INSTRUKCJA. ERP OPTIMA - Obsługa w zakresie podstawowym dla hufców. Opracował: Dział wdrożeń systemów ERP. Poznań, wersja 1.

Transkrypt

1 INSTRUKCJA ERP OPTIMA - Obsługa w zakresie podstawowym dla hufców wersja 1.0 Opracował: Dział wdrożeń systemów ERP 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 1 z 35

2 Spis treści: 1. Dodawanie kontrahenta import z GUS 2. Wystawianie faktury sprzedaży za usługi 3. Wydruk faktury sprzedaży 4. Wystawianie faktury korekty do faktury sprzedaży 5. Wystawianie faktury wewnętrznej sprzedaży 6. Wystawianie faktury korekty do faktury wewnętrznej sprzedaży 7. Eksport faktur sprzedaży oraz faktur wewnętrznych sprzedaży w do Rejestru VAT Sprzedaży 8. Wystawianie Noty Obciążeniowej w Ewidencji dodatkowej przychodów 9. Wydruk Noty Obciążeniowej 10. Dodawanie raportu kasowego / bankowego 11. Wprowadzenie dokumentów KP / KW 12. Drukowanie raportu kasowego 13. Import wyciągu bankowego z pliku 14. Rozliczanie faktur sprzedaży z przedpłatami z banku 15. Rejestrowanie faktur zakupu w Rejestrze VAT 16. Wydruk Rejestru VAT zakupu 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 2 z 35

3 1. Dodawanie nowego kontrahenta import z GUS Aby dodać nowego kontrahenta należy wybrać Ogólne -> Kontrahenci za pomocą przycisku rozpocząć dodawanie Przechodzimy do Formularza kontrahenta i wpisujemy Numer NIP nowego kontrahenta i weryfikujemy jego poprawność przez przejście do kolejnego pola. Błędny NIP komunikowany jest jak na ilustracji poniżej Supremo Sp. z o.o. Strona 3 z 35

4 Jeśli NIP jest poprawny to za pomocą ikony GUS rozpoczynamy import danych z bazy systemu REGON. Na koniec potwierdzamy kontrahenta potwierdzić przyciskiem Przenieś na formularz 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 4 z 35

5 Po nieobowiązkowym uzupełnieniu danych kontaktowych: telefon, mail itp. zapisujemy kontrahenta za pomocą przycisku 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 5 z 35

6 2. Wystawianie faktury sprzedaży za usługi Aby wystawić fakturę sprzedaży za usługi należy wybrać Handel -> Faktury i rozpocząć dodawanie przyciskiem Supremo Sp. z o.o. Strona 6 z 35

7 Następnie należy w formularzu Faktura sprzedaży i wywołać listę kontrahentów przez przycisk. Wybór kontrahenta następuje przez podwójne kliknięcie lub przyciskiem. W przypadku, gdy kontrahent nie widnieje na liście, należy przejść do procedury dodawania nowego kontrahenta przez przycisk. Następnie należy uzupełnić wartości pól Data sprzedaży, jeżeli jest inna od daty bieżącej. Wybór formy płatności: gotówka lub przelew określany zostaje w polu Płatność Supremo Sp. z o.o. Strona 7 z 35

8 Aby wprowadzić nową usługę na fakturze sprzedażowej należy nacisnąć przycisk. Po przejściu do formularza Pozycja dokumentu należy wybrać towar/usługę: Po uzupełnieniu Ilości i Ceny netto, wybór potwierdzony zostaje przyciskiem Supremo Sp. z o.o. Strona 8 z 35

9 W kolejnym kroku do wyboru są następujące możliwości: - dodanie kolejnej usługi poprzez przycisk - zapisanie faktury sprzedaży przez przycisk - zapisanie zmian w fakturze sprzedaży i wydruk domyślny przez przycisk na menu - anulowanie wystawiania faktury sprzedaży poprzez przycisk 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 9 z 35

10 3. Wyruk faktury sprzedaży W celu wydruku faktury sprzedaży należy wybrać zakładkę Handel -> Faktury Następnie należy wybrać z listy fakturę do wydruku i otworzyć ją przez dwukrotne kliknięcie lub przez przycisk Supremo Sp. z o.o. Strona 10 z 35

11 Z otwartego formularza Faktura sprzedaży na Wstążce ikon znajduje się przycisk realizuje domyślny wydruk dla Faktury sprzedaży., który W celu wydruku dokumentu w formacie innym niż domyślny należy wybrać z górnego menu przycisk, klikając w prawym, dolnym rogu Supremo Sp. z o.o. Strona 11 z 35

12 4. Wystawianie faktury korekty do faktury sprzedaży W celu wystawienia faktury korekty do faktury sprzedaży z głównego menu należy wybrać Handel/Faktury sprzedaży, a następnie wskazać fakturę do korekty. Przy użyciu przyciska korekty. wywoływana zostaje lista opcji, z której wybierany zostaje przedmiot 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 12 z 35

13 Po przejściu do formularza Faktura korygująca do faktury należy wybrać pozycję do korekty przez dwukrotne kliknięcie lub przycisk. W polu Cena netto wstawiana zostaje docelowa, prawidłowa wartość pozycji faktury Supremo Sp. z o.o. Strona 13 z 35

14 Po zapamiętaniu zmian następuje powrót do formularza Faktura korygująca do faktury oraz wyliczona zostaje wartość korekty. Ostateczne potwierdzenie zakończenia wystawiania faktury korygującej następuje po wyborze przycisku Supremo Sp. z o.o. Strona 14 z 35

15 5. Wystawianie faktury wewnętrznej sprzedaży W celu sporządzenia faktury wewnętrznej należy wybrać zakładkę Handel/Faktury/Inne/Dokumenty wewnętrzne sprzedaży Następnie na formularzu Dokumenty wewnętrzne sprzedaży należy wybrać przycisk : 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 15 z 35

16 Po przejściu do okna Dokument wewnętrzny sprzedaży należy wypełnić następujące pola: - Kontrahent, - Data wystawienia, data sprzedaży. W kolejnym kroku dodajemy pozycje faktury przyciskiem. Zapis faktury wewnętrznej sprzedaży kończymy przyciskiem Supremo Sp. z o.o. Strona 16 z 35

17 6. Wystawianie faktury korekty do faktury wewnętrznej sprzedaży W celu sporządzenia faktury korekty do faktury wewnętrznej należy wybrać zakładkę Handel/Faktury/Inne/Dokumenty wewnętrzne sprzedaży Następnie na formularzu Dokumenty wewnętrzne sprzedaży należy wybrać fakturę wewnętrzną sprzedaży dla której wystawiamy dokument korekty: Przy użyciu przyciska korekty. wywoływana zostaje lista opcji, z której wybierany zostaje przedmiot 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 17 z 35

18 Po przejściu do okna Dokument korygujący do dokumentu należy dokonać wyboru pozycji korygowanej poprzez dwukrotne kliknięcie lub przycisk. W polu Cena netto wstawiana zostaje docelowa, prawidłowa wartość pozycji faktury Supremo Sp. z o.o. Strona 18 z 35

19 Po zapamiętaniu zmian następuje powrót do formularza Dokument korygujący do dokumentu oraz wyliczona zostaje wartość korekty. Ostateczne potwierdzenie zakończenia wystawiania dokumentu korygującego następuje po wyborze przycisku Supremo Sp. z o.o. Strona 19 z 35

20 7. Eksport faktur sprzedaży oraz faktur wewnętrznych sprzedaży w do Rejestru VAT Sprzedaży Przed przystąpieniem do zarejestrowania faktur sprzedaży i faktur wewnętrznych sprzedaży należy zatwierdzić dokumenty (tzw. wyprowadzić dokumenty z bufora). W tym celu należy przejść do listy dokumentów odpowiednio: Handel ->Faktury lub Handel/Inne/Dokumenty wewnętrzne sprzedaży i zaznaczyć faktury znajdujące się w buforze (zaznaczone zielonym kolorem) i przeznaczone do przeniesienia do rejestru VAT. Następnie klikając prawym przyciskiem myszy i z menu poleceń należy Zatwierdź dokumenty. Przeniesienie do Rejestru VAT następuje po uruchomieniu przycisku rejestru VAT z powyższej listy opcji. lub opcji Księgowanie do 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 20 z 35

21 Następnie w oknie wybieramy właściwy dla hufca symbol rejestru sprzedaży i uruchamiamy eksport przyciskiem jak w ilustracji poniżej Supremo Sp. z o.o. Strona 21 z 35

22 8. Wystawianie Noty Obciążeniowej w Ewidencji Dodatkowej Przychodów Poznań, W celu wystawienia noty obciążeniowej należy wybrać Rejestry VAT -> Ewidencja Dodatkowa Po przejściu do okna z listą Ewidencja dodatkowa przychodów Należy wybrać przycisk dodania noty obciążeniowej. w celu Na formularzu Ewidencja dodatkowa należy i wybrać kontrahenta poprzez przycisk oraz Kategorię w analogiczny sposób Supremo Sp. z o.o. Strona 22 z 35

23 Następnie należy uzupełnić wartości pól Data operacji i pozostałych dat, jeżeli są różne od daty bieżącej. Opis, czego dotyczy Nota obciążeniowa należy dokonać w polu umieszczonym zaraz pod polem z nazwą Kontrahenta. W poniższym przykładzie został wpisany opis: organizacji rajdu Supremo Sp. z o.o. Strona 23 z 35

24 Po wyborze formy płatności oraz terminu płatności przy przelewach, należy w polu Razem wpisać kwotę Noty Obciążeniowej. Zatwierdzenie i zapamiętanie Noty Obciążeniowej następuje poprzez przycisk. 9. Wydruk Noty Obciążeniowej Aby wydrukować notę obciążeniową należy wybrać Rejestry VAT -> Ewidencja Dodatkowa Przejść do formularza Ewidencja dodatkowa przychodów. Następnie należy wybrać z listy Notę Obciążeniową do wydruku i otworzyć ją przez dwukrotne kliknięcie lub przez przycisk. W celu wydruku wybranej noty obciążeniowej w formacie domyślnym należy wybrać z menu programu przycisk. W celu wydruku dokumentu w formacie innym niż domyślny należy wybrać z górnego menu przycisk, klikając w prawym, dolnym rogu Supremo Sp. z o.o. Strona 24 z 35

25 10. Dodawanie raportu kasowego W celu dodania raportu kasowego należy wybrać zakładkę Kasa/Bank -> Raporty kasowe/bankowe Po otwarciu formularza Lista raportów kasowych/bankowych rejestru należy wybrać Rejestr, którego ma raport dotyczyć, a następnie użyć przycisk dodawania. Po przejściu do formularza Raport kasowy/bankowy zostanie dodany należy określić datę otwarcia i datę zamknięcia raportu. Tworzenie nowego raportu kasowego/bankowego potwierdzamy przyciskiem. Do anulowania tworzenia raportu służy przycisk Supremo Sp. z o.o. Strona 25 z 35

26 11. Wprowadzanie dokumentów KP / KW W celu wprowadzenia dokumentów KP/KW należy wybrać zakładkę Kasa/Bank -> Raporty kasowe/bankowe Po otwarciu formularza Lista raportów kasowych/bankowych rejestru należy wybrać Raport, do którego wystawione zostaną dokumenty KP i KW. Po dwukrotnym kliknięciu na wybrany raport lub po kliknięciu przycisku ZKB Zapisy w menu górnym, następuje przejście do formularza Zapis kasowy/bankowy. Po przejściu do formularza Zapis kasowy/bankowy zostanie dodany należy wskazać typ dokumentu, kwotę oraz wybrać kontrahenta, którego będzie dotyczył wystawiany dokument. Dodatkowo należy określić Kategorię, jakiej zapis dotyczy Supremo Sp. z o.o. Strona 26 z 35

27 Dokument zapisany zostanie w raporcie po akceptacji przyciskiem. Dodany dokument zostaje wyświetlony w oknie Lista zapisów kasowych/bankowych, w którym widnieje wystawiony dokument. W poniższym przykładzie dokument KP o nr KP/1/2017/K03 przypisany do raportu RK/1/2017/K Supremo Sp. z o.o. Strona 27 z 35

28 12. Drukowanie raportu kasowego/bankowego W celu wydruku raportu kasowego należy wybrać zakładkę Kasa/Bank -> Raporty kasowe/bankowe Po otwarciu formularza Lista raportów kasowych/bankowych rejestru należy dokonać wyboru raportu do wydruku. Przy wyświetlaniu listy raportów należy zwrócić uwagę na wskazanie dnia i miesiąca lub okresu, którego raport dotyczy. Raport przeznaczony do wydruku, otwieramy przez dwukrotne kliknięcie na liście raportów lub przycisk w celu wywołania okna z Listą zapisów kasowych/bankowych. Wydruk raportu kasowego/bankowego następuje po wyborze przycisku drukarki z górnego menu programu i wskazaniu wzoru wydruku oraz drukarki Supremo Sp. z o.o. Strona 28 z 35

29 W powyższym przykładzie został wybrany wydruk: Zapisy raportu/wzór standard/drukarka Supremo Sp. z o.o. Strona 29 z 35

30 13. Import wyciągu bankowego z pliku Import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank / Zapisy kasowe/bankowe. Ikona importu jest aktywna po wybraniu przez Użytkownika otwartego raportu. Otwieranie nowego raportu bankowego odbywa się analogicznie do otwierania nowego raportu kasowego przy wyborze odpowiedniego rejestru dla operacji bankowych. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku. Po wyborze formatu wymiany pliku, pliku źródłowego, definicji KP i KW, uaktywniony zostaje przycisk, którego naciśnięcie powoduje wczytanie pliku z danymi wyciągu bankowego Supremo Sp. z o.o. Strona 30 z 35

31 14. Rozliczanie faktur sprzedaży z przedpłatami z banku Przy założeniu istnienia dowodu wpłaty BP w raporcie bankowym, powiązanie zapłaty z fakturą sprzedaży dokonuje się w następujący sposób: W menu głównym wybierając opcję Handel/faktury sprzedaży z listy faktur należy przez dwukrotne kliknięcie wybrać fakturę do rozliczenia. Po przejściu do zakładki Płatności, w sekcji Zaliczki do rozliczenia przez wybór przyciska, następuje przejście do okna Lista dokumentów do rozliczenia Wybierz, gdzie wskazać należy dokument BP rozliczający wybraną fakturę Supremo Sp. z o.o. Strona 31 z 35

32 Po zaakceptowaniu wyboru dokumentu BP następuje powrót do informacji o płatnościach powiązanych z fakturą sprzedaży. Zapisanie operacji następuje po wyborze przycisku Supremo Sp. z o.o. Strona 32 z 35

33 15. Rejestrowanie faktur zakupu w Rejestrze VAT W celu rejestracji faktury zakupu w Rejestrze VAT należy wybrać w menu górnym Rejestry VAT/ Rejestry VAT. Po otwarciu okna należy wybrać tabulator Rejestr zak. W celu rozpoczęcia rejestracji faktury zakupu należy wybrać przycisk dodaj Supremo Sp. z o.o. Strona 33 z 35

34 W oknie rejestr VAT zakupu należy dokonać wyboru Kontrahenta, Kategorii oraz Rejestru. Następnie należy wpisać numer faktury VAT zakupu w pole Dokument. W polu Forma płatności należy określić sposób płatności faktury zakupu: gotówka / przelew. W terminie płatności wpisać należy określony przez kontrahenta termin zapłaty faktury. Przy użyciu przycisku dodajemy pierwszą i kolejne pozycje w Rejestrze Zakupu VAT. W tym miejscu określamy stawkę VAT, wartość netto i rodzaj zakupu. Zapis w rejestrze VAT zakupu następuje po wyborze przycisku Supremo Sp. z o.o. Strona 34 z 35

35 16. Wydruk Rejestru VAT zakupu / sprzedaży Aby wydrukować Rejestr VAT zakupu należy wybrać w menu górnym Rejestry VAT/ Rejestry VAT. Wydruk Rejestru VAT zakupu następuje po wyborze przycisku drukarki z górnego menu programu i wskazaniu wzoru wydruku oraz drukarki Supremo Sp. z o.o. Strona 35 z 35