Jak wykonać inwentaryzację (spis z natury) w rc sklep lub rc sklep mini.

Transkrypt

1 Jak wykonać inwentaryzację (spis z natury) w rc sklep lub rc sklep mini. Inwentaryzację wykonujemy wtedy, kiedy chcemy dokładnie poznać fizyczny stan towarów na sklepie. Najczęściej jest to spowodowane dużymi stanami ujemnymi wskazywanymi przez program lub stanami dodatnimi, gdy fizycznie wiemy, że towaru nie ma na sklepie. Inwentura pozwoli nam uaktualnić stany w systemie do fizycznych stanów na sklepie tworząc dokument BB, zawierający stany wpisane przez komisję inwentaryzacyjną podczas spisu z natury. Jeśli chodzi o zakres towarowy inwentury, to można go dowolnie określić, dodając towary lub grupy towarowe do spisu z natury. Proponujemy zazwyczaj okresowo wykonywać kontrolne spisy z natury dla różnych grup towarowych, natomiast przynajmniej raz w roku (na koniec grudnia lub na początku stycznia) wykonywać inwentaryzację obejmującą wszystkie towary w sklepie. Oto kilka głównych zasad procesu inwentaryzacji : a/ inwentaryzacja jest równoznaczna ze spisem z natury b/ inwentaryzacja NIE MUSI kończyć się tworzeniem dokumentu BO Bilansu Otwarcia; BO jest konieczne tylko dla firm prowadzących pełną księgowość i tylko 1 raz w roku c/ w programie może istnieć jednocześnie tylko 1 otwarty arkusz spisu z natury d/ zamknięcie spisu z natury spowoduje przeniesienie stanów towarów z arkusza spisowego do kartotek towarowych dla wszystkich towarów ujętych w spisie, przepisując ilość ze spisu; jeśli więc w spisie nie wypełnimy iilości dla jakiegoś towaru, system przyjmie domyślnie ilość 0 (zero) i taką przeniesie do kartoteki jako stan towaru po inwentaryzacji e/ zasada tworzenia dokumentu BB : w trakcie wprowadzania ilości towarów do spisu, wprowadzamy tyle, ile fizycznie jest na sklepie; natomiast na dokumencie BB dla danej pozycji wpisywana jest taka ilość, aby stan końcowy był równy temu, co wpisaliśmy, np. : 1) stan magazynowy towaru XX przed inwenturą jest 3 (ujemny) 2) w trakcie spisu z natury wprowadzamy zgodnie ze stanem ilość +1 (dodatnia) 3) na dokumencie BB pozycja XX będzie +4, aby stan aktualny w TOWAR ANALITYKA był +1

2 Aby rozpocząć inwentaryzację (spis z natury), musimy wejść do programu jako użytkownik 'mag' i uruchomić opcje : 9. Opcje administratora 6. Spis z natury Opis poszczególnych opcji w tym menu : 1. Aktualny spis : Zawiera opcje dodawania, kasowania i inne dotyczące bieżącego spisu z natury. 2. Wprowadzanie ilości do spisu : Tu wprowadzamy ilości spisane przez komisję do otwartego spisu. 3. Zestawienie różnic : pozwala wygenerować zestawienie różnic inwentaryzacyjnych można wykonywać przed zamknięciem spisu. 4. Zestawienie remanentowe : pozwala wydrukować pełny Arkusz Spisu z Natury do dokumentacji księgowej, z miejscami na skład komisji i podpisy itp. Zalecamy wykonać takie zestawienie po zamknięciu spisu. Dodatkowo pomocne może być też zestawienie 7. Zestawienia 1. Stany Magazynowe 8. Arkusz remanentowy (wypełniany) Pozwala ono wydrukować listę towarów z pustą kolumną, gdzie komisja inwentaryzacyjna wpisuje ilości ze spisu.

3 Menu : Aktualny Spis 1. Dodanie towarów do spisu pozwala dodać zakres towarów (wg kodu, grup towarowych) do aktualnego spisu. 2. Kasowanie towarów ze spisu pozwala usunąć zakres towarów (wg kodu, grup towarowych) z aktualnego spisu. 3. Import ze zbiorów ASCII opcja przydatna jeśli mamy dane o stanach spisu natury z zewnątrz w postaci plików z danych. W przypadku gdy chcesz z tego skorzystać, skontaktuj się z twoim wdrożeniowcem / serwisantem systemu. 4. Import z kolektora analogocznie jak pkt Zamknięcie spisu Ta opcja powoduje przeniesienie ilości wprowadzonych do spisu do kartotek towarów. Jest nieodwracalna!!! Aby ją wykonać, system zadaje 2 pytania o potwierdzenie. 6. Usunięcie spisu Aby móc dodać towary do nowego spisu, trzeba najpierw usunąć zamknięty poprzedni spis. Ta opcja jedynie daje wolne miejsce, nie usuwa fizycznie poprzedniego spisu. Staje się on jedynie niewidoczny. 7. Otwarcie zamkniętego spisu Pozwala cofnąć pkt 5 uwaga! Wykonuj rozważnie. Ta operacja NIE POWODUJE powrotu stanów magazynowych towarów ujętych na spisie do stanów sprzed spisu. W związku z tym można przez przypadek dwa razy zatwierdzić ten sam spis z natury, co nie spowoduje niezgodności stanów magazynowych w systemie z fizycznymi

4 towarami na sklepie, ale w analityce towarów niepotrzebnie będziemy widzieli dwa dokumenty BB, czasem z różną ilością towary na tych dokumentach, co wynika z zasady tworzenia BB. 8. Kasowanie BB z wybranego dnia Pozwala fizycznie skasować konkretny dok. BB. Również należy wykonywać ją bardzo rozważnie. Ta operacja powoduje wymazanie informacji analitycznych z kartotek towarów. Więc jeśli np. mieliśmy na dokumencie BB jakieś ilości, zostaną one wymazane z analityki danego towaru, a stan magazynowy zostanie odpowiednio skorygowany. Teraz kolejne kroki, jakie należy wykonać, aby poprawnie zrobić spis z natury: 1. Wymyślamy, jakie grupy towarowe chcemy inwentaryzować w tym przypadku będą to grupy : 001 Sosy z przyprawami 002 Sosy z warzywami. 2. Wykonujemy zestawienie 7. Zestawienia 1. Stany Magazynowe 8. Arkusz remanentowy (wypełniany), jako parametry zestawienia podajemy nasze grupy (klawisz F3 w polu Grupy i klawiszem SPACJA zaznaczamy odpowiednie, a potem naciskamy klawisz ENTER), efekt takiego zaznaczenia i odpowiednie opcje poniżej (jest to moment zaraz po naciśnięciu klawisza F3 w polu grupy) : 3. W czasie, kiedy pracownicy spisują fizyczne ilości towarów na sklepie, my musimy sprawdzić

5 czy aktualny spis jest otwatry czy zamknięty. Robimy to przez próbę dodania towarów do aktualnego spisu : 9. Opcje administratora 6. Spis z natury 1. Aktualny Spis 1. Dodawanie towarów do spisu 1. Wg Zakresu Jeśli spis jest zamknięty, zobaczymy odpowiedni komunikat o pracy w trybie : TYLKO DO ODCZYTU To oznacza, że wszystko jest OK i należy przejść do pkt. 4.

6 Jeśli spis jest otwarty, pojawi się okno z filtrami towarów (KOD,Nazwa Fragment, itp.). To oznacza, że poprzedni spis nie został zamknięty trzeba podjąć wówczas decyzję : a) Zamykamy otwarty spis i przenosimy ilości do kartoteki wówczas przechodzimy do pkt. 4. b) Usuwamy towary z tego otwartego spisu przechodzimy do pkt Musimy usunąć poprzedni zamknięty spis, aby zrobić miejsce dla naszego nowego spisu. Bez obaw informacje w kartotekach towarowych zostaną nietknięte. Aby to wykonać, wybieramy opcję : 9. Opcje administratora 6. Spis z natury 1. Aktualny Spis 6. Usunięcie spisu Po dwukrotnym potwierdzeniu spis zostanie usunięty, a aktualny spis z natury będzie Otwarty. 5. Dodajemy nasze grupy towarowe do spisu poprzez opcję : 9. Opcje administratora 6. Spis z natury 1. Aktualny Spis 1. Dodawanie towarów do spisu 1. Wg Zakresu W polu grupy poprzez klawisz F3 zaznaczamy nasze grupy, nacisamy klawisz ENTER i po zatwierdzeniu pojawia nam się tabela z listą towarów, które chcemy dodać; aby za jednym ruchem dodać wszystkie, należy nacisnąć klawisz '+' z klawiatury numerycznej a następnie klawisz ENTER. Jeśli chcemy jednostkowo zaznaczyć/odznaczyć, możemy użyć klawisza SPACJA.

7 6. W tym momencie mamy przygotowane towary do spisu. Nasi pracownicy zapene skończyli już wypełniać arkusz z ilościami, więc przystępujemy do wpisywania do komputera : 9. Opcje administratora 6. Spis z natury 2. Wprowadzanie ilości do spisu Powinniśmy mieć listę towarów w spisie, każdy z domyślną ilością 0. Możemy tutaj jeszcze dodać jakiś artykuł używając klawisza INSERT. Aby wprowadzić ilość ze spisu do danego artukułu, wybieramy go i naciskamy klawisz ENTER. Powinniśmy zobaczyć takie okno : Możemy teraz wpisać ilość, jaką zapisali pracownicy na zestawieniu remanentowym. 7. Po wpisaniu wszystkich ilości do artykułów, należy zamknąć spis, aby przenieść informacje do kartotek : 9. Opcje administratora 6. Spis z natury 1. Aktualny Spis 5. Zamknięcie spisu System prosi o dwukrotne potwierzenie oraz o podanie daty spisu. 8. W tym momencie mamy zamknięty spis, pozostaje nam wykonać zestawienie różnic oraz zestawienie remanentowe. To ostatnie jest interesujące, gdyż pozwala pracownikom podpisać się i wpisać skład komisji inwentaryzacyjnej. W opcjach tego zestawienia należy zaznaczyć odpowiednio : Czy pokazywac warunki T Czy pokazywac dane inwent. T Czy pokazywac ceny sprzed. N Czy podsumowac wg stawek VAT T

8 9. Oto Efekt takiego zestawienia.

9 10.A oto efekt ANALITYKI towaru po takim spisie z natury. Kontakt Techniczny: Adam Jurkiewicz e mail : a.jurkiewicz@abix.info.pl