Załcznik nr 2 do SIWZ SR.III/ZP/U /09. Wstp

Transkrypt

1 Załcznik nr 2 do SIWZ SR.III/ZP/U /09 Zamówienie współfinansowane przez Uni Europejsk ze rodków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze rodków budetu Województwa Mazowieckiego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewntrznego działa zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata (RPD PT PO KL). Symbol dostaw, usług lub robót budowlanych zgodnie z CPV usługi audytu Wstp Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej POKL jest dokumentem Instytucji Poredniczcej i obejmuje działania planowane do realizacji przez IP i podległe jej Instytucje Poredniczce II stopnia, ROEFS i/lub Beneficjentów Systemowych. Okres realizacji RPD PT PO KL jest zgodny z okresem roku budetowego, na który został zatwierdzony, za wyjtkiem lat , kiedy RPD PT PO KL obejmuje okres dwóch lat budetowych. W skład RPD PT PO KL wchodz Plan Kontroli, Plan Szkole, Plan Kosztów Instytucji, Plan Działa Ewaluacyjnych, Plan Działa Informacyjno-Promocyjnych, Plan Kosztów Wdraania. W województwie mazowieckim RPD PT PO KL był realizowany przez nastpujce instytucje: Urzd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego (UMWM) Instytucja Poredniczca (IP), Mazowieck Jednostk Wdraania Programów Unijnych (MJWPU) Instytucja Poredniczca II stopnia (IP2), Wojewódzki Urzd Pracy w Warszawie (WUP) Instytucja Poredniczca II stopnia (IP2). Warto RPD PT PO KL na rok dla Województwa Mazowieckiego wynosiła ,00 zł, z czego dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego wynosiło ,10 zł. Instytucja Poredniczca Urzd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego dysponował rodkami w wysokoci ,00 zł, w tym ,00 zł na działalno ROEFS, natomiast Instytucje Poredniczce II stopnia: Mazowiecka Jednostka Wdraania Programów Unijnych kwot ,00 zł, Wojewódzki Urzd Pracy kwot ,00 zł. Na poszczególne Plany zaplanowane zostały ponisze kwoty: Plan Kontroli ,00 zł Plan Szkole ,00 zł

2 Plan Kosztów Instytucji ,00 zł Plan Działa Ewaluacyjnych ,00 zł Plan Działa Informacyjno-Promocyjnych ,00 zł Plan Kosztów Wdraania ,00 zł W ramach RPD PT PO KL : finansowani byli pracownicy IP oraz IP2: UMWM 24 osoby WUP 15 osób MJWPU 290 osób zrealizowano łcznie 56 szkole dla pracowników instytucji wdraajcych POKL, dotyczcych zasad dokonywania wyboru projektów w POKL, finansowania i rozliczania projektu finansowanego z EFS w okresie programowania , kwalifikowalnoci kosztów w ramach EFS, sprawozdawczoci PO KL, ewaluacji PO KL, kontroli i audytu funduszy strukturalnych, zasad udzielania Pomocy Publicznej w PO KL, finansowo-ksigowych aspektów realizacji projektów współfinansowanych z EFS, prawa zamówie publicznych, efektywnego rozliczania projektów i monitoringu opiekunowie projektów systemowych i konkursowych, programowanie i wdraanie projektów realizowanych w ramach EFS, szkolenia dla członków KOP. zrealizowano 13 działa informacyjno-promocyjnych: szkolenia i spotkania informacyjne dla beneficjentów, akcje informacyjno-promocyjne w mediach, wydawnictwa, materiały informacyjnopromocyjne, organizacja konferencji i seminariów. przeprowadzono konkurs na Regionalne Orodki Europejskiego Funduszu Społecznego (6 ROEFS). Dokumenty dotyczce realizacji pomocy technicznej POKL stanowi: umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej na lata POKL, sprawozdania z realizacji działa w ramach Pomocy Technicznej PO KL, wnioski o płatno (26 + korekty), dokumenty potwierdzajce poniesione wydatki pozostajce w dyspozycji beneficjentów rodków. Zakres audytu 1. Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowizany bdzie do sporzdzenia raportu, w którym przedstawi opini, odnoszc si do nastpujcych kwestii: a) czy działania, na które przedstawiono wydatki, rzeczywicie zostały zrealizowane, Strona 2 z 6

3 b) czy wnioski o płatno złoone w ramach RPD PT PO KL na lata s zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy technicznej w ramach PO KL, c) czy wnioski o płatno złoone w ramach RPD PT PO KL na rok s poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzajcymi poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równowanej wartoci dowodowej) poprzez badanie, czy stanowi podstaw dokonania zapisów w ksigach rachunkowych, w czci dotyczcej realizacji działa, d) czy wnioski o płatno oraz sprawozdania z realizacji działa odpowiadaj we wszystkich istotnych aspektach wymogom Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiaj sytuacj finansow i majtkow według stanu na dzie sporzdzenia ww. dokumentów; 2. Podczas realizacji audytu Wykonawca zweryfikuje i dokona oceny efektywnoci i skutecznoci procedur przeprowadzania działa, finansowanych w ramach RPD PT PO KL na lata oraz systemu kontroli wewntrznej jednostki w zakresie: a) prawidłowoci realizacji działa podjtych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a take wewntrznych procedur Zamawiajcego; b) sposobu archiwizacji dokumentów, pozwalajcych na przeledzenie cieki wydatku; c) kwalifikowalnoci poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania; d) wiarygodnoci sprawozda z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikacj i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania zamówionych usług; e) poprawnoci realizacji działa dotyczcych promocji i informacji (zgodnoci z zasadami); f) poprawnoci udzielania zamówie publicznych; g) efektywnoci wydatkowania rodków publicznych; h) zgodnoci prowadzenia rachunkowoci z przepisami ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, z pón. zm.), w czci dotyczcej realizowanych działa; i) sprawdzenia, czy jest prowadzona wyodrbniona ewidencja ksigowa dla RPD PT PO KL; j) zgodnoci realizowanych działa w ramach RPD PT PO KL na lata z zapisami Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Pomocy technicznej PO KL ; k) realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem okrelonym w Umowie o dofinansowaniu Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególnoci w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na lata ; Strona 3 z 6

4 l) zgodnoci informacji zawartych we wnioskach o płatno i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy technicznej w ramach PO KL obejmujcych RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji finansowoksigowej. 3. Audyt powinien zosta przeprowadzony zgodnie z co najmniej jednym z wymienionych poniej standardów: a) Midzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; b) Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajow Izb Biegłych Rewidentów; c) Midzynarodowymi Standardami Audytu Wewntrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); d) Standardami kontroli wydanymi przez Komisj Standardów Kontroli Midzynarodowej Organizacji Najwyszych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. 4. Do zada Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejsz, przed rozpoczciem wykonywania usługi audytu, naley opracowanie i przedstawienie Zamawiajcemu do akceptacji programu audytu zawierajcego szczegółow metodologi prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji zadania, projektów list sprawdzajcych, wskazanie osób do wywiadów - w terminie 5 dni od podpisania umowy. 5. Wykonawca zobowizuje si wykona audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiajcego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiajcego na pimie. 6. Zamawiajcy udostpni Wykonawcy w siedzibie Zamawiajcego, a pozostałe instytucje uczestniczce w realizacji RPD PT PO KL w swoich siedzibach, materiały ródłowe dotyczce badanego obszaru osobom wykazanym w złoonej ofercie, po uprzednim złoeniu przez te osoby owiadcze o zachowaniu w tajemnicy danych i informacji powzitych w trakcie audytu, a w szczególnoci: a) RPD PT PO KL; b) opisy stanowisk pracy pracowników finansowanych w ramach PT PO KL; c) wnioski beneficjenta o płatno złoone w ramach RPD PT PO KL; d) sprawozdania z realizacji działa w ramach Pomocy Technicznej PO KL, obejmujce swym zakresem RPD PT PO KL za lata ; e) wewntrzne procedury Zamawiajcego oraz podmiotów, w których realizowanych jest RPD PT PO KL regulujce weryfikowane obszary działania tj. np. procedury dotyczce udzielania zamówie Strona 4 z 6

5 publicznych, podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Zamawiajcego, procedury obiegu dokumentów ksigowych i zasad organizacji rachunkowoci w jednostce; f) dokumentacj dotyczc zamówie publicznych zrealizowanych w ramach RPD PT PO KL; g) dokumentacj dotyczc przeprowadzonych szkole, działa informacyjno-promocyjnych oraz innych działa podjtych w ramach RPD PT PO KL za lata Wykonawca zobowizuje si do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiajcego, w zwizku z wykonaniem zobowiza wynikajcych z umowy. 8. Przekazanie, ujawnianie oraz wykorzystywanie informacji, otrzymanych przez Wykonawc od Zamawiajcego, w szczególnoci informacji niejawnych stanowicych tajemnic pastwow, tajemnic słubow, a take inn bdc przedmiotem umowy moe nastpi wyłcznie wobec podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów obowizujcego prawa i w zakresie okrelonym umow. 9. Wykonawca odpowiada za szkod wyrzdzon Zamawiajcemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiajcego wbrew postanowieniom umowy. Zobowizanie to wie Wykonawc równie po wykonaniu przedmiotu umowy lub jej rozwizaniu, bez wzgldu na przyczyn i podlega wyganiciu według zasad okrelonych w przepisach dotyczcych ochrony informacji niejawnych. 10. Wykonawca sporzdzi raport z audytu na podstawie zbadania całoci ogółem poniesionych wydatków lub próbki dokumentacji dotyczcej wykonanych działa, zgodnie ze wzorem okrelonym przez IZ PO KL stanowicym załcznik nr 11 do Zasad realizacji Pomocy technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 5 lutego 2009 r. Raport musi zawiera w szczególnoci informacj o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a take o zastosowanym doborze próby. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, okrelonych w ofercie Wykonawcy, Wykonawca przedstawi przedstawicielowi Zamawiajcego dokumenty potwierdzajce zastosowane techniki. 11. Zamawiajcy zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzee do treci raportu i opinii w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania. 12. Wykonawca przekae Zamawiajcemu poprawione wersje raportu w terminie 3 dni od otrzymania zastrzee i uwag. 13. Nie zgłoszenie uwag i zastrzee, o których mowa w punkcie 12, bd przekazanie poprawionej wersji raportu, oznacza wykonanie przedmiotu umowy. 14. Kocowy raport powstały w wyniku audytu powinien by przedstawiony w trzech egzemplarzach, kady w formie pisemnej w jzyku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania owiadcze woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami Strona 5 z 6

6 noniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM. Dokumenty te powinny zosta oznaczone obowizujcymi logotypami Europejskiego Funduszu Społecznego. 15. Wszystkie dokumenty bdce rezultatem realizacji przez Wykonawc zamówienia powinny zosta oznaczone obowizujcymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszc im informacj o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczcych oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki znajdujcych si na stronie internetowej pod adresem: Zamawiajcy zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zamówienia przez upowanionego przedstawiciela Zamawiajcego na kadym jego etapie. Celem kontroli bdzie potwierdzenie realizacji usługi zgodnie ze złoon ofert oraz podpisan umow. Strona 6 z 6