Instrukcja Stanowiskowa

Transkrypt

1 Instrukcja Stanowiskowa Cel Celem procesu jest wygenerowanie dokumentu faktury VAT dla należności na kontach rozrachunkowych Studentów oraz kontrahentów-firm. Oczekiwanym wynikiem jest utworzenie faktury VAT jako rekordu w systemie oraz wydrukowanie formularza Faktura VAT. Wymagania wstępne Na kontach rozrachunkowych Studentów lub kontrahentów firm muszą istnieć rozliczone pozycje z tytułu usług edukacyjnych. Ścieżka menu Menu SAP Zarządzanie uczelniami wyższymi Księgowość dot. studentów Rozrachunki wg kont umów Prace okresowe Dla kont umowy Korespondencja Tworzenie faktur Kod transakcji Transakcja FMCAM2 PIOST00 Opis Tworzenie faktur Akta studenta, zakładka korespondencja Wskazówki W wypadku wystawiania faktury na nabywcę/płatnika alternatywnego (przedsiębiorstwo,firmę, instytucję), należy wcześniej wprowadzić do danych studenta w transakcji BP i CAA2 dane firmy, na którą będzie wystawiana faktura -> patrz instrukcja Wprowadzanie alternatywnego płatnika FICA UWAGA: w transakcji CAA2, w zakładce Monit/Korespondencja, w polu Rola korespond. wybieramy opcję: COMM, jeśli na fakturze proforma lub VAT w polu Nabywca powinny się wyświetlać dane studenta/słuchacza a w polu Płatnik dane firmy UMTR, jeśli na fakturze proforma lub VAT w polu Nabywca i Płatnik powinny się wyświetlać dane firmy WAŻNE: Jeśli firma finansująca usługi edukacyjne studenta/słuchacza chce otrzymać od Uniwersytetu Jagiellońskiego fakturę VAT, na której w polach nabywca oraz płatnik figurują jej dane, winna podpisać aneks trójstronny o przystąpieniu do zobowiązania finansowego, będący załącznikiem do umowy ze studentem/słuchaczem o warunkach odpłatności za studia. Wzór aneksu dostępny w Dziale Finansowym. Pojedynczą fakturę dla studenta, której płatnikiem jest student lub firma, drukujemy w transakcji PIQST00 z zakładki Korespondencja. Fakturę, na której zarówno nabywcą i płatnikiem jest firma, drukujemy w transakcji FPCOPARA. Jeśli w jednym przebiegu w transakcji FMCAM2 wystawimy wiele faktur, możemy je wydrukować masowo w transakcji FPCOPARA. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 1

2 Tekst, który ukazuje się na fakturze w kolumnie Nazwa towaru lub usług jest standardowo pobierany z dokumentu należności, z zakładki Dane pods. z pola Tekst. Jeśli chcemy zmienić opis na fakturze, należy przed wystawieniem faktury zmienić treść pola Tekst na każdej pozycji w dokumencie należności. W przypadku, kiedy opis jest dłuższy niż 48 znaków, nie zmieści się w polu Tekst i należy go wpisywać w polu Dodat. opis w zakładce Dane klienta na każdej pozycji w dokumencie należności. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 2

3 Procedura 1. Rozpocznij transakcję, korzystając ze ścieżki menu lub kodu transakcji FMCAM2 2. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób Nazwa pola Opis Identyf. Daty Data bieżąca np Identyfikacja Wprowadź unikalne w ramach danego dnia oznaczenie przebiegu. Mogą to być na przykład inicjały: pierwsza litera imienia i dwie pierwsze litery nazwiska oraz kolejny numer dla przebiegu w ramach jednego dnia np. Julia ZIelińska pierwszy przebieg JZI01 Zakładka Ogólne ograniczenia Nazwa pola Jednostaka gosp. Przebieg symulacyjny Opis Podajemy jednostkę gospodarczą UJKR/ UJCM. zaznaczamy UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 3

4 3. Zapisz wprowadzone parametry za pomocą ikony. 4. Przejdź do zakładki Szczegółowe ograniczenia 5. Wybierz ikonę dowolne wybory. W zakładce Dowolne wybory wybierz pola, które będą dodatkowo ograniczały wybierane dokumenty. Najczęściej będzie to numer dokumentu należności -> pole numer dokumentu. Jeśli fakturę tworzymy do planu rat należy powołać się na numer dokumentu pierwotnego (patrz instrukcja Ustalanie numeru dokumentu źródłowego do planu rat). System tworzy fakturę do wysokości wpłaty, uwzględniając wcześniej wystawione do tej należności faktury. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 4

5 6. Kliknij dwa razy pole Numer dokumentu w lewej części ekranu 7. W przypadku dokumentu wielopozycyjnego (naliczenie na dwóch kierunkach studiów) wybieramy dodatkowe kryterium Referencja dodatkowa. Uzupełniamy kierunkiem studiów, za który ma być utworzona faktura. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 5

6 8. W części Ograniczenia dynamiczne pojawią się wybrane pola (Numer dokumentu, Referencja dodatkowa), do których należy wprowadzić dane (numer dokumentu do zafakturowania, kod FICA programu studiów). 9. Zapisz dokonane wybory za pomocą ikony na formatce. 10. UWAGA: Zakładkę Data i okresy uzupełniamy w przypadku tworzenia faktur do należności z odroczonym terminem płatności Pole uzupełniamy datą nie wcześniejszą niż data odroczenia. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 6

7 11. Przejdź do zakładki Logi 12. Wypełnij poniższe pola w odpowiedni sposób. Nazwa pola Klasa problemu Opis Zaznaczamy wartość 4-Informacje dodatkowe UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 7

8 13. Zapisz dokonane wybory za pomocą ikony. 14. Wykonaj przebieg fakturowania wybierając ikonę Planowanie przebiegu programu. 15. Zatwierdź ikoną OK pojawiający się ekran. 16. Przy pomocy ikony odśwież status przebiegu. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 8

9 17. Z górnego paska menu wybierz Otoczenie Historia faktur. 18. Zatwierdź pojawiający się ekran za pomocą ikony. 19. Na ekranie pojawią się lista faktur wygenerowanych w przebiegu symulacyjnym. 20. Wróć do ekranu głównego tworzenia faktur przy pomocy ikony. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 9

10 21. Zanim wygenerujesz fakturę w przebiegu rzeczywistym sprawdź jak wygląda dokument w przebiegu symulacyjnym otwórz nową sesję systemu SAP, wywołaj transakcję PIQST00 Akta studenta i wydrukuj go z zakładki Korespondencja 22. Zaznacz dokument i wybierz Wydr.prób klikając ikonę UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 10

11 23. Wprowadź nazwę drukarki i potwierdź ikoną 24. Po sprawdzeniu dokumentu faktury w przebiegu symulacyjnym wróć do sesjii systemu SAP z transakcją FMCAM2 i odznacz Przebieg symulacyjny. 25. Zapisz dokonane wybory za pomocą ikony. 26. Wykonaj rzeczywisty przebieg fakturowania wybierając ikonę Planowanie przebiegu programu UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 11

12 27. Zatwierdź ikoną OK pojawiający się ekran. 28. Przy pomocy ikony odśwież status przebiegu. 29. Z górnego paska menu wybierz Otoczenie Historia faktur. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 12

13 30. Zatwierdź pojawiający się ekran za pomocą ikony. 31. Na ekranie pojawią się lista faktur wygenerowanych w przebiegu rzeczywistym. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 13

14 32. Pojedynczą fakturę można wydrukować z Akt studenta, z zakładki Korespondencja 33. Zaznacz dokument i wykonaj rzeczywisty wydruk wybierając Drukowanie po kliknięciu ikony UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 14

15 34. Wprowadź nazwę drukarki i potwierdź ikoną 35. Przy próbie kolejnego wydruku pojawi się menu Jeśli w jednym przebiegu w transakcji FMCAM2 wystawimy wiele faktur, możemy je wydrukować masowo w transakcji FPCOPARA patrz instrukcja Wydruk masowy dokumentów w FICA. W transakcji FPCOPARA drukujemy także fakturę, na której zarówno nabywcą i płatnikiem jest firma. UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 15

16 36. Wydruk Faktury UJ_Instrukcja_stanowiskowa_Fakturowanie_FICA Strona 16