Usługi hotelarskie i restauracyjne kod CPC 64 numer CPV ,

Transkrypt

1 Związek Miast Polskich Ul. Robocza 46A Poznań Poznań, Zapytanie ofertowe nr 4/2011 Przedmiot zapytania dotyczy usługi hotelarsko restauracyjnej w ramach realizacji komponentu pn. Warsztaty zarządzania strategicznego w ramach projektu EFS POKL 5.2 pn. Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach) Podstawa - postępowanie jest prowadzone zgodnie z wymogami stawianymi podmiotom korzystającym ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, ale zobowiązane stosować zasadę konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach , zatwierdzonych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu i obowiązującymi od (Część Wytycznych, Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności; oraz Sekcja 4 Zasada efektywnego zarządzania finansami). Niniejsza oferta jest skierowana do wytypowanych wykonawców. Niniejsze zapytanie ofertowe jest publikowane również na stronie internetowej Zamawiającego ( i w zakładce zamówienia publiczne. Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r). Usługi hotelarskie i restauracyjne kod CPC 64 numer CPV , Przedmiotem zapytania ofertowego jest zapewnienie usług hotelarsko restauracyjnych w następującym zakresie: I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego. Związek Miast Polskich w związku z organizowanymi warsztatami zarządzania strategicznego dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego w ramach realizacji ww. projektu zainteresowany jest zorganizowaniem w Warszawie trzech (3) powtarzalnych cykli warsztatów w terminach: listopad-grudzień 2011, marzec-kwiecień 2012, oraz marzeckwiecień Szczegółowe daty są podane poniżej. Każdy z trzech cykli składa się z 7 warsztatów, każdy dla ok osób w obiekcie hotelowym posiadającym odpowiednią 1

2 ilość dostępnych pokoi, salę konferencyjno-warsztatową, z zapewnieniem usług restauracyjnych wg. poniżej przedstawionych wymagań i terminów: 1. Cykl warsztatów nr 1: Warsztaty planowane są na miesiąc listopad-grudzień 2011 roku - cykl 7 warsztatów (łącznie 200 osób w grupach po osoby) w niżej wymienionych terminach oraz przy wymaganej liczbie uczestników (tj. uczestników): Lp. Termin planowanych warsztatów w ramach konferencji objętej projektem listopad 2011 roku od poniedziałku do wtorku od 13:00 pierwszego dnia (obiad) do 14:00 drugiego dnia (obiad) listopad 2011 roku od wtorku do środy od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia listopad 2011 roku od poniedziałku do wtorku od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia listopad 2011 roku od wtorku do środy od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia listopad - 1 grudzień 2011 roku od środy do czwartku od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia grudzień 2011 roku od środy do czwartku od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia grudzień 2011 roku od czwartku do piątku od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia. Wymagana liczba pokoi jednoosobowych lub do jednoosobowego wykorzystania 24 pokoje 32 pokoi 32 pokoje W ramach usługi w tym terminie wymagane jest zapewnienie: a) w/w liczby pokoi jednoosobowych, lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania; b) zapewnienie usługi gastronomicznej obejmującej 2 obiady i kolację dla uczestników w ramach każdego z warsztatów; c) wyżywienie dla uczestników projektu śniadanie (w ramach usługi hotelowej), 2 obiady dwudaniowe z daniami mięsnymi, napojami (woda/soki) i deserem, kolacja zasiadana przy wspólnym stole, na ciepło (danie mięsne) z przystawką, deserem i napojami zimnymi oraz ciepłymi (kawa/herbata), 2 przerwy kawowe obejmujące kawę/herbatę, zimne napoje i 3 rodzaje kruchych ciasteczek. Prosimy także o przedstawienie przykładowego menu za kwoty, które Państwo przyjmiecie do obliczeń dla celów oferty w części dot. usług gastronomicznych. d) Warsztat pierwszego dnia rozpoczynać się będzie obiadem (godz 13.00) i będzie trwać do kolacji ok. godz 20:00, a drugiego dnia od godz 9:00 do obiadu (godz 14:00). e) zapewnienie sali konferencyjno-warsztatowej dla w/w liczby osób, z rzutnikiem multimedialnym, w ustawieniu przy oddzielnych stolikach po 4 osoby. f) parking dla min 12 samochodów, którymi przyjadą uczestnicy i organizatorzy. g) bezpłatny szybki internet w pokojach hotelowych i na sali konferencyjnowarsztatowej 2

3 2. Cykl warsztatów nr 2: Obowiązują te same warunki jak w odniesieniu do cyklu warsztatów nr 1. Siedem (7) warsztatów, które składają się na cykl odbędzie się w terminie 1 marca 30 kwietnia Konkretne daty 7 warsztatów (wg wzorca jak dla cyklu nr 1) będą ustalone z min. dwumiesięcznym wyprzedzeniem pomiędzy hotelem a Związkiem Miast Polskich. 3. Cykl warsztatów nr 3: Obowiązują te same warunki jak w odniesieniu do cyklu warsztatów nr 1. Siedem (7) warsztatów, które składają się na cykl odbędzie się w terminie 1 marca 30 kwietnia Konkretne daty 7 warsztatów (wg wzorca jak dla cyklu nr 1) będą ustalone z min. dwumiesięcznym wyprzedzeniem pomiędzy hotelem a Związkiem Miast Polskich. Oferta została skierowana do wybranej grupy hoteli w Warszawie o odpowiednim akceptowalnym standardzie jakościowym i wyposażeniu, zlokalizowanych nie dalej niż 10 km w linii prostej od ścisłego centrum Warszawy (rozumianego jako Dworzec Centralny PKP) dostępnych komunikacją miejską (nie więcej niż jedna przesiadka). II. Wytyczne dla uczestnika zapytania ofertowego odnoszące się do ww. trzech cykli warsztatów. Oferta powinna zawierać informacje: 1. oświadczenie o dostępności w/w liczby pokoi hotelowych i jednej sali konferencyjnowarsztatowej w wymaganych terminach 2. o cenie świadczonych usług w Państwa hotelu: a) usługa hotelarska ceny jednostkowe za pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do jednoosobowego wykorzystania. b) usługa udostępnienia sali warsztatowo-konferencyjnej z rzutnikiem multimedialnym na potrzeby przeprowadzenia w ww. 7 warsztatów w ramach 3 cykli, w formacie cena za 1 warsztat. 3. o dostępności usług dodatkowych wymaganych, w tym: c) parking dla min 12 samochodów, którymi przyjadą uczestnicy i organizatorzy. d) dostępność bezpłatnego szybkiego internetu w pokojach hotelowych i na sali konferencyjno-warsztatowej III. Zasady współpracy, które będą zwarte umowie. 1. Wszystkie usługi (w tym dostępność pokoi i Sali w zakresie drugiego i trzeciego cyklu warsztatów) będą realizowane na podstawie umowy pisemnej. 2. Za usługi gastronomiczne i wynajem sali płaci organizator warsztatów Związek Miast Polskich. Przewiduje się możliwość przedpłaty do 50% wartości zamówionej usługi gastronomicznej i Sali - mając na względzie pełną dyspozycyjność wykonawcy dla realizacji zamówienia. Łączna cena tej usługi będzie stanowiła cenę umowy. 3

4 3. Płatność za usługi hotelowe będzie realizowana indywidualnie przez poszczególnych uczestników na miejscu. Hotel dokonuje wstępnej rezerwacji, a uczestnicy będą zawiadomieni przez zamawiającego, że muszą dokonać potwierdzenia rezerwacji pokoi bezpośrednio w kontakcie z recepcją hotelu na zasadach jakie określi hotel. Cena jaką zaoferuje w przetargu hotel będzie obowiązywała uczestników w całym okresie (tj. w odniesieniu do cykl warsztatów nr 1, 2 i 3). 4. Zamawiający rezerwuje sobie możliwość anulacji zamówienia na konkretną sesję warsztatową lub zmianę jej terminu (w miarę możliwości hotelu) nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem danego warsztatu. 5. Zamawiający rezerwuje sobie prawo do anulacji całości zamówienia na min. 20 dni przed datą najbliższego warsztatu lub zmiany wielkości zamówienia na konkretny warsztat (do 25% liczby osób) na 3 dni przed realizacją usługi gastronomicznej. 6. Konkretne daty warsztatów w cyklu 2 i 3 będą ustalone z minimum dwumiesięcznym wyprzedzeniem - pomiędzy hotelem, a Związkiem Miast Polskich. W wypadku braku dostępności pokoi hotelowych lub sali w dniach wytypowanych przez Zamawiającego, hotel zaoferuje najbliższe możliwe daty. W wypadku gdyby nie było możliwości uzgodnienia 7 dat w okresie realizacji cyklu - hotel zapewni nocleg w innym hotelu o nie niższym standardzie niż własny, a jeśli Zamawiający nie zgodzi się na zaproponowany hotel zamienny, umowa zostanie rozwiązana, a hotel zapłaci karę umowną Zamawiającemu w wysokości 5 % wartości całej umowy. 7. Jeśli Hotel nie wypełni innych zobowiązań po uiszczeniu zaliczki na konkretny warsztat, umowa może na żądanie Zamawiającego zostać rozwiązana, i wówczas hotel zwróci w pełnej wysokości wniesioną przez Zamawiającego zaliczkę oraz zapłaci karę umowną Zamawiającemu w wysokości 20 % wartości wpłaconej zaliczki IV. Wybór Wykonawcy. 1. Przesłane przez Państwa informację będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki oraz proponowane ceny z tyt. świadczonych usług. 100 pkt - maksymalna ilość punktów przyznanych danej ofercie za część A i B i C przy czym: Część (A) max 40 pkt - cena noclegu (podstawa wyliczenia dla jednej osoby: nocleg + śniadanie) cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 40pkt Część (B) max 50 pkt - cena wyżywienia (podstawa wyliczenia dla jednej osoby na 1 warsztat) cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 50pkt Część (C) max 10 pkt - cena wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej (podstawa wyliczenia wynajem na 1 warsztat) 4

5 cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 10pkt Oferta przedstawiająca najkorzystniejsze warunki cenowe oraz spełniająca wszystkie wymagane warunki opisane w zapytaniu ofertowym (dotyczące dyspozycyjności w zakresie terminów świadczenia usług) zostanie uznana za najkorzystniejszą, według przyjętych wyżej wskaźników oceny ofert. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania przyczyny. V. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług. Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Pisemne oferty prosimy przesyłać do 26 października 2011 r. do godz. 15:00 na adres Biura ZMP (kopia oferty może być przesłana faksem i ten fakt będzie liczony jako spełnienie warunku dotrzymania terminu). Wszystkich dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela: Joanna Ludwiczak 61/ ; Alicja Grenda 61/ , lub promocja@zmp.poznan.pl Z poważaniem Tomasz Potkański, Kierownik Projektu 5