ZARZDZENIE NR 473/07 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA. z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Biura Obsługi Urzdu

Transkrypt

1 ZARZDZENIE NR 473/07 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewntrznego Biura Obsługi Urzdu Na podstawie 78 ust. 1 zarzdzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzdu Miasta Zielona Góra oraz zarzdzenia nr 712/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewntrznych ustala si: REGULAMIN WEWNTRZNY BIURA OBSŁUGI URZDU Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1 Biuro Obsługi Urzdu, zwane dalej biurem, jako jednostka organizacyjna Urzdu Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra. 2. Główne zadania biura okrela 28 regulaminu organizacyjnego. 2.1 Siedziba biura znajduje si w budynku Urzdu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe biura: 1) telefon: ; 2) faks: ; 3) obsługaurzedu@um.zielona-gora.pl. 3.1 W niniejszym regulaminie wewntrznym uywa si okrele: urzd, miasto, prezydent, sekretarz w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzdu. 2. Ilekro w zarzdzeniu jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym naley przez to rozumie regulamin organizacyjny urzdu 1 ; 2) regulaminie naley przez to rozumie regulamin wewntrzny biura; 3) kierowniku naley przez to rozumie kierownika biura; 4) pracownikach naley przez to rozumie pracowników biura; 5) instrukcji kancelaryjnej naley przez to rozumie rozporzdzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwizków midzygminnych ( Dz.U. Nr 112, poz z pón. zm. 2 ). 1 Zarzdzenie zmienione zarzdzeniem nr 389/07 z dn. 11 kwietnia 2007 r. 2 Zmiany wymienionego rozporzdzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885.

2 Rozdział 2 Wewntrzna struktura organizacyjna biura 4. W skład biura wchodz: 1) kierownik; 2) wieloosobowe stanowisko ds. administracyjno - biurowych; 3) wieloosobowe stanowisko ds. porzdkowych urzdu. Rozdział 3 Szczegółowy zakres działania biura 5. Do zada wieloosobowego stanowiska ds. administracyjno biurowych naley w szczególnoci: 1) administrowanie budynkami urzdu, a) przygotowywanie umów o wiadczenie usług w zakresie dostawy prdu, gazu, ciepła, wody i odprowadzania cieków oraz wywozu nieczystoci stałych, b) sporzdzanie umów i zlece na biece utrzymanie sprawnoci technicznej maszyn i urzdze zamontowanych w obiektach urzdu, c) rozliczanie faktur z tytułu zacignitych zobowiza finansowych wymienionych w lit. a i b, d) nadzór nad utrzymywaniem czystoci w budynkach urzdu, e) prowadzenie spraw zwizanych z ubezpieczeniem i zabezpieczeniem budynków urzdu włamaniem, poarem i innymi szkodami; f) prowadzenie spraw zwizanych z najmem lokali w budynkach urzdu, przygotowywanie projektów umów najmu i aneksów, comiesiczne wystawianie faktur VAT z tytułu czynszu i innych opłat, prowadzenie rejestru sprzeday VAT, sporzdzanie miesicznych deklaracji VAT-7; d) aktualizowanie szyldów, tablic urzdowych i informacyjnych na wszystkich budynkach urzdu, e) dbanie o estetyk, dekoracj i flagowanie budynków urzdu; 2) prowadzenie spraw zwizanych z ubezpieczeniem mienia urzdu; 3) prowadzenie spraw zwizanych z remontami biecymi w budynkach urzdu, a) przygotowywanie zlece na prace remontowe, b) prowadzenie rozlicze finansowych faktur czciowych, kocowych i zabezpiecze nalenego wykonania umów; 4) prowadzenie spraw dot. ochrony obiektów i mienia urzdu; 5) prowadzenie spraw zwizanych z zaopatrzeniem pracowników w materiały biurowe, rodki 2

3 czystoci oraz inne artykuły niezbdne do wykonywania czynnoci słubowych, a) prowadzenie spraw zwizanych z udzielaniem zamówienia publicznego, b) sporzdzanie specyfikacji przedmiotu zamówienia publicznego oraz jego oszacowanie, c) przygotowanie projektów umów, d) sporzdzanie zamówie czciowych na dostaw artykułów wymienionych w punkcie 5, e) prowadzenie rozlicze finansowych; 6) prowadzenie spaw zwizanych z zakupem artykułów spoywczych na potrzeby urzdu; 7) prowadzenie spraw zwizanych z prenumerat dzienników i czasopism; 8) prowadzenie spraw zwizanych z zamawianiem i rozdziałem druków na potrzeby urzdu; 9) prowadzenie spraw zwizanych ze zlecaniem wykonywania pieczci i stempli, a) zlecanie wykonania pieczci wg wczeniej opracowanego wzoru, b) prowadzenie rejestru odcisków pieczci, c) rozliczanie faktur za wykonanie pieczci, d) likwidacja pieczci nieaktualnych, zwróconych przez j.o.u.; 10) prowadzenie spraw zwizanych z zaopatrywaniem pracowników urzdu w bilety komunikacji miejskiej w zwizku z wypełnieniem przez nich obowizków słubowych; 11) prowadzenie spraw zwizanych z zaopatrzeniem pracowników w odzie i obuwie robocze, odzie ochronn oraz ubiór reprezentacyjny, zgodnie z regulaminem pracy urzdu, a) zakup odziey i obuwia lub wypłata ekwiwalentu za zakup odziey i obuwia, b) wypłata ekwiwalentu za pranie odziey roboczej, c) rejestrowanie zakupionej odziey i obuwia w karcie indywidualnego wyposaenia pracownika; 12) zaopatrywanie apteczek pierwszej pomocy w leki i artykuły medyczne; 13) prowadzenie spraw zwizanych z gospodarowaniem majtkiem urzdu, a) sporzdzanie spisów inwentarzowych dla pomieszcze we wszystkich budynkach urzdu, b) prowadzenie ewidencji ilociowo wartociowej majtku urzdu, c) prowadzenie rejestru kart zmiany miejsca uytkowania, d) rejestrowanie majtku powierzonego pracownikowi do indywidualnego uytkowania w karcie indywidualnego wyposaenia, e) prowadzenie rejestru kart indywidualnego wyposaenia pracowników urzdu z wyłczeniem sprztu komputerowego; 14) prowadzenie spraw zwizanych z odpowiedzialnoci materialn pracowników urzdu; 15) prowadzenie szkole wewntrznych pracowników urzdu w zakresie uytkowania i gospodarowania majtkiem urzdu; 16) wykonywanie identyfikatorów osobowych dla wszystkich pracowników urzdu; 17) prowadzenie spraw zwizanych z funduszem socjalnym urzdu, a) przyjmowanie i przedkładanie Zakładowej Komisji Socjalnej wniosków o : 3

4 dofinansowanie rónych form wypoczynku pracowników oraz emerytów i rencistów urzdu, dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników urzdu, dofinansowanie imprez kulturalnych i sportowych, udzielenie zapomóg finansowych i losowych, udzielenie poyczki na cele mieszkaniowe, przyznanie bonów towarowych, b) realizowanie postanowie Zakładowej Komisji Socjalnej zaakceptowanych przez prezydenta, zakup biletów wstpu na róne imprezy, sporzdzanie umów o poyczki na cele mieszkaniowe, wnoszenie o rozpoczcie procedury przetargowej, sporzdzanie specyfikacji przedmiotu zamówienia i jego oszacowanie w przypadku zakupu bonów towarowych dla pracowników oraz rencistów i emerytów urzdu, sporzdzanie dyspozycji finansowych i rozlicze kwot wydatkowanych z zfs, c) prowadzenie ewidencji przyznawanych pracownikom wiadcze z zfs; 18) prowadzenie spraw zwizanych z czasem pracy portierów; 19) prowadzenie spraw zwizanych z telefonizacj budynków urzdu, a w szczególnoci zgłaszanie firmie telekomunikacyjnej obsługujcej urzd: a) wniosków w sprawie poprawy funkcjonalnoci sieci telefonicznej urzdu, b) nieprawidłowoci, awarii lub usterek w działaniu sieci telefonicznej urzdu, c) usterek aparatów i centrali telefonicznej, d) nadawanie pracownikom urzdu indywidualnych kodów dostpu do telefonów stacjonarnych w biurowcu przy ul. Podgórnej 22; 20) prowadzenie spraw zwizanych z uytkowaniem przez pracowników słubowych telefonów komórkowych na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta; 21) gospodarowanie samochodami słubowymi urzdu, zwanymi dalej samochodami, a) prowadzenie spraw zwizanych z rejestracj i ubezpieczeniami samochodów; b) utrzymywanie samochodów w naleytym stanie technicznym, c) zlecanie okresowych przegldów technicznych samochodów; d) zlecanie specjalistycznych napraw; e) rozliczanie zuycia paliwa samochodów; f) ewidencja kosztów utrzymania samochodów, g) nadzór nad uytkownikami samochodów m.in. w zakresie ekonomicznego uytkowania samochodów, w tym racjonalnego zuywania paliwa; 22) składanie informacji o zakresie korzystania ze rodowiska przez urzd - emisji spalin samochodów; 23) prowadzenie spraw zwizanych z magazynem urzdu, w tym wydawanie i rozliczanie wydanych materiałów na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta; 24) prowadzenie ewidencji zuytych materiałów eksploatacyjnych; 4

5 25) prowadzenie archiwum zakładowego urzdu, a) przyjmowanie akt do archiwum od jednostek organizacyjnych urzdu na zasadach okrelonych w instrukcji kancelaryjnej, b) przyjmowanie do archiwum dokumentów dotyczcych przeprowadzonych wyborów powszechnych do Sejmu, Senatu, rady, Parlamentu Europejskiego, na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz prezydenta, jak równie dokumentów dotyczcych referendów lokalnych i konsultacji z mieszkacami, c) wypoyczanie akt do wgldu, d) przekazywanie właciwych materiałów archiwalnych do Archiwum Pastwowego, e) brakowanie akt, f) prawidłowe zabezpieczenie akt w archiwum, g) nadzór nad archiwami jednostek organizacyjnych urzdu; 26) sporzdzanie umów zlece i o dzieło z osobami fizycznymi wykonujcymi prac na rzecz urzdu; 27) zarzdzanie miejscami parkingowymi przy budynku urzdu na ul. Podgórnej 22 na podstawie odrbnego zarzdzenia prezydenta; 28) obsługa techniczna sesji rady oraz imprez okolicznociowych odbywajcych si w budynku ratusza; 29) prowadzenie spraw zwizanych z budetem miasta, a) planowanie rodków finansowych do budetu miasta, b) sporzdzanie sprawozda miesicznych, kwartalnych oraz rocznych z wykonania budetu, c) nanoszenie korekt i zmian w planach; 30) opisywanie i dekretowanie dokumentów finansowych; 31) pomoc w organizacji wyborów na Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej i Prezydenta Miasta Zielona Góra, do Sejmu i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej, do Rady Miasta Zielona Góra, Sejmiku Województwa Lubuskiego, Parlamentu Europejskiego oraz referendów; 32) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarzdze prezydenta w zakresie zada realizowanych przez biura. 6. Do zada wieloosobowego stanowiska ds. porzdkowych urzdu naley w szczególnoci: 1) dozorowanie budynku urzdu przy ul. Podgórnej 22; 2) wydawanie i przyjmowanie od pracowników urzdu kluczy od pomieszcze w budynku urzdu przy ul. Podgórnej 22; 3) obsługa telewizji przemysłowej w budynku przy ul. Podgórnej 22; 4) wydawanie i przyjmowanie kluczy od pomieszcze w budynku urzdu osobom posiadajcym pisemne upowanienie do przebywania w budynku urzdu; 5) dbało o czysto holu i otoczenia budynku; 6) obsługa centrali telefonicznej urzdu poprzez prawidłowe i szybkie łczenie interesantów oraz nadawanie komunikatów przez sie telefoniczn; 7) utrzymywanie samochodu w naleytym stanie technicznym; 5

6 8) ekonomiczne uytkowanie samochodu słubowego, w tym racjonalne zuywanie paliwa; 9) naprawa drobnych usterek we własnym zakresie; 10) utrzymanie czystoci karoserii i wntrza samochodu oraz garau; 11) rzetelne prowadzenie kart drogowych; 12) wykonywanie drobnych napraw w budynkach urzdu m. in. w zakresie: a) instalacji elektrycznej i sanitarnej, b) stolarki, c) dorabiania i dopasowywania kluczy oraz wymiany klamek, d) aluzji pionowych i rolet; 13) utrzymanie czystoci i porzdku w warsztacie urzdu; 14) wymiana flag na masztach przed budynkami urzdu i oddawanie ich do pralni, 15) oprónianie pojemników na mieci znajdujcych si przed budynkiem urzdu przy ul. Podgórnej 22; 16) prowadzenie rejestru z zakresu wykonywanych napraw i zuycia materiałów technicznych: 17) prowadzenie ewidencji wydawanych butli z wod do dystrybutorów; 18) dokładne sprztnie pomieszcze biurowych i cigów komunikacyjnych w budynkach urzdu z wyłczeniem budynku przy ul. Zachodniej 63a. 19) utrzymanie czystoci na posesji przy budynku urzdu na ul. Sienkiewicza 8a w zakresie: a) strzyenia trawników, b) zamiatania nieczystoci, c) opróniania koszy na mieci, d) odnieania parkingu i cigów pieszych, e) posypywania piachem i sol parkingu i chodników, f) usuwania lici i gałzi z dachu budynku, g) udraniania rynien. Rozdział 4 Zasady kierowania biurem 7. Prac biura kieruje kierownik. 8. Kierownik realizujc zadania biura: 1) przygotowuje dokumentacj niezbdn do przeprowadzenia procedury przetargowej m.in. na prace remontowe, ochron budynków, ubezpieczenie mienia, zakup wyposaenia i inne wynikajce z zada biura; 2) prowadzi sprawy remontów biecych i kapitalnych, a) przygotowywanie umów na prace projektowe i remontowe, b) prowadzenie spraw zwizanych z udzielaniem zamówienia publicznego, c) nadzorowanie prac budowlanych, 6

7 d) sporzdzanie protokołów odbiorów czciowych i kocowych robót. 3) administruje budynkami urzdu; 4) sprawuje nadzór nad realizacj planów dochodów i wydatków budetowych biura; 5) prowadzi wykazy aktów prawnych w zakresie działa biura. 9. Kierownik realizuje zadania kierujcego jednostk organizacyjn urzdu wynikajce z regulaminu organizacyjnego oraz: 1) nadzoruje prac pracowników biura; 2) ustala zakresy odpowiedzialnoci i uprawnie pracowników; 3) powierza pracownikom zadania niewynikajce z indywidualnych zakresów odpowiedzialnoci i uprawnie. 10. Kierownik podpisuje korespondencj z zakresu działania biura z wyłczeniem pism zastrzeonych do podpisu sekretarza wynikajcych m.in. z odrbnych pełnomocnictw, w tym do zacigania zobowiza finansowych z zakresu działania biura. 11. W czasie nieobecnoci kierownika biura jego obowizki przejmuje wskazany pracownik biura za zgod sekretarza. Rozdział 5 Zasady obiegu korespondencji 12.1 Korespondencj kierowan do biura przyjmuje i odbiera pracownik OU zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Jeli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie RISS, wyznaczony przez kierownika pracownik rejestruje pismo w podsystemie i przekazuje na właciwe stanowisko pracy biura zgodnie z dyspozycjami kierownika. 3. Kierownik dokonuje dyspozycji załatwienia sprawy na korespondencji i rozdziela j podległym pracownikom. 4. Przepisy ust. 1, 2 i 3 stosuje si odpowiednio do korespondencji kierowanej do biura drog elektroniczn. Rozdział 6 Nadzór nad wymaganiami prawnymi 13.1 Wykazy aktów prawnych prowadzi w formie elektronicznej kierownik wg wzoru okrelonego w dokumentacji systemu zarzdzania jakoci. 2. Aktualizacja i zatwierdzanie wykazów prawnych nastpuje zgodnie z procedur systemu 7

8 zarzdzania jakoci. 3. Informacje o zmianach wymaga prawnych w zakresie zada realizowanych przez biuro kierownik przesyła em na poszczególne stanowiska pracy. Rozdział 7 Inne zasady funkcjonowania biura 14.1 Biuro prowadzi ewidencj ilociow zakupu i rozchodu artykułów nie przyjmowanych, zgodnie z odrbnymi przepisami, na magazyn, 1) materiałów technicznych dla konserwatorów do biecych napraw; 2) wody butelkowanej; 3) rodków czystoci. 2. Ewidencja okrelona w ust. 1 jest prowadzona w formie rejestrów na zasadach wynikajcych z odrbnych przepisów. Rozdział 8 Przepisy kocowe 15. Wykonanie zarzdzenia powierza si kierownikowi biura. 16. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. PREZYDENT MIASTA mgr in. Janusz Kubicki 8