(wersja robocza) Spis treści:

Transkrypt

1 Opis programu Serwis Urządzeń Gazowych. (wersja robocza) Spis treści: 1. Wstęp 2. Szybki Start 2.1. Przyjęcie Zgłoszenia Uruchomienie Zerowe Przyjęcie zgłoszenia (naprawy) Przyjęcie zgłoszenia (naprawy), gdy w kartotece nie ma danych o urządzeniu i użytkowniku Dodanie nowego wyrobu do istniejącego użytkownika 2.2. Wysyłanie Rozliczenia Zamknięcie Zgłoszeń Bieżących Wysyłanie Faktury 3. Kartoteka Raportów 4. Kartoteka faktur 5. Kartoteka użytkowników 6. Kartoteka urządzeń 7. Uaktualnianie słowników 8. Zmiana ustawień programu 8.1. Ustawienia podstawowe Aktualizacja słowników 8.4. Serie numeracyjne 8.5. Baza danych 9. Instalacja programu 9.1 Pierwsze uruchomienie 9.2 Utworzenie słowników 9.3 Aktywacja programu 9.4 Wczytanie danych archiwalnych z serwera termet 1. Wstęp Menu kontekstowe Włącza się za pomocą prawego przycisku myszki.

2 2. SZYBKI START 2.1. Przyjęcie Zgłoszenia Uruchomienie Zerowe Z menu programu wybierz Zgłoszenia / Uruchomienie zerowe. Otworzy się pusty formularz raportu. Wypełnij wszystkie dane dotyczące nowego użytkownika i wyrobu Przyjęcie zgłoszenia (naprawy) Z menu programu wybierz Zgłoszenia / Przyjęcie zgłoszenia. Wyszukaj istniejące w kartotece urządzenie. Zaznacz to urządzenie. Następnie kliknij przycisk Naprawa. Potwierdź poprawność wyboru urządzenia klikając przycisk OK.

3 Wyświetli się formularz raportu z naniesionymi już danymi użytkownika i urządzenia. Jeżeli pole Nr raportu jest odblokowane to wpisz numer raportu. Gdy to pole jest zablokowane to raporty będą numerowane automatycznie. Kliknij przycisk Zapisz. Po zapisaniu raportu będzie możliwe dodanie informacji o wymienionych częściach. W tym celu wybierz Edycja \ Dodaj pozycję do naprawy. Wpisz indeks części w kolumnie oznaczonej Index. Uzupełnij pozostałe wymagane pola. Kliknij przycisk Zapisz. Gdy pole wyboru Cennik jest zaznaczone oraz gdy w polu Cena wpisana jest wartość 0 to podczas zapisywania raportu automatycznie w pole Cena wpisywana jest wartość z cennika. Jeżeli chcesz, aby w polu Cena pozostała wartość 0 to odznacz pole wyboru Cennik. Uwaga Aby skasować pozycję naprawy zaznacz ją a następnie przyciśnij klawisze Ctr i Del.

4 Uwaga Indeks wymienianej części można wprowadzić na kilka sposobów. - można wpisać pierwsze znaki indeksu np.: z006 i nacisnąć Enter. Następnie należy wybrać poszukiwany numer indeksu z wyświetlonej listy. - można dwukrotnie kliknąć w puste pole Index. - można wpisać większość znaków indeksu np. z Jeżeli wprowadzone znaki pozwolą jednoznacznie ustalić wprowadzany indeks (np. Z Palnik zapalający) to po przyciśnięciu Enter zostanie on automatycznie uzupełniony i wprowadzony. Uwaga Dwukrotne kliknięcie w pole Kod-B lub Kod-C powoduje otwarcie listy, z której można wybrać odpowiedni kod B lub C

5 Przyjęcie zgłoszenia (naprawy), gdy w kartotece nie ma danych o urządzeniu i użytkowniku Rozpocznij tak jak w przypadku uruchomienia zerowego a następnie zmień status raportu na 2-Naprawa gwar Dodanie nowego wyrobu do istniejącego użytkownika Gdy w kartotece istnieje już użytkownik posiadający jedno urządzenie to w przypadku, gdy chcesz dodać raport z uruchomienia zerowego lub naprawy do innego urządzenia dla tego samego użytkownika z menu programu wybierz Zgłoszenia / Przyjęcie zgłoszenia. Wyszukaj istniejące już w kartotece urządzenie dla danego użytkownika. Zaznacz to urządzenie. Następnie kliknij przycisk Dodaj urządzenie. Potwierdź dodanie nowego urządzenia dla istniejącego użytkownika.

6 2.2. Wysyłanie Rozliczenia Zamknięcie Zgłoszeń Bieżących Przed wysłaniem rozliczenia należy dokonać zamknięcia bieżących raportów, co oznacza utworzenie wpisu w rejestrze faktur i przypisanie tych raportów do tej faktury i zmienienie ich statusu. Uwaga Dla wygody program grupuje faktury po okresie rozliczenia RM (Rok i Miesiąc). Upewnij się, że okres rozliczenia ustawiony jest prawidłowo. Znajdziesz go w lewym dolnym rogu programu. Następnie z menu programu wybierz Zgłoszenia / Zamknij bieżące zgłoszenia. Wpisz nr faktury i datę faktury. Kliknij przycisk Zamknij. Jeżeli zamykane raporty wymagają uzupełnienia to zostaną one automatycznie otwarte do edycji Wysyłanie Faktury Gdy raporty zostały poprawnie zamknięte odszukaj utworzoną fakturę. W tym celu kliknij na pozycję Faktury w drzewku menu z lewej strony.

7 Wyszukaj utworzoną fakturę i ją zaznacz. Następnie z menu programu wybierz Plik / Wyślij rozliczenie. Upewnij się, że wysyłasz właściwą fakturę i kliknij przycisk Wyślij.

8 3. Kartoteka Raportów Kartoteka Raportów wyświetla wprowadzone raporty z napraw i uruchomień. Raporty można wyszukać po następujących kryteriach: nr raportu, wykonawcy, zgłoszeniu (1-uruchomienie, 2-naprawa) statusie bież. (status B oznacza raporty nie zamknięte i niedołączone do żadnej faktury) Aby otworzyć wybrany raport do edycji lub do wglądu należy: dwukrotnie kliknąć w wybrany raport lub po zaznaczeniu linii z raportem nacisnąć enter. Uwaga Raporty ze statusem B (bieżące) są to raporty, które są aktualnie wprowadzane do programu. Nie muszą one być jeszcze kompletne i nie są dołączone do żadnej faktury. Menu kontekstowe, rejestr Raporty

9 Przed usunięciem raportu należ zdecydować czy zmieniamy jego status na Bieżący czy usuwamy trwale z bazy danych.

10 4. Kartoteka faktur Kartoteka faktur wyświetla zarejestrowane w programie faktury. Faktury można wyszukać po: Numerze faktury Roku rozliczenia Miesiącu rozliczenia Menu kontekstowe, rejestr Faktur

11 Menu kontekstowe, zakładka Raporty Menu kontekstowe, zakładka Zużyte części

12 5. Kartoteka użytkowników Kartoteka użytkowników zawiera dane osobowe zarejestrowanych użytkowników. Użytkowników można wyszukać po następujących kryteriach: nazwisko ulica miasto Menu kontekstowe, rejestru Użytkownicy Menu kontekstowe, zakładka Urządzenia

13 6. Kartoteka urządzeń Kartoteka urządzeń zawiera dane zarejestrowanych urządzeń gazowych. Urządzenie można wyszukać po następujących kryteriach: Nr indeksu Nr fabryczny Nazwisko użytkownika Imię użytkownika Ulica użytkownika Miasto użytkownika

14 Menu kontekstowe, rejestru Urządzeń Menu kontekstowe, zakładka Raporty 7. Uaktualnianie słowników. Z menu programu wybierz Plik / Narzędzia / Uaktualnienie słowników. Następnie wybierz słownik, który ma zostać uaktualniony i kliknij w przycisk START.

15 Nastąpi proces uaktualnienia wybranego słownika Uwaga Aby uaktualnić słowniki należy mieć dostęp do Internetu oraz odblokowany port 8080

16 8. Zmiana ustawień programu Z menu programu wybierz Plik / Narzędzia / Parametry programu. Na poszczególnych zakładkach można dokonać następujących ustawień: 8.1. Ustawienia podstawowe Możliwe jest wysyłanie rozliczeń za pomocą poczty elektronicznej w przypadku gdy zawiedzie metoda przez Internet. W tym celu należy wypełnić dane nadawcy. Nie należy zmieniać domyślnych danych nadawcy.

17 Uwaga Wysyłanie rozliczeń za pomocą poczty elektronicznej nie jest preferowane Aktualizacja słowników Program łączy się z serwerem termet używając adresu http Termet. Nie należy zmieniać ustawień domyślnych.

18 8.4. Serie numeracyjne Program umożliwia automatyczne numerowanie np. raportów. Musi istnieć odpowiednia seria numeracyjna i pole wyboru Użyj musi być zaznaczone. Seria numeracyjna składa się z dwóch stałych pól tekstowych Tx1 i Tx2 oraz z automatycznego licznika Nr, którego wartość zwiększa się automatycznie po każdym użyciu serii.

19 Menu kontekstowe, Serie numeracyjne Można automatycznie utworzyć potrzebne serie numeracyjne Baza danych Program przechowuje dane w pliku termet-us.mdb. Przed pierwszym uruchomieniem należy wskazać katalog, w którym plik ten będzie przechowywany. Zalecamy utworzenie katalogu c:\termet-us.net i przechowywanie w nim pliku bazy danych.

20

21 9. Instalacja Programu Z płyty instalacyjnej uruchom program setup.exe. Kliknij przycisk Zainstaluj. Program tworzy katalog termet w menu systemu Wszystkie programy. 9.1 Pierwsze uruchomienie Program zainstaluje się automatycznie a następnie uruchomi się po raz pierwszy. Zostaniesz poproszony o wskazanie lokalizacji pliku bazy danych. Jeżeli taki plik we wskazanej lokalizacji nie istnieje to zostanie on automatycznie utworzony. Wskaż lokalizację pliku bazy danych (patrz punkt 8.5). Uwaga Jeżeli instalujemy nową kolejną wersję programu i wskażemy na miejsce gdzie znajduje się utworzony wcześniej plik bazy danych to jego zawartość nie ulegnie zmianie. Program będzie kontynuował pracę z poprzednio utworzonym plikiem bazy danych. 9.2 Utworzenie słowników Po zainstalowaniu programu baza danych będzie pusta. Należy wczytać dane do słowników. Z menu programu wybierz Plik / Narzędzia / Uaktualnienie słowników. Dalej postępuj zgodnie z punktem 7. Uaktualnij wszystkie słowniki po kolei. 9.3 Aktywacja programu

22 Zgłoś się to firmy termet po klucz aktywacyjny. Zostanie przysłany pocztą elektroniczną. Skopiuj załącznik us_key.xml na dysk. Najlepiej do folderu c:\termet-us.net gdzie także powinien być plik bazy danych. Z menu programu wybierz Pomoc / Rejestracja programu. Wskaż miejsce gdzie znajduje się plik us_key.xml. Po zainstalowaniu klucza możliwa jest pełna praca z programem. Możliwe jest także załadowanie wszystkich danych (faktury, raporty, użytkownicy, wyroby z serwera Termet. 9.4 Wczytanie danych archiwalnych z serwera termet Możesz wczytać swoje rozliczenia z serwera termet. Z menu programu wybierz Plik / Narzędzia / Import Danych / Import danych z serwera termet Podaj, z którego roku mają zostać zaimportowane dane. Wczytaj rozliczenia z kolejnych lat.