GW-7.ZP.U MK

Transkrypt

1 GW-7.ZP.U MK Załącznik Nr 2 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) na zorganizowanie konferencji podsumowujących realizację Projektów Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu oraz Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. Oznaczenie przedmiotu Zamówienia zgodnie z kodami klasyfikacji CPV: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Załącznik nr 2a Część I zamówienia: zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu Informacja o źródle finansowania: Zamówienie będzie realizowane jako część zadania informacja i promocja Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji podsumowującej realizację Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu, która odbędzie się w dniu 30 października 2015 r. w godzinach 10:00-15:00. Informacje i wymagania ogólne Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego

2 podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie; w przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował salę na potrzeby organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego postanowień. Zadania do wykonania przez Wykonawcę: I. Zapewnienie sali konferencyjnej: 1. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę konferencji dla ok. 700 uczestników. 2. Zadania do realizacji w ramach organizacji konferencji: 1) wynajem sali konferencyjnej wraz z infrastrukturą techniczną; 2) prowadzenie recepcji spotkań przez 10 osób, wraz z wyposażeniem recepcji i bezpłatną szatnią dla uczestników konferencji; 3) zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych w tym: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przekąski słone (co najmniej 2 rodzaje), owoce (przynajmniej 5 rodzajów owoców); 4) zapewnienie lunchu w przerwie konferencji dla uczestników w formie stołu szwedzkiego, w tym: zimnych przekąsek, 2 rodzajów zup, 3 rodzajów posiłku gorącego w tym posiłku wegetariańskiego, soków owocowych i wody, surówek i sałatek oraz deseru. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy; 5) wyprodukowanie i dostarczenie imiennych identyfikatorów dla uczestników wydarzeń, wypełnionych zgodnie z listą zaproszonych gości. Zamawiający opracuje pod względem graficznym ww. identyfikatory i przekaże je Wykonawcy celem ich produkcji; 6) oznaczenie sali konferencyjnej oraz drogi dojścia do Sali konferencyjnej w sposób uzgodniony z Zamawiającym. II. Wymagania szczegółowe sale konferencyjne (hotel lub centrum konferencyjne): 1) miejsce: Warszawa (odległość zgodnie z kryteriami); 2) pojemność sali: 700 osób; 3) ustawienie krzeseł: teatralne; 4) standard sali min. *** (trzy gwiazdki) sala klimatyzowana kategorii standardów hotelowych lub centrum konferencyjne, w obu przypadkach z parkingiem dla ok. 15% uczestników konferencji; 5) wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać co najmniej: rzutnik multimedialny, 3 mikrofony bezprzewodowe, dostęp do Internetu (łącze co najmniej 2 mbit/s), 2

3 ekran, flipchart, nagłośnienie sali, stół prezydialny: prostokątny, pokryty tkaniną materiałową (długość do podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy/ciemna zieleń) z krzesłami dla 5 osób; 6) miejsce do urządzenia 5 swobodnych stanowisk komputerowych do elektronicznych prezentacji zadań zrealizowanych w Projekcie BW; 7) toalety: damska, męska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych. III. IV. Wymagania szczegółowe recepcja: 1) recepcja musi zostać uruchomiona minimum 2 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia pierwszej sesji konferencyjnej; 2) w recepcji muszą zostać wyłożone wydrukowane alfabetyczne listy uczestników, na których będą zbierane potwierdzenia obecności uczestników; listy muszą być wyłożone w 6 grupach liter rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji, przy czym każda grupa musi być obsługiwana przez min jedną osobę, a recepcja konferencji zorganizowana w sposób i miejscu umożliwiającym ustawienie się odrębnych kolejek do każdej grupy liter, rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji. 3) wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie recepcji; 4) wszystkie osoby obsługujące Konferencję powinny być ubrane schludnie, w stonowanych kolorach i posiadać identyfikator z widocznym napisem OBSŁUGA KONFERENCJI Wymagania szczegółowe identyfikatory: 1) identyfikatory: ilość 700 sztuk; 2) identyfikatory wypełnione zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą zaproszonych gości. 3

4 Załącznik nr 2b Część II zamówienia: zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. Informacja o źródle finansowania: Zamówienie będzie realizowane jako część zadania informacja i promocja Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji podsumowującej realizację Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa, która odbędzie się w dniu 7 października 2015 r. w godzinach 10:00-15:00. Informacje i wymagania ogólne podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie; w przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował salę na potrzeby organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego postanowień. Zadania do wykonania przez Wykonawcę: I. Zapewnienie sali konferencyjnej: 1. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę konferencji dla ok. 700 uczestników. 2. Zadania do realizacji w ramach organizacji konferencji: 1) wynajem sali konferencyjnej wraz z infrastrukturą techniczną; 2) prowadzenie recepcji spotkań przez 10 osób, wraz z wyposażeniem recepcji i bezpłatną szatnią dla uczestników konferencji; 4

5 3) zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych w tym: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przekąski słone (co najmniej 2 rodzaje), owoce (przynajmniej 5 rodzajów owoców); 4) zapewnienie lunchu w przerwie konferencji dla uczestników w formie stołu szwedzkiego, w tym: zimnych przekąsek, 2 rodzajów zup, 3 rodzajów posiłku gorącego w tym posiłku wegetariańskiego, soków owocowych i wody, surówek i sałatek oraz deseru. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy; 5) wyprodukowanie i dostarczenie imiennych identyfikatorów dla uczestników wydarzeń, wypełnionych zgodnie z listą zaproszonych gości. Zamawiający opracuje pod względem graficznym ww. identyfikatory i przekaże je Wykonawcy celem ich produkcji; 6) oznaczenie sali konferencyjnej oraz drogi dojścia do Sali konferencyjnej w sposób uzgodniony z Zamawiającym. II. Wymagania szczegółowe sale konferencyjne (hotel lub centrum konferencyjne): 1) miejsce: Warszawa (odległość zgodnie z kryteriami); 2) pojemność sali: 700 osób; 3) ustawienie krzeseł: teatralne; 4) standard sali min. *** (trzy gwiazdki) sala klimatyzowana kategorii standardów hotelowych lub centrum konferencyjne, w obu przypadkach z parkingiem dla ok. 15% uczestników konferencji; 5) wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać co najmniej: rzutnik multimedialny, 3 mikrofony bezprzewodowe, dostęp do Internetu (łącze co najmniej 2 mbit/s), ekran, flipchart, nagłośnienie sali, stół prezydialny: prostokątny, pokryty tkaniną materiałową (długość do podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy/ciemna zieleń) z krzesłami dla 5 osób; 6) miejsce do urządzenia 8 swobodnych stanowisk komputerowych do elektronicznych prezentacji zadań zrealizowanych w Projekcie EA; 7) toalety: damska, męska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych. III. Wymagania szczegółowe recepcja: 1) recepcja musi zostać uruchomiona minimum 2 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia pierwszej sesji konferencyjnej; 2) w recepcji muszą zostać wyłożone wydrukowane alfabetyczne listy uczestników, na których będą zbierane potwierdzenia obecności uczestników; listy muszą być wyłożone w 6 grupach liter rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji, przy czym każda grupa musi być obsługiwana przez min jedną osobę, a recepcja konferencji zorganizowana w sposób i miejscu umożliwiającym ustawienie się odrębnych kolejek do każdej grupy liter, rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji. 5

6 3) wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie recepcji; 4) wszystkie osoby obsługujące Konferencję powinny być ubrane schludnie, w stonowanych kolorach i posiadać identyfikator z widocznym napisem OBSŁUGA KONFERENCJI IV. Wymagania szczegółowe identyfikatory: 1) identyfikatory: ilość 700 sztuk; 2) identyfikatory wypełnione zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą zaproszonych gości. 6