Raport Kocowy i Opinia. z audytu zewntrznego projektu pn. Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006

Transkrypt

1 !"" # #$ % $&%'' Raport Kocowy i Opinia z audytu zewntrznego projektu pn. Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/ realizowanego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Priorytet 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach ( z wyłczeniem Działania 2.5 Promocja Przedsibiorczoci ) Działania 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne. Kielce 2007

2 RAPORT Z AUDYTU 1 Data i miejsce sporzdzenia raportu 2 Numer audytowanego Projektu, tytuł, numer Umowy o dofinansowanie Projektu, roku Raport Wstpny Starostwo Powiatowe w Kielcach, r. Raport Kocowy Biuro Doradztwa Regionalnego, Kielce Projekt nr Z/2.26/II/2.2/3/05 pn. Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006 w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Priorytet 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach (z wyłczeniem Działania 2.5 Promocja Przedsibiorczoci), działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne. Umowa Nr Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 o dofinansowanie Projektu zawarta w dniu 18 sierpnia 2005 r. pomidzy Województwem witokrzyskim Instytucj Wdrajc a Powiatem Kieleckim Beneficjentem. Umowa obowizuje wraz z aneksami: Aneks Nr 1/06/Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 z dnia r. do Umowy Nr Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 dotyczy zmiany w 5 ust.5; Aneks Nr 2/06/Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 do Umowy Nr Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 z dnia r. dotyczy zmiany daty zakoczenia rzeczowej realizacji projektu z na , oraz okrelenia 2

3 3 Nazwa i adres podmiotu realizujcego Projekt daty zakoczenia finansowego realizacji projektu z na , Jednoczenie zmianie ulega okres realizacji projektu okrelony we wniosku projektowym z na r. Aneks nr 3/06/Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 do Umowy Nr Z/2.26/II/2.2/3/05/U/4/05 z dnia r. dotyczy zmiany daty zakoczenia rzeczowej realizacji projektu z na , oraz okrelenia daty zakoczenia finansowego realizacji projektu z na Powiat kielecki Starostwo Powiatowe w Kielcach Kielce Al. IX Wieków Kielc 3 REGON NIP : , : starostwo@powiat.kielce.pl i partnerzy projektu: 1. Powiat m. Kielce Urzd Miasta Kielce ul. Rynek Kielce REGON: NIP , 2. Powiat buski Starostwo Powiatowe w Busku Zdroju, 3

4 Al. Mickiewicza Busko Zdrój REGON: NIP: , 3. Powiat jdrzejowski Starostwo Powiatowe w Jdrzejowie ul. 11 Listopada Jdrzejów REGON: NIP: Powiat kazimierski Starostwo Powiatowe w Kazimierzy Wielkiej ul. Kociuszki Kazimierza Wielka REGON: NIP: Powiat konecki Starostwo Powiatowe w Koskich Ul. Partyzantów Koskie REGON: NIP: Powiat opatowski Starostwo Powiatowe w Opatowie Ul. Sienkiewicza Opatów REGON: NIP: Powiat ostrowiecki Starostwo Powiatowe w Ostrowcu witokrzyskim Ul. Iłecka 37 4

5 Ostrowiec witokrzyski REGON: NIP: Powiat piczowski Starostwo Powiatowe w Piczowie Ul. Zacisze Piczów REGON: NIP: Powiat sandomierski Starostwo Powiatowe w Sandomierzu Ul. Mickiewicza Sandomierz REGON: NIP: Powiat skaryski Starostwo Powiatowe w Skarysku-Kamiennej Ul. Konarskiego Skarysko-Kamienna REGON: NIP: Powiat Starachowicki Starostwo Powiatowe w Starachowicach Ul. Mrozowskiego Starachowice REGON: NIP: Powiat staszowski Starostwo Powiatowe w Staszowie Ul. wierczewskiego Staszów 5

6 4 Nazwa podmiotu przeprowadzajcego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczcych w audycie REGON: NIP: Powiat włoszczowski Starostwo Powiatowe we Włoszczowie Ul. Winiowa Włoszczowa REGON: NIP: Biuro Doradztwa Regionalnego Kielce, ul. Jagielloska 109A NIP: REGON: [0] / [+48 41] Podmiot uprawniony do audytu owiadcza, e nie jest i nie był w przeszłoci w aden sposób powizany z jednostk audytowan. Nie istniej adne przesłanki ograniczajce niezaleno audytorów. Imi: Małgorzata Nazwisko: Szostkiewicz Stanowisko (funkcja): audytor Posiadane uprawnienia: audytor wewntrzny (zawiadczenie Ministra Finansów nr 1789/2005) Nr Upowanienia: 2/BDR/2007 Imi (imiona): Nazwisko: Stanowisko (funkcja): Posiadane uprawnienia: Łukasz Piotrowski audytor audytor wewntrzny 6

7 Nr Upowanienia: (zawiadczenie Ministra Finansów nr 1817/2005) 1/BDR/2007 Audytorzy spełniaj wymagania, o których mowa w art.57 Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o Finansach Publicznych (Dz.U. Nr 249, poz.2104 i Nr 169, poz.1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz.319) 6 Termin Audyt odbył si w dniach od r. przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu Umow na przeprowadzenie audytu Projektu pn. 8 Cel audytu Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006 podpisano dnia 02 kwietnia 2007 roku. Materiały do badania audytowego były zbierane w czasie wizyty audytorów w Wydziale Rozwoju w Starostwie Powiatowym w Kielcach w dniach kwietnia 2007 r. Po zakoczeniu badania przeprowadzono analiz zebranej dokumentacji w siedzibie Biura Doradztwa Regionalnego. Audyt zakoczył si 20 kwietnia 2007r. sporzdzeniem raportu wstpnego z przeprowadzonego audytu Projektu. Efektem audytu ma by uzyskanie zapewnienia, e wydatki poniesione w ramach Projektu s kwalifikowalne, a realizowany Projekt jest zgodny z umow i wnioskami oraz wydanie opinii w tym zakresie. W szczególnoci audyt polega na sprawdzeniu, czy 7

8 działania na które przedstawiono wydatki, rzeczywicie zostały zrealizowane, czy wnioski o płatno s zgodne z wymaganiami zawartymi w umowach oraz czy s poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy wnioski o płatno oraz sprawozdania z realizacji Projektu odpowiadaj we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu ZPORR oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiaj sytuacj finansow i majtkow Projektu, wg stanu na dzie sporzdzenia ww. dokumentów. Audyt jest prowadzony zgodnie z Midzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej, a take powszechnie uznawanymi midzynarodowymi standardami audytu wewntrznego (IIA standards). Jak równie z Wytycznymi Instytucji Zarzdzajcej ZPORR na temat audytu zewntrznego projektów realizowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. 9 Zakres przedmiotowy audytu W wyniku przeprowadzonego przegldu powstał niniejszy raport, przeznaczony dla Starosty Kieleckiego. Dokument ten opisuje wykonane prace, ich wyniki oraz spostrzeenia odnonie realizacji audytowanego Projektu. W celu stwierdzenia, e Projekt realizowany jest zgodnie z umow o dofinansowanie Projektu, a wydatki s kwalifikowalne, w szczególnoci sprawdzeniu podlegało: 8

9 1. Dokumentacja dotyczca Projektu; 2. Czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały rzeczywicie podjte; 3. Sposób archiwizacji dokumentów, który pozwala przeledzi ciek wydatku od przedłoenia wniosku o płatno do poszczególnych faktur; 4. Czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione; 5. Kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujcia na wyodrbnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne; 6. Wiarygodno sprawozda z realizacji Projektu przekazywanych przez Beneficjenta do Instytucji Wdraajcej; poprzez weryfikacj i potwierdzenie wykonania prac w ramach Projektu; 7. Sposób monitorowania Projektu (osigania celu Projektu), raportowania o postpach wdraania Projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zada i podzada Projektu; 8. Zasady dotyczce promocji i reklamy Projektu; 9. Procedury przetargowe w ramach audytowanego projektu nie realizowano adnych zada o wartoci podlegajcej 9

10 zamówieniom w trybie przetargowym. 10 Podjte działania i zastosowane techniki audytu Podczas audytu podjto nastpujce działania: a) oceniono kompletno i rzetelno dokumentacji dotyczcej Projektu poprzez porównanie jej z obowizujcymi przepisami, okrelajcymi zasady realizacji audytowanego Projektu, b) sprawdzono czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały rzeczywicie podjte. W tym celu dokonano analizy dokumentacji Projektu, c) oceniono sposób archiwizacji dokumentów pod ktem, czy pozwala on przeledzi ciek wydatku od poszczególnych faktur do przedłoenia wniosku o płatno. W tym celu dokonano oceny obowizujcych w jednostce zasad obiegu dokumentów oraz sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczcej Projektu, d) na podstawie losowo dobranej próby oceniono, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione; dokonano tego poprzez analiz dokumentów ródłowych potwierdzajcych poniesienie wydatków, w szczególnoci wycigów bankowych, e) na podstawie losowo dobranej próby oceniono kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujcia na 10

11 wyodrbnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne; ocena została dokonana poprzez porównanie dokumentów ródłowych z zapisami ksigowymi oraz wycigami bankowymi z rachunku bankowego prowadzonego dla badanego Projektu, f) oceniono wiarygodno sprawozda z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta do Instytucji Wdraajcej, poprzez weryfikacj i potwierdzenie wykonania prac oraz wykonania usług zamówionych w ramach Projektu; dokonano tego poprzez analiz dokumentów powiadczajcych wydatki, g) oceniono sposób monitorowania Projektu (osigania celu Projektu), raportowania o postpach wdraania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zada i podzada projektu; ocena została dokonana na podstawie uzyskanych wyjanie i dokumentów wiadczcych o monitorowaniu projektu, a take poprzez porównanie harmonogramu realizacji Projektu z dokumentami wiadczcymi o stopniu jego realizacji, h) oceniono zasady dotyczce promocji i reklamy 11

12 Projektu poprzez analiz dokumentów wiadczcych o promocji Projektu, a take poprzez ogldziny pomieszcze w budynku Starostwa Powiatowego w Kielcach, w którym realizowany jest Projekt. Zastosowane podczas audytu techniki to: Badanie zgodnoci/skutecznoci (testy zgodnoci) jedno z narzdzi oceny systemu kontroli wewntrznej, polegajce na zbadaniu sposobu przetwarzania wybranych operacji przez kontrolowany system. Celem bada jest stwierdzenie, czy system działał w sposób cigły (tj. w całym okresie objtym kontrol), spójny (tj. wszystkie operacje podlegajce działaniu systemu traktowane były w sposób jednakowy) i skuteczny (tj. osigał cele zwizane z jego ustanowieniem). Bezporednie badania audytowe (badania/testy wiarygodnoci) 1. W znaczeniu funkcjonalnym jest to zastosowanie procedur przeprowadzania zadania audytowego bezporednio do operacji objtych audytem w celu uzyskania dowodów audytu, a nie opieranie si na wtórnych dokumentach. 2. W przypadku, gdy badaniom kontrolnym poddawana jest próba wybrana z populacji jeden z rodzajów podejcia do kontroli zakładajcy uzyskanie wymaganego poziomu ufnoci, wyłcznie na podstawie bada kontrolnych, tj. bez oceny niezawodnoci systemu kontroli wewntrznej. 3. W audycie finansowym typu powiadczajcego testy 12

13 przeprowadzane w celu stwierdzenia, e informacje zawarte w ksigach rachunkowych lub sprawozdaniu finansowym s rzetelne, kompletne, bezbłdne i sprawdzalne. Testy rzeczywiste weryfikacja zrealizowanych transakcji w celu oceny dokładnoci, wanoci i kompletnoci informacji zawartych w zapisach ksigowych. Dobór losowy prosty statystyczna technika doboru próby, polegajca na losowym wyborze elementów próby z całej populacji przy załoeniu, e kady element populacji ma jednakow szans wyboru do próby. W przypadku audytu wprowadza si na ogół dodatkowy warunek, e raz wybrany element nie bierze udziału w dalszym losowaniu (losowanie bez zwracania). Technika stosowana najczciej w badaniu populacji, która składa si z elementów podobnych wielkoci, charakterem lub ryzykiem na jakie s naraone. Audyt powiadczajcy - obejmuje badanie systemów i operacji finansowych, w tym ocen zgodnoci z przepisami prawa, kontrol systemów kontroli wewntrznej oraz funkcjonowania komórek kontroli wewntrznej i audytu, kontrol działalnoci pod wzgldem legalnoci i rzetelnoci. Badanie to jest podstaw wydania powiadczenia prawidłowoci rozliczania finansowego jednostki kontrolowanej. Zasiganie informacji jedna z procedur 13

14 przeprowadzania zadania audytowego, polegajca na uzyskaniu informacji od osób dysponujcych wiedz na dany temat, obecnych w audytowanej jednostce lub poza ni, w ramach posiadanego upowanienia. Ogldziny procedura przeprowadzania zadania audytowego, polegajca na obserwacji i udokumentowaniu stanu faktycznego składników majtkowych lub przebiegu okrelonej czynnoci. Podczas audytu informacji i wyjanie udzielali: Pani Boena Gumułka Naczelnik Wydziału Rozwoju, Starostwo Powiatowe w Kielcach, Pani Joanna Stachura Podinspektor w Wydziale Rozwoju, Referat Rozwoju i Wdraania Projektów, Starostwo Powiatowe w Kielcach, Pani Marianna Wiesława Chłd Główna Ksigowa w Starostwie Powiatowym w Kielcach, Pani Urszula Grabowska Kierownik Referatu Ksigowoci Wydatków i Funduszy Celowych w Urzdzie Miasta Kielce, Pani Mariola Prdka specjalista ds. obsługi programu stypendialnego w ramach ZPORR, Wydział Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej w Starostwie Powiatowym w Busku Zdroju, Pani Anna Pyrz referent Wydziału Finansowo Budetowego w Starostwie Powiatowym w Busku Zdroju, Pani Małgorzata Krawiec inspektor w 14

15 11 Okres realizacji oraz zwizły opis audytowanego Projektu Wydziale Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej w Starostwie Powiatowym w Jdrzejowie, Pani Renata Janusz inspektor w Wydziale Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej w Starostwie Powiatowym w Jdrzejowie. Tytuł: Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006 Okres realizacji: Rozpoczcie realizacji Projektu r. Zakoczenie rzeczowe realizacji r. Zakoczenie finansowe realizacji r. Celem Projektu jest zwikszenie szans na kontynuacj edukacji na poziomie wyszym młodziey w trudnej sytuacji materialnej, zamieszkałej na obszarach zmarginalizowanych. Projekt bdzie realizowany w partnerstwie na podstawie Porozumienia zawartego w dniu 30 czerwca 2005r. pomidzy 14 powiatami z woj. witokrzyskiego. Koordynatorem działa zwizanych z przygotowaniem i realizacj projektu jest Powiat Kielecki Beneficjent. Liczba Beneficjentów Ostatecznych: 1615 osób Rodzaj realizowanego wsparcia: Stypendia dla studentów Całkowita warto Projektu: ,00 PLN. 15

16 12 Ustalenia stanu faktycznego Całkowite wydatki kwalifikowalne: ,00 PLN ródła informacji ujtych w raporcie: Informacje ujte w raporcie zostały opracowane przez Małgorzat Szostkiewicz i Łukasza Piotrowskiego na podstawie danych uzyskanych z dokumentów ródłowych oraz wyjanie dotyczcych Projektu, otrzymanych podczas bezporedniego badania audytowego, przeprowadzonego w dniach kwietnia 2007 r. Zasady realizacji projektu oraz podział obowizków w Powiecie Kieleckim (koordynator projektu) okrelaj: Zarzdzenie Nr 32/2005 Starosty Kieleckiego z dnia r. w sprawie powołania komisji ds. stypendiów z powiatu kieleckiego w roku akademickim 2005/2006. Protokoły I/2005 XV/2005 z posiedzenia Komisji ds. stypendiów w Kielcach. Uchwała Nr V/19/07 Rady Powiatu w Kielcach z dnia 16 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia zmian do regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kielcach. Tekst jednolity regulaminu organizacyjnego uwzgldniajcy zmiany uchwalone, Uchwała Nr XXIV/24/2001 Rady Powiatu w Kielcach z dnia 30 sierpnia 2001 r. w sprawie uchwalenia statutu Powiatu Kieleckiego. 16

17 Regulamin przyznawania i przekazywania stypendiów na wyrównanie szans edukacyjnych dla studentów z powiatów Województwa witokrzyskiego na rok akademicki 2005/2006, Schemat wdraania projektu Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006, Uchwała Nr 36/05 Rady Powiatu Kielcach z dnia 29 czerwca 2005 r. w sprawie wyraenia zgody na przystpienie Powiatu Kieleckiego do porozumienia dotyczcego przyjcia niektórych praw i obowizków innych jednostek samorzdu terytorialnego w zakresie udzielania stypendiów w ramach Działania 2.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego na lata 2005/2006 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i budetu pastwa, Porozumienie zawarte dnia 30 czerwca 2005 roku w Starostwie Powiatowym w Kielcach na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorzdzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz z póniejszymi zmianami) pomidzy: powiatami Województwa witokrzyskiego w sprawie przygotowania i realizacji II typu 17

18 projektu pn.: Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006 w Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR) Priorytetu II Działania 2.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego i budetu pastwa, Umowy zlecenia z pracownikami realizujcymi projekt. Zasady gospodarki finansowo-ksigowej w Powiecie Kieleckim okrelaj: Zarzdzenie Nr 31/06 Starosty Kieleckiego z dnia 30 padziernika 2006 r. w sprawie przepisów wewntrznych regulujcych gospodark finansow w starostwie Powiatowym w Kielcach Załcznik Nr 1 Zakładowy Plan Kont dla Starostwa Powiatowego, Załcznik Nr 2 Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksigowych, Załcznik Nr 3 Instrukcja w sprawie gospodarki majtkiem trwałym, inwentaryzacji majtku i zasad odpowiedzialnoci za powierzone mienie, Załcznik Nr 4 Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, 18

19 Załcznik Nr 6 Instrukcje w sprawie ewidencji i kontroli druków cisłego zarachowania Załcznik Nr 7 Regulamin kontroli wewntrznej. Zarzdzenie wewntrzne nr 3/06 Starosty Kieleckiego z dnia 10 lutego 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Starostwie Powiatowym w Kielcach. Wszystkie te dokumenty opisuj polityk rachunkowoci i ciek audytu. Akty wewntrzne regulujce zasady gospodarki finansowo ksigowej s zgodne z zapisami Art.10 ust.1 pkt 3 Ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 o rachunkowoci (Dz. U Nr 76 poz.694 z pón. zmianami). W oparciu o powysze ustalenia stwierdzamy, e ryzyko niewłaciwego zaksigowania rodków w przypadku Beneficjenta audytowanego Projektu jest na poziomie NISKIM. Zdarzenia gospodarcze dotyczce Projektu s ujte w ksigach rachunkowych wg systematyki okrelonej w Zakładowym Planie Kont. Przy zaciganiu i regulowaniu zobowiza dotyczcych Projektu beneficjent stosował prawidłowe procedury. Dokumenty finansowe wystawione zostały w okresie realizacji Projektu. Na dokumentach ksigowych widoczna jest kontrola 19

20 operacji gospodarczych. Wydatków niekwalifikowalnych nie stwierdzono. Przebadane dowody ksigowe dotyczce wydatków Projektu zostały sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zaakceptowane przez osoby upowanione. Funkcjonalny system kontroli finansowej 1 w jednostce naley uzna za prawidłowy. Wszystkie kontrole uwidocznione s na dokumentach ródłowych w postaci odpowiednich adnotacji potwierdzajcych, e wydatek jest merytorycznie słuszny, prawidłowo obliczony i kwalifikowalny. wiadczy to o kontroli dokonywanej przez osoby odpowiedzialne merytorycznie i rachunkowo. W Powiecie Kieleckim listy wypłat stypendiów: Sporzdza: pracownik Wydziału Rozwoju, Sprawdza pod wzgldem merytorycznym: Naczelnik Wydziału Rozwoju, Sprawdza pod wzgldem formalnorachunkowym: pracownik Wydziału Budetu i Finansów, Zatwierdza: Skarbnik Powiatu i Starosta. W Powiecie Buskim: Sporzdza: pracownik Wydziału Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej, Sprawdza pod wzgldem merytorycznym: 1 System kontroli wewntrznej Przyjty w jednostce system zarzdzania (procedury, instrukcje, zasady, mechanizmy) dajce racjonaln pewno, e cele jednostki zostan osignite. 20

21 Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej, Sprawdza pod wzgldem formalnorachunkowym: pracownik Wydziału Finansowo-Budetowego, Zatwierdza do wypłaty: Skarbnik Powiatu i Starosta. W Powiecie Jdrzejowskim: Sporzdza: pracownik Wydziału Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej, Sprawdza pod wzgldem merytorycznym: Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej, Sprawdza pod wzgldem formalnorachunkowym: pracownik Wydziału Finansowo-Budetowego i główny ksigowy, Zatwierdza do wypłaty: Skarbnik Powiatu i Starosta lub Wicestarosta. Zastosowane rozwizania s zgodne z ustaw o rachunkowoci w zakresie zatwierdzania dokumentów do ujcia w ksigach rachunkowych. Beneficjent prowadzi wydzielon ewidencj ksigow dla potrzeb Projektu. Rejestry ksigowe, dotyczce operacji finansowych realizowanych w ramach Projektu, maj opisy pozwalajce na identyfikacj operacji finansowych w Projekcie. W badanych obszarach dokonano nastpujcych 21

22 ustale: 1. Dokonano analizy prawidłowoci i rzetelnoci dokumentacji dotyczcej Projektu. Badaniem objto wybran prób dokumentacji prowadzon przez Beneficjenta Powiat Kielecki oraz Powiat Jdrzejowski i Powiat Buski Partnerów w projekcie. Ocenie poddano ogóln dokumentacj dotyczc Projektu, tj. wnioski o dofinansowanie realizacji Projektu, sprawozdania kwartalne, półroczne i roczne, wnioski beneficjenta o płatno jak równie dokumentacj dotyczc Beneficjentów Ostatecznych. Dokumentacj dotyczc Beneficjentów Ostatecznych, uczestniczcych w Projekcie sprawdzono w 10 % - oceniono ich kwalifikowalno, prawidłowo i rzetelno prowadzonej dokumentacji. Dokumentacj dotyczc projektu naley, zdaniem audytorów, uzna za rzeteln (rzetelno kryterium audytu obejmujce wypełnienie obowizków z naleyt starannoci, sumiennie i we właciwym czasie; wypełnienie zobowiza zgodnie z ich treci; przestrzeganie wewntrznych reguł funkcjonowania danej jednostki (w szczególnoci okrelonego dla poszczególnych komórek i osób zakresu obowizków); dokumentowanie okrelonych działa lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistoci, 22

23 we właciwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania okrelonych faktów i okolicznoci) i prawidłow (prawidłowo jeden z elementów oceny w audycie finansowym, oznacza sprawdzenie zgodnoci operacji z przepisami prawa). System kontroli wewntrznej: W wyniku oceny mechanizmów funkcjonalnej kontroli wewntrznej stwierdzamy, e zidentyfikowane mechanizmy kontroli wewntrznej s adekwatne do realizowanych zada. Ponadto przeprowadzono testy zgodnoci majce na celu ocen, czy wdroone procedury kontrolne funkcjonuj naleycie i s stosowane. W zwizku z tym stwierdza si, e ryzyko niewłaciwego wykorzystania rodków w przypadku Beneficjenta Projektu pn. Stypendia dla studentów w Województwie witokrzyskim na rok akademicki 2005/2006 jest na poziomie NISKIM. 2. Sprawdzono, czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu, zostały rzeczywicie podjte. Działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji zostały przez jednostk podjte w takim zakresie, jaki przewidywał harmonogram do dnia audytu. Ustalenia takiego dokonano poprzez porównanie wniosku o płatno oraz zgromadzonej przez jednostk dokumentacji 23

24 ródłowej powiadczajcej realizacj Projektu. Koordynator i kady z Partnerów powołali komisje stypendialne. Komisja Stypendialna powołana Zarzdzeniem Nr 32/2005 Starosty Kieleckiego dokonała weryfikacji wniosków o przyznanie stypendium finansowanego ze rodków Europejskiego Funduszu Społecznego i budetu pastwa. Utworzono równie listy rezerwowe na wypadek utraty przez studenta prawa do przyznanego stypendium. Audytorzy stwierdzili, e uczestnicy Projektu zostali zakwalifikowani do udziału w Projekcie w sposób poprawny, a rekrutacja odbyła si w sposób przejrzysty i gwarantujcy sprawiedliwy dobór uczestników Projektu. 3. Oceniono prawidłowo obiegu dokumentów, który pozwala przeledzi ciek wydatku od poszczególnych faktur do przedłoenia wniosku o płatno. Na podstawie badania ksig rachunkowych, w zakresie ujcia wydatków zwizanych ze stypendiami wypłacanymi studentom, naley stwierdzi, e wydatki poniesione w ramach realizowanego Projektu s ksigowane poprawnie. Dokonano równie oceny kwalifikowalnoci kosztów i sposobu ich dokumentowania. Nie stwierdzono nieprawidłowoci. 24

25 Dokumenty potwierdzajce wydatki s rzetelne. Prowadzona ewidencja ksigowa jest zgodna z zapisami Zakładowego Planu Kont dla działa realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ujtymi w polityce rachunkowoci. Jednostka prowadzi ksigowo Projektu w taki sposób, e mona przeledzi przebieg zdarze zwizanych z realizacj Projektu od powstania zobowizania, poprzez wydatek, do sprawozdania z realizacji projektu. 4. Sprawdzono, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. Wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. wiadcz o tym wycigi bankowe z wydzielonego konta dla Projektu oraz raporty kasowe. Beneficjent Projektu po otrzymaniu rodków z Instytucji Wdraajcej na realizacj Projektu, przekazywał rodki na rachunki bankowe Partnerów wg podziału, wynikajcego z Porozumienia zawartego pomidzy Powiatem Kieleckim a Partnerami w projekcie ( 6). Beneficjent przekazywał równie rodki dla Beneficjentów Ostatecznych tj. dla studentów z Powiatu Kieleckiego. Partnerzy przekazywali do Powiatu informacje o wydatkowaniu 80 % otrzymanych rodków z danej 25

26 transzy w formie wniosku beneficjenta o płatno, wraz z potwierdzonymi za zgodno z oryginałem kopiami faktur/innych dokumentów ksigowych o równorzdnej wartoci dowodowej potwierdzajce dokonanie wydatków, oraz kopie wycigów bankowych potwierdzajce dokonanie płatnoci. Do dnia audytu stypendia były wypłacone Beneficjentom Ostatecznym w miesicach: - grudzie 2005r., - lipiec 2006r., - grudzie 2006r.. Opini wydano po sprawdzeniu wydatków z nastpujcych wniosków o płatno: Wniosek o płatno poredni za okres od 30/06/2005 do 09/01/2006 złoony kwota wydatków kwalifikowalnych objtych wnioskiem ,51 PLN; Wnioskowana kwota ,00 PLN. Wniosek o płatno poredni za okres od 10/01/2006 do 31/08/2006 złoony r. kwota wydatków kwalifikowanych objtych wnioskiem ,00 PLN. Wnioskowana kwota ,00 PLN Wydatki oceniono pod wzgldem kwalifikowalnoci, terminowoci i sposobu zapłaty, sposobu 26

27 udokumentowania oraz sposobu ujcia w ksigach rachunkowych. Badaniu poddano dokumenty ródłowe wybrane w próbie, wiadczce o poniesionym koszcie. Wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywicie poniesione. wiadcz o tym wycigi bankowe z wydzielonego konta dla Projektu oraz listy wypłat stypendiów. Do dnia audytu w ramach realizacji Projektu Beneficjent otrzymał trzy transze rodków. I transza dn r. w kwotach: ,09 PLN (Europejski Fundusz Społeczny), ,70 PLN (Budet Pastwa); II transza dn r. w kwotach: ,41 PLN (Europejski Fundusz Społeczny), ,21 PLN (Budet Pastwa). III transza dn r. w kwotach: ,15 PLN (Europejski Fundusz Społeczny), ,05 PLN (Budet Pastwa). 5. Oceniono kwalifikowalno poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujcia na wyodrbnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodno kwot wynikajcych z wniosków o płatno z zapisami ksigowymi, w rozbiciu na 27

28 poszczególne kwoty kwalifikowalne. Rachunkowo projektów EFS prowadzonych przez Powiat Kielecki obejmuje nastpujce działania: Wspomaganie ksigowoci przez system informatyczny FK PROKOMP, Na dowodach ksigowych zwizanych z projektem znajduj si nastpujce elementy: - dekretacja, - podpis upowanionych pracowników, - potwierdzenie sprawdzenia pod wzgldem formalnym i merytorycznym, - numer umowy w ramach której nastpuje płatno. Na podstawie przebadanej próby naley stwierdzi, e beneficjenci ostateczni s właciwie zakwalifikowani do Projektu. Jednoczenie stwierdzono, e wydatki zwizane z udziałem tych osób w projekcie zostały prawidłowo przyporzdkowane do wydatków kwalifikowanych. Poniesione wydatki s prawidłowo udokumentowane i ujte na kontach ksigowych prowadzonych na potrzeby Projektu. Operacje rodkami finansowymi dla Projektu były prowadzone z wyodrbnionego rachunku bankowego. Porównanie wniosków o płatno z zapisami ksigowymi oraz dokumentami ródłowymi w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane nie wykazało nieprawidłowoci. Badaniu poddano wydatki, które rozliczono we wnioskach o płatno złoonych do Instytucji 28

29 Wdraajcej. 6. Oceniono wiarygodno sprawozda z realizacji Projektu przekazywanych przez Beneficjenta do Instytucji Wdraajcej. Badanie wiarygodnoci sprawozda z realizacji Projektu przekazywanych przez Beneficjenta nie wskazało rónic pomidzy stanem faktycznym a informacjami zawartymi w sprawozdaniach z realizacji Projektu. Badaniu poddano nastpujce sprawozdania: Sprawozdanie okresowe za III kwartał 2005 r. złoone dnia r. Sprawozdanie okresowe za IV kwartał 2005 r. złoone dnia r. Sprawozdanie roczne za rok 2005 z dnia r. Sprawozdanie okresowe za I kwartał 2006 r. złoone dnia r. Sprawozdanie okresowe za II kwartał 2006 r. złoone dnia r. Sprawozdanie za II półrocze 2006r. złoone dnia r., korekta z dnia r. Sprawozdanie roczne za 2006r. złoone dnia r. Sprawozdania zostały zaakceptowane przez Instytucj Wdraajc. 29

30 7. Oceniono sposób monitorowania Projektu. Sposób monitorowania Projektu jest zgodny z tym, co wskazano we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu. Koordynator przeprowadził kontrol realizacji projektu u Partnera w Powiecie Skaryskim. W celach monitorowania projektu, Koordynator zbiera od Partnerów miesiczne Informacje finansowe oraz Informacje merytoryczne z realizacji projektu. Do dnia audytu realizacja projektu w Powiecie Kieleckim nie była kontrolowana przez Instytucj Wdraajc, ani aden inny podmiot zewntrzny. 8. Oceniono zasady dotyczce promocji i reklamy Projektu. Działania promocyjne i informacyjne dotyczce Projektu prowadzone s zgodnie z Rozporzdzeniem Komisji Europejskiej (KE) nr 1159/2000 z dnia 30 maja 2000 r. w sprawie prowadzenia przez pastwa członkowskie działa informacyjnych dotyczcych pomocy z funduszy strukturalnych. Działania promocyjne miały na celu podniesienie wiadomoci społecznoci lokalnej o roli jak spełnia Europejski Fundusz Społeczny i Budet Pastwa w 30

31 zakresie udzielania pomocy finansowej studentom oraz informowanie Beneficjentów ostatecznych o moliwoci korzystania ze rodków. Działania promocyjne przebiegały w nastpujcy sposób: Ogłoszenie o naborze wniosków w prasie regionalnej, Informacja na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Kielcach oraz stronach internetowych Partnerów projektu, Informacje o projekcie zamieszczano na tablicach ogłosze w urzdach, plakaty informacyjne o zasadach korzystania ze stypendiów, logotypy zamieszczano na korespondencji dotyczcej realizacji projektu, udzielano wywiadów dla lokalnej prasy, radia i TV, wykonano materiały promocyjne: tabliczki informacyjne, naklejki, kalendarze, zakładki, długopisy. 13 Okrelenie wielkoci próby oraz metodologii jej doboru 9. Procedury przetargowe W ramach projektu nie prowadzono postpowa przetargowych. W celu oceny kwalifikowalnoci wydatków zastosowano próbkowanie według prawdopodobiestwa proporcjonalnych wielkoci (PPS Probability Proportional to Size) przy załoonym progu istotnoci na poziomie 3%, a poziomie ufnoci 95%. 31

32 Prób wydatków wybrano sporód wydatków rozliczanych w nastpujcych wnioskach o płatno: Wniosek za okres , Wniosek za okres , SUMA ,51 Zastosowano nastpujcy wzór: n = d w BV * λ + 1 ( d * w ) Przyjto nastpujce parametry: BV warto ksigowa populacji = ,51 PLN d w błd dopuszczalny = 3% = ,15 d o błd oczekiwany 2 = 0 λ współczynnik niezawodnoci = 3 w r współczynnik rozszerzajcy precyzj = brak o r Ustalono e próba (n) dla działania 2.2obejmie 101 jednostek logicznych (jednostk logiczn jest 1 PLN). Jednostki te zostan dobrane przy pomocy interwału i=6839 Pierwsz jednostk logiczn bdzie jednostka 5000 Podczas realizacji audytu do oceny kwalifikowalnoci beneficjentów ostatecznych zastosowano metod próbkowania według atrybutów metod stałej próby, 2 Błd oczekiwany wielko błdu, jakiej kontroler/audytor spodziewa si w danej populacji, oceniana na podstawie wiedzy o obszarze objtym kontrol/audytem oraz wyników wczeniejszych kontroli/audytów. W statystycznych metodach doboru próby wykorzystywany przy okrelaniu rozkładu statystycznego badanej cechy oraz wyznaczaniu liczebnoci próby. 32

33 która miała na celu wyłonienie osób, beneficjentów ostatecznych, na przykładzie których przeprowadzono testy przegldowe majce na celu oceni kwalifikowalno tych osób do udziału w projekcie oraz przebieg ich udziału w projekcie. 15 Okrelenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybie Audytorzy dokonali przegldu i weryfikacji wszystkich kluczowych dla oceny Projektu zagadnie. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji stwierdzono brak błdów i uchybie, które mogłyby wpłyn na wydanie przez audytorów pozytywnej opinii o badanym Projekcie. 16 Rekomendacje Zaleca si stworzy wewntrzny system nadzoru Koordynatora nad Partnerami w celu lepszego monitorowania realizacji projektu. Niniejszy raport zawiera 33 strony. Integraln czci Raportu s załczniki: Załcznik Nr 1 Lista Kontrolna Beneficjentów Ostatecznych Załcznik Nr 2 Lista Kontrolna wydatków kwalifikowalnych Małgorzata Szostkiewicz Audytor wewntrzny Zawiadczenie Ministra Finansów Nr 1789/2005 Łukasz Piotrowski Audytor wewntrzny Zawiadczenie Ministra Finansów Nr 1817/2005 Kielce, dnia r. 33