ZARZĄDZENIE Nr 274/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 30 września 2011 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 274/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 30 września 2011 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowego wykazu zadań realizowanych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777 i Nr 149, poz. 887) w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113 i Nr 149, poz. 887) oraz 56 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 sierpnia 2011 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi, zmienionego zarządzeniem Nr 116/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 5 września 2011 r. zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam szczegółowy wykaz zadań realizowanych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Biura Informacji i Komunikacji Społecznej w Departamencie Prezydenta UMŁ. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. PREZYDENT MIASTA Hanna ZDANOWSKA

2 Załącznik do zarządzenia Nr 274/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 30 września 2011 r. Szczegółowy wykaz zadań realizowanych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi I. Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Obsługa prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu Miasta Łodzi w zakresie kontaktów z mediami, w tym: organizowanie wystąpień w prasie, radiu, telewizji i internecie Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 2. Udzielanie informacji mediom z zakresu działań prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu Miasta Łodzi Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8

3 3. Autoryzacja wywiadów i wypowiedzi Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.) Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 4. Organizowanie konferencji prasowych Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 5. Reagowanie na informacje medialne dotyczące pracy prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskich jednostek organizacyjnych, w tym sprostowania, wyjaśnienia Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8

4 II. Oddział Analiz i Serwisu Internetowego Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Przygotowywanie codziennego przeglądu prasy i monitoring mediów 2. Prowadzenie analiz informacji zamieszczanych w środkach masowego przekazu dotyczących funkcjonowania Miasta 3. Prowadzenie korespondencji okolicznościowej Prezydenta Miasta Łodzi 4. Prowadzenie spraw patronatów honorowych Prezydenta Miasta Łodzi 5. Udzielanie komórkom UMŁ i miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w działalności prasowo-informacyjnej 6. Przygotowywanie materiałów zamieszczanych na stronach internetowych (pisanie tekstów, obsługa fotograficzna i wideo) 7. Obsługa medialna konferencji prasowych i wydarzeń z udziałem prezydenta i Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8

5 wiceprezydentów 8. Prowadzenie oraz aktualizacja serwisu internetowego UMŁ oraz strony Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 9. Prowadzenie oraz aktualizacja fanpagea lodz.pl Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 na portalach społecznościowych (Facebook i Twitter) 10 Monitoring spraw i interwencji mieszkańców Łodzi ukazujących się w mediach Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia Obsługa i ewidencja czasowo utworzonych adresów o charakterze interwencyjnym Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia Umieszczanie ogłoszeń w mediach Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi 63/W/08 z dnia 28 stycznia 2008 r. w sprawie zamieszczania w środkach masowego przekazu ogłoszeń przygotowywanych przez Urząd Miasta Łodzi 13. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 i powiatu Zarządzenie Nr 368/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 3 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia zasad przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania skarg i wniosków kierowanych do Urzędu Miasta Łodzi

6 14. Prowadzenie repertorium wniosków o udzielenie Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 informacji publicznej i powiatu 15. Prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych, w tym: - prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych, -występowanie z wnioskami o wydanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz kierowanie pracowników na przeszkolenie w tym zakresie 16. Obsługa programu InfoPlus w zakresie prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) Zarządzenie Nr 34/02 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926) Zarządzenie Nr 222/W/08 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych w Urzędzie Miasta Łodzi Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) Zarządzenie Nr 222/W/08 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych w Urzędzie Miasta Łodzi (z późn. zm.) zadanie i powiatu 17. Opracowywanie projektów planów i planów finansowych oraz sprawozdań w zakresie zadań realizowanych przez Biuro Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8

7 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z póżn. zm.) 18. Prowadzenie spraw związanych z realizacją budżetu Biura, w tym m.in.: Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.) - prowadzenie ewidencji wykonania wydatków budżetowych według szczegółowej klasyfikacji wydatków oraz ewidencji umów, w tym z wykorzystaniem systemu informatycznego Magistrat, - opisywanie umów oraz dokumentów księgowych (m. in. faktur, rachunków oraz dyspozycji dot. przekazania środków finansowych) pod względem szczegółowej klasyfikacji wydatków 19. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie Biura) 20. Prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych będących w bezpośrednim używaniu Biura Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207) Zarządzenie Nr 109/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm. ) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U r. Nr 152, poz z późn. zm.) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) Zarządzenie Nr 80/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 lutego 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów trwałych będących w używaniu lub stanowiących własność Urzędu Miasta Łodzi i Miasta Łodzi i powiatu

8 21. Przygotowywanie dla Biura wyciągów z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Łodzi 22. Administrowanie Podsystemem Obiegu Dokumentów na poziomie Biura, w tym: - przygotowywanie (opracowywanie) danych niezbędnych do konfiguracji POD; - konfigurowanie podstawowych parametrów systemu (definiowanie teczek i podteczek, nadawanie przypisanym użytkownikom uprawnień do rejestracji lub przeglądania spraw w poszczególnych teczkach i podteczkach, nadawanie przypisanym użytkownikom ról systemowych); - zamykanie teczek; - wspieranie użytkowników w zakresie obsługi systemu; 23. Prowadzenie spraw kadrowych Biura, w tym: list obecności, ewidencji: zwolnień lekarskich, urlopów, godzin nadliczbowych. Obsługa programu kadrowo-płacowego PLOTKA Przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Łodzi w sprawach zmian kadrowych Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) Zarządzenie Nr 37/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 kwietnia 2007 r. w sprawie przystąpienia do wdrożenia Podsystemu Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miasta Łodzi oraz zasad zarządzania systemem (z późn. zm.) Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia Przygotowywanie wniosków o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759)

9 zamówienia w zakresie działania Biura, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Zarządzenie Nr 520/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 20 maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Łodzi

10 III. Samodzielne Stanowisko ds. Wydawnictw Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Przygotowywanie i rozpowszechnianie wydawnictw informacyjnych, okolicznościowych i periodycznych 2. Przygotowywanie materiałów promocyjnych i ogłoszeń sponsorowanych Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 z 2001 r., poz. 1591, z późn. zm.) Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.) 3. Współpraca z redakcją kwartalnika Kronika Miasta Łodzi 4. Współpraca merytoryczna z innymi komórkami w zakresie wydawnictw Urzędu Miasta Łodzi Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 z 2001 r., poz. 1591, z późn. zm.) 5. Współpraca z Oddziałem Analiz i Serwisu Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 Internetowego w zakresie korekty i adjustacji tekstów

11 IV. Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Prowadzenie spraw administracyjnoorganizacyjnych Biura, w szczególności: obsługa sekretariatu Zarządzenie Nr 1040/VI/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 8 realizacja zadań związanych z prowadzeniem Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. czynności kancelaryjnych - prowadzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych ewidencji korespondencji kierowanej do Biura wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu i Dyrektora oraz jej przesyłanie zgodnie działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) z właściwością oraz dekretacjami; prowadzenie ewidencji delegacji służbowych; Zarządzenie Nr 109/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi prowadzenie rejestru ewidencji wyjść w godzinach służbowych; prowadzenie ewidencji wydanych i zwróconych identyfikatorów pracowników Biura; Zarządzenie Nr 333/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r. w sprawie regulaminu pracy w Urzędzie Miasta Łodzi (z późn. zm.) Zarządzenie Nr 408/W/06 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 lutego 2006 roku w sprawie stosowania identyfikatorów w Urzędzie Miasta Łodzi

12 obsługa ogólnego konta poczty elektronicznej Biura; sporządzanie zleceń wydania materiałów z magazynu; 2. Prowadzenie książki kontroli Zarządzenie Nr 3216/V/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie zasad organizacji działalności kontrolnej i trybu przeprowadzania kontroli i powiatu

13 Załącznik do szczegółowego wykazu zadań realizowanych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej w Departamencie Prezydenta UMŁ Schemat organizacyjny Biura Informacji i Komunikacji Społecznej w Departamencie Prezydenta Urzędu Miasta Łodzi Dyrektor Zastępca Dyrektora Oddział Analiz i Serwisu Internetowego Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Samodzielne Stanowisko ds. Wydawnictw Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu