ZAPYTANIE OFERTOWE 3. PRZEDMIOT I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. Białystok, dnia OZNACZENIE ZAMAWIAJĄCEGO. Towarzystwo Amicus

Transkrypt

1 Białystok, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE na: Wynajem sal szkoleniowych w Warszawie wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami dla uczestniczek projektu: Kobiecy kapitał. 1. OZNACZENIE ZAMAWIAJĄCEGO Towarzystwo Amicus ul. Brukowa 28 lok. 8, Białystok tel./fax. +48 (85) Osoba do kontaktu: Paulina Wolfram tel. (085) ; kom paulina.w@bia.pl 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Wykonawców, umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie Zamawiającego 3. PRZEDMIOT I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal szkoleniowych w Warszawie wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami dla uczestników projektu: Kobiecy kapitał,

2 współfinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Poddziałanie (CPV: Hotelarskie usługi noclegowe; Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków). 2) Celem ogólnym projektu jest podniesienie kompetencji społecznych 540 pracowniczek i pracodawczyń MMSP z terenów środkowo wschodniej części Polski poprzez realizację do r. szkoleń z zakresu: komunikacji społecznej, zarządzania sobą oraz negocjacji. Grupa docelowa 540 kobiet delegowana będzie przez swoich pracodawców na szkolenia z terenów województwa: podlaskiego, lubelskiego, warmińsko mazurskiego, mazowieckiego i podkarpackiego. 3) W ramach projektu przeprowadzonych zostanie 45 dwudniowych szkoleń (16 godzin - każde szkolenie w jednostkach lekcyjnych 45 min.). 4) Szkolenia będą odbywały się w Warszawie, w dni powszednie w grupach osobowych zgodnie z następującymi terminami: oraz , łącznie: 4 grupy szkoleniowe x 2 dniowe szkolenie - max. 60 osób; 2 sale szkoleniowe x 4 dni, 8 dni x 8 h; 5) W ramach zamówienia Wykonawca zapewni: a) sale wykładowe mogące pomieścić jednocześnie minimum osób, wyposażone w infrastrukturę szkoleniową oraz sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, nagłośnienie jeśli sala tego wymaga, flipchart), z dostępem do Internetu, dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Możliwość umieszczenia w salach banerów reklamujących projekt; b) catering podczas każdego dnia szkolenia (obiad i 2 przerwy kawowe); c) nocleg łącznie dla maksymalnie 30 osób spoza miejsca szkolenia, zgodnie z następującymi wymaganiami: pokoje maksymalnie dwuosobowe; pokoje powinny odpowiadać standardowi hotelu co najmniej trzech gwiazdek w rozumieniu przepisów 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /Dz. U z 2006 roku Nr 22, poz. 169/; każdy pokój będzie miał zapewnioną łazienkę;

3 śniadanie i kolacja dla osób nocujących dla max 50% uczestniczek z każdej grupy szkoleniowej. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestniczek korzystających z noclegu może ulec zmniejszeniu. W związku z tym Zamawiający zapłaci za faktycznie zamówione noclegi. d) organizację i obsługę infrastruktury do realizacji procesu rejestracyjnego i dystrybucji materiałów szkoleniowych. Podsumowanie: Sale szkoleniowe: łącznie 64 h szkoleniowych Noclegi: maksymalnie 30 osób Obiady: 120 szt. Przerwy kawowe: 240 6) Wykonawca zapewni nocleg, catering oraz sale wykładowe w jednym obiekcie (w ramach jednego szkolenia), usytuowanym w centrum miasta, w niedalekiej odległości od dworca, z dogodnym dojazdem środkami komunikacji miejskiej. 7) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji szkoleń w ramach w/w zamówienia, w zależności od liczyby zgłoszeń oraz liczebności grup szkoleniowych, w związku z tym Zamawiający uzgodni z Wykonawca inny dogodny termin realizacji szkolenia. 8) Ostateczna liczba uczestników każdego szkolenia zostanie podana Wykonawcy na 7dni przed planowanym szkoleniem. 9) W przypadku nieprzewidzianych sytuacji, z powodu których Wykonawca nie będzie w stanie zrealizować usługi jest on zobowiązany do zapewnienia noclegu, cateringu lub sali zastępczej o nie gorszych warunkach, pokrycia ewentualnej różnicy w kosztach oraz zachowania uzgodnionego terminu wykonania usługi. 4. WARUNKU UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1) O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) zorganizowali co najmniej dwie tego typu usługi w okresie nie wcześniej niż 1 roku przed terminem składania ofert, obejmujące zapewnienie sal wykładowych/szkoleniowych, wyżywienie oraz nocleg dla minimum 30 osób; b) posiadają doświadczenie we współpracy z podmiotami z branży szkoleniowo

4 konferencyjnej; 2) Wykonawca wykaże spełnianie powyższego warunku poprzez podanie przedmiotu, dat wykonania i odbiorców w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1) Wykonawca zaoferuje organizację szkoleń obejmującą sale wykładowe, wyżywienie oraz nocleg dla uczestników szkoleń zgodnie z wymogami określonymi w pkt 3. 2) Ofertę należy sporządzić pisemnie na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Wszystkie kwoty w formularzu ofertowym należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3) Cena ofertowa przedstawiona przez Wykonawcę musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz będzie ceną niezmienną do końca jego realizacji. 4) Jeżeli gdziekolwiek w ofercie lub składanych łącznie z nią dokumentach jest wymagany podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy, podpis ten musi umożliwić identyfikację tożsamości osoby go składającej, tj. powinien być złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny z podaniem imienia i nazwiska. 5) Do oferty należy załączyć: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; b) jeżeli ofertę podpisuje osoba inna niż to wynika z dokumentów rejestrowych (KRS, ewidencja działalności gospodarczej), wówczas wraz z ofertą należy złożyć oryginał pełnomocnictwa albo notarialnie potwierdzoną kopię; 6) Koszty, związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca. 7) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 8) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 9) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

5 6. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1) Miejsce składania ofert: Towarzystwo Amicus, ul. Śniadeckich 1/15 Warszawa. Otwarcie ofert nastąpi tego samego dnia w siedzibie Zamawiającego. 2) Termin składania ofert upływa: 22 września 2011 r. o godzinie ) Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie. Kopertę należy zaadresować: Oznaczenie nazwy i adresu Wykonawcy OFERTA NA: Wynajem sal szkoleniowych w Warszawie wraz z usługą gastronomiczną (cateringiem) oraz noclegami dla uczestników projektu: Kobiecy kapitał. 4) Oferty, które wpłyną po terminie wyznaczonym na składanie ofert nie będą rozpatrywane. 5) Termin związania ofertą wynosi 10 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY 1) Kryterium wyboru oferty: cena ofertowa brutto - 100%. 2) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który przedstawi najniższą cenę i którego oferta będzie odpowiadała wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym. 8. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana o terminie zawarcia umowy. ZATWIERDZIŁ Białystok, dnia Piotr Sobolewski Adam Kozłowski Prezes Zarząd Wiceprezes Zarządu Lista załączników Formularz ofertowy Załącznik nr 1.