Kursy zmienne (KZ) - Instrukcja dla koordynatorów

Transkrypt

1 Kursy zmienne (KZ) - Instrukcja dla koordynatorów Spis treści I. Ustalenia podstawowe:... 1 II. Informacje o przedmiocie oraz szczegóły realizacji w danym cyklu dydaktycznym... 7 III. Zarządzanie rejestracją na kursy zmienne oferowane przez jednostkę I. Ustalenia podstawowe: 1. Format kodów - ustalono następujący format kodów dla przedmiotów Kursów Zmiennych Ogólnouczelnianych: KZ-JJ-DD-XXXXXX studia stacjonarne KZ-Z-JJ-DD-XXXXXX studia niestacjonarne JJ numer wydziału (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09). Cyfry trzecia i czwarta z kodu wydziału w systemie USOS. Dla SWFiS jest to SW a dla SJO jest to SJ. DD numer instytutu lub katedry, gdy jest taka potrzeba w przeciwnym wypadku kod 00. Kod zawsze dwucyfrowy uzupełniany z przodu zerem. XXXXXX kolejny numer przedmiotu w USOS zaczynając od 1 do , zawsze sześciocyfrowy, uzupełniany z przodu zerami. Z - oznaczenie kursów zmiennych dla studiów niestacjonarnych Przykład: Wydział Filologiczny KZ Studium Języków Obcych (SJO) KZ-SJ Wydział Ekonomiczny, studia niestacjonarne KZ-Z Kursy, które nie posiadają odpowiedniego kodowania nie będą uwzględniane podczas rejestracji elektronicznej, rozliczenia pensum, statystyk, nie będą brane pod uwagę podczas zaliczania semestrów studentom. 2. Grupowanie Grupowanie przedmiotów polega na przypisaniu przedmiotów do odpowiednio nazwanych grup, co powoduje łatwe ich filtrowanie i oglądanie oferty na stronach USOSweb. 1 III 2019 Centrum Informatyczne UO

2 Przypisanie przedmiotów do tych grup wraz z datami obowiązywania stanowi oficjalną ofertę Kursów Ogólnouczelnianych na dany rok akademicki. Przede wszystkie obowiązkowo kursy należy dodać do jednej z grup przedmiotów: 0000-KZ kursy dla studentów studiów stacjonarnych lub do grupy 0000-KZ-Z - kursy dla studentów studiów niestacjonarnych Dodatkowo (obowiązkowo) należy dodać je odpowiednio do jednej z grup: Dodatkowo: 0000-KZ-S - kursy z dziedziny nauk społecznych lub 0000-KZ-H - kursy z dziedziny nauk humanistycznych lub 0000-KZ-O - kursy ogólne kursy prowadzone w języku obcym muszą zostać dodane do grupy 0000-KZ-JO Grupowania przedmiotów należy dokonać w oknie PRZEDMIOTY-> GRUPY PRZEDMIOTÓW lub w oknie PRZEDMIOTY-> PRZEDMIOTY-> w zakładce grupy przedmiotu w cyklach. Właściwe pogrupowanie kursów ma wpływ na rozliczanie danego studenta zarejestrowanego na przedmiot z kategorii zgodnie z obowiązującą dla niego siatką wymagań. Należy również pamiętać o konieczności wpisania przedmiotów do grupy KOSZT na potrzeby przydziałów czynności. 2 III 2019 Centrum Informatyczne UO

3 Oferta kursów ogólnouczelnianych w USOSwebie w katalogu przedmiotów wygląda następująco: A po rozwinięciu odpowiedniej grupy klikając w link Lista przedmiotów : 3 III 2019 Centrum Informatyczne UO

4 3. Wymagania programowe od roku akademickiego 2017/18 zmienił się system zaliczania kursów zmiennych, co oznacza, że do wymagań przedmiotowych nie powinny być wpisywane kursy zmienne o kodzie ( PO Przedmiot ogólnouczelniany do wyboru). Wymagania te powinny być zdefiniowane poprzez wymagania punktowe w cyklach (Instrukcja o nazwie: Wymagania etapowe Kursy Ogólnouczelniane ; dostępna jest na stronie Centrum Informatycznego 4. Wielokrotne zaliczenia - w celu ograniczenia studentom możliwości zapisania się na dany przedmiot wielokrotnie, przy opisie przedmiotu w polu Czy dozwolone wielokrotne zaliczenia należy ustawić NIE. 5. Definiowanie grup i limitów - dla przedmiotu KZ wystawionego do rejestracji należy zdefiniować grupy i limity górne. Czynności te wykonuje się w oknie ZAJĘCIA i GRUPY. W oknie Grupy->szczegóły w zakładce Prowadzący grupy należy wpisać nazwisko prowadzącego. A w zakładce Terminy zajęć terminy i miejsce odbywania zajęć. 6. Ograniczone zapisy - w celu ograniczenia studentom zapisów na zajęcia oferowane przez ich jednostki należy zdefiniować kody programów określające studentów uprawnionych do 4 III 2019 Centrum Informatyczne UO

5 zapisów. Dokonujemy tego w oknie ZAJĘCIA I GRUPY -> w oknie Grupy->szczegóły -> zakładka Grupy dedykowane. Uwaga: nie podajemy kodów etapów. Zbiór wszystkich możliwych programów studiów stacjonarnych, które biorą udział w elektronicznej rejestracji znajduje się w specjalnie przygotowanej grupie. Aby dołączyć ten zbiór należy zrobić kopiowanie w zakładce Grupy dedykowane za pomocą przycisku Kopiuj podając parametry: Kod cyklu: 2013/14-Z; Kod przedmiotu: PO; Kod zajęć: CW; Nr grupy: 1 5 III 2019 Centrum Informatyczne UO

6 Zostaną skopiowane wszystkie programy studiów stacjonarnych objętych rejestracją elektroniczną na zajęcia KZ. Z tych skopiowanych programów usuwamy te, z których studenci nie mogą się rejestrować zwykle są to programy oferowane przez daną jednostkę. W przypadku, gdy przygotowujemy kilka lub kilkanaście przedmiotów w opisany powyżej sposób proszę przygotować grupę dedukowaną dla pierwszego przedmiotu a dla pozostałych kopiować już z tej uporządkowanej grupy. 7. Dostęp do rejestracji dostęp taki mają studenci uprawnieni dodani do zakładki Osoby w oknie: Rejestracje -> Rejestracje na zajęcia. Osoby takie zostaną dodane przez Centrum Informatyczne. 8. Rejestracje elektroniczne na przedmioty ogólnouczelniane dla studentów studiów stacjonarnych będą tworzone według schematu: Kod rejestracji: /19-Z Opis rejestracji: Rejestracja na kursy zmienne ogólnouczelniane na semestr 2018/19-Z Kod będzie zawsze zawierał kod UO w USOS ( ) oraz kod cyklu dydaktycznego, na który prowadzone są zapisy. Studenci studiów niestacjonarnych będą zapisywani na wybrane przedmioty ręcznie w dziekanacie lub przez koordynatorów wydziałowych. 6 III 2019 Centrum Informatyczne UO

7 II. Informacje o przedmiocie oraz szczegóły realizacji w danym cyklu dydaktycznym Za wprowadzenie informacji o przedmiocie w systemie USOS odpowiedzialne są osoby wyznaczone do obsługi roli Rada programowa. Do nich to powinni się zwrócić koordynatorzy w celu wprowadzenia informacji o przedmiocie, uzupełnienia brakujących informacji, czy skorygowania wpisanych w USOS danych. 1. Podstawowe informacje o przedmiocie wpisuje się w oknie PRZEDMIOTY -> PRZEDMIOTY Tutaj ustawiamy kod jednostki, dla której oferowany jest przedmiot, czyli UO (kod: ) oraz zaznaczamy, że przedmiot jest niedozwolony do wielokrotnego zaliczenia. 2. Grupowanie przedmiotów. Zgodnie z przyjętą i wcześniej opisaną zasadą wszystkie kursy zmienne muszą zostać przyporządkowane do właściwych grup. Istotne jest również wpisanie okresów, od kiedy i do kiedy dany przedmiot był wpisany do danej grupy. 7 III 2019 Centrum Informatyczne UO

8 3. Dodawanie przedmiotów do cyklu wykonuje się w okna PRZEDMIOTY -> PRZEDMIOTY -> w zakładce Cykle za pomocą przycisku Dodaj do cyklu Lub w oknie PRZEDMIOTY -> PRZEDMIOTY CYKLI Dodając przedmioty pojedynczo używając przycisk lub też poprzez grupowe dodawanie przedmiotów z użyciem opcji Dodaj przedmioty lub Kopiuj przedmioty 4. Ustalenia dot.: koordynatora, formy prowadzenia zajęć, protokołu. Okno PRZEDMIOTY CYKLI -> SZCZEGÓŁY PRZEDMIOTU CYKLU 8 III 2019 Centrum Informatyczne UO

9 W tym miejscu wpisujemy: nazwisko koordynatora przedmiotu, formę prowadzenia zajęć oraz przynajmniej dwa terminy protokołów dla każdego typu zajęć. (Daty zamknięcia protokołów zostaną uzupełnione automatycznie przez Centrum Informatyczne). 5. Definiowanie prowadzącego grupę oraz terminów i lokalizacji zajęć. Okno ZAJĘCIA -> GRUPY Wymagane jest zdefiniowanie nazwiska prowadzącego grupę oraz terminów i lokalizacji zajęć. Informacje te dają studentowi możliwość wyboru zajęć ze względu na miejsce i czas ich odbywania. 9 III 2019 Centrum Informatyczne UO

10 III. Zarządzanie rejestracją na kursy zmienne oferowane przez jednostkę Przedmiot, na który będą rejestrować się studenci powinien spełniać następujące warunki: być dodany do cyklu; mieć ustalony typ zajęć i protokoły; mieć ustaloną liczbę grup oraz limit górny; mieć ustalonego prowadzącego oraz terminy i lokalizację zajęć; mieć ustalone grupy dedykowane. 1. Dodawanie przedmiotów do rejestracji: w oknie REJSTRACJE-> REJESTRACJE NA ZAJĘCIA Rejestracja na kursy zmienne jest częściowo przygotowana przez Centrum informatyczne. Zdefiniowany jest kod, opis rejestracji, tury, dodany kod cyklu oraz osoby uprawnione w zakładce Osoby. Po wybraniu rejestracji w górnej części okna w zakładce Przedmioty dodajemy te przedmioty, które będą brały udział w rejestracji w danym cyklu dydaktycznym. Następnie uzupełniamy pola Limit oraz Status. W pole Limit wpisujemy łączną ilość studentów, jaka może się zarejestrować na dany przedmiot tzn., jeśli tworzymy dwie grupy po 20 osób, to wpisujemy łączną liczbę obu grup, czyli 40. Statusy przedmiotów rejestracji: w trakcie trwania tury status zostaje ustawiony automatycznie na A. Studenci mogą się zapisywać i wypisywać z przedmiotów. Po pierwszej turze rejestracji konieczna będzie zmiana statusów. Dlatego przedmiotom, które nie mają odpowiedniej liczby chętnych i nie będą oferowane w drugiej turze należy zmienić 10 III 2019 Centrum Informatyczne UO

11 status na B (Tylko wyrejestrowanie) lub C (Zamknięty do rejestracji). Natomiast tym przedmiotom, które nie mają wypełnionego limitu chętnych i w drugiej turze będą dostępne do rejestracji zmieniamy status na D (Tylko rejestrowanie). Zapobiegnie to wyrejestrowaniu się zapisanych już wcześniej studentów. 3. Informacja o stopniu zapełnienia grup przedmiotów rejestracji (statystyki rejestracji) znajduje się w oknie REJESTRACJA -> REJESTRACJA NA ZAJĘCIA -> przycisk Statystyki rejestracji 4. Usuwanie studentów z grupy (pojedynczo, zbiorowo), usuwanie z przedmiotu. W przypadku braku chętnych na dany przedmiot, czy też niewypełnienia ustalonego limitu do uruchomienia zajęć, gdy przedmiot nie będzie prowadzony należy studentów usunąć z grupy oraz wysłać do nich maila z wyjaśnieniem. Zarządzanie listami studentów najwygodniejsze jest w oknie ZAJĘCIA -> GRUPY W górnej tabeli można wyfiltrować przedmioty po kodzie, nazwie, cyklu, jednostce lub dowolnej masce używają znaku % W dolnej tabeli wyświetli się lista studentów grupy wybranego wyżej przedmiotu. Z listy tej można usunąć pojedynczego studenta lub wszystkich na raz. Można wysłać do całej grupy wiadomość . Można również ręcznie wpisywać studentów do wybranej grupy. 11 III 2019 Centrum Informatyczne UO

12 Po naciśnięciu przycisku Usuń z grupy pojawi się formatka, na której należy użyć opcji odbierania uprawnień do zaliczenia przedmiotu. By uniknąć sytuacji, w której studentowi zostanie podpięty do zaliczenia niewłaściwy przedmiot, co z kolei utrudni poprawne rozliczenie semestru należy w oknie ZAJĘCIA -> UZGADNIANIE GRUP I REJESTRACJI w dolnej tabeli w zakładce Osoby uprawnione (A, X) bez grup sprawdzić czy widnieją tam studenci, którzy zapisani są na przedmiot, ale nie są przypisani do żadnej z grup. Takich studentów należy usunąć z przedmiotu za pomocą przycisku Usuń, Lub wpisać ich do grupy. 12 III 2019 Centrum Informatyczne UO