INSTRUKCJA OBSŁUGI ZAMÓWIENIA ELEKTRONICZNE

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "INSTRUKCJA OBSŁUGI ZAMÓWIENIA ELEKTRONICZNE"

Kinga Kaczor
8 lat temu
Przeglądów:

1 Szyk2 KLM LDO Zamówienia Elektroniczne INSTRUKCJA OBSŁUGI ZAMÓWIENIA ELEKTRONICZNE COIG Katowice Katowicki Holding Węglowy Autor instrukcji: Adrian Kupka Katowice 2014 COIG S.A. Strona 1

2 Wstęp Z przyjemnością przedstawiamy funkcjonalność Zamówień elektronicznych dla dostawców z wykorzystaniem Portalu Dostawców LDO w Katowickim Holdingu Węglowym. Projekt Zamówienia elektroniczne opiera się na przekazywaniu dostawcom dokumentu zamówienia za pomocą portalu dostawcy LDO. Dzięki temu zamówienie trafia drogą elektroniczną do dostawcy bezpośrednio po jego wysłaniu. Dostawca ma wgląd do listy zamówień w każdym czasie. Dzięki funkcji potwierdzam odbiór nabywca jest informowany o fakcie przyjęcia do realizacji. Dostawcy którzy zostali wytypowani do niniejszego projektu, otrzymali login i hasło na adres zarejestrowany w systemie KHWSA. Dostawca będzie informowany na bieżąco o otrzymanym zamówieniu dzięki generowanym informacjom owym, dlatego bezpośrednio po zalogowaniu prosimy o wejście w zakładkę ustawienia > profil aby zaktualizować informacje o adresie . Uwaga, niektóre elementy opisane w niniejszej instrukcji mogą być dostępne fazowo, w kolejnych krokach wdrożenia projektu. COIG S.A. Strona 2

Należy podać prawidłowy login oraz hasło.

3 Ogólna charakterystyka zamówień elektronicznych Praca w systemie proces zamówienia 1. Logowanie Pracę w systemie rozpoczyna się od logowania. Należy podać prawidłowy login oraz hasło. Formatka logowania została przedstawiona poniżej: 2. Widok po zalogowaniu do portalu. COIG S.A. Strona 3

4 3. Potwierdzenie zamówienia. Po zalogowaniu, system sprawdza czy istnieją nowe niepotwierdzone przez Państwa zamówienia, jeżeli tak zostanie wyświetlona formatka do potwierdzenia. Uwaga, potwierdzenie jest konieczne aby przejść dalej. Aby dokonać potwierdzenia zamówień, należy kliknąć w (2) Potwierdzam odbiór. Przed potwierdzenie użytkownik ma możliwość podejrzenia zamówienia, klikając na ikonę drukarki. (1) Poniżej przedstawiono przykładowe zamówienie po kliknięciu w ikonę drukarki: COIG S.A. Strona 4

5 Klikając w przycisk Potwierdzam odbiór dostajemy komunikat zwrotny z systemu, wymagający potwierdzenia klikamy Ok. W przypadku powodzenia system wyświetli komunikat Potwierdzono zamówienia. COIG S.A. Strona 5

6 Zakładka: Zamówienia niezrealizowane Aby przejść do zakładki zamówień niezrealizowanych wybieramy : Zamówienia Niezrealizowane zamówienia na poniższym obrazie jest przedstawione: Po przejściu do opcji Niezrealizowane zamówienia dostawca ma dostępną listę z niezrealizowanymi zamówieniami, to znaczy takimi z których nie powstały dowody dostaw. Dostępne są również filtry dzięki którym możemy wyszukać zamówienie. Zamówienie przekreślone oznacza zamówienie anulowane przez dostawcę. Nasze potwierdzone zamówienie jest zaznaczone na poniższym obrazie. Aby przejść do szczegółów tego zamówienia musimy kliknąć w jego symbol. COIG S.A. Strona 6

7 Generowanie dowodu dostawy W systemie LDO możliwe jest wygenerowanie dowodu dostawy, to znaczy dokumentu przygotowanego do potwierdzenia przy dostawie przez magazyn. Aby wygenerować taki dokument należy: 1. Wybrać zamówienia niezrealizowane z menu po zalogowaniu 2. Kliknąć w symbol wybranego zamówienia 3. Zaznaczyć pozycje zamówienia (1) które nas interesują, wpisać ilość do dow. jaką chcemy dopisać do dokumentu, następnie(2) wpisać datę sprzedaży, datę wystawienia i miejsce wystawienia dokumentu. 4. kliknąć w wydruk dowodu dostawy (3). Wyświetli się nam tutaj komunikat systemowy o potwierdzenie, który przedstawiony jest poniżej. 5. Potwierdzić tworzenie dowodu Klikamy OK, po czym dostajemy informację z sytemu o utworzeniu dowodu dostawy jak poniżej. COIG S.A. Strona 7

8 Do szczegółów dowodu dostawy dostajemy się klikając jak na poniższym obrazie w dowody dostawy następnie w Ilość poz. Zaznaczone poniżej i przechodzimy do kolejnego okna. Ostatnim krokiem do wykonania jest zatwierdzenie dowodu dostawy klikając w Zatwierdź i wydrukuj. COIG S.A. Strona 8

9 Na zakończenie został wygenerowany dokument dowodu dostawy do naszego zamówienia. COIG S.A. Strona 9

10 Dowód dostawy może być wygenerowany na ilość mniejszą lub równą zamówieniu, to znaczy że możemy generować wiele dowodów dostawy np. w przypadku gdy cała dostawa rozdzielona będzie na więcej transportów. Dowódy dostawy raz wygenerowane nie mogą zostać usunięte. Zakładka: przegląd zamówień zrealizowanych Aby sprawdzić nasze zrealizowane zamówienia jak na zamieszczonym zrzucie ekranu wybieramy kolejno: Zamówienia -> zamówienia zrealizowane Po kliknięciu mamy listę zrealizowanych zamówień. COIG S.A. Strona 10

11 Aby sprawdzić szczegóły naszego zamówienia klikamy w jego symbol. Na zrzucie pokazano przykład takiego dowodu dostawy: Czy korzystanie z portalu jest obowiązkowe? Na chwilę obecną pytania odnośnie zasad współpracy należy kierować do osoby koordynującej, opisanej na ostatniej stronie instrukcji. Nie otrzymałem a z informacją o publikacji zamówienia, dlaczego? Najlepiej będzie zgłosić się do koordynatora celem weryfikacji swojego adresu . Może być tak, że adres jest niepoprawny w bazie KHW lub jest przestarzały. Istnieje także możliwość że Państwa serwer pocztowy odrzuca taki traktując go jako SPAM, warto wiec zgłosić się do swojego operatora poczty. COIG S.A. Strona 11

12 Zapomniałem hasła Istnieje formularz dzięki któremu będzie można odzyskać hasło. Wystarczy kliknąć na link zapomniałem hasła w formatce logowania. Dalsza procedura zmiany hasła zostanie wyświetlona. Wszelkich informacji udziela koordynator: Dariusz Łukowski Katowicki Holding Węglowy (32) COIG S.A. Strona 12

Podobne dokumenty

Instrukcja dla wykonawców w zakresie obsługi zamówień elektronicznych w Portalu Dostawcy - LDO

Instrukcja dla wykonawców w zakresie obsługi zamówień elektronicznych w Portalu Dostawcy - LDO Spis treści Charakterystyka modułu... 3 Zakres funkcjonalny... 3 Schemat funkcji dostępnych w Portalu Dostawcy