ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Instytucja Zarządzająca PROW Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi ZP Łódź, dnia r. Zamawiający Województwo Łódzkie Prowadzący postępowanie Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Biuro Zamówień Publicznych al. Piłsudskiego Łódź ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na usługę organizacyjną, hotelowo-konferencyjną oraz transportową związaną z organizacją V Europejskiego Forum Młodych Rolników w 2014 roku Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 1,2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 907 ze zm.) udziela odpowiedzi na pytania Wykonawców oraz zmienia treść SIWZ zgodnie z zapisami w niniejszym dokumencie; Pytania z dnia r. 1. Czy sala na Małe Forum Rolnicze w dn r. ma być również w ustawieniu teatralnym czy w innym, jeśli w innym to w jakim? 2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obiadu w dn r. w pobliżu miejsc spotkań poszczególnych grup. W związku z powyższym prosimy o podanie dokładnych adresów przewidywanych spotkań. 3. Czy w ramach spotkań grup w dn r. Wykonawca zapewnia sale ( czy jest odpowiedzialny za ich wynajem) i ich wyposażenie? 4. Gdzie w formularzu cenowym należy wpisać cenę za usługi inne typu: rejestracja gości, konfekcjonowanie materiałów itp.? 5. Czy zaproszenia maja być imienne, personalizowane? 6. Czy koperty mają być z personalizowanym nadrukiem? 7. Czy w dn r. w ramach tłumaczenia symultanicznego Wykonawca ma też zapewnić kabinę do tłumaczenia symultanicznego? 8. Czy w dn r. Wykonawca ma zapewnić 2 tłumaczy z języka polskiego na język angielski i oddzielnie dwóch z języka polskiego na niemiecki? 9. Czy w dn r. w każdej z 4 grup ma być po 4 tłumaczy (2 z języka polskiego na angielski i dwóch z języka polskiego na niemiecki)?

2 10. Czy Wykonawca ma zapewnić pokoje dla osób niepełnosprawnych, a jeśli tak to w jakiej ilości? 11. W jakich dniach i w jakich dokładnie godzinach Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia rejestracji oraz ile osób powinno być przy rejestracji? 12. Serdecznie proszę o określenie minimalnej ilości osób jaka może korzystać z usług noclegowych oraz z usług gastronomicznych. Informacja ta jest istotna, biorą pod uwagę fakt, iż zamawiający będzie rozliczał się za faktyczną ilość osób podaną na kilka dni przed forum. Odpowiedzi: 1. Zamawiający dopuszcza rozmaite układy / ustawienia Sali zależne od obiektu w którym ma odbyć się forum, z preferencją układu / ustawienia teatralnego. 2. Adresy spotkań to: ul. Topolowa Łowicz, ul. Polna Sulejów, Stadnina Koni Walewice Bielawy, plac Konstytucji 3 maja 1/ Skierniewice 3. Wykonawca zapewnia sale i ich wyposażenie zgodnie z Zał.7 do SIWZ pkt Cenę tych usług należy uwzględnić w cenie usługi konferencyjnej w dniu r. Zał. Nr 7 do SIWZ, pozycja 8a 5. Tak, zaproszenia mają być imienne, personalizowane. 6. Tak, konieczny będzie personalizowany nadruk na koperty. 7. Tak, w dniu r. konieczne jest zapewnienie kabiny do tłumaczenia symultanicznego. 8. Zgodnie ze specyfikacją konieczne jest zapewnienie 2 tłumaczy w kombinacjach Angielski Polski / Polski Angielski oraz 2 tłumaczy w kombinacjach Niemiecki Polski / Polski Niemiecki. 9. W dniu r. w każdej z grup konieczny jest 1 tłumacz. Zamawiający będzie starał się podzielić grupy pod względem językowym 10. Nie ma takiej potrzeby. 11. W dniu r. rejestracja prowadzone będzie w godzinach 10:00 16:30. Konieczne jest zapewnienie 2 osób przy rejestracji. 12. Zgodnie ze specyfikacją Zamawiający przewiduje obecność 210 osób w dniu r. i 150 osób w dniu r. z możliwością anulowania rezerwacji zawartą w Zał. Nr 7 do SIWZ pkt 4 podpunkt 6. Pytania z dnia r. 1. W formularzu ofertowym pojawia się podpunkt 6a - usługa konferencyjna (4 sale) i podpunkty 8a, 8b i 8c dotyczące również wynajmu sal konferencyjnych, a tymczasem według OPZ Wykonawca ma zapewnić tylko sale wymienione w podpunktach 8a, 8b, 8c. Dlatego zwracam się do Zamawiającego z prośbą o wykreślenie z formularza ofertowego podpunktu 6a. 2. W formularzu ofertowym w podpunkcie 4a należy podać cenę za pokój jednoosobowy, proszę o informację czy ma być to cena za dwie doby? 3. W formularzu ofertowym w podpunkcie 4b należy podać cenę za osobę w pokoju dwuosobowym. Zamawiający w tabeli podał, iż osób nocujących w pokojach dwuosobowych będzie 180, tymczasem w opisie przedmiotu zamówienia jest informacja, iż z r na r. 180 osób będzie nocowało w pokojach dwuosobowych, 30 w pokojach jednoosobowych, zaś z r na r. 120 osób będzie nocowało w pokojach dwuosobowych, a 30 w pokojach jednoosobowych. Taki rozkład uniemożliwia podanie w podpunkcie 4b ceny za nocleg 1 osoby w pokoju dwuosobowym za dwie doby. W związku z powyższym formularz cenowy jest źle skonstruowany. Proszę wiec o zmianę tego zapisu. 4. W formularzu cenowym w podpunkcie 6 należy podać cenę za usługę gastronomiczną w miejscu wyjazdu, pragnę zauważyć, iż ta usługa będzie realizowana w 4 różnych miejscach/ lokalizacjach dlatego ceny mogą się różnić w zależności od miejsca świadczącego usługę gastronomiczną. Proszę więc o umieszczenie w formularzu cenowym czterech oddzielnych

3 pozycji, w których będzie można wpisać ceną za usługę gastronomiczna w danej lokalizacji (każda dla ilości 50 osób) Odpowiedzi: 1. Podpunkt 6a dotyczy czterech sal konferencyjnych na potrzeby wyjazdu czterech grup tematycznych w dniu r. Wymóg zapewnienia tych Sal został wskazany w Załączniku nr 7 do SIWZ, punkt f. Wymóg powtórzony został na stronie 30 dokumentu Punkt 6 podpunkt 1. Wykonawca ma w związku z tym obowiązek zapewnić zarówno sale na potrzeby grup wyjazdowych jak i sale wymienione w podpunktach 8a, 8b i 8c formularza cenowego tj. sale w głównym ośrodku gdzie odbędzie się wydarzenie. 2. Sformułowanie w punkcie 4a formularza cenowego doprecyzowane zostało w związku z wcześniej zadanym pytaniem iż należy wskazać cenę za pokój jednoosobowy w dniu r. W punkcie 4c należy wskazać cenę za pokój jednoosobowy w dniu Link do opublikowanych zmian w ogłoszeniu poniżej: 2/item/download/5699_1765c4f790c4c19b07016b71e0cd07fa 3. Formularz został zmieniony aby umożliwić podanie poprawnych cen. Wprowadzone zostały podpunkty 4a, 4b, 4c i 4d rozwiązujące ten problem, określające ceny w pokojach jedno i dwu osobowych w poszczególnych dniach. Link do formularza: 2/item/download/5699_1765c4f790c4c19b07016b71e0cd07fa 4. Wartość wskazana w punkcie 6 ma stanowić całkowitą wartość dla usług realizowanych w dniu r. Można zsumować wartość dla usługi realizowanej w 4 oddzielnych lokalizacjach. Miejsca lokalizacji zostały wskazane w odpowiedzi na wcześniej zadane pytanie, są to: ul. Topolowa Łowicz, ul. Polna Sulejów, Stadnina Koni Walewice Bielawy, plac Konstytucji 3 maja 1/ Skierniewice Pytania z dnia r. 1. W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia jako miejsce V EFMR był wymieniony hotel odpowiadający standardowi 3 gwiazdek, położony na terenie województwa łódzkiego (z wyłączeniem dużych miast powyżej 100 tys. mieszkańców) oraz spełniający wymagania techniczne (odpowiednia ilość pokoi, sal konferencyjnych itp.) i dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Niestety ilość hoteli o standardzie 3 gwiazdek o wymaganej ilości miejsc noclegowych i sali konferencyjnej jest dość ograniczona w województwie łódzkim, dlatego mamy pytanie, czy możemy Państwu zaproponować hotel o standardzie 4* (spełnia on podane w SIWZ wymagania techniczne). 2. Czy minimalna ilość pokoi jednoosobowych (30 pokoi) dotyczy tylko terminu 10/ r. (czy również 9/ r.) Odpowiedzi: 1. Zgodnie z zapisami SIWZ konieczne jest zapewnienie hotelu o standardzie 3 gwiazdek. Zaproponowanie hotelu o standardzie 4 gwiazdek nie jest dopuszczalne z uwagi na zasady rozliczania środków z jakich dofinansowane jest wydarzenie.

4 2. Minimalna ilość pokoi jednosobowych (30 pokoi) dotyczy obu terminów tj. 9/ oraz 10/ r. W Załączniku 7 do SIWZ ulegają zmianie pkt. 1,3,4, 6 i 8 zgodnie z załącznikiem do niniejszego dokumentu. Jednocześnie działając na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy Pzp, Zamawiający przedłuża termin składania ofert do r. Dotychczasowe terminy: składanie ofert: r. godz. 09:00, otwarcie ofert: r. godz. 11:00 Nowe terminy: składanie ofert: r. godz. 09:00, otwarcie ofert: r. godz. 11:00 W związku z powyższym modyfikacji ulegają wszystkie zapisy SIWZ dotyczące terminów składania i otwarcia ofert. ZATWIERDZAM z up. Zarządu Województwa Łódzkiego /-/ Ewa Tylki Główny Specjalista w Biurze Zamówień Publicznych

5 Ad.1 wykonanie projektu, składu i druku zaproszeń oraz wysyłka Zał.7 do SIWZ (Zał. 1 do umowy) 1. Wykonawca wykona projekt graficzny zaproszenia oraz nadruku na koperty do udziału w V EFMR dla uczestników Forum zgodnie z materiałami dostarczonymi przez Zamawiającego. 2. Zaproszenia i koperty zostaną wydrukowane po zaakceptowaniu projektu przez Zamawiającego w ilości 400 szt. i rozesłane do osób wskazanych przez Zamawiającego. Zaproszenia muszą zostać wysłane przez Wykonawcę najpóźniej do dnia roku listem poleconym priorytetowym. 3. Zamawiający przygotuje bazę uczestników Forum, do których zostaną wysłane zaproszenia. 4. Wykonawca przekaże Zamawiającemu potwierdzenie wysłania zaproszeń. Specyfikacja techniczna zaproszenia, koperty Lp. cecha Wymagane parametry ZAPROSZENIA, KOPERTY 1 Opis Zaproszenia na V Europejskie Forum Młodych Rolników 2 Ilość 400 sztuk 3 Specyfikacja techniczna zaproszenia wymiary: szerokość 210 mm, wysokość 210 mm, po złożeniu 105 mm x 210 mm, papier 300 g/m 2, kreda matowa po zewnętrznej stronie, kolor 4 + 4, składanie zaproszeń, koperty DL 110x220 mm z nadrukiem zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego kopertowanie i wysyłka listem poleconym priorytetowym zaproszenia i koperty - personalizowane 1 Data zostanie uzgodniona z Wykonawcą przed podpisaniem umowy

6 Ad.3 zapewnienie sprzętu do tłumaczenia wraz z tłumaczami oraz zapewnienie przetłumaczenia tekstów do agendy na język angielski a) Wykonawca zapewni tłumaczy języka angielskiego i niemieckiego 9 czerwca 2014 roku tłumaczenie symultaniczne na język angielski i niemiecki (2 tłumaczy języka angielskiego i 2 tłumaczy języka niemieckiego) przy zastosowaniu podręcznego sprzętu do tłumaczenia, dla 30 osób w godz Wykonawca zapewnia kabinę do tłumaczenia symultanicznego 10 czerwca 2014 roku tłumaczenie symultaniczne szeptane w 4 oddzielnych grupach w godz. 10:30 18:00 (2 tłumaczy na język angielski, 2 tłumaczy na język niemiecki) 11 czerwca 2014 roku tłumaczenie symultaniczne szeptane w godz (2 tłumaczy na język angielski, 2 tłumaczy na język niemiecki) Kwalifikacje tłumaczy: biegła znajomość języka obcego wykształcenie wyższe filologiczne w zakresie danego języka obcego (lub podyplomowe w zakresie translatoryki) minimum 2-letnie doświadczenie w wykonywaniu czynności tłumacza b) Wykonawca zapewni podręczny sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, w którego skład wchodzą: a. 4 nadajniki dla tłumaczy b. 30 zestawów bezprzewodowych odbiorników (słuchawek) dla słuchaczy wraz z obsługą i serwisem. c) Wykonawca zapewni noclegi i wyżywienie dla tłumaczy d) Wykonawca zapewni tłumaczenie pisemnego tekstu do agendy V EFMR z języka polskiego na język angielski - 2 strony w standardowym formacie w języku polskim.

7 Ad. 4 realizacja usług hotelowych wraz z koordynacją zakwaterowania i wykwaterowania Zamawiający planuje, że maksymalna liczba osób korzystających z noclegów nie przekroczy W dniach 9-10 czerwca 2014 roku Wykonawca zobowiązuje się zapewnić 210 miejsc noclegowych, a w dniach czerwca 2014 roku 150 miejsc noclegowych, przy czym warunkiem koniecznym jest dostępność minimum 30 pokoi jednoosobowych. 2. Obiekt i pokoje muszą być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. 3. W koszcie noclegów Wykonawca zobowiązuje się zapewnić pokrycie kosztów standardowego śniadania, serwowanego w formie stołu szwedzkiego oraz parkingu (minimum 50 miejsc parkingowych). 4. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia rejestru i koordynowania zakwaterowywania uczestników i gości w porozumieniu z Zamawiającym. Rejestry i listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu wraz z rozliczeniem zamówienia. W dniu r. rejestracja prowadzona będzie w godz. 10:00-16:30. Koniecznie jest zapewnienie dwóch osób przy rejestracji. 5. Zamawiający dostarczy listę uczestników, którzy będą nocować nie później niż na 3 dni przed terminem przedsięwzięcia. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość anulowania rezerwacji grupy bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego: dla całej grupy na co najmniej 14 dni przed terminem przyjazdu, do 50 % pierwotnie zarezerwowanych miejsc na co najmniej 7 dni przed terminem przyjazdu, do 20 % zarezerwowanych miejsc na co najmniej 4 dni przed terminem przyjazdu.

8 Ad. 6 zapewnienie usług konferencyjnych i gastronomicznych na miejscu wyjazdu 1. Wykonawca musi zapewnić niezbędną infrastrukturę konferencyjną podczas spotkań wyjazdowych zgodnie z poniższą specyfikacją: Typ sali Data Godz. Ilość sal :30 18:00 sala konferencyjna (warsztatowa) o ilości miejsc minimum 50 osób Niezbędne wyposażenie 4 Rzutnik multimedialny, ekran, laptop wraz z niezbędnym do odtwarzania prezentacji multimedialnych oprogramowaniem, flipchart, minimum cztery różnokolorowe mazaki do pisania. 2. Wykonawca zapewni obiady dla uczestników grup tematycznych w dniu 10 czerwca. Obiady mogą być zapewnione w formie usługi cateringowej z dostawą na miejsce warsztatów lub w lokalach restauracyjnych znajdujących się w pobliżu miejsc gdzie odbywać się będą warsztaty. Obiad będzie składał się z zupy, dania głównego tj. mięso, przystawka (ziemniaki, makaron, puree lub frytki) i surówka, napój zimny 500 ml / osobę oraz deser. 3. Wykonawca zapewni konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych oraz bieżący nadzór nad realizacją świadczeń konferencyjnych. 4. Adresy spotkań to: ul. Topolowa Łowicz, ul. Polna Sulejów, Stadnina Koni Walewice Bielawy, plac Konstytucji 3 maja 1/ Skierniewice

9 Ad. 8 realizacja usług konferencyjnych 1. Wykonawca musi zapewnić niezbędną infrastrukturę konferencyjną na terenie obiektu hotelowego zgodnie z poniższą specyfikacją: Typ sali Data Godz. Ilość sal sala konferencyjna (duża) o ilości miejsc minimum 300 osób Niezbędne wyposażenie 1 Rzutnik multimedialny, ekran, laptop wraz z niezbędnym do odtwarzania prezentacji multimedialnych oprogramowaniem, flipchart, minimum cztery różnokolorowe mazaki do pisania, system nagłaśniający, minimum dwa mikrofony bezprzewodowe oraz oświetlenie. Sala kameralna mała o ilości miejsc minimum 15 osób sala konferencyjna (duża) o ilości miejsc minimum 150 osób flipchart stół, krzesła Rzutnik multimedialny, ekran, laptop wraz z niezbędnym do odtwarzania prezentacji multimedialnych oprogramowaniem, flipchart, minimum cztery różnokolorowe mazaki do pisania, system nagłaśniający, minimum dwa mikrofony bezprzewodowe oraz oświetlenie. 2. Sale powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. 3. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu ekspozycję na terenie obiektu materiałów promocyjnych województwa oraz patronów medialnych, w tym np. ekspozycja balonów pneumatycznych (na zewnątrz budynku wraz z możliwością podłączenia do prądu), zawieszenie banerów na ogrodzeniu obiektu, ekspozycji ścianek wystawienniczych i roll-upów wewnątrz budynku, zorganizowanie punktu rejestracyjnego oraz możliwość zorganizowania stoiska promocyjnego w recepcji hotelowej. 4. Wykonawca zapewni obsługę rejestracji konferencji z obsługą przez min.2 osoby. 5. Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego nośniki promocyjne, przetransportuje na miejsce konferencji, rozstawi oraz przywiezie do siedziby Zamawiającego po konferencji. 6. Wykonawca zapewni konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych oraz bieżący nadzór nad realizacją świadczeń konferencyjnych. 7. Wykonawca wykona wystrój sal konferencyjnych (sukno na stole konferencyjnym, mównica oraz szklanki, woda mineralna). 8. Wykonawca zapewni odpowiednie oznakowanie obiektu (sale konferencyjne i drogę do nich). 9. Wykonawca będzie zobowiązany do sporządzenia sprawozdania z V Europejskiego Forum Młodych Rolników zgodnie z wytycznymi uzgodnionymi z Zamawiającym wraz z dokumentacją fotograficzną. 10. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia kosztów ogólnych i w rozbiciu na koszty jednostkowe poszczególnych elementów zamówienia.