Procedura wprowadzenia systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników obejmujcego szkolenia i samokształcenie

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Kielcach Załcznik Nr 2 do Zarzdzenia Starosty Nr 38/05 z dn r. Procedura wprowadzenia systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników obejmujcego szkolenia i samokształcenie

2 SPIS TRECI 1. Cel Przedmiot i zakres stosowania Definicje i terminologia oraz uywane skróty Właciciel procedury Wykaz odpowiedzialnoci Tryb postpowania Samokształcenie Odpłatno za szkolenia Aktualizacja kart szkole oraz prowadzenie biblioteki materiałów szkoleniowych...7 1

3 1. Cel. Celem niniejszej procedury jest okrelenie zasad umoliwiajcych stałe podnoszenie kwalifikacji pracowników Starostwa Powiatowego w Kielcach, uzupełnianie wiedzy z zakresu administracji samorzdowej oraz pozyskiwanie umiejtnoci niezbdnych przy wykonywaniu powierzonych zada. 2. Przedmiot i zakres stosowania. Przedmiotem procedury s zasady kierowania na szkolenia zewntrzne i organizacja szkole wewntrznych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Kielcach, oceny tych szkole oraz aktualizacji listy firm szkoleniowych w oparciu o wyniki oceny szkolenia, aktualizacji kart szkole, gromadzenia materiałów szkoleniowych oraz zasady samokształcenia pracowników. Zasady procedury systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników s stosowane od momentu złoenia zapotrzebowania na szkolenie (lub oferty szkoleniowej przez firm zewntrzn) poprzez dokonanie oceny odbytego szkolenia, aktualizacj listy firm szkoleniowych i aktualizacj karty szkole. Procedura obejmuje wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Kielcach. Wszyscy pracownicy Starostwa maj zagwarantowany jednakowy dostp do szkole i moliwoci podwyszania kwalifikacji. 3. Definicje i terminologia oraz uywane skróty Szkolenie wszystkie pozaszkolne formy, które słu podnoszeniu wiedzy i kwalifikacji pracowników (np. szkolenie, warsztaty, seminaria, konferencje, kursy i inne) Formularz oceny szkolenia formularz, na którym pracownicy Starostwa Powiatowego w Kielcach wypowiadaj si na temat jakoci szkolenia, w którym brali udział Firma szkoleniowa pod tym pojciem rozumie si prowadzcego szkolenie Lista firm szkoleniowych formularz zawierajcy nazwy i adresy firm szkoleniowych, tematy szkole oraz ilo punktów uzyskanych za przeprowadzone szkolenie Bezporedni przełoony to pojcie jest uywane w przypadku pracowników w stosunku do naczelnika wydziału/kierownika samodzielnej komórki organizacyjnej, w przypadku naczelników wydziału/kierowników samodzielnych komórek organizacyjnych do członka Zarzdu Powiatu, któremu merytorycznie przypisany jest dany wydział / komórka Zapytanie ofertowe pismo kierowane do firm szkoleniowych dotyczce moliwoci przeprowadzenia szkolenia dla pracownika (-ów) Starostwa Powiatowego w Kielcach zawierajce temat szkolenia, liczb uczestników, wskazanie terminu, miejsca szkolenia. 2

4 4. Właciciel procedury. Włacicielem procedury jest Starostwo Powiatowe w Kielcach. 5. Wykaz odpowiedzialnoci Starosta lub osoba przez niego upowaniona Jest uprawniony do: - zatwierdzenia zapotrzebowania na przeprowadzenie szkolenia, - podpisania umowy / zlecenia na zakup usługi szkoleniowej, 5.2. Bezporedni przełoony Jest odpowiedzialny za: - przeprowadzenie analizy potrzeb szkoleniowych podległych pracowników, - złoenie do Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia zapotrzebowania na przeprowadzenie szkolenia niezbdnego do kompetentnego wiadczenia usług zarówno przez pojedynczego pracownika, jak i grup pracowników, - wybór firmy szkoleniowej (przy współpracy z Wieloosobowym Stanowiskiem ds. Kadr i Szkolenia), - wyznaczenie osób do udziału w szkoleniu w przypadku, kiedy kierowanie na szkolenie odbywa si w odpowiedzi na ofert złoon przez firm szkoleniow. - nadzór nad prawidłowoci prowadzonych działa opisanych w procedurze Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia Jest odpowiedzialne za: - dystrybucj ofert szkoleniowych, - zorganizowanie zakupu usługi szkoleniowej, w tym wybór najkorzystniejszej oferty we współpracy z bezporednim, przełoonym pracownika, - organizacj szkole wewntrznych, - powielanie, wydawanie i przyjmowanie formularza oceny szkolenia, - przeprowadzenie analizy wyników oceny szkolenia, - opracowanie i udostpnianie listy firm szkoleniowych, - aktualizacj listy firm szkoleniowych poprzez uzupełnianie jej o nowe firmy oraz wyniki oceny szkole, w których uczestniczyli pracownicy urzdu, - prowadzenie biblioteki materiałów szkoleniowych, - prowadzenie rejestru pracowników podwyszajcych kwalifikacje Skarbnik Powiatu Jest odpowiedzialny za: - kontrasygnat umowy / zlecenia na zakup usługi szkoleniowej (akceptacja pod wzgldem finansowym), 3

5 5.5. Pracownicy Starostwa Powiatowego w Kielcach S zobowizani do: - rzetelnego, zgodnego ze stanem faktycznym dokonania oceny szkolenia i wypełnienia formularza oceny szkolenia, - terminowego zwrotu formularza oceny szkolenia do Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia. 6. Tryb postpowania Zorganizowanie szkolenia na wniosek bezporedniego przełoonego Bezporedni przełoony jest odpowiedzialny za okresowe, nie rzadziej ni raz na rok, przeprowadzanie analizy potrzeb szkoleniowych podległych mu pracowników. Analizy tej dokonuje na podstawie rozmów z pracownikami, oceny wyników ich pracy zawartych m.in. w protokołach z przeprowadzonych kontroli, rozstrzygniciach organów nadzorczych i organów drugiej instancji w administracyjnych postpowaniach odwoławczych, skargach i wnioskach zgłaszanych przez petentów Starostwa oraz na podstawie obserwacji, w jaki sposób pracownicy radz sobie w codziennych sytuacjach zawodowych i w jaki sposób rozwizuj napotkane problemy. Obowizek przeprowadzania przez bezporednich przełoonych analizy potrzeb szkoleniowych podległych im pracowników nie wyklucza samodzielnego przeprowadzenia takiej oceny przez pracownika. W takiej sytuacji pracownik kieruje wniosek zawierajcy elementy opisane w pkt do swojego bezporedniego przełoonego W razie stwierdzenia potrzeby przeszkolenia pracownika bezporedni przełoony składa do Starosty wniosek na zakup usługi szkoleniowej. Wniosek zawiera: imi i nazwisko pracownika, wydział i zajmowane stanowisko oraz zakres tematyczny, z jakiego dany pracownik powinien by przeszkolony oraz dat i podpis składajcego wniosek (bezporedniego przełoonego). W przypadku, kiedy wniosek o przeprowadzenie szkolenia pochodzi od pracownika, bezporedni przełoony dokonuje oceny tego wniosku. Jeeli uznaje wniosek za bezzasadny zwraca go pracownikowi wraz z wyjanieniem powodów odmowy, natomiast, jeeli wniosek ocenia jako uzasadniony, dokonuje jego akceptacji i kieruje go do Starosty. W przypadku, kiedy bezporednim przełoonym jest Starosta sporzdzony przez pracownika wniosek kierowany jest bezporednio do Starosty Starosta ocenia wniosek poprzez dokonanie stosownego zapisu wyraajcego zgod na zakup szkolenia lub te brak takiej zgody. Pozytywnie oceniony wniosek zostaje przekazany do realizacji do Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia. W przypadku negatywnej oceny wniosek zostaje przekazany do wnioskujcego Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia ocenia czy szkolenie stanowice przedmiot wniosku mogłoby by przydatne dla wikszej liczby pracowników czy te ma charakter wysokospecjalistyczny. Jeeli w wyniku dokonanej analizy zostanie stwierdzona przydatno przeprowadzenia takiego szkolenia dla wikszej grupy pracowników, w dalszej kolejnoci dokonywana jest ocena czy szkolenie moe by 4

6 przeprowadzone przez pracownika Starostwa w ramach jego zakresu obowizków. W przypadku, kiedy szkolenie moe by przeprowadzone przez pracownika Starostwa, Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia przystpuje do organizacji szkolenia wewntrznego Jeeli szkolenie nie moe by przeprowadzone przez pracownika Starostwa Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia składa zapytanie ofertowe do firm szkoleniowych, które znajduj si na licie firm szkoleniowych, wykonuj szkolenia z danej tematyki i w dotychczasowej współpracy nie uzyskały oceny niszej ni 15. Jeeli na licie nie ma firmy, która mogłaby wykona dane szkolenie kierowane jest zapytanie do innych firm. Po uzyskaniu ofert od firm szkoleniowych, Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia wspólnie z bezporednim przełoonym pracownika kierowanego na szkolenie dokonuj wyboru konkretnej oferty Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia organizuje zakup usługi szkoleniowej. W przypadku, gdy szkolenie ma miejsce na terenie Starostwa Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia jest odpowiedzialne za zorganizowanie szkolenia Organizacja szkole na podstawie oferty szkoleniowej W przypadku, gdy do Starostwa Powiatowego w Kielcach wpłynie oferta szkoleniowa o tematyce zwizanej z administracj samorzdow lub pokrewnej, niezbdnej do prawidłowego funkcjonowania Starostwa, wówczas Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia przedstawia t ofert naczelnikowi merytorycznego wydziału Po rozpatrzeniu oferty i analizie potrzeb szkoleniowych w swoim wydziale naczelnik podejmuje decyzj o moliwoci uczestnictwa w przedmiotowym szkoleniu pracownika podległego mu wydziału. Nazwisko osoby zgłasza do Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia Wniosek o zakup usługi szkoleniowej Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia przedkłada Starocie Po zaakceptowaniu wniosku Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia organizuje zakup usługi szkoleniowej Ocena szkolenia. W przypadku szkole zewntrznych - wyjazdowych pracownik wytypowany do uczestnictwa w szkoleniu pobiera z Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia, najpóniej w dniu poprzedzajcym szkolenie, formularz oceny szkolenia, który stanowi załcznik Nr 1 do niniejszej procedury. Jednoczenie zostaje poinformowany o koniecznoci dokonania rzetelnej oceny szkolenia i zwrócenia wypełnionego formularza w terminie 7 dni od dnia zakoczenia szkolenia. W przypadku szkole organizowanych w Starostwie formularze oceny szkolenia rozdawane s na koniec szkolenia oraz zwracane w tym 5

7 samym dniu zaraz po wypełnieniu. Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia dokonuje analizy zebranych ocen Aktualizacja listy firm szkoleniowych Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia prowadzi list firm szkoleniowych zwizanych z administracj samorzdow oraz tematyk ogólnorozwojow niezbdn do sumiennego wiadczenia usług przez pracowników Starostwa Powiatowego w Kielcach (wzór formularza Lista firm szkoleniowych stanowi załcznik Nr 2 do niniejszej procedury) Po kadym szkoleniu odbytym przez pracownika (-ów) Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia dokonuje aktualizacji listy firm szkoleniowych na podstawie formularza oceny szkolenia otrzymanego od uczestnika szkolenia Firmy majce najnisz ocen nie bd brane pod uwag przy organizacji kolejnych szkole. 7. Samokształcenie Starostwo Powiatowe, kierujc si zasad, e wiedza i dowiadczenie pracowników jest najwiksz wartoci instytucji, przywizuje szczególn uwag i wspiera róne formy samokształcenia Pracownikom podnoszcym kwalifikacj na studiach wyszych oraz studiach podyplomowych, których kierunki nauczania maj bezporedni zwizek z wykonywan prac lub mog by przydatne na innym stanowisku pracy w Starostwie przysługuje prawo ubiegania si o: a) płatny urlop szkolny w wymiarze 5 dni roboczych w roku szkolnym, b) płatny urlop szkolny w wymiarze 7 dni roboczych na przygotowanie si i przystpienie do egzaminu magisterskiego lub dyplomowego wiadczenia o których mowa w pkt a i b nie przysługuje w przypadku powtarzania roku Pracownikom podnoszcym kwalifikacje w formach szkolnych oraz pozaszkolnych o kierunkach nie majcych bezporedniego zwizku z wykonywan prac udzielony moe by urlop bezpłatny oraz zwolnienie z czci dnia pracy na udział w zajciach bez prawa do wynagrodzenia Pracownik podnoszcy kwalifikacje na szkoleniach, kursach i seminariach bez skierowania Starosty moe ubiega si o czciow (max 50%) refundacj kosztów, tylko w przypadku cisłego zwizku tematyki szkolenia z wykonywan prac, oraz o udzielenie urlopu bezpłatnego lub zwolnienia z czci dnia pracy bez prawa do wynagrodzenia. 6

8 7.5. Wnioski o przyznanie wiadcze pracownicy przedkładaj Starocie po uprzednim zaopiniowaniu przez bezporedniego przełoonego Pracownicy korzystajcy ze wiadcze okrelonych w pkt 7.1 i 7.4 zobowizani s do przedłoenia dokumentów potwierdzajcych zakoczenie studiów, szkole, kursów i seminariów do Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia niezwłocznie po ich otrzymaniu Szczegółowe prawa i obowizki w sytuacjach wymienionych w pkt 7.1, 7.3 i 7.4 bd okrelone umow zawart pomidzy pracownikiem a Starost. 8. Odpłatno za szkolenia 8.1 Podwyszanie kwalifikacji pracowników w formach pozaszkolnych na podstawie skierowania Starosty odbywa si na koszt Starostwa Powiatowego w Kielcach. 8.2 Podwyszanie kwalifikacji w ramach samokształcenia odbywa si na koszt pracownika z wyłczeniem przysługujcych mu praw okrelonych w pkt od 7.1 do 7.4 niniejszej procedury. 9. Aktualizacja kart szkole oraz prowadzanie biblioteki materiałów szkoleniowych Pracownik Wieloosobowego Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia uzupełnia opracowan Kart szkole pracownika(ów) uczestniczcych w szkoleniu (wzór karty stanowi załcznik Nr 1 do Zarzdzenia Starosty Kieleckiego Nr... z dn....) na podstawie dorczonych informacji o odbyciu szkolenia. Karty szkole przechowywane s w teczkach akt osobowych pracowników Starostwa Powiatowego w Kielcach Wieloosobowe Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia prowadzi bibliotek materiałów szkoleniowych, która jest uzupełniana przez pracowników uczestniczcych w szkoleniach poprzez dorczanie otrzymanych na szkoleniu materiałów. Posegregowane tematycznie materiały szkoleniowe s dostpne dla kadego pracownika. 7