Instrukcja rejestrowania pracy dyplomowej w systemie USOS przez dziekanaty

Transkrypt

1 INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA SYSTEMU USOS OBRONA PRACY DYPLOMOWEJ I WYDRUK DYPLOMU Przygotowanie studenta do obrony pracy magisterskiej/licencjackiej należy zacząć od uzupełnienia dodatkowych informacji do suplementu. Aby to zrobić student nie musi mieć ukończonych studiów. Na formularzu PROGRAM_OSOBY, korzystając z ikonki <filtruj po etapach> należy wybrać studentów etapu, którzy będą przystępować w danym roku akademickim do obrony pracy dyplomowej. Po wybraniu konkretnego studenta, na dolnych zakładkach w planszy Dyplomy i suplement i w polu Osiągnięcia (rys.1), należy wpisać wszelkie informacje dotyczące studenta. Rys. 1 Gdy student jest już gotowy do obrony od strony dydaktycznej zaliczył wszystkie etapy studiów, rozliczył się z dziekanatem z wszelkich wymaganych dokumentów, należy przygotować studenta do obrony i wydrukować protokół, z którym przystępuje do obrony. Pracownik dziekanatu jest zobowiązany do wprowadzenia do systemu USOS przed planowaną datą egzaminu dyplomowego: 1

2 1) tytułu pracy dyplomowej w języku oryginału (Rys. 2); 2) kodu dyplomu (Rys. 2); 3) jednostki wydającej dyplom (Rys. 2); 4) kodu kierunku (Rys. 2); 5) kodu specjalności (Rys. 2); 6) w polu: Status pracy w Archiwum Prac Dyplomowych wartości Do modyfikacji (student ma wpisać streszczenie w APD lub USOSweb) zamiast wartości: Nie do modyfikacji ; w polu: Czy archiwizować w APD wartości: Archiwizować zamiast wartości: Nie archiwizować (Rys. 2). 7) imienia (imion) i nazwiska kierującego pracą dyplomową (promotora) (Rys. 3); 8) imienia (imion) i nazwiska recenzenta (Rys. 4); 9) składu komisji przeprowadzającej egzamin dyplomowy (Rys. 6). Rys. 2 2

3 Opiekuna pracy wprowadzamy w zakładce: Opiekunowie (Rys.3): Rys. 3 Recenzentów pracy wprowadzamy w zakładce: Recenzje poprzez wybranie przycisku Dodaj recenzenta. Należy pamiętać, by dodać w tej zakładce jako recenzenta również opiekuna pracy dyplomowej (Rys.4): Rys. 4 3

4 Aby wprowadzić składu komisji przeprowadzającej egzamin dyplomowy poprzez ikonkę KOMISJA, należy przejść do kolejnego formularza czyli do Dyplomy i egzaminy (Rys. 5) Rys. 5 Pola Kod dyplomu, Jednostka wydająca dyplom, Kod kierunku/ specjalności będą już wypełnione danymi, które zostały wprowadzone w poprzednim formularzu. Należy wypełnić zakładkę: Komisja (Rys. 6), a w niej pola: - kod i nazwa komisji; - kod jednostki; - członkowie komisji: należy wprowadzić nazwiska członków komisji, te które są znane w momencie przygotowywania studenta do obrony, czyli promotora, recenzenta i przewodniczącego, a następnie wybrać z pola funkcja w komisji pełnioną w komisji rolę. 4

5 Rys. 6 Następnie wypełniamy kolejno zakładki: Oceny i punkty ECTS - ikonka POLICZ ŚREDNIĄ (Rys. 7) Egzaminy - należy wprowadzić planowaną datę egzaminu (Rys. 8) Rys. 7 5

6 Rys. 8 Zgodnie z Zarządzeniem Rektora przed egzaminem dyplomowym pracownik dziekanatu obowiązany jest do sprawdzenia: 1) czy praca dyplomowa studenta i inne dane, o których mowa 2 ust. 3 zostały wprowadzone do systemu APD (Rys. 9); 2) czy dane wprowadzone przez studenta zostały zatwierdzone przez kierującego pracą dyplomową (promotora), zgodnie z postanowieniami ust. 3; 3) czy do systemu APD zostały wprowadzone recenzje zgodnie z postanowieniami ust. 4 (Rys. 10), 4) czy wersja drukowana pracy złożona w dziekanacie przez studenta jest zgodna z wersją elektroniczną zamieszczoną w APD (sprawdzenie następuje poprzez weryfikację numerów kontrolnych, których mowa w 2 ust. 5) (Rys. 11). Pracownik dziekanatu wydaje protokół egzaminu dyplomowego, wyłącznie po stwierdzeniu, że zostały spełnione wszystkie wyżej wymienione warunki. Pracownik dziekanatu sprawdza, czy zostało wpisane w APD streszczenie pracy i słowa kluczowe pracy w języku polskim (streszczenie pracy i słowa kluczowe w języku obcym, jeśli są wymagane) (Rys. 9): 6

7 Rys. 9 Pracownik dziekanatu sprawdza, czy zostały zatwierdzone w APD recenzje (Rys. 10): Rys. 10 Pracownik dziekanatu sprawdza, czy numery kontrolne stron są zgodne z numerami stron pracy przyniesionej w wersji papierowej do dziekanatu przez studenta (Rys. 11): Rys. 11 7

8 UWAGA! Praca powinna mieć status: Praca gotowa do obrony lub po obronie oraz Zarchiwizowano (Rys. 12) Rys. 12 W celu wydruku protokołu przechodzimy do zakładki Komisja, a następnie do zakładki Egzaminy i korzystamy z przycisku Raporty (Rys. 13): 8

9 Rys. 13 Następnie wybieramy opcję: Protokół i klikamy: Zastosuj (Rys. 14): Rys. 14 Aby na druku protokołu do obrony znalazło się wolne pole na recenzenta, którego nazwisko nie jest znane w momencie przygotowywania studenta do obrony, na kolejnej planszy określamy liczbę dodatkowych miejsc w komisji w polu: Liczba dod. miejsc 9

10 w Komisji. Jeżeli nie znamy przewodniczącego komisji w momencie przygotowania protokołu, to wartość pola: wiersz na przewodniczącego, jeśli brak komisji ustawiamy na Tak. Następnie wybieramy przycisk Zastosuj (Rys. 15): Rys. 15 Po obronie, należy kolejno uzupełnić plansze: - Oceny i punkty ECTS wpisując ocenę z pracy i ocenę z egzaminu dyplomowego, a następnie przy polu Ogólny wynik studiów należy kliknąć ikonkę <policz> i przejść do pola Ocena na dyplomie, ocenę wpisać ręcznie lub użyć ikonki <policz>, aby system sam wprowadził odpowiednią ocenę na podstawie danych zawartych w tym formularzu - Komisja należy uzupełnić brakujące dane, (promotora, recenzenta, przewodniczącego). Po otrzymaniu dokumentacji z obrony, wprowadzeniu ocen, i pozostałych danych należy studentowi wydrukować zaświadczenie o obronie pracy dyplomowej. Nie znając jeszcze numeru dyplomu, należy przejść do zakładki program osoby i z ikonki Raporty lokalne, wydrukować raport Wyciąg z indeksu. Po wygenerowaniu numeru dyplomu można wydrukować raport Zaświadczenie o ukończeniu studiów wyższych. Jest on dostępny zarówno z zakładce Dyplomy i egzaminy pod ikonką O ukończeniu, jak i w zakładce Program osoby pod ikonką Raporty -> Zaświadczenie o ukończeniu studiów. Wydruku dyplomu oraz wydruku suplementu dokonujemy za pomocą przycisku Wydruk dyplomu. Następnie należy wybrać przycisk Drukuj dyplom i/lub Suplement. 10