SŁOWNIK STRUKTURY PRZEDSIĘBIORSTWA

Transkrypt

1 J.B.R. ROGOWIEC SP. J. ul. Zapora 23, Bielsko-Biała SŁOWNIK STRUKTURY PRZEDSIĘBIORSTWA Dostosowano do wersji 2.11 Systemu DMS

2 SPIS TREŚCI SŁOWNIK STRUKTURY PRZEDSIĘBIORSTWA WPROWADZENIE WEJŚCIE DO SŁOWNIKA STRUKTURY PRZEDSIĘBIORSTWA TWORZENIE NOWEGO ODDZIAŁU TWORZENIE NOWEGO ODDZIAŁU POPRZEZ KOPIĘ STRUKTURY ISTNIEJĄCEGO ODDZIAŁU TWORZENIE NOWEGO ODDZIAŁU BEZ KOPII STRUKTURY ISTNIEJĄCEGO ODDZIAŁU TWORZENIE NOWEGO ODDZIAŁU BEZ KOPII STRUKTURY ISTNIEJĄCEGO ODDZIAŁU TWORZENIE JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH TWORZENIE JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH TWORZENIE KASY SPIS EKRANÓW strona 2 z 29

3 SŁOWNIK STRUKTURY PRZEDSIĘBIORSTWA WPROWADZENIE Ogólny opis funkcjonalności: Wszelkie informacje dotyczące organizacji przedsiębiorstwa w systemie DMS znajdują się w słowniku Struktury przedsiębiorstwa. Struktura przedsiębiorstwa podzielona jest na poszczególne oddziały (jeżeli firma jest wielooddziałowa), działy, jednostki organizacyjne, punkty sprzedaży i kasy. W słowniku struktury przedsiębiorstwa możliwe jest między innymi dodawanie/modyfikacja poszczególnych informacji, dodawanie/kopiowanie oddziału, działu, jednostki organizacyjnej, punktu sprzedaży, kasy, przypisywanie pracowników, definiowanie pieczątek, przypisywanie odpowiednich procedur obsługi. 1. Wejście do słownika struktury przedsiębiorstwa. Wejście do słownika Struktury przedsiębiorstwa, możliwe jest z pozycji menu głównego Słowniki -> Struktura przedsiębiorstwa (Ekran 1). Ekran 1 Okno główne systemu DMS Zostanie wyświetlone okno obsługi definiowania słownika struktury przedsiębiorstwa (Ekran 2). strona 3 z 29

4 Ekran 2 Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa W lewej części okna wyświetlona jest hierarchiczna struktura przedsiębiorstwa, podzielona na poszczególne oddziały (jeżeli firma jest wielooddziałowa), działy, jednostki organizacyjne, punkty sprzedaży, kasy (Ekran 3). Ekran 3 Fragment okna obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Poniżej umieszczony został przykładowy schemat struktury przedsiębiorstwa w systemie DMS (Ekran 4). strona 4 z 29

5 Ekran 4 - Schemat struktury przedsiębiorstwa Po prawej stronie okna modułu definiowania struktury wyświetlane są szczegółowe informacje o danym elemencie struktury, na którym jesteśmy ustawieni (Ekran 2). W słowniku struktury przedsiębiorstwa możliwe jest między innymi dodawanie/modyfikacja poszczególnych informacji, dodawanie/kopiowanie oddziału, działu, jednostki organizacyjnej, punktu sprzedaży, kasy, przypisywanie pracowników, definiowanie pieczątek, przypisywanie odpowiednich procedur obsługi. 2. Tworzenie nowego oddziału. Dodanie nowego oddziału możliwe jest na dwa sposoby: 1. Poprzez kopię istniejącego oddziału (jeżeli struktura nowego oddziału ma być identyczna jak struktura oddziału kopiowanego) 2. Poprzez dodanie nowego oddziału 2.1. Tworzenie nowego oddziału poprzez kopię struktury istniejącego oddziału Utworzenie nowego oddziału poprzez skopiowanie oddziału istniejącego już w systemie możliwe jest poprzez przycisk, dostępny po podświetleniu danego oddziału (Ekran 5). strona 5 z 29

6 Ekran 5 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa 6). Wyświetlone zostanie okno z prośbą o potwierdzenie chęci skopiowania wybranego oddziału (Ekran Ekran 6 - Okno zapytania potwierdzającego kopiowanie zaznaczonej struktury Po zaakceptowaniu wyboru utworzenia kopii struktury, wyświetlone zostanie okno z możliwością wprowadzenia kodu dla nowego oddziału (Ekran 7). Tu należy wpisać dwucyfrowy kod, który nie został jeszcze przyporządkowany żadnemu z istniejących już oddziałów. strona 6 z 29

7 Ekran 7 - Okno dodawania kodu oddziału W kolejnym kroku zostaniemy poinformowani o pomyślnym zakończeniu klonowania struktury (Ekran 8). Ekran 8 - Okno informacyjne o poprawnym zakończeniu klonowania struktury Po ponownym wejściu do słowników struktury przedsiębiorstwa w hierarchicznym drzewie struktury widoczny będzie sklonowany oddział wraz z powiązanymi pracownikami (Ekran 9). Ekran 9 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa strona 7 z 29

8 Każdy nowo utworzony element struktury przedsiębiorstwa (jednostki organizacyjne, punkty sprzedaży, kasy, itp.) wymaga nadania uprawnień dla grup lub osób, które powinny mieć do niego dostęp. Jeśli po wprowadzeniu modyfikacji w słowniku struktury przedsiębiorstwa nie są widoczne efekty wprowadzonych zmian, należy wyłączyć i ponownie włączyć aplikację. Wynika to z faktu, iż część ustawień wczytywana jest jednorazowo podczas startu systemu, w celu przyspieszenia pracy systemu Tworzenie nowego oddziału bez kopii struktury istniejącego oddziału Aby zdefiniować nowy oddział należy w drzewie struktury przedsiębiorstwa zaznaczyć Przedsiębiorstwo, a następnie kliknąć (Ekran 10). Ekran 10 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Zostanie wyświetlone okno dodawania nowego oddziału (Ekran 11). strona 8 z 29

9 Ekran 11 - Okno obsługi modułu dodawania oddziału Kod oddziału zostanie nadany automatycznie. Należy uzupełnić Symbol oddziału oraz wybrać z kartoteki klientów wprowadzony wcześniej oddział (jeżeli dane klienta = oddziału nie zostały wcześniej uzupełnione, klikając na ikonę wyświetlona zostanie lista wszystkich klientów, do której możemy dodać klienta). Można opcjonalnie określić oddział nadrzędny. Dodatkowo można zmienić aktywność danego oddziału poprzez odznaczenie. Oddział oznaczony, jako nieaktywny w systemie jest niewidoczny z punktu widzenia operatora systemu użytkownik nie ma możliwości zalogowania się na oddział nieaktywny. Po uzupełnieniu danych podstawowych należy określić procedury obsługi, które będą wykorzystywane w tworzonym oddziale (Ekran 12). Procedura obsługi określa, jakie specyfikacje będą wykorzystywane w tworzonym oddziale. Jeżeli nie ma dostępnej procedury obsługi dla danej marki, należy wybrać procedurę 999 Procedura obsługi ogólnej. strona 9 z 29

10 Ekran 12 - Okno obsługi modułu dodawania oddziału definiowanie procedury obsługi Dla każdego oddziału można zdefiniować kilka różnych procedur obsługi. W kolejnej zakładce możliwe jest dodanie pieczątki przedsiębiorstwa (dane te będą pobierane dla niektórych wydruków w systemie DMS) (Ekran 13). Po określeniu procedur obsługi należy kliknąć. Zostanie utworzony nowy oddział. strona 10 z 29

11 Ekran 13 - Okno obsługi modułu dodawania oddziału definiowanie pieczątki Tworzenie nowego oddziału bez kopii struktury istniejącego oddziału Dział określa rodzaj działalności jednostek organizacyjnych, które pod niego podlegają. Aby dodać nowy dział należy w drzewie struktury przedsiębiorstwa ustawić się na oddziale i kliknąć przycisk (Ekran 14). strona 11 z 29

12 Ekran 14 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Zostanie wyświetlone okno definiowania nowego działu. W wyświetlonym oknie należy podłączyć wprowadzony wcześniej do kartoteki dział (Ekran 15) oraz wprowadzić dane do pieczątki dla działu (Ekran 16). W przypadku dodawania kolejnych działów istnieje możliwość kopiowania pieczątek z wcześniej wprowadzonych działów na danym oddziale. Wprowadzone zmiany należy zapisać poprzez przycisk aktywność danego działu poprzez odznaczenie niewidoczny z punktu widzenia operatora systemu.. Dodatkowo można zmienić. Dział oznaczony, jako nieaktywny w systemie jest strona 12 z 29

13 Ekran 15 - Okno obsługi modułu dodawania działu Ekran 16 - Okno obsługi modułu dodawania działu definiowanie pieczątki strona 13 z 29

14 Do tak utworzonego działu można definiować jednostki organizacyjne Tworzenie jednostek organizacyjnych Aby utworzyć nową jednostkę organizacyjną, należy zaznaczyć odpowiedni dział i kliknąć (Ekran 17). Ekran 17 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej W wyświetlonym oknie należy uzupełnić nazwę jednostki, oraz wybrać odpowiedni typ jednostki organizacyjnej. Dodatkowo można zmienić aktywność danej jednostki organizacyjnej poprzez odznaczenie. Jednostka oznaczona, jako nieaktywna w systemie jest niewidoczna z punktu widzenia operatora systemu. Każda jednostka organizacyjna musi mieć zdefiniowaną przynajmniej jedną procedurę obsługi w związku z tym aby dodać procedurę obsługi należy kliknąć przycisk w zakładce. Zostanie wyświetlone okno z listą dostępnych procedur obsługi (Ekran 18). Lista dostępnych procedur obsługi jest w tym przypadku zawężona do procedur obsługi zdefiniowanych dla oddziału, na którym tworzona jest jednostka organizacyjna (Ekran 12). strona 14 z 29

15 Ekran 18 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej definiowanie procedury obsługi Aby wybrać odpowiednią procedurę obsługi należy kliknąć. W zakładce (Ekran 19) dokonuje się powiązania jednostki organizacyjnej z określonymi punktami sprzedaży, na których będą wystawiane dokumenty sprzedaży. Jako że definiowanie punktów sprzedaży zostało zawarte w dalszej części niniejszej instrukcji, nie ma tutaj dostępnych punktów sprzedaży do podłączenia. strona 15 z 29

16 Ekran 19 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej powiązanie z punktem sprzedaży W kolejnej zakładce definiowani są pracownicy dla tworzonej jednostki organizacyjnej (Ekran 20). Pracownicy powiązani z daną jednostką organizacyjną mają możliwość tworzenia i edycji dokumentów tylko i wyłącznie w tej jednostce organizacyjnej (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień). Powiązanie pracownika z jednostką odbywa się za pomocą strzałek znajdujących się w środkowej części okna. Pracownicy znajdujący się w ramce po prawej stronie okna to pracownicy powiązani z jednostką organizacyjną. strona 16 z 29

17 Ekran 20 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej dodawanie pracowników Można również zmienić aktywność pracownika w kolumnie Aktywność, poprzez odznaczenie jego aktywności (Ekran 21). Pracownicy nieaktywni nie mają możliwości modyfikacji i tworzenia dokumentów powiązanych z jednostką organizacyjną. Ekran 21 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej dodawanie pracowników strona 17 z 29

18 Podobnie jak w przypadku przedsiębiorstwa, oddziału i działu, w zakładce należy uzupełnić dane do pieczątki (Ekran 22). W przypadku dodawania kolejnych jednostek organizacyjnych istnieje możliwość kopiowania pieczątek z wcześniej wprowadzonych jednostek. Ekran 22 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej - definiowanie pieczątki Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć. Nowa jednostka organizacyjna zostanie utworzona. Kolejnym krokiem jest utworzenie punktu sprzedaży i powiązanie go z utworzoną jednostką organizacyjną Tworzenie jednostek organizacyjnych Aby zdefiniować nowy punkt sprzedaży należy wybrać odpowiedni oddział, kliknąć przycisk wybrać z listy pozycję Dodaj punkt sprzedaży (Ekran 23). i strona 18 z 29

19 Ekran 23 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Zostanie wyświetlone okno dodawania nowego punktu sprzedaży (Ekran 24). W wyświetlonym oknie należy wpisać nazwę punktu sprzedaży. Jeśli na tworzonym punkcie sprzedaży ma być możliwość fiskalizacji dokumentów należy zaznaczyć. Podobnie jak w przypadku jednostek organizacyjnych można określić aktywność punktu sprzedaży. Nieaktywne punkty sprzedaży są niewidoczne dla użytkowników systemu. Jeżeli dla oddziału zostały zdefiniowane numery kont bankowych, można określić, który numer konta będzie domyślnie podpowiadał się dla płatności odroczonych na dokumentach tworzonych na dodawanym punkcie sprzedaży. Aby na liście rozwijalnej pojawiły się numery kont bankowych, muszą być uprzednio wprowadzone zakładce w kartotece klienta zarejestrowanego jako oddział (Ekran 25). strona 19 z 29

20 Ekran 24 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży Ekran 25 - Okno edycji kartoteki klientów strona 20 z 29

21 Po uzupełnieniu danych podstawowych należy uzupełnić pozostałe zakładki dla tworzonego punktu sprzedaży. W zakładce dokonywane jest powiązanie punktu sprzedaży z kasą (Ekran 26). Więcej informacji na temat definiowania i powiązania kas z punktami sprzedaży znajduje się w dalszej części niniejszej instrukcji. Ekran 26 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży powiązanie z kasą Następnym krokiem jest powiązanie punktu sprzedaży z jednostką organizacyjną (lub kilkoma jednostkami). Powiązania tego dokonuje się w zakładce po zapisaniu zmian wprowadzonych w danych podstwaowych (Ekran 27). Z rozwijanej listy należy wybrać jednostkę organizacyjną. Na liście wyboru znajdują się wszystkie jednostki organizacyjne zdefiniowane na danym oddziale, z wyłączeniem tych, które zostały już powiązane z dodawanym punktem sprzedaży. strona 21 z 29

22 Ekran 27 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży powiązanie z jednostką organizacyjną W następnej kolejności należy określić sprzedawców dla tworzonego punktu sprzedaży. Tylko pracownicy zdefiniowani, jako sprzedawcy mają możliwość tworzenia i edycji dokumentów sprzedaży w danym punkcie sprzedaży (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień). Powiązanie sprzedawcy z punktem sprzedaży odbywa się za pomocą strzałek znajdujących się w środkowej części okna (Ekran 28). Sprzedawcy znajdujący się w ramce po prawej stronie okna to sprzedawcy powiązani z punktem sprzedaży. Ekran 28 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży dodanie sprzedawców Można również zmienić aktywność sprzedawcy w kolumnie Aktywność, poprzez odznaczenie jego aktywności (Ekran 29). Pracownicy nieaktywni nie mają możliwości modyfikacji i tworzenia dokumentów powiązanych z jednostką organizacyjną. strona 22 z 29

23 Ekran 29 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży dodanie sprzedawców Ostatnią rzeczą, którą należy ustawić na punkcie sprzedaży jest zdefiniowanie pieczątki. Pieczątki są drukowane na dokumencie sprzedaży. Aby dodać pieczątkę dla punktu sprzedaży należy wejść w zakładkę (Ekran 30). Ekran 30 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży dodanie pieczątki Na dokumentach sprzedaży drukowana jest treść pieczątki określona w polach Treść W przypadku dodawania kolejnych punktów sprzedaży istnieje możliwość kopiowania pieczątek z wcześniej wprowadzonych punktów sprzedaży na danym oddziale. strona 23 z 29

24 Po wprowadzeniu wszystkich informacji, zmiany należy zapisać poprzez przycisk Tworzenie kasy Aby zdefiniować kasę należy wybrać odpowiedni oddział, kliknąć przycisk Dodaj punkt sprzedaży (Ekran 31). i wybrać z listy pozycję Ekran 31 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Zostanie wyświetlone okno dodawania nowej kasy (Ekran 32). strona 24 z 29

25 Ekran 32 - Okno obsługi modułu dodawania kasy W wyświetlonym oknie należy uzupełnić brakujące dane. W zakładce należy wprowadzić nazwę kasy (Ekran 32). W zakładce można określić powiązanie kasy z innymi oddziałami (Ekran 33). Aby powiązać kasę z pozostałymi oddziałami należy w wyświetlonym oknie kliknąć przycisk. W tym momencie zostanie wyświetlone okno wyboru oddziału. strona 25 z 29

26 Ekran 33 - Okno obsługi modułu dodawania kasy definiowanie oddziałów Po kliknięciu przycisku, tworzona kasa zostanie powiązana z wybranym oddziałem. W zakładce, konieczne jest powiązanie kasy z odpowiednimi punktami sprzedaży, na których wystawione dokumenty sprzedaży będą rozliczane w tworzonej kasie (Ekran 34). Jeżeli np. dokumenty wystawiane przez serwis i magazyn mają być rozliczane w różnych kasach, konieczne jest dodanie dwóch odrębnych kas i odpowiednie ich powiązanie z punktami sprzedaży. W wyświetlonym oknie z dostępnej listy należy wybrać oddział. Lista oddziałów zawiera oddział, na którym tworzona jest kasa oraz oddziały określone w zakładce. Po wybraniu oddziału aktywowana zostanie lista punktów sprzedaży, na której należy wybrać konkretny punkt sprzedaży z wybranego oddziału. Opcjonalnie można ustawić godziny pracy kasy i margines czasowy, w jakim kasa jest dostępna po zakończeniu godzin pracy. Po uzupełnieniu wymaganych danych należy kliknąć zostanie powiązany z tworzoną kasą.. Wybrany punkt sprzedaży strona 26 z 29

27 Ekran 34 - Okno obsługi modułu dodawania kasy powiązanie z punktami sprzedaży W zakładce (Ekran 35). należy sprawdzić czy poprawnie została uzupełniona odpowiednia waluta Ekran 35 - Okno obsługi modułu dodawania kasy dodawanie waluty Kolejną zakładką konieczną do uzupełnienia jest zakładka (Ekran 36). Tylko kasjerzy mają możliwość pracy w module kasowym (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień). Aby dodać kasjera do kasy należy zaznaczyć odpowiedniego pracownika w oknie po lewej stronie i kliknąć. strona 27 z 29

28 Zaznaczona osoba zostanie przeniesiona do okna po prawej stronie, co oznacza, że jest ona kasjerem w dodawanej kasie. Ekran 36 - Okno obsługi modułu dodawania kasy dodawanie kasjerów Można również zmienić aktywność kasjera w kolumnie Aktywność, poprzez odznaczenie jego aktywności (Ekran 37). Pracownicy nieaktywni nie mają możliwości pracy w tej kasie. Ekran 37 - Okno obsługi modułu dodawania kasy dodawanie kasjerów Po wprowadzaniu zmian, należy kliknąć systemie DMS., aby tworzona kasa została zapisana w strona 28 z 29

29 Spis ekranów Ekran 1 Okno główne systemu DMS... 3 Ekran 2 Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa... 4 Ekran 3 Fragment okna obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa... 4 Ekran 4 - Schemat struktury przedsiębiorstwa... 5 Ekran 5 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa... 6 Ekran 6 - Okno zapytania potwierdzającego kopiowanie zaznaczonej struktury... 6 Ekran 7 - Okno dodawania kodu oddziału... 7 Ekran 8 - Okno informacyjne o poprawnym zakończeniu klonowania struktury... 7 Ekran 9 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa... 7 Ekran 10 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa... 8 Ekran 11 - Okno obsługi modułu dodawania oddziału... 9 Ekran 12 - Okno obsługi modułu dodawania oddziału definiowanie procedury obsługi Ekran 13 - Okno obsługi modułu dodawania oddziału definiowanie pieczątki Ekran 14 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Ekran 15 - Okno obsługi modułu dodawania działu Ekran 16 - Okno obsługi modułu dodawania działu definiowanie pieczątki Ekran 17 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej Ekran 18 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej definiowanie procedury obsługi 15 Ekran 19 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej powiązanie z punktem sprzedaży 16 Ekran 20 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej dodawanie pracowników Ekran 21 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej dodawanie pracowników Ekran 22 - Okno obsługi modułu dodawania jednostki organizacyjnej - definiowanie pieczątki Ekran 23 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Ekran 24 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży Ekran 25 - Okno edycji kartoteki klientów Ekran 26 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży powiązanie z kasą Ekran 27 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży powiązanie z jednostką organizacyjną. 22 Ekran 28 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży dodanie sprzedawców Ekran 29 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży dodanie sprzedawców Ekran 30 - Okno obsługi modułu dodawania punktu sprzedaży dodanie pieczątki Ekran 31 - Okno obsługi modułu definiowania struktury przedsiębiorstwa Ekran 32 - Okno obsługi modułu dodawania kasy Ekran 33 - Okno obsługi modułu dodawania kasy definiowanie oddziałów Ekran 34 - Okno obsługi modułu dodawania kasy powiązanie z punktami sprzedaży Ekran 35 - Okno obsługi modułu dodawania kasy dodawanie waluty Ekran 36 - Okno obsługi modułu dodawania kasy dodawanie kasjerów Ekran 37 - Okno obsługi modułu dodawania kasy dodawanie kasjerów strona 29 z 29