PROCEDURY l METODYKA PRZEPROWADZANIA AUDYTU WEWNTRZNEGO

Transkrypt

1 Załcznik do Uchwały nr 157/04 z dnia 17 maja 2004 r Zarzdu Powiatu Pabianickiego PROCEDURY l METODYKA PRZEPROWADZANIA AUDYTU WEWNTRZNEGO KARTA AUDYTU WEWNTRZNEGO Okrela prawa i obowizki audytora, do najwaniejszych praw zalicza si: 1. Prawo dostpu do wszystkich dokumentów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych ródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenie audytu. 2. Prawo dostpu do pomieszcze jednostki w których przeprowadzany jest audyt. 3. Prawo uzyskania od kierownika i pracowników jednostki informacji oraz wyjanie w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzania audytu. 4. Prawo do przeprowadzenia audytów finansowych, systemowych, działalnoci informatycznych, zarzdzania, gospodarnoci, wydajnoci, efektywnoci i innych. W/w uprawnienia audytor posiada z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych. Do najwaniejszych obowizków zalicza si: 1 Programowanie i planowanie audytu. 2. Interpretuje zasady i procedury oraz stosuje standardy rachunkowoci i audytu do oceny systemów finansowych i operacyjnych jednostki. 3. Identyfikuje i analizuje przyczyny uchybie i nieprawidłowoci i przedstawia alternatywne rozwizania, które mog przynie podane rezultaty. 4. Opracowuje zalecenia celem doprowadzenia działa jednostki do zgodnoci z celami i zdaniami. 5. Przygotowuje dokumenty robocze, zestawienia i sprawozdania.

2 .DZIAŁANIA WSTPNE PLANOWANEGO AUDYTU 1. Oszacowanie i ocena czynników ryzyka. 2. Zbieranie informacji bazowych o czynnociach jakie maj zosta poddane kontroli. 3. Zadania kontrolowanej jednostki, jej cele i plany. 4. Informacje organizacyjne o jednostce kontrolowanej. 5. Plan finansowy i dane finansowe dotyczce obszarów działalnoci, które maj by poddane kontroli. 6. Okrelenie zasobów koniecznych do przeprowadzenia audytu. 7. Komunikowanie si ze wszystkimi osobami z jednostki kontrolowanej oraz omawianie z nimi tematów jak: - planowane cele audytu; - zakres prac audytu; - opis procedur i technik bada; - proces informacji - jej wymiany przez cały czas trwania audytu z osobami, które bd za to odpowiedzialne. II. PLAN AUDYTU > Roczny plan audytu przygotowuje audytor wewntrzny w porozumieniu z Zarzdem Powiatu Pabianickiego w terminie ustawowym t.j. do 30 padziernika kadego roku. Plan ten zawiera min.: 1. Tematy audytu wewntrznego. 2. Harmonogram prac audytorskich. 3. Obszary, które powinny zosta objte audytem. 4. Analiza ryzyka. III. NARADA OTWIERAJCA Kade rozpoczcie audytu rozpoczyna (otwiera) narada otwierajca, w której udział bierze audytor wewntrzny, kierownik i pracownicy jednostki audytowanej. Problemy omawiane na naradzie otwierajcej to:

3 1. Terminy i czas trwania poszczególnych prac audytowych oraz wszelkich kwestii majcych wpływ na terminy. 2. Tematyka i cel audytu - zarysowanie ogólnego planu audytu. 3. Załoenia organizacyjne - wyjanienia w jaki sposób przedstawia si bdzie ustalenia audytora w czasie jego trwania. 4. Jak bd uwzgldniane sugestie kierownictwa jednostki audytowanej w zakresie prowadzonego audytu. 5. Współpraca organizacyjna. 6. Metodyka audytu. IV. PRZEPROWADZENIE ZADANIA AUDYTOWEGO Audytor Wewntrzny sprawdza czy okrelone cele i zadania jednostki audytowanej s zgodne z celami i zadaniami przez: 1. Zapoznanie si z dokumentami słubowymi. 2. Uzyskanie wyjanie i informacji od pracowników jednostki audytowanej. 3. Odbywanie narad z pracownikami jednostki audytowanej. 4. Obserwacje wykonywania zada przez pracowników jednostki audytowanej. 5. Przeprowadzenie ogldzin w przypadku gdy naley zweryfikowa stan lub istnienie zasobów komórki audytowanej. 6. Rekonstrukcje wydarze lub oblicze pozwalajcych oceni dokładno i prawidłowo stosowanych działa oraz wiarygodnoci wyników. 7. Sprawdzenie rzetelnoci informacji i porównanie jej z informacj z innego ródła. 8. Porównanie okrelonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagajcych wyjanie. Audytor Wewntrzny w procesie audytu stosuje równie: - graficzna analiz procesów; - badanie próbek (testowanie); - przeprowadzanie testów; - badania analityczne.

4 V. NARADA ZAMYKAJCA Elementem koczcym zadanie audytora jest narada zamykajca: przedstawiajca wstpne ustalenia i wnioski zawarte w projekcie sprawozdania. Udział bior: audytor, kierownik jednostki organizacyjnej i pracownicy badanej jednostki. Projekt sprawozdania dostarczony jest kierownikowi jednostki audytowanej celem ustosunkowania si do jego treci. VI. SPRAWOZDANIE Z PRZEPROWADZONEGO AUDYTU Po naradzie zamykajcej audytor sporzdza kocowe sprawozdanie z przeprowadzonego audytu. > Sprawozdanie to podpisuje równie kierownik jednostki organizacyjnej w której przeprowadzony był audyt, dla potwierdzenia, e jego tre jest mu znana i,e otrzymał jeden egzemplarz sprawozdania. Sprawozdanie zawiera min. 1. Oznaczenie zadania audytowego. 2. Cel przeprowadzenia zadania audytowego. 3. Zakres przedmiotowy zadania audytowego. 4. Podjte działania i techniki prowadzenia audytu. 5. Ustalenie stanu faktycznego. 6. Okrelenie oraz analiz przyczyn i skutków uchybie. 7. Uwagi i wnioski w sprawie usunicia stwierdzonych uchybie. Kierownik jednostki audytowej w porozumieniu z audytorem okreli czas przewidziany na wdroenie i osoby odpowiedzialne za wprowadzenie w ycie ustale i zalece sformułowanych w kocowym sprawozdaniu audytu. Zastrzeenia i uwagi ze strony kierownictwa jednostki audytowanej musz by składane na pimie i dołczone do akt audytu w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania po rozpatrzeniu zastrzee. Audytor Wewntrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjanie lub zastrzee przekazuje sprawozdanie Zarzdowi Powiatu Pabianickiego oraz Kierownikowi jednostki audytowanej".

5 Kierownik jednostki audytowanej po otrzymaniu sprawozdania moe zgłosi na pimie Zarzdowi Powiatu swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania AKTA AUDYTU Wszelkie dokumenty robocze musz by zamieszczone w aktach audytu (akta stałe i biece). Kada teczka audytu zawiera: nr akt, nazw akt; nazw jednostki poddanej audytowi; czas trwania czynnoci zbierania akt. Akta audytu zostaj zamknite po zatwierdzeniu kocowego sprawozdania z przeprowadzonego audytu przez Zarzd Powiatu Pabianickiego. Dokument zamykajcy akta audytu sporzdzony przez audytora umieszcza si jako ostatni dokument w aktach jako dokument zamknicia audytu". Akta audytu przenosi si do archiwum zgodnie z przepisami prawa obowizujcymi w Rzeczypospolitej Polskiej. AUDYT SPRAWDZAJCY 1. Jest to zespół czynnoci wykonywanych przez audytora w celu sprawdzenia czy i w jakim stopniu kierownictwo danej jednostki podjło kroki zmierzajce do wprowadzenia w ycie zalece ustalonych w wyniku audytu. 2. Wyniki czynnoci sprawdzajcych przedstawia si w notatce informacyjnej i przekazuje si kierownikowi Zarzdowi Powiatu Pabianickiego oraz kierownikowi badanej jednostki. 3. Audytor raz w roku przedstawia Zarzdowi Powiatu Pabianickiego sprawozdanie z czynnoci sprawdzajcych za poprzedni rok. Sprawozdanie to odzwierciedla wszelkie ustalenia badanego okresu wraz z uwagami oddajcymi stan rzeczy na koniec roku. Opracowanie: Zbigniew Merdała Audytor Wewntrzny r.