Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WI-VII JM Kraków, 9 lipca 2013 r. Pan Zbigniew Stradomski Burmistrz Miasta Kalwarii Zebrzydowskiej ul. Adama Mickiewicza Kalwaria Zebrzydowska Wystąpienie pokontrolne Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działając w oparciu o art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) i realizując zatwierdzony przez Wojewodę Małopolskiego Plan kontroli zewnętrznych na 2013 r., przeprowadził w dniach maja 2013 r. kontrolę problemową w kierowanym przez Pana Burmistrza Urzędzie Miasta. Kontrolę przeprowadził, na podstawie upoważnień Dyrektora Wydziału Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działającego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, Zespół kontrolny z Wydziału Infrastruktury w składzie: 1. Jakub Marcinowski, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 27/09, upoważnienie do kontroli nr 22/13 z 24 maja 2013 r. Przewodniczący Zespołu kontrolnego. 2. Wojciech Zemła, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 07/13, upoważnienie do kontroli nr 21/13 z 24 maja 2013 r. Przedmiotem kontroli objęto: 1. Wykonywanie zadań związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej. 2. Realizowanie zadań w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Ponadto zakresem kontroli objęto weryfikację informacji Urzędu Miasta o ilości prowadzonych w II półroczu 2011 r. i w I półroczu 2012 r. spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu ewidencji działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Kontrolą w zakresie podstawowym objęto w szczególności okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. nawiązując do poprzedniej kontroli (kompleksowej), która z ramienia tutejszego Urzędu przeprowadzona została w 2002 r. Objęto nią prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - Ustaleń kontrolnych dokonano opierając się na udostępnionej dokumentacji spraw będących przedmiotem kontroli oraz w oparciu o informacje, których udzielała zwłaszcza Pani Zofia Warmuz, Kierownik Referatu Działalności Gospodarczej i Promocji, i Pani Małgorzata Dybek, Inspektor ds. promocji w tym Referacie. W czasie nieobecności, Kierownika Referatu zastępuje Pani Małgorzata Dybek, Inspektor, co zapisane zostało w ustalonym dla niej Zakresie czynności z 3 stycznia 2012 r., podpisanym przez Burmistrza Miasta. Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej w systemie CEIDG i wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powierzone zostało w określonym zakresie zarówno Pani Zofii Warmuz, zgodnie z ustalonym dla niej Zakresem czynności z 3 stycznia 2012 r. (podpisanym przez Burmistrza Miasta), jak i Pani Małgorzacie Dybek, dzięki czemu zapewniona została ciągłość obsługi zainteresowanych m.in. w sprawach rejestracji działalności gospodarczej w systemie CEIDG (w przypadku ewentualnej nieobecności wymienionych osób, ogólnych informacji udziela zainteresowanym Pan Stanisław Malec, podinspektor w tym Referacie). Pismem Burmistrza Miasta z 17 stycznia 2012 r. Pani Zofia Warnuz upoważniona została do podpisywania w jego imieniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Wg informacji Pani Zofii Warmuz, do Ministerstwa Gospodarki (dla potrzeb CEIDG) zgłoszone zostały zgodnie z wymogiem art. 26 ust. 4a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej jako osoby upoważnione do realizowania określonych ustawowo czynności związanych z funkcjonowaniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ww. pracownicy Urzędu realizujący to zadanie (oprócz Kierownika Referatu również Pani Małgorzata Dybek). Zadania objęte tematyką kontroli były jak ustalono podejmowane i wykonywane, a stan ich realizacji przedstawia się następująco: Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona w Urzędzie Miasta do 2011 r. (od jej założenia w styczniu 1989 r. w formie pisemnej, a w ostatnich latach dodatkowo w formie elektronicznej), obejmowała wg stanu końcowego przedsiębiorców, objętych zarówno wpisami aktualnymi jak i wykreślonymi. Oprócz 14 ksiąg ewidencyjnych tworzących ewidencję prowadzoną w tradycyjnej formie, pomocniczo prowadzono także Skorowidz alfabetyczny przedsiębiorców, ułatwiający korzystanie z samej ewidencji i wyszukiwanie w niej określonych wpisów. Wpisy aktualne dotyczące tych przedsiębiorców (łącznie z wpisami o zawieszeniach działalności) przekazane zostały do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed końcem 2011 r., a więc z zachowaniem ostatecznego terminu przekazania, określonego ustawowo na 31 grudnia 2011 r. W okresie 2012 r. w trybie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej złożonych zostało jak ustalono w Urzędzie Miasta wniosków CEIDG-1 o dokonanie wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z tego : o dokonanie nowych wpisów, o zmianę wpisów, w sprawie wykreślenia wpisów, o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej, o wpis informacji o wznowieniu działalności gospodarczej. Składane wnioski, po sprawdzeniu ich poprawności i w razie potrzeby po uzupełnieniu wg wskazań instrukcyjnych udzielanych przez przyjmującego je Kierownika lub pracownika Referatu, przekazywane były w wersji elektronicznej w zasadzie niezwłocznie (w dniu ich złożenia bądź w dniu następnym, z wyjątkiem kilku spraw) do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co stwierdzono m.in. na podstawie wniosków zarejestrowanych w spisie spraw odnośnej teczki aktowej o symbolu Pisemne potwierdzenia przyjęcia wniosku wydawane były wnioskodawcom w formie kserokopii wypełnionego wniosku z odnotowaniem w nim daty wpływu. Zwrócono się w toku kontroli o przekazywanie tych kserokopii za pokwitowaniem odbioru, zgodnie z obowiązującymi wymogami, co zostało uwzględnione. Przy dokonywaniu wpisów do CEIDG

3 - 3 - zainteresowanych instruowano o sposobie korzystania z bazy CEIDG i sporządzania wydruków o dotyczących ich wpisach ewidencyjnych. Na prośbę zainteresowanych sporządzano im wydruki o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Niezbędne korekty i uzupełnienia wniosków w razie potrzeby dokonywane były bieżąco przez zainteresowanych jak wcześniej zaznaczono nie tylko w trakcie ich przyjmowania, ale już wcześniej, na etapie sporządzania, przy informacyjno-instruktażowym wsparciu udzielanym przez Kierownika bądź przyjmującego je pracownika Referatu. W jednym przypadku wezwano pisemnie wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku (pismo z 16 marca 2012 r.). W odpowiedzi na zapytania różnych podmiotów udzielano pisemnych informacji (m.in. w formie zaświadczenia) o figurowaniu przedsiębiorców w archiwalnej bazie gminnej ewidencji (wykreślonych z niej bądź przeniesionych do CEIDG), co stwierdzono na przykładzie spraw zarejestrowanych w teczce aktowej z 2012 r. o symbolu 7332, m.in. w poz. 61,62,63,64,67. W 2012 r. udzielono 72 tego rodzaju informacje. Oprócz tego udzielano informacji ustnych (telefonicznych), odpowiadając w ten sposób na zapytania telefoniczne, których wg danych szacunkowych było kilkaset w 2012 r. Wniosków o dokonanie wpisu w CEIDG za pośrednictwem Urzędu Miasta, które złożone byłyby przez osoby zagraniczne, w tym z krajów członkowskich Unii Europejskiej, w roku 2012 nie stwierdzono. W ramach ewidencjonowania działalności gospodarczej w CEIDG rejestrowano także zgłaszane informacje o zawieszeniu działalności gospodarczej lub wznowieniu jej wykonywania. Żadne ze zgłoszeń informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej nie przekraczało maksymalnego okresu zawieszenia, tj. 24 miesięcy. Nikt z rejestrowanych przedsiębiorców jak ustalono nie korzystał z możliwości ewentualnego złożenia za pośrednictwem Urzędu Miasta wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej (który podlegałby przekazaniu do właściwego merytorycznie organu). Akta ewidencyjne obejmujące zwłaszcza wnioski dotyczące wpisów, ich zmian i wykreśleń prowadzone były starannie i przejrzyście, a w przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzili w ubiegłych latach działalność rzemieślniczą, usługową i handlową do bieżących akt ewidencyjnych dołączana była dokumentacja wydanych im w przeszłości uprawnień na prowadzenie tej działalności. Określone czynności pomocnicze związane z prowadzonym rejestrem przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym w zakresie rejestracji spółek jawnych, a dotyczące m.in. udzielania informacji o wysokości obowiązujących opłat, adresie sądu rejestrowego, udostępniania PKD uwzględniane były do realizowania w oparciu o aktualne dane możliwe do pozyskiwania w razie potrzeby w internetowej bazie danych. W 2012 r. nie stwierdzono występowania spraw z tego zakresu. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych następowało z uwzględnieniem limitu sieci punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu, ustalonego dla Gminy (Miasta i Gminy) uchwałą Rady Miasta Kalwaria Zebrzydowska z 23 sierpnia 1994 r., nr II/12/94 i uchwałą Rady Miejskiej w Kalwarii Zebrzydowskiej z 11 października 2001 r., nr XXVIII/222/2001. Ustanowiony wymienionymi uchwałami limit punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu do spożycia poza miejscem sprzedaży w ilości 70 punktów i do spożycia w miejscu sprzedaży w ilości 40 punktów wykorzystany został dotychczas odpowiednio w ilości 55 i 6 punktów. W okresie 2012 r. jak ustalono wydano 95 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, z tego 91 dla placówek handlowych (detalicznych) i 4 dla placówek gastronomicznych. Poza zezwoleniami stałymi (okresowymi) udzielano także zezwoleń jednorazowych. W okresie 2012 r. udzielono 31 tego rodzaju zezwoleń na sprzedaż alkoholu, w tym 18 dla jednostek OSP. Wydawane

4 - 4 - zezwolenia na sprzedaż alkoholu ewidencjonowane były w rejestrach prowadzonych odrębnie dla placówek handlowych (detalicznych), gastronomicznych i oddzielnie, jeśli chodzi o zezwolenia jednorazowe. Decyzji odmownych w przedmiocie wydania zezwoleń na sprzedaż alkoholu nie wydawano. Wydanie zezwoleń stałych (okresowych) na sprzedaż napojów alkoholowych poprzedzane było zasięganiem opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii, co stwierdzono na podstawie akt zezwoleń o numerach: I/30/A/2012, I/30/B/2012, I/30/C/2012, I/29/A/2012, I/27/C/2012, I/27/B/2012, I/27/A/2012. Składającym wnioski o udzielenie przedmiotowych zezwoleń jak wynika z akt tych spraw nie wydawano potwierdzenia przyjęcia wniosku. Dla ułatwienia, zainteresowanym przedsiębiorcom, udostępniano druki-formularze wniosku o wydanie zezwolenia. Zezwolenia na wyprzedaż zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych jak ustalono nie były wydawane w okresie objętym kontrolą. Ogółem wg stanu na 31 grudnia 2012 r. aktualnych zezwoleń, w oparciu o które prowadzona była sprzedaż napojów alkoholowych, było 191, z których 115 stanowiły zezwolenia na sprzedaż napojów o zawartości powyżej 4,5 % alkoholu. Spośród ogólnej liczby wydanych zezwoleń 161 uprawniało do prowadzenia sprzedaży alkoholu w placówkach handlowych (detalicznych), a 30 w placówkach gastronomicznych. O obowiązku złożenia oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych (za 2012 r.) i terminach wnoszenia opłat ratalnych za korzystanie z udzielonych zezwoleń przypominano przedsiębiorcom ogólnie zwłaszcza poprzez zamieszczenie stosownego komunikatu na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu i na stronie internetowej Urzędu Miasta, gdzie również dostępne były druki oświadczeń. W niektórych przypadkach w sprawach indywidualnych stosowano również formę telefonicznego przypomnienia. Przyjmując oświadczenia, z udzielaniem przy tym niezbędnych informacji i wyjaśnień, weryfikowano równocześnie i sprawdzano prawidłowość naliczenia opłat. Terminowość i wysokość wnoszonych ratalnie opłat (do 31 stycznia, do 31 maja i do 30 września) bieżąco monitorowano, prowadząc w tym celu wykaz zestawienie przedsiębiorców, okresowo uzupełniane o adnotacje-zapisy dotyczące dokonywanych wpłat za korzystanie z zezwoleń w terminach płatności poszczególnych rat. W okresie 2012 r. wydano 26 zaświadczeń o wniesieniu opłat za korzystanie z zezwoleń, rejestrując je w teczce aktowej o symbolu Na kopiach wysyłanych pism nie była potwierdzana ich wysyłka, w związku z czym zwrócono się o uwzględnianie przy dalszym załatwianiu spraw wymogu wynikającego z 60 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) w zakresie potwierdzania (przez punkt kancelaryjny Urzędu) na kopiach wysyłanych pism włączanych do akt sprawy ich wysyłki. W toku kontroli poczynione zostały wstępne przygotowania w celu wdrożenia do praktyki tego wymogu. W okresie 2012 r. jak ustalono prowadzone były na terenie Gminy kontrole placówek handlowych (detalicznych) i gastronomicznych w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z udzielonych im zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Kontrolami tymi, prowadzonymi przez członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii, objęto 12 punktów sprzedaży alkoholu. Podstawą do prowadzenia kontroli były imienne upoważnienia wydawane (dla członków GKRPAiPN) przez Burmistrza Miasta na okresy roczne. Upoważnienia te były zbyt ogólnikowe i przez to niewystarczające w stosunku do procedury określonej przepisami rozdziału 5 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. W toku kontroli omówiono niektóre kwestie związane z wydawaniem zezwoleń, a dotyczące m.in. opłaty skarbowej za wymienione zaświadczenia, skorygowania zapisu o nazwie organu

5 - 5 - odwoławczego i zapisu dotyczącego opłat zamieszczanego w treści udzielanych zezwoleń, co zostało uwzględnione w toku kontroli. Weryfikacja ilości spraw prowadzonych przez Urząd Miasta w okresie II półrocza 2011 r. i I półrocza 2012 r., podanych w informacji do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, w porównaniu ze stanem faktycznym, ustalonym w toku kontroli, nie wykazała w zasadzie istotniejszych rozbieżności w tym zakresie (w pozycji Ewidencja działalności gospodarczej wykazano 846 spraw, stwierdzono 878, co wg uzyskanej informacji było wynikiem przyjętego sposobu ujmowania spraw; w pozycji wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych stwierdzono pełną zgodność danych co do ilości spraw - wykazano 129 spraw, stwierdzono 129). Niektóre kwestie związane z tym zagadnieniem omówione zostały w toku kontroli. Reasumując, realizację zadań w powyższym zakresie w okresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie, z pewnymi uwagami (uchybieniami) omówionymi powyżej. Czynności kontrolne łączono z instruktażowym omówieniem niektórych kwestii, zwłaszcza o charakterze formalnoprawnym. Ze strony prowadzących sprawy objęte kontrolą, a zwłaszcza Pani Zofii Warmuz, kierującej pracą Referatu, podejmowane są co należy podkreślić duże starania i wysiłki w celu zapewnienia sprawnego i należytego ich załatwiania. Obsługa zainteresowanych osób, w tym zwłaszcza dokonujących czynności rejestracyjnych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) za pośrednictwem Urzędu Miasta, zapewniona jest w sposób ciągły i łączona jest z udzielaniem przedsiębiorcom informacji dotyczących sposobu korzystania z bazy ewidencyjnej CEIDG oraz obowiązku dopełniania przez nich innych wymogów formalnoprawnych wiążących się z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Mając na uwadze ustalenia kontroli oraz omówione w jej toku problemy i przekazane wskazania instruktażowe, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), proszę o uwzględnianie i przestrzeganie przepisów art. 11 ust. 3 i rozdziału 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (jednolity tekst: Dz. U. z 2013 r., poz. 672) przy dalszym załatwianiu wniosków o udzielenie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i prowadzeniu działań kontrolnych zakresie przestrzegania przez placówki handlowe i gastronomiczne zasad i warunków korzystania z wydanych im zezwoleń na prowadzenie sprzedaży napojów alkoholowych, mając na uwadze, że regulacje prawne wymienionego rozdziału 5 mają odpowiednie zastosowanie w tym zakresie w myśl art ww. ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jednolity tekst: Dz. U. z 2012 r., poz. 1356). O sposobie uwzględnienia powyższego proszę poinformować Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. arch. Elżbieta Gabryś Dyrektor Wydziału Infrastruktury