Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 :

Transkrypt

1 Warszawa, r. Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/49/Łódź Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Przedmiotem Zapytania ofertowego są usługi związane z wynajmem sal, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem dla uczestników szkolenia realizowanego w ramach projektu Akademia uczniowska. 1. Wynajem 1 sali konferencyjnej na 120 osób z wyposażeniem prezentacyjnym 2. Wynajem 4 sal warsztatowych na 25 osób z wyposażeniem prezentacyjnym 3. Wynajem sali na sekretariat konferencji 4. Przygotowanie i obsługa cateringu dla 120 osób serwis kawowy i obiad Projekt Akademia uczniowska jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III: Wysoka jakość oświaty. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 : CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za usługi związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i udostępnieniem sal warsztatowych oraz sali konferencyjnej dla grupy 120 osobowej w Łodzi w terminie Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Usługodawcy (wyżywienie) oraz liczby sal zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Ośrodka najpóźniej 3 dni przed szkoleniem do godz. 16:30. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o 50%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania spotkania i poinformowania o tym Usługodawcy w terminie najpóźniej 7 dni przed szkoleniem. Do składania ofert zapraszamy przedstawicieli obiektów w obrębie miasta Łódź prowadzących działalność zgodną z opisanym zapytaniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: 1. Obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień Strona 1

2 3-gwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) w przypadku hotelu lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele. (w przypadku hoteli potwierdzenie kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego). 2. Sale: dostępne w godzinach od 9:00 do 17:00 3. Sala konferencyjna dla 120 osób a. sala w ustawieniu kinowym, b. rozmiar - przynajmniej 1.5 m 2 na uczestnika, c. odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, d. krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, e. łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), f. ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, g. możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, h. ogrzewanie sali z regulacją temperatury, i. klimatyzacja z regulacją temperatury, j. odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, k. zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), l. wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 4. Sekretariat konferencji (mała sala lub pokój w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych i warsztatowych): a. odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, Strona 2

3 b. dwa stoliki o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, c. 6 krzeseł: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, d. łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), e. możliwość swobodnego wietrzenia sali, f. ogrzewanie sali z regulacją temperatury, g. odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, h. zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią), i. wyposażenie sekretariatu: komputer z dostępem do Internetu 5. 4 sale warsztatowe dla minimum 25 osób, w kształcie umożliwiającym ustawienie stołów i krzeseł w formie litery U, każda a) rozmiar - przynajmniej 1.5 m 2 na uczestnika, b) odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, c) krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, d) stanowiska do pracy w podgrupach: co najmniej 6 oddzielnych stolików o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, e) łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), f) ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, g) możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, h) ogrzewanie sali z regulacją temperatury, i) odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, j) zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), Strona 3

4 k) wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, laptop zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 6. Zapewnienie restauracji, która pomieści jednocześnie 120 uczestników. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywać się szkolenie, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w których będzie odbywać się szkolenie. 7. Zapewnienie miejsca na catering (serwis kawowy) w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 8. Zapewnienie wyżywienia: serwis kawowy dostępny w sposób ciągły w trakcie całego szkolenia oraz obiad. 9. Obiady do wyboru: zupa oraz zupa wegetariańska (gotowana bez użycia dodatków mięsnych w tym wywaru), dania główne mięsne oraz danie wegetariańskie 2, warzywa na ciepło i zimno, deser, soki 100%, woda gazowana oraz niegazowana. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Usługodawca przedstawi co najmniej dwie propozycje zestawów obiadowych. Zamawiający na trzy dni przed szkoleniem poinformuję Wykonawcę o liczbie dań wegetariańskich oraz wybranym zestawie obiadowym. 10. Serwis kawowy poza salami szkoleniowymi składający się z następujących elementów: kawa, herbata - wybór smaków, woda mineralna gazowana oraz niegazowana, soki 100%, cukier, mleko, cytryna, drobne ciasteczka, różne owoce filetowane min 2 sztuki na osobę ). 11. Zapewnienie miejsca w częściach wspólnych ośrodka na nieformalne spotkania w czasie wolnym (foyer). 12. Bezpłatny parking dla gości 13. Dostęp do bezpłatnego sprzętu biurowego: xero, drukarka, skaner, 14. Dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze), 15. Wykonawca zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej przed i w trakcie trwania szkoleń, odpowiedzialną za poprawne działanie sprzętu elektronicznego na 15 min przed każdym szkoleniem cały sprzęt powinien być podłączony i sprawdzony, czy działa poprawnie (komputer, rzutnik oraz Internet), tak, by nie wystąpiły opóźnienia w realizacji szkolenia ze względu na problemy techniczne. Na 2 dni przed szkoleniem zostanie podane przez Wykonawcę nazwisko i 2 Wg słownika PWN wegetarianizm «sposób odżywiania się polegający na wyłączeniu z diety mięsa, ryb i wszystkich lub tylko niektórych produktów pochodzenia zwierzęcego» Strona 4

5 numer telefonu komórkowego osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną na adres mailowy Zamawiającego. 16. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń (zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe) oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 17. Wykonawca oznaczy sale szkoleniowe zgodnie z wytycznymi Zleceniodawcy przekazanymi najpóźniej na 2 dni przed każdym szkoleniem Strona 5