Instrukcje stanowiskowe dla użytkowników końcowych Rejestracja opłat dydaktycznych

Transkrypt

1 Instrukcje stanowiskowe dla użytkowników końcowych Rejestracja opłat dydaktycznych Obszar Zarządzanie Finansami Sprzedaż Lipiec 2008 Zintegrowany Informatyczny System Wspomagający Zarządzanie

2 Rejestracja opłat dydaktycznych Cel Zastosuj tę procedurę, aby zarejestrować zlecenie sprzedaży usług dydaktycznych. Wyzwalacz Wykonaj tę procedurę, gdy jest konieczne obciążenie studentów opłatami za studia niestacjonarne, powtarzania, legitymacje, dyplomy, indeksy. Wymagania wstępne Ścieżka menu Kod transakcji Dane studenta muszą być przeniesione z systemu USOS do SAP. Do uruchomienia transakcji nie używa się ścieżek menu (rozszerzenie standardu SAP). Przydatne wskazówki Procedura ZSD_OD transakcja do rejestracji zleceń sprzedaży dla pracowników wydziałów. Brak zarejestrowanego zlecenia sprzedaży usług dydaktycznych uniemożliwi wystawienie faktury opłaty za studia 1. Rozpocznij zadanie, używając ścieżki menu.

3 SAP Easy Access 2. Wybierz z górnego menu Ulubione Wstawianie transakcji Ctrl+Shift+F4. Ręczne wprowadzanie transakcji 3. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Kod transakcji W Kod transakcji - opis Przykład: ZSD_OD 4. Kliknij. by zaakceptować wpis. Jest to najprostszy sposób utworzenia własnego menu Ulubione, zawierającego najczęściej używane transakcje Strona:3/25

4 SAP Easy Access 5. Kliknij dwukrotnie. Strona:4/25

5 Obsługa opłat dydaktycznych 6. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Rodzaj dokumentu W Rodzaj dokumentu - opis Przykład: ZZNS Warunki płatn. W Warunki płatn. - opis Przykład: W014 Uwaga! W tej transakcji można użyć rodzaju dokumentu ZZNS, związanego z obiektem kontrolingowym MPK, którego wartość domyślną system podpowiada automatycznie dla danego wydziału, jak dalej omawia poniższa instrukcja. Innym dozwolonym rodzajem dokumentu jest ZZND ten wariant zostanie omówiony na końcu instrukcji. 7. Kliknij by rozwinąć listę dostępnych warunków płatności. Strona:5/25

6 Ogranicz. zakr. wartości (1) 25 Znalezione wpisy 8. Kliknij dwukrotnie wybrany warunek płatności np.: Strona:6/25

7 Obsługa opłat dydaktycznych 9. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Forma płatności W Forma płatności - opis Przykład: E 10. Kliknij by rozwinąć listę dostępnych form płatności. Strona:7/25

8 Ogranicz. zakr. wartości (1) 11 Znalezione wpisy 11. Kliknij dwukrotnie wybraną formę płatności np.:. Strona:8/25

9 Obsługa opłat dydaktycznych 12. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Zleceniodawca W Zleceniodawca - opis Przykład: puste 13. Kliknij by wybrać Zleceniodawcę. Strona:9/25

10 Obsługa opłat dydaktycznych 14. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Grupa kont W Grupa kont - opis Przykład: OWEW Należy wybrać odbiorcę wewnętrznego Uniwersytet Śląski 15. Kliknij. Strona:10/25

11 Zleceniodawca (1) 2 Znalezione wpisy 16. Kliknij dwukrotnie. Strona:11/25

12 Obsługa opłat dydaktycznych 17. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Program W Program - opis Przykład: puste 18. Kliknij by wybrać program studiów swojego wydziału. Uwaga! Podczas wyboru programu studiów należy zwrócić uwagę na odpowiedni cykl! Strona:12/25

13 Ogranicz. zakr. wartości (1) 2 Znalezione wpisy Strona:13/25

14 19. Kliknij dwukrotnie. Strona:14/25

15 Obsługa opłat dydaktycznych 20. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Materiał W Materiał - opis Przykład: puste 21. Kliknij by wybrać materiał. Należy wybierać kryterium wyboru Materiał wg kryteriów Uczelni bo tylko ono pozwala na wybór dziedziny. Należy wybrać dziedzinę UD Usługi dydaktyczne Strona:15/25

16 Nr materiału (1) 22. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Dziedzina W Dziedzina - opis Przykład: UD 23. Kliknij by zatwierdzić Strona:16/25

17 Nr materiału (1) 8 Znalezione wpisy 24. Kliknij dwukrotnie. Strona:17/25

18 Obsługa opłat dydaktycznych 25. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Wartość W Wartość - opis Przykład: Kliknij by otworzyć listę studentów ze swojego wydziału na wybranym programie i wybrać grupę studentów, dla których tworzone będą faktury Strona:18/25

19 Studenci pozostali do rozliczenia 27. Kliknij Wiśniewska20366Weronika Test Testowa 1 1 lub wybierz większą liczbę studentów, trzymając klawisz Control i podświetlając żądanych studentów. 28. Kliknij. by zatwierdzić wybranych studentów Strona:19/25

20 Obsługa opłat dydaktycznych 29. Kliknij zarejestrować zlecenie. Tworzenie dokumentu opłaty dydaktycznej 30. Kliknij by potwierdzić. Strona:20/25

21 Obsługa opłat dydaktycznych System wyświetla komunikat, "Zlecenie numer. Zostało zapamiętane." 31. Kliknij by wrócić do głównego Menu. 32. Ukończono to zadanie. Wynik Masz zarejestrowane zlecenie opłaty dydaktycznej. Dalsza ścieżka postępowania jest identyczna jak dla tworzenia faktury ze zlecenia i została opisana w instrukcji Rejestracja faktury do zlecenia sprzedaży. Należy pamiętać, że system tworząc faktury wyświetla komunikat z numerem TYLKO ostatniej utworzonej faktury. Użytkownik musi obliczyć, ile faktur powstało (tyle, ile linii pozycji w zleceniu) i zaksięgować każdą z nich. Strona:21/25

22 Aneks wybór dokumentu ZZND. Jeżeli użytkownik wybierze ten rodzaj dokumentu związanego z obiektem kontrolingowym zlecenie CO zamiast MPK użytkownik musi podać symbol zlecenia kontroligowego. Informacje o dopuszczalnych symbolach zleceń użytkownik uzyska od Zespołu CO. 33. Wypełnij/sprawdź poniższe pola odpowiednio do potrzeb: Nazwa pola W/O/U Opis Rodzaj dokumentu W Rodzaj dokumentu - opis Przykład: ZZND Nr zlecenia. W Nr zlecenia. - opis Przykład: Kliknij by rozwinąć listę dostępnych kryteriów wyboru zleceń. Strona:22/25

23 35. Wybierz np. Szukanie poprzez obszar rachunku kosztów i naciśnij Enter by rozwinąć listę zleceń. Strona:23/25

24 36. Kliknij dwukrotnie wybrany numer zlecenia Reszta działań jak dla rodzaju dokumentu ZZNS. Strona:24/25

25 Aneks wykorzystanie duplikatu. System pilnuje, by dla danego programu obciążyć danego studenta tylko raz opłatami. Dlatego ma wbudowany mechanizm kontroli, który uniemożliwia ponowne wybranie danego studenta dla danego programu i usługi (materiału). Są jednak sytuacje, gdzie trzeba będzie tę zasadę ominąć np. ponowne obciążenie studenta kosztami wystawienia nowej legitymacji. W takiej sytuacji wypełniamy pole Duplikat (klik na polu). Wypełnienie tego pola, jest sygnałem dla systemu, by nie stosował wyżej wymienionej kontroli. Umożliwia to ponowne obciążenie danego studenta tymi samymi płatnościami, a odpowiedzialność za poprawny wybór studenta spada na użytkownika. Reszta działań jak w instrukcji. Strona:25/25