Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Biuro Zamówień Publicznych al. Piłsudskiego 8 tel. /+42/ Łódź fax /+42/ zp.info@lodzkie.pl ZP Łódź, dn r. Zamawiający: Województwo Łódzkie Prowadzący postępowanie Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Biuro Zamówień Publicznych Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu WYJAŚNIENIA ORAZ ZMIANA TREŚCI SIWZ (4) z dnia r. dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: Organizację konferencji pn. Wspólna Polityka Rolna w latach z uwzględnieniem odnawialnych źródeł energii jako szansy rozwoju obszarów wiejskich na terenie województwa łódzkiego (sygn. post. ZP ) Działając na podstawie art. 38 ust. 1, ust. 2 oraz ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U z 2013 r. poz. 907 ze. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp - Zamawiający informuje, iŝ do Zamawiającego wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), na które Zamawiający udziela poniŝszej odpowiedzi oraz dokonuje zmiany treści SIWZ: PYTANIE 1: czy nasza Spółka winna mieć wpisane w Krajowym Rejestrze Sądowym Kody CPV, które są w pkt. 3.3 str. 3 SIWZ a dotyczące przedmiotu zamówienia. Zamawiający wyjaśnia, Ŝe Kody CPV słuŝą Zamawiającemu do dokonywania opisu przedmiotu zamówienia. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) stanowi jednolity system klasyfikacji zamówień publicznych, którego celem jest standaryzacja terminologii wykorzystywanej przy dokonywaniu opisu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiające. Obowiązek posługiwania się Słownikiem w procesie opisu przedmiotu zamówienia publicznego wynika bezpośrednio z brzmienia art. 30 ust. 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907). Kody CPV są zamieszczane w przez Zamawiających w publikowanych przez nich ogłoszeniach o przetargach.

2 Natomiast w Krajowym Rejestrze Sądowym przedsiębiorcy zobowiązani są do zgłoszenia przedmiotu działalności spółki poprzez podanie kodów PKD. PKD, czyli Polską Klasyfikację Działalności, moŝna zdefiniować jako umownie przyjęty i usystematyzowany zbiór wszelkiego rodzaju działalności realizowanych przez jednostki gospodarcze. Zgodnie z art. 40 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej (Dz.U. z 1995 r., Nr 88 poz. 439 ze zm.), PKD jest ustaloną klasyfikacją, którą naleŝy stosować we wszystkich ewidencjach, dokumentacji, rachunkowości oraz - co waŝne - w urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej. Wobec powyŝszego w Krajowym Rejestrze Sądowym nie mogą być wpisane kody CPV. PYTANIE 2: Proszę o wyjaśnienie kwestii menu przerw kawowych: w punkcie 3 Opisu Przedmiotu Zamówienia są dwie sprzeczne informacje dotyczące kanapek: 3. zapewnienie usługi cateringowej, w tym: dwa serwisy kawowe (naleŝy zapewnić: kawę, herbatę, zimne napoje, wodę gazowaną i niegazowaną, ciastka, kanapki, itd.), dwudaniowy obiad z napojem dla uczestników; usługa powinna być przygotowana zgodnie z wytycznymi: Przerwa kawowa: - gorąca kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, świeŝa cytryna do herbaty bez ograniczeń na uczestnika - ciastka kruche bankietowe min. 3 rodzaje (100 g/os) - ciasto sernik, jabłecznik ( 150g/os) - woda mineralna gazowana (250 ml/os) i niegazowana(250 ml/os), soki owocowe: pomarańczowy, jabłkowy (łącznie 500 ml/os) Z powyŝszego zapisu nie wynika jasno czy kanapki mają być podane podczas przerw kawowych czy nie? Jeśli tak, to proszę o podanie ilości sztuka na osobę. Wykonawca powinien uwzględnić kanapki w menu. Zamawiający doprecyzowuje opis w tym zakresie i wymaga, aby Wykonawca zapewnił uczestnikom kanapki bankietowe min. 3 rodzaje (z wędliną, łososiem, serem łącznie 4 szt./os.) PYTANIE 3: Proszę o wyjaśnienie kwestii dotyczącej wysyłki zaproszeń. Czy mają to być listy polecone czy polecone priorytetowe? Z góry dziękuje za odpowiedź. Dla Zamawiającego nie ma znaczenia rodzaj listów, jakimi zostaną wysłane zaproszenia.

3 PYTANIE 4: Chciałam się podpytać o rzeczy, które nie znalazły się w opisie zamówienia, a które uwaŝam, Ŝe z punktu widzenia konferencji są istotne: 1. - tabliczki dla prelegentów 2. - szatnia dla gości 3. - identyfikatory 4. - recepcja konferencji 5. - materiały konferencyjne jakieś notatniki, teczki, długopisy 6. - transport do miejsca konferencji 7. - rozumiem, Ŝe noclegi nie są potrzebne? 8. - czy Państwo zapewniają jakiekolwiek materiały na konferencję? Jeśli tak to kto jest odpowiedzialny za ich dostarczenie? 9. - czy w zamówienie wlicza się opracowanie merytoryczne materiałów? Czy traktujemy to jako element pracy prelegentów?. Ad.1. Zamawiający nie wymaga wykonania tabliczek dla prelegentów. Ad. 2. Zamawiający wymaga zapewnienia pomieszczenia z przeznaczeniem na szatnię. Ad. 3. Zamawiający nie ma wymaga przygotowywania identyfikatorów. Ad. 4. Nie ma potrzeby przygotowywania recepcji. Ad. 5. Zamawiający nie wymaga przygotowania Ŝadnych materiałów konferencyjnych. Ad. 6. Zamawiający nie wymaga zapewnienia przez Wykonawcę transportu uczestników na miejsce konferencji. Ad. 7. Noclegi nie są potrzebne. Ad. 8. Nie. Ad.9. Zamawiający traktuje opracowanie merytoryczne materiałów jako element pracy prelegentów, dlatego teŝ w punkcie 4 Opisu przedmiotu Zamówienia (Załącznik Nr 1 do SIWZ z uwzg. zmiany treści SIWZ z dnia ) Zamawiający wymagał od Wykonawców zapewnienia wykładowców posiadających odpowiednie doświadczenie i kwalifikacje oraz wskazał zakres tematyczny konferencji. PYTANIE 5: Zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie mi informacji, kto jest grupą docelową biorącą udział w konferencji 23 października (przetarg, nr ZP ). Czy istnieje moŝliwość bardziej szczegółowego określenia tematyki wykładów? Uczestnikami konferencji będą osoby zainteresowane tematyką konferencji tj. Wspólna Polityka Rolna w latach z uwzględnieniem odnawialnych źródeł energii jako szansy rozwoju obszarów wiejskich na terenie województwa łódzkiego. Zamawiający przekaŝe Wykonawcy listę z nazwiskami

4 uczestników konferencji, zgodnie z pkt. 5 Opisu Przedmiotu Zamówienia (Załącznik Nr 1 do SIWZ z uwzg. zmiany treści SIWZ z dnia ). W związku z odpowiedziami udzielonymi na Pytanie 2 oraz Pytanie 4 pkt 2 Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonuje zmiany treści SIWZ w Załączniku Nr 1 do SIWZ (z uwzg. zmiany treści SIWZ z dnia ) Opis Przedmiotu Zamówienia (kolorem czerwonym zaznaczono zmienioną/dopisaną treść): w punkcie 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia dodany został nowy zapis: Zapis przed zmianą: 2. najem klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 300 osób, w tym zapewnienie właściwego wyposaŝenia w odpowiednie nagłośnienie, stoły (w tym prezydialny dla prowadzących), mównicę, krzesła, mikrofony (minimum 3), rzutnik multimedialny, laptop; waŝne jest takŝe zapewnienie parkingu dla uczestników konferencji (zlokalizowanego bezpośrednio przy obiekcie z salą konferencyjną; dla uczestników powinno być zapewnione przynajmniej 60 miejsc parkingowych). Zamawiający dopuszcza ustawienie teatralne sali, mogą równieŝ być same krzesła. Jednocześnie Zamawiający nie narzuca ustawienia sali konferencyjnej, moŝe być ono dowolne, pod warunkiem zapewnienia komfortu i odpowiedniej przestrzeni uczestnikom spotkania. Zapis po zmianie: 2. najem klimatyzowanej sali konferencyjnej dla 300 osób, w tym zapewnienie właściwego wyposaŝenia w odpowiednie nagłośnienie, stoły (w tym prezydialny dla prowadzących), mównicę, krzesła, mikrofony (minimum 3), rzutnik multimedialny, laptop; zapewnienie pomieszczenia z przeznaczeniem na szatnię, waŝne jest takŝe zapewnienie parkingu dla uczestników konferencji (zlokalizowanego bezpośrednio przy obiekcie z salą konferencyjną; dla uczestników powinno być zapewnione przynajmniej 60 miejsc parkingowych). Zamawiający dopuszcza ustawienie teatralne sali, mogą równieŝ być same krzesła. Jednocześnie Zamawiający nie narzuca ustawienia sali konferencyjnej, moŝe być ono dowolne, pod warunkiem zapewnienia komfortu i odpowiedniej przestrzeni uczestnikom spotkania. w punkcie 3 Opisu Przedmiotu Zamówienia dodany został nowy zapis: Zapis przed zmianą: 3. zapewnienie usługi cateringowej, w tym: dwa serwisy kawowe (naleŝy zapewnić: kawę, herbatę, zimne napoje, wodę gazowaną i niegazowaną, ciastka, kanapki, itd.), dwudaniowy obiad z napojem dla uczestników; usługa powinna być przygotowana zgodnie z wytycznymi: Przerwa kawowa:

5 - gorąca kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, świeŝa cytryna do herbaty bez ograniczeń na uczestnika - ciastka kruche bankietowe min. 3 rodzaje (100 g/os) - ciasto sernik, jabłecznik ( 150g/os) - woda mineralna gazowana (250 ml/os) i niegazowana (250 ml/os), - soki owocowe: pomarańczowy, jabłkowy (łącznie 500 ml/os) dwudaniowy obiad: - zupa (min. 250 ml/os) - drugie danie: mięso (min. 160 g/os), dodatki (min. 160 g/os), surówki (min. 100 g/os). - napoje: sok owocowy pomarańczowy, jabłkowy (łącznie 250ml/os). Zastawa powinna być szklana lub porcelanowa. Zamawiający przewiduje następujące godziny posiłków: Serwis kawowy na powitanie Serwis kawowy w przerwie Obiad Przy wydawaniu obiadu wskazany jest serwis. Jeśli jednak - z uwagi na ilość osób - będzie to znacznym utrudnieniem, Zamawiający dopuszcza formę bufetową, jednak ze wskazaniem konieczności zwrócenia przez Wykonawcę uwagi na zachowanie czystości, bieŝące porządkowanie i uzupełnianie naczyń. Zapis po zmianie: 3. zapewnienie usługi cateringowej, w tym: dwa serwisy kawowe (naleŝy zapewnić: kawę, herbatę, zimne napoje, wodę gazowaną i niegazowaną, ciastka, kanapki, itd.), dwudaniowy obiad z napojem dla uczestników; usługa powinna być przygotowana zgodnie z wytycznymi: Przerwa kawowa: - gorąca kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, świeŝa cytryna do herbaty bez ograniczeń na uczestnika, - kanapki bankietowe min. 3 rodzaje (z wędliną, łososiem, serem łącznie 4 szt./os.) - ciastka kruche bankietowe min. 3 rodzaje (100 g/os) - ciasto sernik, jabłecznik ( 150g/os) - woda mineralna gazowana (250 ml/os) i niegazowana (250 ml/os), - soki owocowe: pomarańczowy, jabłkowy (łącznie 500 ml/os) dwudaniowy obiad: - zupa (min. 250 ml/os) - drugie danie: mięso (min. 160 g/os), dodatki (min. 160 g/os), surówki (min. 100 g/os). - napoje: sok owocowy pomarańczowy, jabłkowy (łącznie 250ml/os). Zastawa powinna być szklana lub porcelanowa. Zamawiający przewiduje następujące godziny posiłków: Serwis kawowy na powitanie Serwis kawowy w przerwie

6 Obiad Przy wydawaniu obiadu wskazany jest serwis. Jeśli jednak - z uwagi na ilość osób - będzie to znacznym utrudnieniem, Zamawiający dopuszcza formę bufetową, jednak ze wskazaniem konieczności zwrócenia przez Wykonawcę uwagi na zachowanie czystości, bieŝące porządkowanie i uzupełnianie naczyń. Jednocześnie, w związku ze zmianą w SIWZ, o której mowa powyŝej, biorąc równieŝ pod uwagę czas niezbędny na wprowadzenie przez Wykonawców zmian w ofertach, Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust 6 w związku z art. 12a ustawy Prawo zamówień publicznych, przedłuŝa termin składania ofert do dnia r. godz. 10:00. Dotychczasowy termin: Składanie ofert: r. godz Otwarcie ofert: r. godz Nowy termin: Składanie ofert: r. godz Otwarcie ofert: r. godz W związku z powyŝszym Zamawiający dokonuje zmiany w treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w punktach: 9.4., 11.9., i w miejsce daty r. wpisuje się datę r.. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w składanej ofercie dokonane przez Zamawiającego zmiany. Pozostałe zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie ulegają zmianie. Łódź, dn r. ZATWIERDZAM z up. Zarządu Województwa Łódzkiego /-/ Adam Paluszkiewicz Dyrektor Biura Zamówień Publicznych... (na podstawie Uchwały Nr 418/13 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia r. ze zm.)