i wybieramy Rozliczanie Rozlicz w kasie/banku/innych. Uzupełniamy kwotę rozliczenia i klikamy na <Zapisz>. 11. Otwieramy okno Kontrola księgowania/wyksięgowania dokumentów. Na zakładce Dokumenty do zaksięgowania widoczna jest wprowadzona spłata dokumentu po terminie.

8 12. Użytkownik może zaksięgować wybrane (poprzez wcześniejsze zaznaczenie ich klawiszem <Insert>) lub wszystkie dokumenty znajdujące się na zakładce Dokumenty do zaksięgowania. Aby zaksięgować dokumenty, należy kliknąć na przycisk <Zaksięguj> spowoduje to, że program zapyta czy zaksięgować dokument i po kliknięciu na <Tak> otworzy się okno Księgowanie do księgi. Użytkownik w oknie tym może dodatkowo zdecydować czy pokazać okno księgi w trakcie operacji wyksięgowania. Po kliknięciu na <Zapisz> program zaksięguje dokument w księdze oraz usunie z Dokumentów wyksięgowanych Zaksięgowana spłata widoczna jest w oknie Księgi: 14. Dodatkowo w oknie Księgi w menu podręcznym (prawego klawisza myszy) lub poprzez użycie skrótu klawiszowego <Ctrl+F5> dostępna jest opcja Analiza dokumentu, dzięki której użytkownik ma dostęp do szybkiego podglądu historii danego dokumentu, analizy operacji wyksięgowania i zaksięgowania wraz z kontrolą zapłat, bez konieczności przełączania się na dane miesiące.

9

10 II. Przykład zastosowania opcji dla dokumentów wprowadzonych do księgi z wpisem do rejestru VAT: 1. Wprowadzamy zakup w lutym 2013 roku i klikamy na przycisk <Zapisz>. 2. Wprowadzamy pozycję do Rejestru VAT-Zakupy i zapisujemy ją. W oknie Informacje o zapłacie w polu Kwota zapłaty wpisujemy częściową wpłatę dokumentu lub usuwamy kwotę zapłaty. Ustalamy termin zapłaty i klikamy na <Zapisz>.

11 3. W oknie Rozrachunków widoczne jest powstałe zobowiązanie. 4. Rozliczamy firmę, aby przejść do miesiąca, w którym utworzony dokument jest po terminie (w podanym przykładzie zamykamy luty, ponieważ termin płatności upłynął r., czyli wyksięgowanie nastąpi w marcu). 5. W menu Księgowość Księga przychodów i rozchodów klikamy na ikonę, która wyświetli okno Kontrola księgowania/wyksięgowania dokumentów. Na zakładce Dokumenty do wyksięgowania widoczne są niespłacone dokumenty, które są po terminie. 6. Użytkownik może wyksięgować wybrane (poprzez wcześniejsze zaznaczenie ich klawiszem <Insert>) lub wszystkie dokumenty znajdujące się na zakładce Dokumenty do wyksięgowania. Aby wyksięgować dokumenty, należy kliknąć na przycisk <Wyksięguj> spowoduje to, że program zapyta czy wyksięgować dokument i po kliknięciu na <Tak> otworzy się okno Wyksięgowanie kosztów.

12 Użytkownik w oknie tym może dodatkowo zdecydować czy pokazać okno księgi w trakcie operacji wyksięgowania. Po kliknięciu na <Zapisz> program wystornuje dokument z księgi oraz zapisze go w zakładce Dokumenty wyksięgowane. UWAGA! Jeżeli zaznaczymy parametr Podczas operacji pokaż okno edycji Księgi, to w oknie księgi widoczna będzie opcja: Wyksięgowanie/ponowne zaksięgowanie kosztów, która ma być zaznaczona.

13 7. Zakładka Dokumenty wyksięgowane: 8. Wyksięgowanie takie widoczne jest również w oknie Księgi: 9. Zamykamy marzec. 10. W kwietniu spłacamy wcześniej wyksięgowany dokument w części lub w całości. W menu Rozrachunki Należności i zobowiązania klikamy prawym klawiszem myszy na danej pozycji i wybieramy Rozliczanie Rozlicz w kasie/banku/innych. Uzupełniamy kwotę rozliczenia i klikamy na <Zapisz>.

14 UWAGA! W oknie Kontrola księgowania/wyksięgowania dokumentów podawane kwoty dokumentu są kwotami netto, natomiast w Rozrachunkach należy podawać kwotę brutto spłaty dokumentu. 11. Otwieramy okno Kontrola księgowania/wyksięgowania dokumentów. Na zakładce Dokumenty do zaksięgowania widoczna jest wprowadzona spłata dokumentu po terminie. UWAGA! W przypadku, gdy dokument zawiera więcej niż jedną stawkę VAT, wówczas program wartość netto wylicza proporcjonalnie: wyliczenie procentu dla każdej stawki: wyliczenie kwoty spłaty przypadającej na daną stawkę VAT: Przykład: W lutym wprowadzamy dokument 1/02/2013 z następującymi kwotami: kwota netto całego dokumentu 200,00 zł, kwota brutto całego dokumentu 238,50 zł, dla stawki VAT 8% kwota netto 50,00 zł, dla stawki VAT 8% kwota brutto 54,00 zł, dla stawki VAT 23% kwota netto 150,00 zł, dla stawki VAT 23% kwota brutto 184,50 zł, W oknie Informacje o zapłacie wpisujemy Kwotę zapłaty 100,00 zł. Po zamknięciu lutego, wyksięgowaniu dokumentu w marcu i zamknięciu marca w kwietniu w rozrachunkach dodajemy spłatę 50,00 zł brutto. Program wartość netto spłaty wyliczy następująco: Dla stawki VAT 8% Dla stawki VAT 23%

15 Łącznie wartość netto wynosi 41,93 zł i taka kwota zostanie zaksięgowana. 12. Użytkownik może zaksięgować wybrane (poprzez wcześniejsze zaznaczenie ich klawiszem <Insert>) lub wszystkie dokumenty znajdujące się na zakładce Dokumenty do zaksięgowania. Aby zaksięgować dokumenty, należy kliknąć na przycisk <Zaksięguj> spowoduje to, że program zapyta czy zaksięgować dokument i po kliknięciu na <Tak> otworzy się okno Księgowanie do księgi. Użytkownik w oknie tym może dodatkowo zdecydować czy pokazać okno księgi w trakcie operacji wyksięgowania. Po kliknięciu na <Zapisz> program zaksięguje dokument w księdze oraz usunie z Dokumentów wyksięgowanych.

16 13. Zaksięgowana spłata widoczna jest w oknie Księgi: 14. Dodatkowo w oknie Księgi w menu podręcznym (prawego klawisza myszy) lub poprzez użycie skrótu klawiszowego <Ctrl+F5> dostępna jest opcja Analiza dokumentu, dzięki której użytkownik ma dostęp do szybkiego podglądu historii danego dokumentu, analizy operacji wyksięgowania i zaksięgowania wraz z kontrolą zapłat, bez konieczności przełączania się na dane miesiące.

17 Rejestr wydrukowanych dokumentów Program Ala umożliwia zapisanie do rejestru wydruków wydrukowanych dokumentów, które są do wyksięgowania z Księgi, do zaksięgowania do Księgi lub wyksięgowane z Księgi. Aby możliwe było zapisywanie w/w wydruków, należy w menu Rejestr wydruków Konfiguracja rejestru wydrukowanych dokumentów zaznaczyć odpowiednie rodzaje dokumentów: Dokumenty te wydrukować można z poziomu okna Kontrola księgowania/wyksięgowania, poprzez kliknięcie na przycisk <Drukuj>, znajdujący się na każdej z zakładek. Po wydrukowaniu dokumentu, w menu Rejestr wydruków Przeglądanie wydrukowanych dokumentów, użytkownik może go podejrzeć, wydrukować ponownie lub wysłać em.