ZARZĄDZENIE NR 45/2016 BURMISTRZA GMINY ZAKROCZYM. z dnia 31 marca 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 45/2016 BURMISTRZA GMINY ZAKROCZYM z dnia 31 marca 2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy w Zakroczymiu Na podstawie art. 33 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2015 poz z późn. zm. 1) ) w związku z art. 10 ustawy z dnia 19 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn.zm. 2) ) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam Instrukcję gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy w Zakroczymiu, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy Zakroczym oraz Sekretarzowi Gminy Zakroczym. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2016 roku. Burmistrz Gminy Zakroczym /-/ Artur Ciecierski 1) Zmiany tekstu jednolitego wyminienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.u. z 2015 r., poz. 1045; poz ) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2013 r., poz. 613; Dz.U. z 2014 r., poz. 768, poz. 1100; Dz.U. z 2015 r., poz.4, poz. 1166, poz. 1333, poz Strona 1

2 Załcznik do Zarzdzenia Nr 45/2016 Burmistrza Gminy Zakroczym z dnia 31 marca 2016 roku INSTRUKCJA GOSPODAROWANIA MAJTKIEM TRWAŁYM I ZASAD ODPOWIEDZIALNOCI ZA POWIERZONE MINIE W URZDZIE GMINY W ZAKROCZYMIU Rozdział I PODSTAWA PRAWNA 1 1. Niniejsza instrukcja okrela tryb gospodarowania majtkiem trwałym i zasady odpowiedzialnoci za powierzone mienie w Urzdzie Gminy w Zakroczymiu. 2. Instrukcj opracowano na podstawie obowizujcych przepisów prawnych, a w szczególnoci: 1) ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci ( Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z pón.zm.), 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z pón.zm.), 3) ustaw z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz.U. z 2014 r. poz z pón. zm.), 4) rozporzdzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. z 2015 r. poz. 542), 5) ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z pón. zm.), Strona 2

3 6) rozporzdzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego, jednostek budetowych, samorzdowych zakładów budetowych, pastwowych funduszy celowych oraz pastwowych jednostek budetowych majcych siedzib poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz.289), 7) zarzdzenie Burmistrza Gminy Zakroczym Nr 42/2016 z dnia 31 marca 2016 roku w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowoci oraz zakładowego planu kont w Urzdzie Gminy w Zakroczymiu, 8) zarzdzenie Burmistrza Gminy Zakroczym Nr 44/2016 z dnia 31 marca 2016 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ksigowych w Urzdzie Gminy w Zakroczymiu. Rozdział II POSTANOWIENIA OGÓLNE 2 1. Majtek Urzdu Gminy w Zakroczymiu i gminy Zakroczym stanowi: 1) rodki trwałe, 2) pozostałe rodki trwałe (wyposaenie), 3) wartoci niematerialne i prawne. 2. Wyceny rodków trwałych w jednostce dokonuje si według zasad okrelonych w ustawie z dnia 29 wrzenia 1994 roku o rachunkowoci oraz zgodnie z zarzdzeniem Burmistrza Gminy Zakroczym Nr 42/2016 z dnia 31 marca 2016 roku w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowoci oraz zakładowego planu kont w Urzdzie Gminy w Zakroczymiu. 3. Zgodnie art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowoci, rodki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej uytecznoci dłuszym ni rok, kompletne, zdatne do uytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza si do nich w szczególnoci: 1) nieruchomoci, w tym grunty, prawo uytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a take bdce odrbn własnoci lokale mieszkalne, Strona 3

4 2) maszyny, urzdzenia, rodki transportu i inne rzeczy, 3) ulepszenia w obcych rodkach trwałych, 4) inwentarz ywy. 4. Przez rodki trwałe rozumie sirodki, o których mowa w 2 pkt 3 niniejszej instrukcji, otrzymane w zarzd lub uytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. 5. Zwikszenie stanu rodków trwałych nastpuje pod dat przyjcia do uywania inwestycji, dat zakupu lub dat decyzji. Ujawnione nadwyki ewidencjonuje si pod dat ich zinwentaryzowania. 6. Umorzenie rodków trwałych nastpuje zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, okrelonymi w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. 7. W myl 9 ust. 1 rozporzdzenia z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci, umarzenie rodków trwałych oraz wartoci niematerialnych i prawnych nastpuje jednorazowo za okres całego roku. 8. Nie umarza si gruntów oraz dóbr kultury. 9. Ewidencja rodków trwałych w jednostce prowadzona jest przez upowanionych pracowników. 10. Pozostałe rodki trwałe w uywaniu (wyposaenie) wycenia si wg cen zakupu brutto, tj. łcznie z obowizujcymi stawkami podatku VAT. Rozdział III DOKUMENTACJA RODKÓW TRWAŁYCH 1. Przychody i rozchody rodków trwałych s odpowiednio udokumentowane: 1) przychody: 3 Strona 4

5 a) faktur, rachunkiem lub innym dokumentem spełniajcym wymogi dokumentu ksigowego, b) umow kupna-sprzeday, c) aktem notarialnym, d) inn umow cywilnoprawn /umowa najmu, dzierawy/, e) dokumentami technicznymi /protokół odbioru technicznego, karty gwarancyjne, certyfikaty, ksika napraw i remontów, protokoły przegldu technicznego/, f) dokumentami wyceny rodków trwałych, g) dokumentami ksigowymi /polecenie ksigowania PK, arkusze-spis z natury/, h) notami ksigowymi. 2) rozchody: a) protokołem postanowienia w stan likwidacji jednostki, b) protokołem zdawczo-odbiorczym /w przypadku nieodpłatnego przekazania rodków trwałych/, c) protokołem z oszacowania szkody, d) zestawieniem rónic inwentaryzacyjnych w zakresie wystpujcych niedoborów, e) pokwitowaniem odbioru przez kupujcego. 2. Przyjcie rodka trwałego nastpuje na podstawie dowodu przyjcia składnika majtkowego do uywania OT, wystawionego w oparciu o faktur VAT lub inny dokument /umow kupna-sprzeday, akt notarialny/. Dowody wystawia pracownik merytoryczny w trzech egzemplarzach pod dat zakupu rzeczy składników majtku trwałego z przeznaczeniem: 1) dwa egzemplarze dla Wydziału Finansów i Budetu, 2) trzeci egzemplarz pozostaje u wystawcy. W przypadku zakupu sprztu komputerowego dowód przyjcia rodka trwałego wystawia Informatyk Urzdu. Dokumentami ksigowymi, bdcymi podstaw do ewidencji nabytych rodków trwałych s: 1) faktura VAT, 2) rachunek, 3) protokół zdawczo-odbiorczy /w przypadku otrzymania nieodpłatnie rodka trwałego/, 3) protokół przekazania-odbioru z zakoczenia inwestycji, 4) decyzje organów przekazujcych mienie jednostce organizacyjnej, Strona 5

6 5) zestawienie rónic inwentaryzacyjnych w przypadku wystpienia nadwyek rodków trwałych, 6) akt darowizny lub przekazania spadku. 3. Przekazanie rodka trwałego do innej jednostki lub przyjcie rodka trwałego z innej jednostki organizacyjnej nastpuje na podstawie dowodu PT. Dowód PT sporzdza si w trzech egzemplarzach, z których oryginał i kopi przesyła si jednostce otrzymujcej rodki trwałe, która po potwierdzeniu odbioru jeden z tych dokumentów zwraca jednostce przekazujcej. Dowód ten jest wystawiany przez pracownika merytorycznego, a w przypadku sprztu komputerowego przez Informatyka Urzdu. Na podstawie otrzymanego dokumentu Wydział Finansów i Budetu wprowadza na stan jednostki lub zdejmuje ze stanu. Rozchód rodków trwałych jest dokumentowany na podstawie: 1) protokołu postawienia w stan likwidacji jednostki, 2) protokołu zdawczo-odbiorczego /w przypadku nieodpłatnego przekazania rodków trwałych/, 3) zestawienia rónic inwentaryzacyjnych w zakresie wystpujcych niedoborów, 4) pokwitowaniem odbioru przez kupujcego. 4. Likwidacja rodka trwałego potwierdza wycofanie rodka trwałego z uywania na podstawie dokumentu LT. Dowód LT słuy do wyksigowania rodka trwałego z ewidencji ksigowej. 1) Sporzdzany jest w nastpujcych przypadkach: a) wycofania rodka trwałego na skutek jego zuycia i przeznaczenia go do likwidacji, b) przeznaczenia rodka trwałego do sprzeday, c) kradziey lub zaginicia rodka trwałego. 2) Dowód LT sporzdza pracownik merytoryczny w trzech jednobrzmicych egzemplarzach z czego dwa egzemplarze otrzymuje Wydział Finansów i Budetu, a trzeci pozostaje u wystawcy dokumentu jako dowód fizycznej likwidacji. Dowody dotyczce likwidacji sprztu komputerowego wystawia informatyk urzdu. 3) W przypadku kradziey lub zaginicia rodka trwałego Burmistrz Gminy Zakroczym powołuje komisj likwidacyjn, która dołcza do dokumentu LT protokół likwidacji rodka trwałego z posiedzenia komisji likwidacyjnej. Strona 6

7 Protokół likwidacyjny sporzdzony jest w trzech jednobrzmicych egzemplarzach, z przeznaczeniem: a) dwa egzemplarze dla Wydziału Finansów i Budetu, b) kopia dla komórki merytorycznej, 4) Dokument LT podpisuj: a) pracownik Wydziału Finansów i Budetu odpowiedzialny za prowadzenie gospodarki rodków trwałych w Urzdzie Gminy w Zakroczymiu, b) pracownik Wydziału Finansów i Budetu dokonujcy ksigowa analitycznych i syntetycznych na kontach ksigowych, c) pracownik merytoryczny wystawiajcy dokument, d) Skarbnik Gmin Zakroczym, e) Burmistrz Gminy Zakroczym, 5) decyzj komisji likwidacyjnej zatwierdzaj Burmistrz Gminy Zakroczym i Skarbnik Gminy Zakroczym. Rozdział IV EWIDENCJA I KLASYFIKACJA SKŁADNIKÓW MAJTKU 4 1. Ewidencja rodków trwałych i wyposaenia prowadzona jest w ksigach inwentarzowych. Ksigi zakłada si oddzielnie dla rodków trwałych i wyposaenia. Ksiga inwentarzowa moe by prowadzona łcznie dla wszystkich rodków trwałych z podziałem na poszczególne grupy i w rozdzieleniu na rodki trwałe niskocenne i wysokocenne. 2. Sprzt biurowy i wyposaenie pomieszcze o wartoci nieprzekraczajcej 500 zł brutto m. in. kosze na mieci, wieszaki, dziurkacze, zszywacze, aparaty telefoniczne itp, traktowane s jak materiały i w chwili wydania do uytku ksigowane s w koszty, bez adnej ewidencji. 3. Ewidencj rodków trwałych prowadzi si oddzielnie dla kadego rodka trwałego. Karta rodka trwałego posiada nastpujce informacje: a) nazwa rodka trwałego /szczegółowe dane/, b) warto pocztkowa rodka trwałego i jego zmiany spowodowane ulepszeniem, Strona 7

8 c) dat przyjcia rodka trwałego do uytkowania, likwidacji lub nieodpłatnego przekazania, d) miejsce uytkowania rodka trwałego, e) umorzenie rodka trwałego /warto/, f) podstawa ustalenia amortyzacji i stawka amortyzacji, g) wskazanie osób odpowiedzialnych materialnie. 4. Ewidencji analitycznej w ksikach inwentarzowych dokonuje si w porzdku chronologicznym. Dokonujc ewidencji rozchodów naley powoła si na właciw pozycj przychodów. Rozdział V SPOSÓB GOSPODAROWANIA SKŁADNIKAMI MAJTKU RUCHOMEGO 5 1. Urzd Gminy w Zakroczymiu wykorzystuje składniki rzeczowe majtku ruchomego do realizacji swoich zada Gminy Zakroczym oraz gospodaruje tymi składnikami w sposób oszczdny i racjonalny. 2. Jednostka utrzymuje składniki rzeczowe majtku ruchomego w stanie niepogorszonym, z uwzgldnieniem normalnego zuycia. 3. Składniki rzeczowe majtku ruchomego jednostki mog by wykorzystane do jednoczesnej realizacji zada innych jednostek, jeeli nie ogranicza to wykonywania własnych zada jednostki i nie powoduje powstania dodatkowych kosztów po jej stronie. 4. Jednostka analizuje na bieco stan majtku ruchomego, z uwzgldnieniem jego stanu technicznego oraz przydatnoci do dalszego uytkowania. 5. Burmistrz Gminy Zakroczym, w przypadku stwierdzenia w toku biecej działalnoci jednostki albo trakcie inwentaryzacji składników majtku ruchomego : 1) nie s wykorzystywane do realizacji zada jednostki, Strona 8

9 2) nie nadaj si do dalszego uytku ze wzgldu na zły stan techniczny lub niemono współpracy ze sprztem typowym, 3) posiadaj wady lub uszkodzenia, zagraajce bezpieczestwu uytkownikom albo najbliszego otoczenia, 4) całkowicie utraciły warto uytkow, 5) s technicznie przestarzałe - powołuje komisj do oceny przydatnoci tych składników do dalszego uytkowania albo zakwalifikowania tych składników do kategorii majtku zuytego lub zbdnego, z przeznaczeniem na sprzeda, oddanie w najem lub dzieraw, nieodpłatnego przekazania lub darowizny. 6) zbdne lub zuyte składniki rzeczowe majtku ruchomego, niezagospodarowane, mog by zlikwidowane. Rozdział VI ODPOWIEDZIALNO ZA SKŁADNIKI MIENIA 1. Odpowiedzialno za naleyte zabezpieczenie majtku Urzdu Gminy w Zakroczymiu oraz obowizek nadzoru nad właciw eksploatacj majtku i zabezpieczeniem go przed kradzie i zniszczeniem, ponosi Burmistrz Gminy Zakroczym. 2. Odpowiedzialno za właciwe uytkowanie i ochron składników majtkowych w czasie godzin pracy ponosz pracownicy, którym składniki te powierzono w zwizku z zajmowanym stanowiskiem. 3. Za rodki trwałe bd pozostałe rodki trwałe, dla których nie ma przypisanej odpowiedzialnoci pracowników odpowiada Burmistrz Gminy Zakroczym. Strona 9